人事檔案管理存在的問題及對策

盛穎娟

【摘要】對于個人工作而言，人事檔案至關(guān)重要，不僅是重要的原始憑證，還與待遇辦理以及選拔任用密切相關(guān)，作為其關(guān)鍵依據(jù)。為提高人事制度改革深度，必須加大人事檔案管理強度。在全社會范圍內(nèi)，全面、有效落實人事檔案管理工作意義重大。但是根據(jù)現(xiàn)狀來看，各種問題廣泛存在，比如經(jīng)費不足以及缺乏專業(yè)人才等。為此，在人事檔案管理過程中，必須合理選擇和應(yīng)用一系列管理手段與措施，加大領(lǐng)導(dǎo)力度，積極開展隊伍建設(shè)工作，投入大量經(jīng)費，從而促進人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;管理;問題;對策

人事檔案屬于文件材料范疇，以個人為主體，詳細記錄其作風(fēng)、經(jīng)歷以及政治面貌等。在時代飛速發(fā)展的過程中，針對檔案管理工作，不斷提高其規(guī)范性，確保工作時效性，有利于人事關(guān)系，可以增強其穩(wěn)定性以及和諧性，社會意義重大。

一、當(dāng)前人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案內(nèi)容存在單一片面、不真實等問題。通過探索人事檔案發(fā)現(xiàn)，其中大部分為政史材料，只有少數(shù)材料可以體現(xiàn)出個人專業(yè)特征以及業(yè)績等。部分人員為達到自己的需求，所記錄的學(xué)歷與出生年月等前后不同。如此一來，對管理人員產(chǎn)生較大影響，當(dāng)開展人員招聘以及崗位設(shè)置等工作時，極易出現(xiàn)引導(dǎo)誤差。就人事檔案信息應(yīng)用而言，通常為被動服務(wù)，僅僅是供相關(guān)人員檢查與閱覽，并未讓人事檔案起到作用。

（二）人事檔案管理和服務(wù)手段比較落后，與現(xiàn)階段社會發(fā)展不匹配。現(xiàn)階段，在開展人事檔案管理工作時，仍舊應(yīng)用以往落后的管理模式。在記錄檔案時，通常將一系列紙質(zhì)材料作為載體，將其整合成卷宗，當(dāng)進行整理與查閱等操作時，尚且應(yīng)用手工操作模式，這不符現(xiàn)代社會高速發(fā)展的要求，所以不利于共享信息資源，不能實現(xiàn)其跨地域的目的。

（三）管理分散，為人事檔案管理帶來諸多不利。近年來，機關(guān)事業(yè)單位機構(gòu)改革不斷深化，逐漸落實聘用制，日益加劇人才流動。通過探索人事檔案管理現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，將人事檔案保存在三個地方，一是本單位，二是市委組織部，三是市人才交流中心，當(dāng)進行整理與查閱等操作時，不僅浪費時間，而且給應(yīng)用人員造成較大不便。部分人員的人事檔案保存于人才交流中心，但是人才交流中心和用人單位之間存在一定問題，兩者并未共享信息數(shù)據(jù)，以此對檔案資料產(chǎn)生較大不良影響，導(dǎo)致其缺乏連續(xù)性。

（四）流動人員中“棄檔”“死檔”問題比較嚴(yán)重。根據(jù)國家規(guī)定來看，只有三個地方可以保管人事檔案：一是國家機關(guān)，二是事業(yè)單位，三是國有企業(yè)。對于流動人員而言，僅僅可以在人才服務(wù)中心保存與管理人事檔案，同時需要繳納管理費。近些年，無論是國家機關(guān)還是事業(yè)單位均不斷深化改革，應(yīng)用聘用制，而且人才流動強度越來越大，經(jīng)常出現(xiàn)棄檔與死檔等現(xiàn)象。部分人員有待提高對人事檔案的重視程度，缺乏繳納人事檔案管理費的意愿，擔(dān)心人事檔案內(nèi)容危及自身等，以此引發(fā)許多不良現(xiàn)象，主要包括棄檔、改檔等現(xiàn)象。針對棄檔實際情況來看，通常是高等院校學(xué)生、個體創(chuàng)業(yè)人員、出國人員等。通過探索大量數(shù)據(jù)統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，在流動人才中，沒有攜帶人事檔案的人員大概占比1/4，可能是人檔分離，也可能是完全棄置。

二、當(dāng)前人事檔案管理問題的解決對策

（一）豐富與完善人事檔案內(nèi)容，全方位、準(zhǔn)確且真實地體現(xiàn)干部人事人才管理情況。從單位角度來講，在服務(wù)與管理工作人員的過程中，人事檔案發(fā)揮著相當(dāng)重要的作用，將其作為重要依據(jù)和參照，并且在人力資源方面，一系列個人材料具有最大價值，需要確保其多樣化。在人事檔案中，不僅需要包括各項基本資料，比如年度考核、崗位變動、職稱評定與培訓(xùn)等等，還需要將個性化材料加入其中，確保這部分材料可以體現(xiàn)個人專業(yè)能力以及整體素質(zhì)等，進一步豐富與完善人事檔案，使其特色更加鮮明。從人事檔案的角度來講，必須確保其真實性，這是最為關(guān)鍵的，此項特征是其靈魂，如果喪失真實性，那么人事檔案的意義也就不復(fù)存在。應(yīng)該保證人事檔案中的每一項內(nèi)容與個人實際情況相符，對于人事檔案管理人員而言，一定要在第一時間獲取一系列檔案材料，認(rèn)真、詳細梳理與整合，保證取之有據(jù)。部分材料違背了歸檔要求，針對這些材料，必須在第一時間處理好，如果材料沒有辦理好每一道手續(xù)，可以將其退回到材料來源部門，也可以由個人補辦。除此之外，從法律法規(guī)角度來講，應(yīng)該加大制度建設(shè)強度，按照相關(guān)順序組建人事檔案工作流程，并確保其公正性與公開性。針對檔案資料，以其收集、歸檔等每一環(huán)節(jié)為出發(fā)點，合理制定操作流程，確保其規(guī)范性，并嚴(yán)格落實，從而為其真實性以及完整性提供重要保障。

（二）積極轉(zhuǎn)變觀念，以人事檔案管理人員為對象，提高他們的信息化工作技能。人事檔案管理人員存在一定問題，他們的思想理念較為落后，目前亟須轉(zhuǎn)變，改善與優(yōu)化管理模式，摒棄傳統(tǒng)的手工操作模式，加大對現(xiàn)代管理模式的應(yīng)用。盡可能在最短時間中從以往傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理模式，針對管理職能部門而言，需要以檔案管理人員為對象，嚴(yán)格遵守相關(guān)流程，加強信息化技能培訓(xùn)，主要是信息化建設(shè)知識等。此外，單位還需要創(chuàng)造更多培訓(xùn)以及考察的機會，更好地服務(wù)于人事檔案管理者，使其在第一時間明確檔案發(fā)展方向等，從整體上提升他們的專業(yè)技能，強化其思想認(rèn)知。

（三）集中統(tǒng)一管理人事檔案，不斷提高檔案服務(wù)效率。從人事檔案社會化管理模式的角度來講，應(yīng)該以人事檔案為對象，針對其以單位性質(zhì)以及人員身份為依據(jù)開展管理工作的狀況，將其打破，就多頭管理人事檔案的狀況，加大改革力度，充分發(fā)揮專門機構(gòu)的作用，由其統(tǒng)一管理人事檔案，將集中管理以及分級管理的原則落實到位，從整體上開發(fā)人事檔案，并在全社會范圍內(nèi)實現(xiàn)共享的目的，在制度方面創(chuàng)設(shè)良好環(huán)境，使其更加寬松與人性，進而為人才流動以及成長提供更好的服務(wù)，在聘用人才以及選拔干部等過程中，促使人事檔案的作用得到充分發(fā)揮，將其作為重要依據(jù)及參照。開展人事檔案管理工作時，應(yīng)該清楚了解與掌握檔案職能部門所需承擔(dān)的責(zé)任，制定完善的配套措施。與此同時，促使管理人員所扮演的角色發(fā)生轉(zhuǎn)變，成為服務(wù)人員，弱化自身被動性，在服務(wù)過程中充分發(fā)揮檔案的社會價值，進一步提高服務(wù)效率。此外，隨著時代的高速發(fā)展，信息技術(shù)越來越先進，應(yīng)加大對其應(yīng)用強度，構(gòu)建與完善人事檔案管理系統(tǒng)，確保其便捷性以及公開性，在更大程度上提高服務(wù)效率。

（四）政府應(yīng)加大投資，只有這樣才可以有效處理棄檔、死檔的問題。為防止棄檔與死檔問題出現(xiàn)，政府需要提高自身認(rèn)知，以人事檔案為對象，明確其所有權(quán)，以維護國家利益為起點，使人事檔案管理費成為財政支出預(yù)算的一部分，針對檔案代理者，讓他們享受無償服務(wù)。另外，向發(fā)達城市借鑒，充分應(yīng)用先進的人才流動管理模式，構(gòu)建完善的流動人員檔案信息庫，將社會化管理工作落到實處，從整體上開發(fā)檔案。

三、結(jié)束語

綜上所述，在管理人事檔案的過程中，為取得新突破，必須不斷深化改革，加大創(chuàng)新力度，獲取新的思路與模式，構(gòu)建起系統(tǒng)、完善的檔案理念。唯有與時代發(fā)展同步，才可以滿足檔案發(fā)展需求，提高檔案管理的規(guī)范化，將人事檔案價值發(fā)揮到最大。

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