“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中如何有效發(fā)揮作用分析

摘 要：思考“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中如何有效發(fā)揮作用，從諸多個(gè)層面加以分析與研究，旨意在為相關(guān)研究提供參考資料。

關(guān)鍵詞：“檔案利用”;領(lǐng)導(dǎo)決策;作用發(fā)揮;有效思考

檔案為歷史發(fā)展的有效記錄，也是黨組織以及國(guó)家的珍貴財(cái)富，檔案資料利用實(shí)際上是檔案使用人員借助檔案系統(tǒng)查詢信息，適應(yīng)其利用需求的一種行為思想，還是檔案資源潛在價(jià)值的集中化體現(xiàn)。檔案利用工作也是檔案利用服務(wù)，主要是檔案單位利用特定的方式，直接化提供信息檔案，提升檔案利用率?，F(xiàn)階段“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策上存在巨大的作用，以下為筆者給出的具體觀點(diǎn)與建議。

一、“檔案利用”存在價(jià)值以及存在要點(diǎn)

1.“檔案利用”基本概述。檔案單位給用戶提供檔案信息，服務(wù)于黨組織與國(guó)家的各個(gè)事業(yè)?！皺n案利用”涉及掌握與熟知館藏檔案的內(nèi)容，研究和預(yù)測(cè)時(shí)代給予檔案資料的需求與進(jìn)展規(guī)律，有效地進(jìn)行檔案咨詢與服務(wù)，全方位加工用戶需求的檔案資料。所以檔案單位要明確自身的責(zé)任，自主化地研發(fā)檔案信息管理模式，創(chuàng)設(shè)友好型社會(huì)服務(wù)體系?！皺n案利用”工作針對(duì)檔案工作的實(shí)效性進(jìn)展起到促進(jìn)的作用，促使群眾深入意識(shí)到檔案存在意義，獲取來(lái)源于社會(huì)上多方資源的更多支撐。

2.“檔案利用”的存在要點(diǎn)。其一，樹立檔案服務(wù)的方向。檔案工作表現(xiàn)出較強(qiáng)的條件性以及服務(wù)性，兩者綜合性彰顯在工作之中，要想切合實(shí)際的開展檔案工作，應(yīng)該明確服務(wù)規(guī)范性。與此同時(shí)檔案工作要求對(duì)應(yīng)人員具備責(zé)任感與使命感，堅(jiān)持全心全意為人民服務(wù)的理念，積極加入到“檔案利用”工作中。其二，深入的了解檔案內(nèi)容。“檔案利用”工作主要是處理檔案的供需沖突，所以檔案人員要知己知彼完成工作，首先要了解檔案要點(diǎn)，掌握經(jīng)常使用的檔案信息，科學(xué)保存與管理;其次是優(yōu)化檔案獲取與保管的流程，社會(huì)上每一個(gè)行業(yè)之間都表現(xiàn)出工作內(nèi)容的差異性，給予檔案的具體需求也表現(xiàn)出多個(gè)層面。因此客觀的掌握檔案利用需求，領(lǐng)導(dǎo)者要熟知企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)與工作任務(wù)，目的性地開展“檔案利用”工作。

二、“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮作用現(xiàn)狀

1.缺少“檔案利用”的意識(shí)。一般來(lái)講，檔案工作悄無(wú)聲息地進(jìn)行著，不容易在較短時(shí)間之內(nèi)獲取到顯著的成績(jī)。長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，一些人員涉及到個(gè)體領(lǐng)導(dǎo)給予檔案工作的認(rèn)知表現(xiàn)出誤區(qū)，覺得檔案工作便是抄抄寫寫以及保存資料，而不是單位的核心工作，無(wú)法給自身單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)成效，所以總會(huì)淡化檔案管理的重要性，尚未將“檔案利用”納入到企業(yè)的議事日程上，引起檔案長(zhǎng)時(shí)間管理停留在低水平的局面中，其在領(lǐng)導(dǎo)決策中存在的作用也會(huì)難以彰顯。

2.檔案采集工作力度不足。首先是獲取歸檔工作機(jī)制不夠全面，實(shí)施不夠嚴(yán)格，引起獲取資料與歸檔工作停留在被動(dòng)層面，究其原因主要是專職檔案的工作者數(shù)量不足以及工作質(zhì)量不佳。其次是部分歸檔的信息材料缺少真實(shí)性與可靠性，檔案信息本應(yīng)該具備客觀性，歷史性，記錄著本單位的運(yùn)作情況，彰顯唯一性，然而在具體的檔案管理工作期間，一些材料不管是內(nèi)容上或者形式上都表現(xiàn)出雷同的情況，甚至缺失部分內(nèi)容，降低檔案綜合質(zhì)量，難以保障檔案利用效率。

3.檔案管理信息化水平不高。在先進(jìn)技術(shù)的更新進(jìn)程中，檔案數(shù)據(jù)管理體系廣泛地存在于檔案管理工作中，相應(yīng)的企業(yè)內(nèi)部計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力會(huì)得以提升。然而部分先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段尚未被全方位的挖掘，信息化水平尚未全部引進(jìn)在檔案資料管理上，包括部分個(gè)體信息、檔案保存在計(jì)算機(jī)體系內(nèi)，然而資料檢索與調(diào)閱依舊停留在手工層面，造成無(wú)紙化閱檔工作的阻礙，不僅會(huì)影響到檔案資料的保管效果，還會(huì)制約到整體工作效果。

三、“檔案利用”發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)決策作用的思考

檔案充當(dāng)一個(gè)企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)作中形成的具備保存價(jià)值數(shù)據(jù)材料，立足于檔案管理層面上至關(guān)重要，檔案作用在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)展為必然趨勢(shì)，所以要采取相關(guān)的手段發(fā)揮“檔案利用”的領(lǐng)導(dǎo)決策作用與價(jià)值。

1.樹立“檔案利用”意識(shí)，強(qiáng)化檔案利用。在“檔案利用”過(guò)程中，各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)管理人員要樹立工作認(rèn)知，將檔案管理視作基礎(chǔ)類型的文化事業(yè)開展工作，缺少相應(yīng)資金投入，難以確保檔案的長(zhǎng)久進(jìn)行。所以領(lǐng)導(dǎo)干部要深入理解與支持檔案工作，對(duì)于計(jì)劃分配、工作部署以及辦公經(jīng)費(fèi)等角度朝向檔案工作層面傾斜，將檔案管理納入到議事日程結(jié)構(gòu)中，增強(qiáng)給予檔案管理工作的引領(lǐng)，切合實(shí)際地處理好檔案工作開展需求的物質(zhì)準(zhǔn)備工作，為檔案全方位的開發(fā)與利用提供支撐。因?yàn)闄n案工作自身存在保密性，工作環(huán)境比較封閉一些，且以往的檔案開發(fā)度低下，社會(huì)宣傳效應(yīng)不足，人們普遍覺得檔案工作便是檔案工作者對(duì)資料進(jìn)行獲取與收集處理。但是在實(shí)際的“檔案利用”工作中，要想凸顯檔案工作的必要性，那就需要對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)將檔案利用視作核心內(nèi)容，確保檔案事業(yè)跟隨社會(huì)的發(fā)展而前進(jìn)，致力于企業(yè)多項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)的進(jìn)行。

2.完善“檔案利用”機(jī)制，強(qiáng)調(diào)材料獲取。基于本質(zhì)，檔案工作表現(xiàn)出一定的繁瑣性，若缺少合理的機(jī)制加以制約，便會(huì)引起無(wú)章可循的結(jié)果，甚至?xí)o(wú)所適從。所以要引進(jìn)檔案管理的具體需求，深入健全多項(xiàng)檔案管理機(jī)制，特別是創(chuàng)設(shè)企業(yè)檔案信息化輔助管理機(jī)制，嚴(yán)格性的進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)獲取歸檔以及轉(zhuǎn)進(jìn)和轉(zhuǎn)出操作，以免產(chǎn)生檔案信息遺漏的現(xiàn)象，降低虛假信息進(jìn)檔的情況產(chǎn)生幾率。與此同時(shí)健全案卷加工細(xì)則，確保案卷加工彰顯科學(xué)性與完整性，更好地進(jìn)行檔案研發(fā)與利用。另外檔案信息的獲取充當(dāng)檔案工作的前提，管理者要實(shí)效性獲取和檔案相關(guān)的多種類型材料，細(xì)致化分析，確保取之有據(jù)。給予不滿足歸檔條件的材料實(shí)效性加以處理，欠缺的材料充分補(bǔ)辦，保證材料完整性，凸顯檔案信息具備的權(quán)威性與真實(shí)性。

3.自主服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策，增強(qiáng)檔案管理。每一種檔案工作都會(huì)受到管理制度和管理模式的制約，無(wú)法順應(yīng)時(shí)代進(jìn)展的需求。在市場(chǎng)積極推進(jìn)之下，檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)和利用轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)效益的獲取層面，所以企業(yè)內(nèi)部檔案工作要將以往被動(dòng)化的檔案資料研發(fā)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)化的檔案資料利用，做好服務(wù)準(zhǔn)備，特別是要在領(lǐng)導(dǎo)決策上彰顯作用。并且轉(zhuǎn)變以往文書檔案的處理方式，通過(guò)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，增強(qiáng)照片與影像等一系列檔案內(nèi)容的獲取，確保檔案更加具備生動(dòng)性，體現(xiàn)保存的具體價(jià)值。

4.引進(jìn)現(xiàn)代化管理思想與信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案建設(shè)與發(fā)展。檔案充當(dāng)數(shù)據(jù)資源庫(kù)，應(yīng)該綜合發(fā)揮多種類型資源的存在效用，促使其最大化的彰顯價(jià)值。應(yīng)該將先進(jìn)的計(jì)數(shù)方式作用在檔案管理上，完成工作成效與檔案壽命延長(zhǎng)的處理目標(biāo)。并且配合計(jì)算機(jī)管理操作，通過(guò)掃描儀設(shè)備與現(xiàn)代化設(shè)備，對(duì)檔案信息加以整理，充分地把文字和圖片轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y料，檔案紙質(zhì)模式與數(shù)據(jù)格式模式并存，立足于具體的需求，查詢對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。另外，引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)加以“檔案利用”的創(chuàng)新，給予不適用保密層面的檔案數(shù)據(jù)加以社會(huì)共享，提供高效率的檔案管理服務(wù)。在一系列的措施操作之下，企業(yè)內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)資源實(shí)效性地共享，不僅便捷地提供服務(wù)，還可以增強(qiáng)檔案工作的整體質(zhì)量，凸顯“檔案利用”的利用率。

5.完善檔案宣傳與推廣，開展“檔案利用”需求分析活動(dòng)。檔案基礎(chǔ)類型工作的進(jìn)行需要依靠用戶數(shù)量加以維持，宣傳充當(dāng)開啟檔案信息的鑰匙，擴(kuò)散面積的大小決定著接受者數(shù)量的多少，繼而決定著產(chǎn)生社會(huì)效益的高低，所以領(lǐng)導(dǎo)決策期間要大力宣傳檔案存在的價(jià)值，樹立以人為本的管理思想完成檔案推廣。并且在“檔案利用”對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)決策層面作用的發(fā)揮，相關(guān)人員不僅要了解自身企業(yè)的館藏，還要綜合地掌握利用者對(duì)檔案信息的需求，不然會(huì)引起“檔案利用”的盲目性與隨意性，無(wú)法確保“檔案利用”綜合效益的獲取。所以領(lǐng)導(dǎo)者要明確檔案利用的目標(biāo)，結(jié)合實(shí)際需要完成“檔案利用”工作。

6.組建專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，提升管理水平。首先要增強(qiáng)專業(yè)者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，任何一個(gè)檔案工作者都要強(qiáng)化政治修養(yǎng)，不間斷的增強(qiáng)自身政治覺悟，確保政治層面的檔案處理足夠可靠與安全。以此為基礎(chǔ)，擴(kuò)展自身視野，努力學(xué)習(xí)其它學(xué)科的知識(shí)，提升自身的學(xué)識(shí)水平，了解現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)，促使自我發(fā)展為專業(yè)化的技能型人才，滿足檔案工作的發(fā)展趨勢(shì);其次檔案專業(yè)者自身的職業(yè)道德素質(zhì)要有所提升，職業(yè)道德成為檔案工作人員在一定范圍內(nèi)勢(shì)必要遵守的原則，需要檔案管理者愛崗敬業(yè)，將檔案管理的效益獲取建立在自身效益的獲取基礎(chǔ)之上。另外堅(jiān)持熱情服務(wù)的原則，檔案管理工作具備的政治性特征，需要對(duì)應(yīng)人員堅(jiān)守原則，確保檔案信息足夠真實(shí)，表現(xiàn)檔案管理人員熱情工作的心態(tài)，全方位給領(lǐng)導(dǎo)決策提供便捷條件，彰顯檔案存在的效能。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮的作用研究課題開展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義與價(jià)值，“檔案利用”工程中，要開展對(duì)應(yīng)的保密計(jì)劃，若在“檔案利用”期間和保密原則出現(xiàn)矛盾與沖突，要把整體服務(wù)的效率視作首要思考的位置，對(duì)于自身利益和集體利益的取舍選擇，需更好服從于集體利益。并且采取科學(xué)的方式強(qiáng)化“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中作用的彰顯，如完善“檔案利用”機(jī)制，強(qiáng)調(diào)材料獲取、組建專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，提升管理水平等，不斷強(qiáng)化“檔案利用”的具體運(yùn)作效率，為企業(yè)的健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐行俊.文書檔案工作中檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用分析及研究[J].中國(guó)市場(chǎng)，2017

（作者單位：北京市房山區(qū)教育質(zhì)量監(jiān)測(cè)中心）

作者簡(jiǎn)介：郝越（1972-），女，漢族，北京房山人，北京市房山區(qū)教育質(zhì)量監(jiān)測(cè)中心檔案員，研究方向：學(xué)校的檔案管理。