軍工企業(yè)工程建設項目檔案資料檢查審核審查工作的探究

李淑香

摘 要：軍工企業(yè)工程建設項目檔案是軍工單位在工程建設中形成的原始記錄，是軍工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、維護發(fā)展的主要依據(jù)，是重要的知識資產(chǎn)，在國防經(jīng)濟發(fā)展中起到重要支撐作用。本文對筆者所在軍工企業(yè)重大建設項目中積累的工程建設項目檔案資料檢查審核審查工作實踐中采取的方法和出現(xiàn)的問題進行分析，提出了一些認識和體會。

關鍵詞：軍工企業(yè);工程建設項目檔案資料;問題;審核審查工作的探究

引言

軍工企業(yè)工程建設項目檔案工作要與經(jīng)營管理的其他方面一起與時俱進，怎樣更好地做好檔案收集工作、保管和利用工作，只能在實踐中不斷探索。今日的辛苦收集、精心保管是為了明日的有效利用，是為了更好的維護軍工企業(yè)資產(chǎn)的保值增值，歷史將見證基層檔案工作者工作的意義所在。

1、軍工企業(yè)工程建設項目檔案管理的重要性

工程建設項目檔案是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。軍工企業(yè)工程建設項目檔案因其固有的特殊性，使其與其它工程建設項目檔案更具有一定的儲存價值。

但是隨著工程項目的增多，工程資料也不斷增多。在工程前期包括的資料主要有任務書、上級批示的文件、招投標文件、勘察文件、施工合同等。而在實際施工過程中涉及到的資料主要包括施工材料、驗收材料以及關于質量的監(jiān)督材料等。而在項目竣工之后，還會涉及到竣工圖紙、工程結算材料等。一般情況來講，這些材料都對施工過程進行了詳細介紹，是較為真實、全面的材料內容，對工程的質量有重要影響。就當前社會中各個行業(yè)的材料管理來講，檔案管理具有一定的社會屬性，并且在國家的相關部門中已經(jīng)形成了一定的管理制度。

但是無論從企業(yè)的方面來講，還是從個人的方面來講，檔案管理的實施都能實現(xiàn)對社會價值的良好呈現(xiàn)，因此在進行檔案管理的過程中，相關工作人員需要給予這方面內容充分重視。無論是在檔案的形成、積累，還是在其收集、整理、保管等各個環(huán)節(jié)，我們都必須投入大量的精力，做好工程建設項目檔案歸檔工作，充分重視軍工企業(yè)工程建設項目檔案的管理工作。

2、工程建設項目檔案資料檢查審核審查工作存在的問題

2.1檔案專業(yè)人才缺乏

人才結構失衡，檔案管理部門是檔案收集的專業(yè)部門，普遍存在年輕檔案人員缺乏、專業(yè)人才缺乏的現(xiàn)象。在工程檔案收集管理的過程中，要求具有高素質的復合型人才，既要有檔案專業(yè)的知識結構，同時也要有工程專業(yè)的知識結構;

2.2軍工建設單位檔案管理考核缺乏力度

檔案管理部門沒有話語權。固定資產(chǎn)投資項目涉及參建單位、參建部門眾多，檔案收集困難。雖然檔案管理部門為此制定了管理辦法及規(guī)章制度，但檔案部門沒有話語權，對參建單位及參建部門缺少考核力度與制約手段，在制度的執(zhí)行上只能不了了之;

2.3資料完整性問題

資料完整性問題是指一個工程項目所應形成和歸檔的一切竣工圖紙、文字資料齊全完整，沒有遺漏現(xiàn)象，工程竣工資料的完整性是其準確性的基本保證，殘缺不齊的工程竣工資料其準確性也無從談起。在工程項目的檔案資料檢查中，發(fā)現(xiàn)工程建設項目歸檔資料不完整，如實施方案中編寫的內容實際中沒有相關資料歸檔，存在不歸的現(xiàn)象，問其原因，解釋相關資料存在，但未歸入本工程項目檔案，也沒有在歸檔說明中標注。這類問題影響了項目檔案的通過驗收;

2.4資料準確性問題

資料準確性是指項目檔案要真實、準確，文件的時間邏輯、文字描述合理，能夠反映項目建設的實際情況。具體包括兩方面的意義：一是文字資料與圖紙的對應配套，即每套施工圖紙都有相應的施工紀錄與之對應，每份文字資料又都準確無誤的反映著施工圖的意圖和最終結果。二是文字資料合同圖紙與實物相符，做到文物吻合、圖物相符。在工程項目的檔案資料檢查中，發(fā)現(xiàn)了竣工圖未按設計變更貫徹更改、文件簽署時間邏輯順序倒置等問題，也是影響項目檔案通過驗收的重要因素;

2.5 資料有效性問題

資料有效性對工程建設來說至關重要，施工資料的形成和管理是施工過程不可缺失的組成部分。如施工日志是資料檢查的依據(jù)和基礎，涵蓋了工程管理和資料形成的過程記錄，施工日志應該真是、連續(xù)完整、施工部位具體，填寫內容與隱蔽、預檢、測量記錄、試驗報告、檢驗批、材料構配件進場記錄、技術交底交圈。施工日志記錄了施工階段的生產(chǎn)、技術質量安全工作，工程項目的開、竣工日期、施工勘測、工程進度及上級有關指示。但在工程項目的檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)，施工日志填寫的內容不完整，一頁紙只記錄一行文字，具體事項記錄不清，技術質量安全工作空白，不填寫。施工日志的記錄的有效性也是影響項目檔案通過驗收的重要因素;

2.6 資料移交問題

在接收竣工后移交的資料檢查中發(fā)現(xiàn)，文件資料簽署填寫不完整，如項目技術主管不簽字，編制起止日期填寫不對，背考表冊數(shù)、立卷人、審核人不填寫，這些也影響著項目檔案通過驗收的因素。

3、軍工企業(yè)工程建設項目檔案資料檢查審核審查工作的探究

3.1實現(xiàn)軍工企業(yè)工程建設與檔案管理的協(xié)調發(fā)展

軍工企業(yè)工程建設一般實施的時間比較長，從實施到竣工需要一個周期，因此在工程建設的過程中，實現(xiàn)有檔案管理的協(xié)調發(fā)展十分重要。工程項目中檔案的確立應該從工程設立階段就開始，向相關部門作好歸檔交底工作，如天津廠房工程項目，在開工實施初期，單位領導組織相關檔案專業(yè)人員對施工方、監(jiān)理方相關人員作歸檔范圍、執(zhí)行標準作交底，讓相關人員知道歸檔歸什么、如何歸、怎么歸。

同時在進展過程中需要對工程質量進行詳細監(jiān)管，對相關文件材料進行詳細檢查。在項目簽訂正式的合同之后，需要實施相應的監(jiān)理措施，使工程項目中的整體內容納入到監(jiān)理范圍內，進而實現(xiàn)檔案管理體系的不斷完善，使檔案管理能夠在工程建設中的各個環(huán)節(jié)得到滲透。

3.2建立健全檔案管理服務平臺

服務意識是非常重要的，檔案相關管理工作人員需要在提高自身服務意識的基礎上，創(chuàng)新管理服務方式。隨著信息技術的發(fā)展，檔案管理部門可以通過建立網(wǎng)絡服務平臺來實現(xiàn)檔案管理工作，將檔案資源與單位的局域網(wǎng)結合起來，并在管理部門內部宣傳檔案資源的重要性，引導其對檔案資源進行管理和查閱，使檔案的服務功能發(fā)揮出更加重要的作用。在此過程中，檔案管理人員需要站在網(wǎng)站服務的角度，對檔案進行全面管理與運行，促進軍工建設單位檔案管理服務模式的創(chuàng)新。

3.3借助“外力”來促進管理人員綜合管理能力的提升

“外力”是指通過培訓的方式將先進的管理觀念、管理手段及模式等灌輸?shù)焦芾砣藛T的知識體系中，使其能夠掌握更具現(xiàn)代化特色的管理模式和觀念，以便為軍工企業(yè)檔案管理做出更多貢獻。部門應當定期組織全體員工展開培訓，并結合當?shù)爻鞘薪ㄔO和發(fā)展的實際情況，不斷提升管理人員的綜合能力和素質。

此外，也可以聘請綜合能力較強的管理人員到本單位進行演講，加強深入的交流，將先進的管理觀念和方式與本單位的管理人員進行溝通，以便能夠面對面進行“解惑”，有效解決工作過程中遇到的問題，促進管理效率的提升。

3.4加大對檔案管理工作的監(jiān)督檢查

監(jiān)理單位應定期和不定期對各單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并要求及時整改處理。針對檔案管理中歸檔、分類、保存和編目等普遍存在問題的環(huán)節(jié)，進行重點檢查和監(jiān)督。如天津廠房工程項目，定期不定期對施工方、監(jiān)理方督促檢查實施組卷完成情況，并對已組卷的文件逐一檢查，提出問題限期整改，對不能整改問題項匯總，進行階段復查整改督察，因此，做好檔案的業(yè)務指導、監(jiān)督、檢查工作，是保證工程建設項目檔案資料歸檔不可缺少的一種有效途徑。通過該工程項目檔案管理的檢查和監(jiān)督，引導項目各單位重視檔案管理工作、健全檔案管理制度、規(guī)范項目檔案的管理工作。

3.5通過經(jīng)濟手段和管理辦法制約，實施有效的控制

運用適當?shù)慕?jīng)濟手段和相應的管理辦法，對工程科技資料實行有效的控制。在與工程參建單位簽訂承包合同時就應對工程檔案的積累、形成及移交的時間、違約處理辦法進行相應的條款規(guī)定;在相應的檔案管理辦法中，對工程檔案的收集范圍及編制檔案的責任單位應予明確，對不同的部門應針對不同的工程性質規(guī)定檔案收集職責，如工程的征地和政策處理合同、環(huán)保、建筑、衛(wèi)生許可、土建招投標、合同和協(xié)議等文件材料，明確由基建部門組織收集整理，向檔案部門移交。施工單位在進行工程結算時，必須有檔案人員簽字，才可進行財務結算，有了明確的收集范圍和職責及相應的制約手段，工程資料和檔案就能避免流失，并能及時歸檔。從而確保工程檔案的歸檔率、完整率和準確率。

結束語

在信息化時代背景下，軍工企業(yè)工程項目檔案管理依然存在較多問題，要求項目各參建單位高度重視工程建設項目檔案資料的管理工作、資料記載的不僅是工程的施工過程，更體現(xiàn)出了企業(yè)的管理水平和人員素質。團結協(xié)作，健全檔案管理制度、提升檔案管理意識、加強檔案管理隊伍建設、加大檔案管理監(jiān)督力度，這樣才能更好地解決檔案管理存在的問題，提高檔案管理質量，保證軍工企業(yè)工程建設項目檔案資料的真實、完整、有效。

參考文獻

[1]建設項目檔案管理規(guī)范（DA/T28-2018）

[2]國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理-文件匯編

[3]中國航天科技集團有限公司國防軍工固定資產(chǎn)投資管理辦法（天科資[2019]81號）