精細(xì)化管理在煤礦企業(yè)辦公室工作中的應(yīng)用研究

孫靜

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674- 1145（2020）01- 106- 01

摘 要 文章在介紹精細(xì)化管理內(nèi)涵的同時(shí)，針對(duì)煤礦企業(yè)辦公室工作的特點(diǎn)分析開展精細(xì)化管理的必要性，并提出了在煤礦企業(yè)辦公室中開展精細(xì)化管理工作的有效策略，以供參考。

關(guān)鍵詞 精細(xì)化管理 煤礦企業(yè)辦公室 應(yīng)用

在煤礦企業(yè)中，辦公室作為重要的形象窗口，主要起到對(duì)煤礦企業(yè)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和組織的作用，也對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的制定起到輔助作用，確保企業(yè)上下的有效聯(lián)系和溝通。本文針對(duì)目前我國(guó)的煤礦企業(yè)發(fā)展實(shí)際情況，需要推動(dòng)辦公室從粗放型向精細(xì)化管理方向轉(zhuǎn)變。

一、精細(xì)化管理內(nèi)涵

精細(xì)化管理是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。其主要的管理目標(biāo)是對(duì)管理所占用的資源進(jìn)行最大限度的減少以及對(duì)管理成本進(jìn)行最大限度的降低，主要分為規(guī)范化、精細(xì)化和個(gè)性化三個(gè)層次。就是通過剛性的制度的制定和實(shí)施來對(duì)人的行為進(jìn)行規(guī)范，并且對(duì)責(zé)任的落實(shí)進(jìn)行強(qiáng)化來確保優(yōu)良的執(zhí)行文化的形成。其主要的手段就是程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化和信息化的手段，所達(dá)到的目的就是確保各個(gè)管理單元可以精確、高效、協(xié)同以及持續(xù)運(yùn)行。

二、煤礦企業(yè)辦公室中引入精細(xì)化管理的必要性

煤礦企業(yè)辦公室的主要任務(wù)就是對(duì)外服務(wù)和對(duì)內(nèi)管理，其主要的工作特點(diǎn)表現(xiàn)為：一、瑣碎性。這主要是由于煤礦企業(yè)辦公室的日常事務(wù)性工作主要有公文流轉(zhuǎn)、材料撰寫、檔案管理、會(huì)議籌備、接待安排、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等，這些工作本身具有繁雜頭緒的特點(diǎn)，需要進(jìn)行細(xì)致處理。二、突發(fā)性。辦公室工作往往具有被動(dòng)性的特點(diǎn)，且在開展過程中也沒有規(guī)律可以遵守，在辦公室工作開展中也比較容易出現(xiàn)較多的突發(fā)性和臨時(shí)性的事務(wù)，對(duì)辦公室人員的隨機(jī)應(yīng)變能力有著較高的要求。三、服務(wù)性。辦公室工作主要為領(lǐng)導(dǎo)者、各單位、各部門以及全體職工服務(wù)，不僅要做好上傳下達(dá)工作，還要協(xié)調(diào)好不同單位和部門的工作，做好職工切身利益的服務(wù)工作，確保職工可以全身心投入工作中。四、參謀性。辦公室工作中的重要內(nèi)容之一就是為領(lǐng)導(dǎo)者提供決策的依據(jù)和參考，這也對(duì)參考意見制定之前的細(xì)致全面調(diào)查研究以及信息的準(zhǔn)確可靠提出了較高的要求。

三、在煤礦企業(yè)辦公室工作中實(shí)施精細(xì)化管理的策略

（一）辦公室管理制度化

在煤礦企業(yè)辦公室工作中開展精細(xì)化管理的前期就是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，這就需要針對(duì)辦公室工作來做好制度建設(shè)工作，保證在辦公室工作開展中有據(jù)可依和有章可循。具體地說就是要對(duì)崗位責(zé)任制進(jìn)行細(xì)化。對(duì)傳統(tǒng)的按人定責(zé)的方式進(jìn)行打破，對(duì)不同崗位的責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，確保分工合理以及目標(biāo)明確，在工作中又可以團(tuán)結(jié)協(xié)作，又可以各司其職。還要健全辦公室中的制度。針對(duì)辦公室中的所有工作內(nèi)容都要進(jìn)行相應(yīng)制度的制定，確保制度系統(tǒng)的全覆蓋和無缺漏。

（二）辦公室業(yè)務(wù)流程化

在對(duì)辦公室的崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)化和明確之后，針對(duì)每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都需要進(jìn)行程序和流程的制定，對(duì)完成各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行明確，且盡可能細(xì)地對(duì)工作進(jìn)行分解，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作模式的優(yōu)化，以及辦公室服務(wù)質(zhì)量和工作效率的提升。

（三）辦公室考核常態(tài)化

不僅需要針對(duì)辦公室的工作內(nèi)容進(jìn)行考核標(biāo)準(zhǔn)的合理制定，還要結(jié)合定量考核、定性考核、綜合考核以及分類考核等不同的考核方法，將考核結(jié)果與工資績(jī)效等掛鉤，實(shí)現(xiàn)辦公室人員工作積極性的提高，確保辦公室工作的有序開展。

（四）辦公室隊(duì)伍的專業(yè)化

正是由于辦公室精細(xì)化管理的主要內(nèi)容就是對(duì)人的行為進(jìn)行規(guī)范，而且由于辦公室的工作比較瑣碎，比較關(guān)注其工作中的細(xì)節(jié)。這就需要通過人才選拔、人才培養(yǎng)等方法來實(shí)現(xiàn)辦公室人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。重點(diǎn)要強(qiáng)化辦公室人員的專業(yè)態(tài)度，并且還要有敏銳的洞察力來做好細(xì)節(jié)工作的有效處理。此外，還要保證辦公室人員具有全面的專業(yè)知識(shí)和端正的工作態(tài)度，還要具有較強(qiáng)的綜合能力和甘于奉獻(xiàn)的精神。

（五）辦公室文化精細(xì)化

正是由于辦公室工作比較重視細(xì)節(jié)，避免在辦公室工作中出現(xiàn)文件中的錯(cuò)字、標(biāo)點(diǎn)的錯(cuò)誤、文件裝訂的錯(cuò)誤、通知參會(huì)人員錯(cuò)誤或遺漏等問題，這就需要將精細(xì)化管理意識(shí)上升到一種文化來實(shí)現(xiàn)對(duì)細(xì)節(jié)執(zhí)行力的增強(qiáng)。通過可行的計(jì)劃的制定來以此開展辦公室工作，并且發(fā)揮辦公室人員機(jī)智以及靈活的能力，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)來逐漸形成精細(xì)化的思想以及精品文化，確保辦公室工作的圓滿、成功以及無可挑剔。

四、結(jié)語

在目前煤礦生產(chǎn)任務(wù)更加繁重和艱巨，且給煤礦企業(yè)辦公室?guī)磔^重的壓力和較大的挑戰(zhàn)的同時(shí)，針對(duì)煤礦所企業(yè)辦公室工作具有的瑣碎性、突發(fā)性、服務(wù)性以及參謀性的特點(diǎn)，為了實(shí)現(xiàn)煤礦企業(yè)辦公室的精細(xì)化管理，需要做好辦公室管理制度化、業(yè)務(wù)流程化、考核常態(tài)化、辦公室隊(duì)伍專業(yè)化以及文化精細(xì)化等方面的工作，實(shí)現(xiàn)煤礦企業(yè)辦公室工作效率和服務(wù)水平的提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]李康.精細(xì)化管理在煤礦企業(yè)辦公室工作中的應(yīng)用對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，295（14）：16-17.

[2]趙傳磊.精細(xì)化管理在煤礦企業(yè)辦公室工作中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（9）：153-153.