淺談如何做好流動人員的人事檔案管理

閆景東

摘? ?要：隨著市場經(jīng)濟的不斷深化，我國經(jīng)濟結構和社會結構發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變，人才流動更加頻繁。但是，我國人事檔案管理制度與時代發(fā)展相脫節(jié)，適應不了當前形勢下社會發(fā)展的要求?；诖耍芯啃滦蝿菹铝鲃尤藛T人事檔案管理具有非常重要的現(xiàn)實意義。因此，文章以流動人員的人事檔案管理為研究對象，主要對流動人員人事檔案的特點、重要性、管理的難點及如何做好流動人員的人事檔案管理進行分析論述，希望能夠提供一些有價值的借鑒，從而提高人事檔案管理水平。

關鍵詞：流動人員;人事檔案管理;措施

1? ? 流動人員人事檔案的概述

1.1? 流動人員人事檔案的特點分析

從特點上看，流動人員人事檔案管理主要有以下幾個特點：第一，社會性。針對傳統(tǒng)人事檔案管理部門而言，流動人員人事檔案管理機構—公共就業(yè)和人才服務機構具有較強的社會性，其所管理和服務的對象也具有社會性，為社會中的流動人員服務。第二，廣泛性。流動人員人事檔案是流動人員在空間位移過程中形成的記述和反映個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)等以備查考的各種個人信息材料的集合。人事檔案是人在社會實踐中不斷產(chǎn)生的，人員頻繁流動使得其人事檔案不斷地得到充實和豐富，內(nèi)容更加廣泛。

1.2? 流動人員人事檔案的重要性

人事檔案是從每個人入學的那一天起開始建立的，它記錄了一個人在學校中不同學習階段的學籍信息，進入工作崗位之后也記錄著職工成長的軌跡，它是由人一生中各種各樣的資料積累而成的，一旦丟失便不能再復制。我國出臺了相關的管理條例，對流動人口人事檔案的范圍、管理機構做出了明確規(guī)定，在人事檔案的轉(zhuǎn)遞、收集、整理、保管、監(jiān)督等方面也作了詳細的說明，這么做的目的主要是不斷促進人才流動社會化體系的完善，國家充分意識到了對流動人員人事檔案管理的重要性。

1.3? 流動人員人事檔案的管理難點

流動人員的檔案材料，受到人員流動性的影響，難以滿足檔案管理全面性的客觀要求。由于人員的流動性較強，工作人員在離開原崗位與職位之后，可能發(fā)生多種變故，而在重新找到工作之前，檔案資料放在個人手中的概率也相對較高。從質(zhì)量化管理的角度出發(fā)，由于社會人力資源的職業(yè)化分類較為具體，在對不同類型崗位的人員檔案進行管理的過程中，很難對其職業(yè)化特征做出翔實的描述。由此，也給檔案管理的具體性與科學性帶來了阻礙。除此之外，檔案管理中由于數(shù)據(jù)信息量過于龐大，對于數(shù)據(jù)的高效率查詢也提出了更高的要求，需要對檔案進行多類型的劃分，才能在交叉網(wǎng)絡系統(tǒng)中，保證檔案資料查詢的質(zhì)量條件。

2? ? 做好流動人員人事檔案管理的措施

2.1? 建立完善的檔案管理制度

流動人員人事檔案管理工作中，制度內(nèi)容是約束其質(zhì)量的核心。在進行檔案管理優(yōu)化的過程中，需將政策性的內(nèi)容作為引導，在結合實際工作條件的基礎上，保證人事檔案的管理質(zhì)量，并在崗位技能、工作流程、績效評估、監(jiān)督考核等內(nèi)容中，形成具體的管理制度。由此，為檔案管理工作提供詳細的指導，使工作人員能夠在具體工作內(nèi)容的指導下，保證檔案管理的專業(yè)化與素質(zhì)化。

2.2? 增強企業(yè)檔案管理意識

要切實強化流動人員人事檔案管理工作成效，首要的是增加企業(yè)單位的重視，相關企業(yè)組織與機構需要重視這項管理工作，配強和配齊有關工作人員。如若某一組織機構存在較多流動人員，那么配備專門人才管理流動人員檔案必不可少。企業(yè)只有增強流動人員人事檔案管理的意識，逐步增加管理工作上的人力與物力的投入，才能為檔案管理工作創(chuàng)設必要的資金保障。

2.3? 實現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化管理

切實倡導企業(yè)單位實現(xiàn)規(guī)范化、專業(yè)化流動人員人事檔案管理不容小覷。針對檔案材料細化分組分類，構建多元化查詢路徑，讓流動人員人事檔案信息實現(xiàn)更便捷的查詢與使用，彰顯專業(yè)化管理效力。與此同時也不能忽視制度管理的約束，依循制度開展操作，相關查閱人員不能私自公開檔案信息，更不能肆意丟棄、撤銷、修改。在此基礎上構建獨立的人事檔案管理資料庫，真正落實科學規(guī)范管理工作。

2.4? 加強信息化管理

構建完善規(guī)章制度，有條不紊地開展檔案管理實踐研究，面對管理人員素質(zhì)水平低的狀況，要提升人員待遇，竭力改善工作環(huán)境，打造一支專業(yè)化管理隊伍?？梢远ㄆ诨虿欢ㄆ谶M行管理人員培訓，提高其在流動人員檔案管理上的素質(zhì)能力。對于檔案管理人員而言，自身也要主動利用相關資源豐富和提升專業(yè)技能，改進工作方式。對于信息化不足的困難，相關企業(yè)單位要積極引進現(xiàn)代化信息管理技術，嘗試計算機、電子文件與互聯(lián)網(wǎng)等信息元素開展流動人員人事檔案管理工作。真正做好信息化管理，實現(xiàn)網(wǎng)絡服務目標。

2.5? 堅持發(fā)展觀念，不斷創(chuàng)新工作內(nèi)容

流動人員人事檔案的管理，必須時刻保持發(fā)展與創(chuàng)新狀態(tài)。不僅要在管理理念、管理形式、管理技術的內(nèi)容上進行創(chuàng)新，也要在人才創(chuàng)新性上進行塑造，并在整體人員梯度的建設中，維持健康的成長狀態(tài)。在堅持學習型團隊結構的同時，通過不斷推進思想理念、學習與技術內(nèi)容創(chuàng)新，使人事檔案管理的先進性得到基礎性的保障。

方法上，不僅要對傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔材料的管理進行優(yōu)化升級，也要在信息化手段中保證科技成長狀態(tài)。例如，在環(huán)境管理中，可以通過室內(nèi)的傳感器設備，建立智能化控制系統(tǒng)，保證紙質(zhì)檔案管理的科技型發(fā)展。

3? ? 結語

做好流動人員人事檔案管理工作具有非常重要的現(xiàn)實意義。在新的發(fā)展形勢下，人才流動更加復雜，工作人員應根據(jù)流動人員的新特點，不斷調(diào)整管理方式，在確保檔案資料安全、真實的前提下，提升檔案資源利用的整體效果，最大限度發(fā)揮檔案原始參考憑證的效果，為單位在人才選拔、個人評價、職位晉升、待遇認定等方面提供有力的參考依據(jù)，實現(xiàn)檔案管理服務社會的目的。

[參考文獻]

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