辦公室檔案管理工作的改進(jìn)策略

趙雅博

【摘要】近年來(lái)，事業(yè)單位的內(nèi)部分工日益明確，而且各司其職，極大地提高了辦公室檔案管理工作的整體效率，同時(shí)也為單位的發(fā)展提供了相應(yīng)的信息資源基礎(chǔ)。隨著社會(huì)化服務(wù)體系的不斷推進(jìn)，辦公室檔案管理工作逐漸變得十分重要。檔案工作的管理水平不僅取決于辦公室檔案管理工作的進(jìn)度，同時(shí)也取決于檔案管理工作人員的工作效率。因此，在辦公室檔案管理工作開展的過(guò)程中，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對(duì)于辦公室檔案管理工作的重視程度，明確辦公室檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的重要性，在提高整體效率的情況下，通過(guò)找出辦公室檔案管理工作過(guò)程中存在的瑕疵，有針對(duì)性地提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以實(shí)現(xiàn)提高辦公室整體的檔案管理工作水平。

【關(guān)鍵詞】辦公室;檔案管理;策略

此外，通過(guò)切實(shí)提出相對(duì)可行的改進(jìn)策略，使得辦公室檔案管理工作得到有效的提高，這對(duì)于實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的現(xiàn)代化模式是極有幫助的，不僅從根本上提高單位的整體發(fā)展，同時(shí)也能夠更好地實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的有序化。為此，本文重點(diǎn)探討了辦公室檔案管理工作的改進(jìn)策略探討，并針對(duì)當(dāng)前辦公室檔案管理工作存在的問(wèn)題提出相對(duì)可行的改進(jìn)策略，使得我國(guó)辦公室檔案管理工作有新的突破和進(jìn)展。通常來(lái)講，在單位工作開展的過(guò)程中，許多單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)進(jìn)行都與辦公室檔案管理工作有著密切的聯(lián)系。因此，不難看出，如果辦公室檔案管理工作水平較差，不僅會(huì)影響檔案工作管理自身的工作開展，同時(shí)也會(huì)影響單位業(yè)務(wù)的整體發(fā)展進(jìn)度，對(duì)整個(gè)辦公進(jìn)度產(chǎn)生了一定的影響。目前，由于辦公室檔案管理工作仍存在一些比較棘手的問(wèn)題，其主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是檔案管理工作尚未得到充分重視。檔案管理工作是確保辦公室工作順利開展的一個(gè)重要組成部分。通過(guò)檔案管理工作，不僅能夠提高單位業(yè)務(wù)的整體發(fā)展，同時(shí)能夠了解當(dāng)前檔案管理工作的開展情況，以此來(lái)更好地提升單位工作的整體進(jìn)度。此外，通過(guò)檔案管理工作，能夠了解單位業(yè)務(wù)事項(xiàng)的信息內(nèi)容，為單位業(yè)務(wù)的整體發(fā)展提供一些信息參考。因此，若辦公室檔案管理工作開展的過(guò)程中存在一些問(wèn)題，例如檔案管理不及時(shí)，檔案管理信息存在疏漏等等，就會(huì)極大影響辦公室工作的整體發(fā)展，同時(shí)也會(huì)影響工作人員的工作效率。二是辦公室工作人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度相對(duì)較低，工作態(tài)度較為散漫，并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于單位發(fā)展的重要性及重要程度，因此，許多辦公室人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度并未提高，逐漸導(dǎo)致檔案管理水平降低，同時(shí)，在信息錄入、檔案管理整理方面存在著疏漏。如果檔案沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行分類、存檔和歸檔，就會(huì)極大影響辦公室檔案管理工作開展的正常進(jìn)行，也就會(huì)極大影響檔案信息內(nèi)容的真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，在單位獲取檔案信息的過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)一定的問(wèn)題，極大地影響了辦公室檔案工作的順利開展。三是多數(shù)的辦公室檔案管理機(jī)制不健全。目前，在辦公室檔案管理工作中，針對(duì)性的檔案管理工作制度的制定僅僅流于表面，并沒(méi)有充分發(fā)揮制度的保障作用。此外，單位的檔案管理方法人仍沿用傳統(tǒng)的管理形式，其相應(yīng)的設(shè)施建設(shè)也無(wú)法跟上新時(shí)代的社會(huì)進(jìn)步發(fā)展，多數(shù)辦公室檔案管理工作仍未全面覆蓋計(jì)算機(jī)檔案管理方式，這種落后的方式不僅對(duì)信息檔案管理產(chǎn)生了極大的影響，同時(shí)，由于手動(dòng)記錄檔案存在著許多疏漏，在具體的檔案管理工作的過(guò)程中，不僅會(huì)造成效率低下，同時(shí)也會(huì)造成相應(yīng)的數(shù)據(jù)錯(cuò)漏，極大地增加了檔案管理人員的工作難度。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，各項(xiàng)工作都在不斷地進(jìn)步，在大數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)背景下，對(duì)于檔案管理的發(fā)展提出了一定的新要求，這也就意味著檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。因此，在當(dāng)前的背景下，單位還應(yīng)不斷地為辦公室工作的開展以及工作人員效率的提升一些提供重要的信息資源，以此提高和改進(jìn)辦公室檔案管理工作的整體質(zhì)量和效益。

一、重視辦公室檔案管理工作，不斷完善辦公室檔案管理制度

由于很多事業(yè)單位不重視辦公室檔案管理工作。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)辦公室檔案的日常管理工作，把檔案管理工作劃分到個(gè)人，進(jìn)行辦公室檔案管理工作人員的績(jī)效考核，激勵(lì)員工各司其職，爭(zhēng)取讓辦公室檔案管理工作順利地進(jìn)行。另外，單位也要不斷完善辦公室檔案管理工作，為工作人員制定合理的工作流程，并建立相應(yīng)的規(guī)章制度，使得辦公室檔案管理工作井然有序，從而實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的規(guī)范化和安全化。

二、規(guī)范辦公室檔案收集整理，不斷提高辦公室檔案人員的管理意識(shí)

對(duì)于辦公室檔案的收集和整理工作，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該予以重視，因?yàn)檗k公室檔案管理的收集與整理是辦公室檔案管理的基礎(chǔ)，所以辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案的收集工作，使得檔案管理工作能正常且有效地進(jìn)行。當(dāng)然，對(duì)單位各個(gè)部門的檔案要進(jìn)行分類收集、整理并歸檔，而且收集的資料一定要符合規(guī)定，從而最大限度地規(guī)范檔案的收集和整理程序，進(jìn)一步提高辦公室檔案收集效率。另外，辦公室檔案管理內(nèi)容和工作量相對(duì)較多，工作內(nèi)容也較為復(fù)雜，因此在檔案管理的過(guò)程中，工作人員必須根據(jù)單位辦公室檔案管理?xiàng)l例，按照工作順序開展檔案管理工作，這樣才能夠使檔案管理工作變得更為清晰。但目前，單位對(duì)于檔案管理工作并沒(méi)有提高重視，并沒(méi)有聘請(qǐng)專業(yè)的相關(guān)人才進(jìn)行檔案管理工作，這就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作缺乏一定的專業(yè)性，因此，辦公室想要更好地提高檔案管理工作的整體效率，首先應(yīng)當(dāng)聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員開展檔案管理工作，其次還要制定相應(yīng)的工作條例，使工作人員能夠按部就班地開展檔案管理工作。此外，單位還要對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，并且舉辦相應(yīng)的講座，通過(guò)這種方式不僅能夠提高檔案管理人員的綜合水平，同時(shí)也能夠提升辦公室檔案管理工作的整體效率。通過(guò)檔案管理人員能力的提升，提高檔案管理工作開展的效率。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也是決定檔案管理工作開展的一個(gè)重要因素之一，因此，通過(guò)提高檔案管理的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，以此來(lái)提高檔案管理工作的整體質(zhì)量，在提高檔案管理人員工作技能的同時(shí)，能夠更好地為辦公室檔案管理工作提供更有效的服務(wù)。

三、推進(jìn)電子化進(jìn)程，加快實(shí)現(xiàn)信息資源共享

在這個(gè)信息化的時(shí)代，要不斷推進(jìn)檔案的電子化進(jìn)程，使得辦公室檔案管理工作跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，并走在時(shí)代的前端。首先，要加快數(shù)字化檔案的進(jìn)程，根據(jù)單位需求，制定合理的管理目標(biāo)，加強(qiáng)監(jiān)管力度，為盡快達(dá)到檔案數(shù)字化這一目的，要注重對(duì)單位發(fā)展前景的展望，不斷推進(jìn)檔案的電子化進(jìn)程。另外，單位也要根據(jù)辦公室檔案的管理現(xiàn)狀，把紙質(zhì)檔案與電子檔案有效地結(jié)合在一起，從而確保辦公室檔案的存檔與管理。其次，加快實(shí)現(xiàn)辦公室檔案資源共享的步伐，根據(jù)辦公室檔案管理需要，建立健全辦公室檔案信息管理系統(tǒng)，將辦公室檔案進(jìn)行分類、整理并歸檔，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)的建立與生成，逐漸實(shí)現(xiàn)信息資源共享這一目標(biāo)，從而使辦公室檔案管理信息一體化和安全化，從而極大限度地提高辦公室檔案管理工作水平。

四、結(jié)語(yǔ)

在開展辦公室檔案管理工作的過(guò)程中，積極引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，在提高檔案管理工作質(zhì)量與工作效率的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理工作逐漸朝著信息化方向發(fā)展，從而為單位長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。因此，單位要根據(jù)辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀，不斷改進(jìn)并革新辦公室的管理策略和管理理念，使得辦公室檔案管理工作能夠有效進(jìn)行。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)要注重對(duì)辦公室檔案管理工作人員的管理意識(shí)和管理技能的提高，并在日常的培訓(xùn)工作中，讓管理人員加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，使檔案管理工作符合時(shí)代的發(fā)展需求。

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