淺談如何做好項目部綜合辦公室的行政管理工作

石貴鳳

摘 要：項目部綜合辦公室作為承上啟下、內(nèi)外協(xié)調(diào)、管理實務、服務生產(chǎn)的領涯部門，對施工生產(chǎn)及企業(yè)的發(fā)展有很大的影響，因此，如何做好項目部綜合辦公室的行政管理工作就顯得尤為重要，本人結合近幾年在施工生產(chǎn)一線的工作經(jīng)驗，淺談如何做好項目部綜合辦公室的行政管理工作的粗淺認識。

關鍵詞：綜合辦公室;行政管理;管理體系;綜合素質(zhì)

一、項目部綜合辦公室行政管理工作的內(nèi)容

項目綜合辦公室的主要職責是行政管理，關系到項目員工隊伍的穩(wěn)定及工程經(jīng)濟效益的提升，項目部綜合辦公室行政管理人員的主要工作內(nèi)容包括以下幾點：

（一）做好辦公用品及日用品管理

根據(jù)各部門提交的辦公用品和日用品采購計劃，整理匯總并根據(jù)相關規(guī)定及庫存情況核算好數(shù)量和價格報領導審批。選擇幾家質(zhì)優(yōu)價廉的定點單位采購。做好出入庫和領用登記。保證項目部辦公需求的基礎上，嚴格控制經(jīng)費支出。

（二）做好食堂管理

做好食堂環(huán)境衛(wèi)生管理、人員管理。張貼就餐制度、每周菜譜及公示食堂費用明細賬，嚴格控制食堂支出成本，合理調(diào)劑食堂伙食，爭取做到成本低廉、飯菜可口、營養(yǎng)豐富。設立食堂監(jiān)督管理委員會，共同監(jiān)督食堂管理并提出整改意見。

（三）做好公共衛(wèi)生管理

制定公共衛(wèi)生管理制度，設定衛(wèi)生負責人，明確會議室、領導辦公室、活動室、圖書室、衛(wèi)生間及其他辦公和生活公共區(qū)域的衛(wèi)生要求、標準，定期對個人辦公室、職工宿舍監(jiān)督檢查。

（四）做好小車使用管理

小車使用集中管理，合理調(diào)配。辦公室人員根據(jù)派車單合理調(diào)配車輛，擬用車部門填寫派車單，用車時間、地點、事由、預計用車時間等報主管領導審核簽字。做好公務用車登記、車輛的加油、保養(yǎng)記錄。油卡綁定車牌號管理，一車一卡，合理控制費用。

（五）做好非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)及低值易耗品管理

購置需申請批準后再購置，購置完做好點收、入庫并分別做好固定資產(chǎn)和低值易耗品資產(chǎn)臺賬。若資產(chǎn)設備、設施出現(xiàn)損壞，協(xié)調(diào)原廠家或外請技術人員維修，對維修質(zhì)量監(jiān)督確認并做好記錄。對維修不好的物品，做好報廢審核注銷手續(xù)。

（六）做好公文管理

公文起草根據(jù)公司紅頭文件要求制作項目公文排版格式模板。來文流轉附《公文處理單》呈領導批示，做好上傳下達和處理情況反饋。收發(fā)報送均需做好《收（發(fā)）文記錄》，登記內(nèi)容包括序號、收（發(fā)）文日期、來（發(fā)）文單位，文件號，文件名稱等。文件歸檔按照來文單位、時間等編號歸檔。

（七）做好會議管理

會前做好會議通知、會場布置，確保話筒、音響、投影儀、空調(diào)等儀器設備正常使用，茶水備好待用;會中做好服務、攝影及會議記錄等;會后整理文件下發(fā)及問題反饋。

（八）做好公章使用管理

公章保管辦公室專人負責，需加鎖保存。公章使用嚴格履行審批手續(xù)。用印時核對內(nèi)容和份數(shù)，如實填寫《印章使用登記本》，禁止在空白紙張、介紹信、證件、獎狀、表格上用印，禁止將公章帶出綜合辦公室使用。

（九）做好考勤管理

秉承“公平、公正”的原則，嚴格執(zhí)行請假制度，對員工的去向了然于胸，公示項目職工的在崗情況。制定考勤管理制度，制定項目合理的作息時間表。

（十）做好接待工作

有一定的禮儀知識儲備，接待前做好充足的準備，明確日程安排，妥善安排住宿就餐。注意儀容儀表，熱情迎接，做好細節(jié)管理，展示項目精神風貌。

（十一）做好宣傳報道

要有一定的攝影基礎及文字表達能力，深入生產(chǎn)一線采集信息、搜集照片、跟蹤報道，及時高效準確的對重要施工節(jié)點、安全生產(chǎn)經(jīng)營動態(tài)、職工活動、重要會議、領導視察等方面報道，展示項目文化風貌。

（十二）做好門衛(wèi)管理

嚴格執(zhí)行人員、車輛登記制度，定期對所有保安進行班前教育，指明近期需要注意的事項及安保工作。加強對保安人員巡視及安全隱患排查管理，做好巡視及排查記錄。

（十三）做好文化活動建設

全力配合項目團支部、分工會、黨支部組織文化娛樂活動，創(chuàng)造輕松活潑的“項目大家庭”氛圍，加強職工交流，增進團隊凝聚力。

二、項目部綜合辦公室行政管理存在的問題

（一）事務繁雜瑣碎，缺乏系統(tǒng)的管理

綜合辦公室行政管理繁雜瑣碎，缺乏系統(tǒng)的管理協(xié)調(diào)，服務對象范圍廣、沒有核心的工作內(nèi)容，要把龐雜瑣碎的事務干好難度較高。

（二）領導不夠重視，影響工作積極性

項目部行政管理工作為施工現(xiàn)場提供保障，沒有技術含量，工作業(yè)績很難度量和體現(xiàn)，容易被忽視，當瑣碎的事情一多，會在一定程度上影響員工的工作熱情，進而影響辦事效率。

（三）工作人員能力不高，服務意識不強

綜合辦公室人員配備少，容易出現(xiàn)“一肩挑”的現(xiàn)象，在管理日常事務時缺乏全面的考慮、管理能力較弱，工作時比較被動，服務意識片面，無法充分調(diào)動自身主觀能動性。

三、做好項目部綜合辦公室行政管理工作的措施

（一）規(guī)范工作方法，建立科學的管理體系

（1）分解工作任務，明確工作目標。梳理項目部辦公室的工作，根據(jù)具體的崗位確定職責范圍及責任人，分類建立工作臺賬，再根據(jù)工作的性質(zhì)進行層層分解，按照實效、動態(tài)等原則對工作目標進行分解、優(yōu)化。如根據(jù)工作周期的長短來分解每天的工作任務，工作周期較長、收效較慢的工作，就需制定小的工作日標，穩(wěn)扎穩(wěn)打。

（2）完善管理制度，規(guī)范工作流程。辦公室管理人員要結合項目實際情況和企業(yè)的管理制度制定項目綜合辦公室崗位責任制度各項工作的管理制度和流程，明確崗位的責任和權利，確定工作流程，堅持按流程辦事。筆者以單位印章的使用為例進行闡述，項目部公章的使用必須嚴格執(zhí)行《公章使用制度》，履行OA審批手續(xù)，經(jīng)項目經(jīng)理批準后，方可用印，并做好使用登記。該制度的實行，避免了公章的隨意使用，大大減少了項目合同、經(jīng)濟風險。

（二）提高工作技能，增強綜合素質(zhì)

做好行政工作，需要行政管理人員是全面發(fā)展的綜合性人才，一方面要提高對工作的認識，熱愛行政工作，抗壓能力強，樂于奉獻、責任心強，善于溝通。另一方面要提高工作技能，加強業(yè)務能力的提升，如攝影水平、語言表達、公文寫作、組織協(xié)調(diào)等能力的提升，擅于借鑒、挖掘其他項目部的管理方法和經(jīng)驗。只有不斷加強綜合素質(zhì)的提升，才能創(chuàng)新工作思路，有條不絮地將綜合辦公室的行政工作做好。

（三）爭取領導支持，提升服務質(zhì)量

項目辦公室各項工作的開展，不僅靠辦公室人員的努力，還需要項目各部門的支持與協(xié)調(diào)，更離不開領導的關心和支持。在開展工作的過程中：

（1）盡量做到“有求必應”。對于日?；颈Ｕ闲怨ぷ魅绛h(huán)境衛(wèi)生、食堂管理、門衛(wèi)管理等要征求職工的意見，通過有效途徑改善，提高員工生活質(zhì)量。對于服務性工作如辦公用品的領用、打印機等基礎設施的維修及小車安排等，要加強與項目職工的溝通協(xié)調(diào)，盡快合理安排好并對他們的需求正面回應，提高員工的工作質(zhì)量。總之，以領導和職工的滿意度為衡量標準，做到處處有回應，處處有落實。

（2）當好參謀手。工作中辦公室與領導接觸多，要當好參謀，多為領導提出備選決策方案，不要讓領導做“問答題”，而要讓領導做“選擇題”，工作中做到心誠、詞恭、眼活、腿勤，才能更好的為領導提供最佳決策參考，保證領導決策的順利。

（3）信息及時反饋。對于需要辦公室協(xié)調(diào)解決的工作，盡快完成并及時向領導或職工反饋完成結果。對確實有困難的、需規(guī)定時限內(nèi)完成的事務，應向領導或職工說明原因并盡快想辦法解決。

四、結束語

綜上所述，在項目部綜合辦公室行政管理工作中，必須制定綜合辦公室崗位職責，完善各項規(guī)章制度，明確行為規(guī)范準則，建立科學的管理體系;強化辦公室人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，調(diào)動主觀能動性，提升其管理水平、服務能力;爭取職工的理解與配合，領導的重視與支持能大大提高工作效率，充分發(fā)揮綜合辦公室行政管理職能，才能更有效地為施工生產(chǎn)保駕護航。

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