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      大數(shù)據(jù)時(shí)代公路系統(tǒng)電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展

      2020-06-10 01:12:56張倩倩
      蘭臺(tái)內(nèi)外 2020年8期
      關(guān)鍵詞:電子檔案大數(shù)據(jù)公路

      摘 要:公路是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的生命線。公路建設(shè)飛速發(fā)展的同時(shí),離不開(kāi)公路檔案這個(gè)載體,離不開(kāi)公路檔案資料的積累和沉淀。隨看信息技術(shù)的飛速發(fā)展,大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),公路系統(tǒng)檔案電子化迫在眉睫,但是公路系統(tǒng)電子檔案管理還面臨一些困難和問(wèn)題。本文以大數(shù)據(jù)時(shí)代為背景,結(jié)合公路系統(tǒng)電子檔案管理實(shí)際,通過(guò)分析電子檔案管理現(xiàn)狀,探討公路系統(tǒng)電子檔案管理的發(fā)展方向。

      關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);公路;電子檔案;現(xiàn)狀;發(fā)展

      公路是發(fā)展之基、民生之本。公路在建設(shè)發(fā)展中,形成和積累了豐富的檔案資料。這些檔案資料,真實(shí)的記錄了公路的建設(shè)、發(fā)展、取得的成就及在此過(guò)程中公路人凝結(jié)的智慧和傳承的精神。在檔案資料中,你可以清晰地看到單位發(fā)生過(guò)的重大事件、發(fā)展中制定的規(guī)范性文件、公路人日常的活動(dòng)等。公路系統(tǒng)檔案管理水平?jīng)Q定著是否能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和管理方式提供有價(jià)值的參考信息,隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),公路系統(tǒng)檔案的電子化也迫在眉睫。大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)發(fā)展到一定程度的必然產(chǎn)物,影響到了整個(gè)社會(huì)的方方面面,也輻射到了檔案管理領(lǐng)域。在大數(shù)據(jù)時(shí)代中,檔案的生成和利用方式發(fā)生了變化,檔案管理也理所當(dāng)然需要實(shí)現(xiàn)電子化。就公路系統(tǒng)而言,公路的現(xiàn)代化建設(shè)需要適應(yīng)整個(gè)社會(huì)科技的發(fā)展需求,公路系統(tǒng)的檔案管理工作也不例外,也需要不斷創(chuàng)新,緊跟時(shí)代步伐,公路系統(tǒng)要不斷加強(qiáng)電子檔案管理提高辦公效率,為公路發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

      一、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

      1.能夠提高工作效率。電子檔案相比傳統(tǒng)檔案,可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔,實(shí)現(xiàn)了歸檔的及時(shí)性和高效性。就文書檔案而言,傳統(tǒng)的文書檔案歸檔一般是在公文辦結(jié)完畢后第一年,是通過(guò)手工模式來(lái)實(shí)現(xiàn)的紙質(zhì)檔案管理的,時(shí)間比較滯后,而且需要花費(fèi)時(shí)間進(jìn)行檔案資料的鑒定、整理和歸檔。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代,公路系統(tǒng)大部分單位都使用了檔案管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng),只需要將OA辦公系統(tǒng)中已經(jīng)辦結(jié)完畢的電子公文導(dǎo)入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù),就可以輕松完成電子檔案的鑒定、分類和歸檔,大大縮短了工作時(shí)間,提高了工作效率。

      2.方便開(kāi)發(fā)和利用。相比傳統(tǒng)檔案的手工查詢方式,電子檔案管理的步驟相對(duì)簡(jiǎn)潔,從檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行檔案查詢也更省時(shí)更精準(zhǔn)。電子檔案的查閱利用不受空間限制,通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理,在局域網(wǎng)內(nèi)就可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享,解決檔案儲(chǔ)存利用不能同步的問(wèn)題,打破了空間限制,提升了檔案查閱利用的便捷性,提高了工作效率。

      3.能夠節(jié)約物理空間。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要在檔案室歸檔存放,而隨著時(shí)間的推移,公路系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案資料數(shù)量逐年增加,檔案資料的增長(zhǎng)速度高于檔案資料的銷毀速度,檔案室的空間越來(lái)越擁擠。而電子檔案可以將大量的檔案資料進(jìn)行壓縮,儲(chǔ)存在硬盤上或網(wǎng)絡(luò)上,節(jié)省了物理空間。

      二、公路系統(tǒng)電子檔案管理的現(xiàn)狀

      1.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施比較落后。目前,公路系統(tǒng)很多單位的檔案室大都多年未進(jìn)行升級(jí)改造,不能滿足電子檔案管理需要。電子檔案管理需要的硬件設(shè)備比較落后,往往只配備了電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等簡(jiǎn)單的辦公設(shè)備,缺少諸如全文識(shí)別功能的掃描儀、檔案專業(yè)刻錄機(jī)、能承載大規(guī)模數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)器等檔案電子化管理的相關(guān)設(shè)備。

      2.檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,檔案管理人員不單單要掌握檔案管理方面的專業(yè)知識(shí),還要熟練使用電腦能夠利用電子檔案管理系統(tǒng)等軟件。最好還能進(jìn)一步開(kāi)發(fā)更便捷的軟件系統(tǒng)。但目前公路系統(tǒng)從事檔案工作的管理人員基本都存在年齡偏大的情況,對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)接受程度慢。還有的檔案管理員有專業(yè)的檔案管理知識(shí),但操作計(jì)算機(jī)能力不高,對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用能力不夠。公路系統(tǒng)大部分單位對(duì)檔案管理的發(fā)展重視程度不夠,在事業(yè)單位招考中招錄的大部分是路橋?qū)I(yè),檔案專業(yè)很少招錄。即使是年輕人從事檔案管理工作,大多都是工作后第一次接觸檔案管理,所以高素質(zhì)的專業(yè)的檔案管理人才非常少。

      3.電子檔案安全問(wèn)題不容忽視。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容的原始性很容易被辨別,而電子檔案則容易被更改,容易丟失數(shù)據(jù),存儲(chǔ)介質(zhì)也容易被破壞,對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件的要求高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,如果被刪改,可以通過(guò)書寫墨跡以及紙張的新舊程度等進(jìn)行區(qū)別,電子檔案則不具備這些條件,在電子檔案存儲(chǔ)過(guò)程中存在操作失誤或被篡改的可能。大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子檔案管理存在非法訪問(wèn)、信息泄漏、資料丟失、數(shù)據(jù)被破壞等風(fēng)險(xiǎn)。

      4.軟件開(kāi)發(fā)有待加強(qiáng)。軟件在電子檔案管理中起著特別重要的作用,因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)要與各種辦公軟件系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接。目前淄博公路系統(tǒng)內(nèi)部普遍使用的辦公軟件為OA辦公系統(tǒng),其他的辦公軟件一般都是當(dāng)?shù)卣y(tǒng)一使用的辦公軟件。這些辦公軟件與檔案管理系統(tǒng)之間大都不能實(shí)現(xiàn)文件共享,軟件對(duì)接存在滯后。很多單位使用的檔案管理系統(tǒng)比較落后,實(shí)現(xiàn)不了遠(yuǎn)程登錄,滿足不了大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理的需要。

      5.電子檔案管理制度不完善。在公路系統(tǒng)中,相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案,電子檔案管理可以說(shuō)剛剛起步,電子檔案管理體系還不完善,在具體的操作過(guò)程中還存在一些問(wèn)題。電子檔案的管理方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式不同,存儲(chǔ)載體和具體操作過(guò)程也不盡相同,傳統(tǒng)的檔案管理制度應(yīng)用于電子檔案管理可操作性差,加之很多單位對(duì)檔案的收集和整理重視程度不夠,在電子檔案管理工作中還存在許多的不足。制定和完善電子檔案管理制度也就變得格外重要。

      三、公路系統(tǒng)電子檔案管理的發(fā)展途徑

      1.加強(qiáng)電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要加強(qiáng)電子檔案管理,就需要按照檔案電子化的要求,配備電子檔案管理所需要的基礎(chǔ)設(shè)施。為了保證電子檔案的儲(chǔ)存,需要配備專用的存儲(chǔ)設(shè)備。存儲(chǔ)電子檔案的硬件設(shè)備,除了容量大,還需要質(zhì)量過(guò)硬,才能保證在操作過(guò)程的順暢。還需要有個(gè)硬件專門存儲(chǔ)備份的檔案,如原有存儲(chǔ)硬件出現(xiàn)損壞,可以用來(lái)代替。

      2.培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員。大數(shù)據(jù)環(huán)境下,電子檔案管理工作對(duì)檔案管理者提出了新的要求。檔案管理人員不僅需要懂得檔案管理專業(yè)知識(shí),還要有較強(qiáng)信息技能。公路系統(tǒng)在單位招錄中應(yīng)增加錄取檔案管理、網(wǎng)絡(luò)管理、計(jì)算機(jī)等方面的專業(yè)人才數(shù)量,為檔案管理配備新生力量。還需要重視檔案管理人員的培訓(xùn)教育,可以通過(guò)參加繼續(xù)教育等方式進(jìn)行培訓(xùn),學(xué)習(xí)最新的檔案管理方面的知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)挖掘等技能。檔案管理人員要更新管理理念,充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的優(yōu)勢(shì),改變傳統(tǒng)的檔案管理模式,提升自身現(xiàn)代化檔案管理能力。

      3.加強(qiáng)電子檔案安全工作。在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下,電子檔案管理人員需要加強(qiáng)安全管理意識(shí)。要制定安全管理制度,加強(qiáng)安全培訓(xùn),學(xué)習(xí)保護(hù)電子檔案的方式方法,同時(shí)避免因個(gè)人的操作失誤威脅到電子檔案的安全。引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理設(shè)施設(shè)備、軟件安全系統(tǒng),確保電子檔案管理平臺(tái)安全性能優(yōu)越,提升電子檔案的安全性、可靠性。要對(duì)電子檔案定期做好殺毒工作與防火墻的更新,定期排查電子檔案系統(tǒng),及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患。制定切實(shí)可行的安全應(yīng)急措施和預(yù)案,一旦出現(xiàn)安全問(wèn)題,能在第一時(shí)間快速、高效的處理,并確保檔案信息的安全。對(duì)用于傳輸電子檔案的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離設(shè)置,確保電子檔案在專網(wǎng)內(nèi)傳輸,防止電子檔案流向外網(wǎng)。

      4.升級(jí)軟件管理,提高工作效率。要積極引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),在軟件的開(kāi)發(fā)上投入精力和力量,使得不同的軟件之間能夠進(jìn)行文檔傳輸,或者在不同軟件之間根據(jù)一定的邏輯關(guān)系設(shè)立文件樹(shù),便于檔案的檢索查詢。構(gòu)建高效的電子檔案檢索查詢系統(tǒng),做好檔案數(shù)據(jù)的深層次處理。要將系統(tǒng)軟件設(shè)置權(quán)限等級(jí),在檔案查詢時(shí),根據(jù)查詢者的權(quán)限范圍進(jìn)行檔案的調(diào)閱。查詢者在系統(tǒng)注冊(cè)登錄時(shí),系統(tǒng)根據(jù)之前的權(quán)限設(shè)定自動(dòng)識(shí)別查詢者身份和權(quán)限,可以排除不相關(guān)人員使用電子檔案。檔案系統(tǒng)對(duì)查詢者的查詢內(nèi)容、查詢時(shí)間、拷貝信息等自動(dòng)記錄,對(duì)查詢者查詢的過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督與管理,可以進(jìn)一步保證檔案的安全。

      5.制定電子檔案管理制度。電子檔案管理制度要做到對(duì)于檔案的收集、整理和提取的全過(guò)程要有一體化的控制,對(duì)于電子檔案管理的全過(guò)程可以記錄和監(jiān)控,以實(shí)現(xiàn)對(duì)其全過(guò)程的管理??梢砸?guī)定只有電子檔案管理的專職人員才可以對(duì)檔案進(jìn)行修改、查詢等權(quán)限,對(duì)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格設(shè)置,無(wú)關(guān)人員無(wú)操作系統(tǒng)的權(quán)限。單位其他人員想要查閱資料時(shí),只能通過(guò)管理人員的授權(quán)操作才能查看,有效降低違規(guī)操作行為,發(fā)揮檔案管理制度的作用。在電子檔案管理制度中體現(xiàn)考核評(píng)優(yōu),對(duì)檔案管理人員起到督促和激勵(lì)作用。

      四、結(jié)語(yǔ)

      電子檔案作用日益突顯,公路系統(tǒng)也需要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐,認(rèn)識(shí)到電子檔案發(fā)展的優(yōu)勢(shì),客觀地認(rèn)識(shí)到公路系統(tǒng)電子檔案管理存在著設(shè)施比較落后、管理人員綜合素質(zhì)不高、安全問(wèn)題存在、軟件開(kāi)發(fā)有待加強(qiáng)、制度不完善等現(xiàn)狀。電子檔案的發(fā)展需要根據(jù)實(shí)際通過(guò)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人員、加強(qiáng)安全工作、升級(jí)軟件管理、制定管理制度等措施來(lái)進(jìn)行保障。

      參考文獻(xiàn):

      [1]洪澤文.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的變革及要求[J].山西檔案,2018

      [2]才 翔.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化管理及利用[J]. 蘭臺(tái)世界,2018

      [3]朱允彤.淺談電子信息檔案管理的風(fēng)控方法[J].辦公室業(yè)務(wù),2018

      (作者單位:博山公路事業(yè)服務(wù)中心)

      作者簡(jiǎn)介:張倩倩(1983-),女,山東淄博人,檔案館員,本科學(xué)歷,從事檔案管理工作。

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