新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新研究

歐陽(yáng)育玲

【摘要】現(xiàn)代化社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促使區(qū)域經(jīng)濟(jì)之間的差距逐漸縮小，但需要跨越難以逾越的鴻溝。在發(fā)展經(jīng)濟(jì)的同時(shí)，事業(yè)單位需要以檔案管理作為基礎(chǔ)，為單位建設(shè)的有效性提供保障。目前的事業(yè)單位發(fā)展逐漸貼合當(dāng)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的形勢(shì)，舊的檔案管理方式已經(jīng)不符合基本要求，對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新成了必然。本文圍繞檔案管理與創(chuàng)新展開(kāi)探討。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新研究

很多事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理形式雖然沒(méi)有采用傳統(tǒng)模式中的僵化模式，但還是沒(méi)有立足于時(shí)代，難以解決其中存在的各種矛盾。在業(yè)務(wù)不斷發(fā)展壯大的情況下，很多檔案管理工作操之過(guò)急，沒(méi)有明確管理要點(diǎn)，還有部分人員在工作當(dāng)中身兼數(shù)職，達(dá)不到檔案管理基本要求。因此需要對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行管理，全力保障基層職工的權(quán)利及福利，滿足當(dāng)代事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展需求。

一、檔案管理創(chuàng)新的重要性

檔案管理在很多事業(yè)單位工作人員看來(lái)就是簡(jiǎn)單地對(duì)單位涉及的事務(wù)進(jìn)行檔案整理，讓工作人員掌握資料信息。盡管傳統(tǒng)的檔案管理從基本上看就是簡(jiǎn)單地處理、歸類(lèi)信息，但是簡(jiǎn)單的例行事務(wù)還是不符合當(dāng)代事業(yè)單位的發(fā)展。對(duì)于很多基層員工來(lái)說(shuō)，檔案管理需要重復(fù)勞動(dòng)，甚至經(jīng)常會(huì)在經(jīng)過(guò)煩瑣的檢索、整理及整合等之后還一無(wú)所獲，這對(duì)于工作人員的自信心存在嚴(yán)重的打擊。創(chuàng)新的檔案管理形式就要求工作人員面面俱到，對(duì)新興的管理形式進(jìn)行運(yùn)用，促使檔案管理觀念得以改變。目前工作人員在實(shí)施檔案管理工作時(shí)還是一味按照傳統(tǒng)的形式，盡管有新的形式出現(xiàn)，也無(wú)暇顧及。事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新可以讓其充分吸納人才，引進(jìn)新鮮血液，令被淘汰的員工即使失去工作，也不至于喪失生活的能力，按照基層工作人員及檔案管理中的有關(guān)要求保證其應(yīng)有的保障。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏充分認(rèn)識(shí)。很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)，使得檔案管理工作滯后，難以達(dá)到基礎(chǔ)要求。上級(jí)部門(mén)沒(méi)有做好檔案管理檢查工作，對(duì)于工作缺乏硬性指標(biāo)規(guī)定，因此最終的檔案管理呈現(xiàn)出一定的劣勢(shì)。甚至部分領(lǐng)導(dǎo)人員占據(jù)職位沒(méi)有發(fā)揮自身的工作職能，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，對(duì)于檔案的起草、修改及印發(fā)等都需要讓員工在電腦上完成。雖然這種以電子文檔的形式將各種檔案儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，但是與基層員工相關(guān)的原始檔案數(shù)據(jù)不復(fù)存在，引發(fā)了法律效應(yīng)問(wèn)題，還會(huì)產(chǎn)生一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施不完善。事業(yè)單位在發(fā)展當(dāng)中會(huì)受到資金限制，在檔案管理當(dāng)中存在基礎(chǔ)設(shè)施不完善的問(wèn)題，致使檔案管理的最終效果較差。我國(guó)針對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展提出了“八防”條件，但是在這個(gè)方面很多事業(yè)單位并不符合要求。在保管檔案時(shí)，條件較差，甚至大多數(shù)檔案管理工作的開(kāi)展缺乏專(zhuān)門(mén)的檔案室，管理人員經(jīng)常將檔案放置在黨委秘書(shū)辦公室的檔案柜中。在實(shí)際管理當(dāng)中也缺乏有效的管理及防護(hù)設(shè)備，給工作的開(kāi)展帶來(lái)了較大的安全隱患，容易產(chǎn)生疏漏，使得檔案信息被不法分子利用。

（三）信息化建設(shè)滯后。任何管理工作的開(kāi)展都需要由時(shí)代的發(fā)展產(chǎn)生變革，在當(dāng)代信息化發(fā)展愈發(fā)快速的過(guò)程中，很多城市檔案管理開(kāi)始實(shí)行信息化建設(shè)管理。部分事業(yè)單位在信息建設(shè)方面嚴(yán)重滯后，沒(méi)有利用規(guī)范化管理軟件實(shí)行管理工作。缺乏信息建設(shè)導(dǎo)致檔案管理難以得到完善，很多管理部門(mén)沒(méi)有引進(jìn)現(xiàn)代化管理的硬件設(shè)備。信息化建設(shè)在當(dāng)代社會(huì)發(fā)展當(dāng)中成了各個(gè)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的重要武器，其不僅是檔案管理形式上創(chuàng)新的體現(xiàn)，也是事業(yè)單位與其他企業(yè)及單位開(kāi)展競(jìng)爭(zhēng)的重要工作途徑。但是目前甚至大多數(shù)工作人員沒(méi)有接觸過(guò)掃描儀、刻錄機(jī)及數(shù)碼相機(jī)等，影響檔案管理信息化發(fā)展。

三、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新措施

（一）加強(qiáng)重視力度。事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展需要嚴(yán)格按照《檔案法》內(nèi)容實(shí)施，特別是在維護(hù)員工基本權(quán)益時(shí)，需要讓各級(jí)人員參與到檔案管理當(dāng)中，減少其產(chǎn)生的問(wèn)題。管理部門(mén)需要建立目標(biāo)管理機(jī)制，對(duì)工作人員的行為進(jìn)行監(jiān)管，讓其明確基礎(chǔ)的工作目標(biāo)，防止在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)受到影響。管理部門(mén)需要做好人員的管理，適當(dāng)引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制及獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制提高工作人員的積極性與熱情，讓其能夠參與到檔案管理當(dāng)中。在具體的工作中要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的管理、控制觀念，讓其重視檔案管理當(dāng)中存在的問(wèn)題。對(duì)于管理人員也需要提高關(guān)注，將檔案管理結(jié)合人文關(guān)懷建立正確的管理意識(shí)及形式，給予充分的保障。

（二）研發(fā)管理軟件。顯而易見(jiàn)，很多事業(yè)單位在發(fā)展當(dāng)中還是存在畫(huà)地為牢、思想禁錮的現(xiàn)象，因此需要對(duì)現(xiàn)有的不符合要求的軟件進(jìn)行改善。事業(yè)單位當(dāng)務(wù)之急就是對(duì)每一項(xiàng)工作進(jìn)行完善，而很多工作形式及內(nèi)容都需要由檔案管理進(jìn)行延伸。在研發(fā)管理軟件的同時(shí)，還需要注重對(duì)檔案信息的維護(hù)，不能顧此失彼。管理軟件的研發(fā)及更新需要在有關(guān)部門(mén)分析、審核的基礎(chǔ)上才能夠完成，還要保證各項(xiàng)工作的有效對(duì)接，提高資源數(shù)據(jù)的利用率。對(duì)管理軟件的研發(fā)，還需要在形式上推陳出新，將事業(yè)單位工作人員及有關(guān)事務(wù)的基本信息進(jìn)行記錄管理，使其能夠在檔案信息庫(kù)中呈現(xiàn)出來(lái)，事半功倍。事業(yè)單位應(yīng)該開(kāi)通檔案信息中心，建立有關(guān)的網(wǎng)站，如果員工有需求的話就可以輸入編號(hào)查詢有關(guān)的檔案內(nèi)容。通過(guò)建立一套完善的信息化管理程序，將計(jì)算機(jī)編程融入日常的管理活動(dòng)中去。

（三）提高人員素質(zhì)。檔案管理工作的開(kāi)展對(duì)于人員的要求較高，其不僅需要具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力，還需要輔助其他部門(mén)工作人員做好業(yè)務(wù)工作。檔案管理部門(mén)需要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，讓其在工作的同時(shí)也提高自身的實(shí)際操作能力。針對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展，有關(guān)部門(mén)需要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，讓工作人員可以在自身的工作區(qū)域內(nèi)發(fā)揮職能，減少人員身兼數(shù)職的情況。在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，工作人員需要了解目前的工作要求，對(duì)于更新的管理手段及方法加深學(xué)習(xí)。管理部門(mén)需要適當(dāng)提高工作人員的待遇，使其在工作當(dāng)中更加積極，并且在工作中得到更好的發(fā)展。在日常收集檔案資料時(shí)，工作人員需要提高自身的檔案管理意識(shí)，管理單位要組織工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)教育，提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與能力，使其可以從各個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理水平。

（四）落實(shí)動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。就事業(yè)單位檔案管理原則來(lái)說(shuō)，管理人員需要綜合反映組織內(nèi)部的情況，還需要對(duì)檔案的變化歷程進(jìn)行分析。動(dòng)態(tài)管理機(jī)制在較多行業(yè)工作中都有一定程度的應(yīng)用，并且能夠取得良好的效果。動(dòng)態(tài)管理在很多行業(yè)當(dāng)中都存在多元化應(yīng)用的情況，對(duì)于動(dòng)態(tài)管理來(lái)說(shuō)可以結(jié)合靜態(tài)的工作形式使其更加多元化。管理人員不僅需要對(duì)工作人員的工作狀態(tài)進(jìn)行分析，還需要了解其生活方面的內(nèi)容。管理人員主要需要利用信息化平臺(tái)對(duì)檔案進(jìn)行更新，在同步的過(guò)程中需要保證檔案的數(shù)據(jù)資料真實(shí)反映出來(lái)。在對(duì)原始材料進(jìn)行整理的過(guò)程中，需要建立專(zhuān)屬檔案，管理人員要對(duì)其進(jìn)行關(guān)注，在開(kāi)展信息化建設(shè)的同時(shí)推動(dòng)檔案的整體更新。在事業(yè)單位發(fā)展當(dāng)中，需要完善有關(guān)的檔案立法。盡管我國(guó)很多地區(qū)都針對(duì)檔案管理等內(nèi)容完善了相關(guān)的法律依據(jù)及規(guī)則，但是我國(guó)檔案種類(lèi)有所增加，甚至很多人存在管理的轉(zhuǎn)變。針對(duì)這種情況，就需要在動(dòng)態(tài)管理當(dāng)中實(shí)時(shí)跟進(jìn)，體現(xiàn)機(jī)制價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，事業(yè)單位需要加大對(duì)檔案管理的重視程度及管理力度，給予員工的基礎(chǔ)生活及工作一定的保障，促進(jìn)其長(zhǎng)久發(fā)展。在實(shí)際管理當(dāng)中，要循序漸進(jìn)，取得更好的管理效果。尤其在事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展要求下，要迎合時(shí)代的發(fā)展形勢(shì)，加強(qiáng)創(chuàng)新，體現(xiàn)工作價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

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