試論信息社會(huì)背景下辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

劉蓓

摘 要：隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活和生產(chǎn)的各個(gè)方面，極大推動(dòng)了人類(lèi)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。在這樣的背景下，傳統(tǒng)辦公室文書(shū)檔案管理模式和方法已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展需求，這就要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行辦公室文書(shū)檔案管理時(shí)，必須要樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的管理理念，并將信息技術(shù)與文書(shū)檔案管理相結(jié)合，以此來(lái)使得辦公室文書(shū)檔案管理始終保持著先進(jìn)性和有效性，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。為此，本文主要對(duì)信息社會(huì)背景下的辦公室文書(shū)檔案管理工作改革創(chuàng)新的意義、存在的問(wèn)題和改進(jìn)措施等方面進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：信息社會(huì);辦公室文書(shū)檔案管理;創(chuàng)新策略

辦公室文書(shū)檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開(kāi)展各項(xiàng)決策和工作的重要依據(jù)，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理對(duì)于促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展具有非常重要的意義。但是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)變得更加的多樣化和復(fù)雜化，對(duì)于文書(shū)檔案管理工作提出了更高的要求。然而傳統(tǒng)辦公室文書(shū)檔案管理存在管理程度復(fù)雜、工作效率低、文檔易損毀等問(wèn)題，無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展需求。利用信息社會(huì)的優(yōu)勢(shì)，將各種先進(jìn)技術(shù)引入到辦公室文書(shū)檔案管理中是提升文書(shū)檔案管理工作效率的重要途徑，同時(shí)也是文書(shū)檔案管理改革的必然趨勢(shì)。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)對(duì)信息社會(huì)背景下的辦公室文書(shū)檔案管理改革和創(chuàng)新的研究是非常具有現(xiàn)實(shí)意義的。

一、信息社會(huì)背景下辦公室文書(shū)檔案管理工作革新重要性

文書(shū)檔案是事業(yè)單位變更、建立等活動(dòng)開(kāi)展的記錄載體，而且還是管理工作開(kāi)展的原始材料，供相關(guān)部門(mén)查看的重要憑證和依據(jù)。同時(shí)，這些資料與檔案還能為黨和國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)文化等工作的開(kāi)展提供有力的數(shù)據(jù)支持。從另一個(gè)角度上來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供的文書(shū)檔案資料能夠真切反映該單位業(yè)務(wù)范圍、資源配置以及資金用度等情況，為社會(huì)提供高價(jià)值的信息服務(wù)。

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)滲透進(jìn)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中，推動(dòng)了很多行業(yè)的變革，文書(shū)檔案管理也不例外。將信息技術(shù)合理應(yīng)用至文書(shū)檔案管理工作中，能夠有效提升檔案管理人員的工作效率，具體表現(xiàn)為收集、整理以及歸納等各個(gè)方面，而且檔案查閱與應(yīng)用效率也能得到很大程度上的提升。如果能夠通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)直接在線(xiàn)瀏覽，那更是能夠提升應(yīng)用便利性，推動(dòng)單位各分支機(jī)構(gòu)之間的有效互動(dòng)和交流。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)云儲(chǔ)存技術(shù)，則能很好提升文書(shū)檔案安全性，確保其完整性，在外派人員需要應(yīng)用的時(shí)候，也能直接下載或者是傳遞。

二、辦公室文書(shū)檔案管理中存在的不足

1.重視程度不足

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，現(xiàn)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中過(guò)于追求利益，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中只注重業(yè)務(wù)方面的工作，而對(duì)于辦公室文件檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視。辦公室工作相對(duì)繁瑣，相關(guān)工作人員不會(huì)花費(fèi)太多的時(shí)間和精力在文書(shū)檔案管理上，最終影響到文書(shū)檔案管理的效果，能夠反饋給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的成果相對(duì)較少，這對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展是非常不利的。

2.缺乏完善的管理制度

辦公室文書(shū)檔案一般是由辦公室人員存放到檔案室中進(jìn)行管理。但是由于當(dāng)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺乏對(duì)辦公室文書(shū)檔案的重視，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位都沒(méi)有專(zhuān)門(mén)針對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理制定相應(yīng)的管理制度，辦公室工作人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不能及時(shí)將文檔歸類(lèi)存放的現(xiàn)象，導(dǎo)致辦公室文書(shū)檔案文件混亂，查找和管理比較麻煩。另外，由于文書(shū)檔案管理工作相對(duì)單一，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位和機(jī)構(gòu)不會(huì)配備專(zhuān)門(mén)的管理人員對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，都是由各個(gè)部門(mén)的人員自己將文件檔案放置到辦公室檔案中，而放置文件時(shí)缺乏相應(yīng)的記錄，導(dǎo)致一旦出現(xiàn)問(wèn)題，就無(wú)法直接找到責(zé)任人，從而使得辦公室工作受阻。

3.辦公室檔案管理人員素質(zhì)偏低

就目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，工作人員的素質(zhì)普遍偏低，而這都與辦公室文書(shū)檔案管理審核制度的不同有著很大的關(guān)系。辦公室文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性不足，會(huì)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，并且還會(huì)增高辦公室文書(shū)檔案后續(xù)管理和使用的難度。另外，還有部分辦公室文書(shū)管理人員雖然專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，但是工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)于文書(shū)檔案的存放和使用情況不能及時(shí)的記錄。這些問(wèn)題的存在都會(huì)嚴(yán)重影響到辦公室文書(shū)檔案管理的水平，并最終給機(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來(lái)不必要的損失。

三、信息社會(huì)背景下辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新措施

1.構(gòu)建辦公室文書(shū)檔案檢索系統(tǒng)

在檢索系統(tǒng)建立過(guò)程中，必須得充分考慮以下兩個(gè)要求：一是確保文書(shū)檔案安全性以及完整性;二是方便歸檔與查找?？偟膩?lái)說(shuō)，文檔檢索系統(tǒng)具體可以劃分為兩種，即普通和重要文檔。前者建立檢索系統(tǒng)的時(shí)候，只需要設(shè)置時(shí)間、文檔名稱(chēng)以及存放地點(diǎn)等簡(jiǎn)單條目，如果要借閱的時(shí)候，只需要結(jié)合檢索系統(tǒng)中現(xiàn)實(shí)的文件柜編號(hào)便能直接找到;后者不僅需要有紙質(zhì)原始文件，同時(shí)還得建立電子備份文件。重要文檔主要就是指價(jià)值大、保密層級(jí)高以及涉及到版權(quán)意義的文檔，其掃描件供內(nèi)部人員日常應(yīng)用，而原件則放置在保險(xiǎn)柜中，如果沒(méi)有特殊情況和領(lǐng)導(dǎo)簽字，絕對(duì)不允許外借。

2.定期清理過(guò)期文檔

辦公室文檔中存在很多過(guò)期失效的普通文檔，這些文檔在剛產(chǎn)生的時(shí)候還有著一定的效用，不過(guò)時(shí)間一長(zhǎng)便會(huì)變成廢紙，如果一直保存這些文檔，不僅會(huì)占用大量空間，而且還會(huì)浪費(fèi)有限的辦公資源，極易和其他文件搞混淆，給借閱和查找?guī)?lái)很大的麻煩。所以，定期清理過(guò)期的失效文檔非常有必要，能夠有效提升辦公室文檔管理效率。針對(duì)這些過(guò)期的普通文檔，如果是電子文檔，可以結(jié)合具體情況直接刪除，又或者是進(jìn)行壓縮儲(chǔ)存;如果是紙質(zhì)文檔，則可以作為環(huán)保紙循環(huán)應(yīng)用。

就重要文檔來(lái)說(shuō)，雖然其具備期限長(zhǎng)、價(jià)值高等特征，不過(guò)依舊會(huì)出現(xiàn)過(guò)期失效的情況。而且如果一直保存已經(jīng)失效的重要文檔，會(huì)衍生潛在性的風(fēng)險(xiǎn)，所以及時(shí)清理意義重大。在重要文檔清理過(guò)程中，應(yīng)該先上報(bào)單位主要領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批之后，在分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下進(jìn)行銷(xiāo)毀或刪除。

3.健全監(jiān)督與抽查制度

從表面上看起來(lái)，辦公室文檔管理就是普通行政管理工作，不過(guò)其作為事業(yè)單位工作資料決定了其重要價(jià)值。所以，管理層應(yīng)該加強(qiáng)重視辦公文檔的管理，結(jié)合具體情況構(gòu)建監(jiān)督與抽查制度。在這一過(guò)程中，可以應(yīng)用不定期或者是和其他相關(guān)工作一起開(kāi)展的形式，如需要查閱某一文檔過(guò)程中，管理人員在借閱文檔時(shí)可以順便檢查一些保管工作。針對(duì)一些重要的文檔，應(yīng)該構(gòu)建定期抽查制度，以月或者是季度為周期進(jìn)行，同時(shí)將抽查結(jié)果與管理人員的工資績(jī)效相掛鉤。

辦公室文書(shū)檔案管理的主要目的就是為了保障信息安全和查找應(yīng)用方便。所以在具體管理中，應(yīng)該加強(qiáng)重視文書(shū)檔案保障工作的創(chuàng)新，如引進(jìn)可靠的安保系統(tǒng)便十分合適。必須得注意的一點(diǎn)，辦公室文書(shū)檔案安全和職能發(fā)揮有著非常緊密的關(guān)系，不是完全孤立存在的。

4.注重辦公室員工的培訓(xùn)

在信息時(shí)代背景下，信息量呈井噴式增長(zhǎng)，而且這種趨勢(shì)愈發(fā)明顯。作為信息社會(huì)下的一小部分，辦公室文書(shū)檔案管理自然很難擺脫這種趨勢(shì)，這就對(duì)辦公室員工提出了更高的要求。針對(duì)此，辦公室管理者應(yīng)該依據(jù)信息化社會(huì)提出的各種要求組織員工進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，做到員工缺什么補(bǔ)什么，哪一方面沒(méi)能做好，就努力去做好。培訓(xùn)具體可以從以下兩方面著手：一方面，組織優(yōu)秀員工出外進(jìn)修;另一方面，聘請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家來(lái)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的演講。而對(duì)于員工自身，也應(yīng)該樹(shù)立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，通過(guò)圖書(shū)館、網(wǎng)絡(luò)等途徑不斷充實(shí)自身，提升自己信息化素養(yǎng)，以便更好應(yīng)對(duì)信息化社會(huì)對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理提出的各種要求。通過(guò)這種方式，必定能夠?qū)⑿畔⒒晒侠砺鋵?shí)到辦公室文書(shū)檔案管理工作中，提升管理質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息社會(huì)背景下對(duì)于辦公室文書(shū)檔案管理提出了更高的要求，同時(shí)也為辦公室文書(shū)檔案管理改革和創(chuàng)新提供了新方向和新思路。因此，現(xiàn)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)對(duì)辦公室文書(shū)檔案信息化建設(shè)的重視，并借助各種先進(jìn)管理理念和技術(shù)來(lái)彌補(bǔ)傳統(tǒng)辦公室文書(shū)檔案管理中的不足，以此來(lái)提升辦公室文書(shū)檔案管理的效率和水平，從而提升自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，為自身發(fā)展提供不竭的動(dòng)力。

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（作者單位：當(dāng)陽(yáng)市科學(xué)技術(shù)館）