機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理探析

王殿利

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）01-083-02

摘 要 機關(guān)事業(yè)單位的體制機制改革正在深入推進，要實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位的機構(gòu)精簡、運行高效，實現(xiàn)工作效率和服務(wù)質(zhì)量的提升，對于人才的培養(yǎng)和使用至關(guān)重要。人事檔案管理工作作為人才信息管理的主要載體，是各機關(guān)事業(yè)單位進行人力資源配置的根本依據(jù)，因此各機關(guān)事業(yè)單位必須要加強對人事檔案的管理，建立健全相應(yīng)的人事檔案管理制度，規(guī)范人事檔案管理工作流程，推進人事檔案管理信息化建設(shè)，確保機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息的真實性、全面性和準(zhǔn)確性。本文就主要以縣級市社會保險管理局為例，探討和研究事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案管理工作的特點、重要性、存在的問題以及優(yōu)化改進建議。

關(guān)鍵詞 機關(guān)事業(yè)單位 人事檔案 管理研究

隨著我國社會保障體系的不斷完善，社會保險的覆蓋面不斷擴大，我國社會經(jīng)濟的發(fā)展成果惠及到更多的人民群眾，在這樣的背景下，縣級市社會保險管理局需要承擔(dān)起自身的責(zé)任，為廣大人民群眾提供必要的咨詢服務(wù)，做好社保人員情況調(diào)查與統(tǒng)計，促進下崗人員再就業(yè)，做好離退休人員的社會化管理等各項工作。社會保險管理局要想切實地提高自身的工作水平和服務(wù)質(zhì)量，就必須要從內(nèi)部人員管理入手，做到知人善用、人盡其才、崗位和職能配置科學(xué)合理，提升人事管理工作水平。人事檔案管理作為人事管理的基礎(chǔ)性工作，人事檔案記載著每個工作人員的個人身份、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、教育程度、工作表現(xiàn)、思想品德作風(fēng)等方面的內(nèi)容，這些是事業(yè)單位對內(nèi)部工作人員進行考察和選拔任用的重要依據(jù)，因此必須要抓好社會保險管理局內(nèi)部的人事檔案管理工作，將其作為人才選拔、人力資源優(yōu)化配置的重要抓手。

一、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的特點

（一）真實性

縣級市社會保險管理局作為重要的機關(guān)事業(yè)單位，其相應(yīng)的人事檔案管理工作同普通的企業(yè)人事檔案管理存在著一定的區(qū)別，首先就是機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理具備真實性的特征。機關(guān)事業(yè)單位的工作人員屬于事業(yè)編制，屬于國家工作人員，因此在進行人事檔案管理的過程中具備非常嚴(yán)格的信息審查要求，人事檔案當(dāng)中記錄的工作人員的個人信息都是經(jīng)過核實的，人事檔案與工作人員的工資待遇、勞動福利保障以及人員組織關(guān)系等都有著密切的聯(lián)系，因此機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案又具有一定的法律效用。除此之外，對于機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理又具有較高的機密性，在將檔案資料借閱、修改以及審查的過程中都要執(zhí)行嚴(yán)格的保密制度。這些都是保障機關(guān)事業(yè)單位人事檔案真實性的關(guān)鍵所在。

（二）專門性

人事檔案管理事關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的人事調(diào)動以及個人發(fā)展，因此必須要時刻的維護好人事檔案的完整性和安全性，這也就使得許多機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案是進行專門化管理的。人事檔案同其他的工作檔案、文書資料檔案進行分門別類的管理，以縣級市社會保險管理局為例，就建立有專門的人事檔案資料室，目的就是保證各類檔案資料之間不會出現(xiàn)相互混亂的現(xiàn)象，同時對人事檔案也制定有一套專門的收集、整理、轉(zhuǎn)遞、查閱、補充流程，從而保證了人事檔案信息的機密性。

（三）動態(tài)性

由于事業(yè)單位的人事檔案中需要真實和詳細(xì)的記錄工作人員個人的各項基本信息，而內(nèi)部工作人員又具備一定的流動性特征，不管是工作崗位的調(diào)動還是個人能力的發(fā)展和業(yè)績的變化，都需要被詳細(xì)和完整的記錄到人事檔案之中，隨著時間的推移，工作人員個人的檔案信息也在不斷地補充和完善，因此人事檔案管理工作需要實時地進行更新和補充，也就具備相應(yīng)的動態(tài)性特征。

二、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

（一）改善人力資源結(jié)構(gòu)

機關(guān)事業(yè)單位加強人事檔案管理，就有助于改善事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源結(jié)構(gòu)，真正地實現(xiàn)職能、崗位和人才的有機結(jié)合。當(dāng)前事業(yè)單位的管理模式在不斷優(yōu)化，事業(yè)單位內(nèi)部進行了一定的崗位和職能調(diào)整，在這個過程中必然需要對內(nèi)部的工作人員進行一定的調(diào)動和調(diào)整，在進行人事調(diào)動時就需要借鑒人事檔案中的各項信息資料來對工作人員做出全面和準(zhǔn)確的分析和評價，對工作人員的個人能力和實際工作表現(xiàn)進行綜合評定，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，使事業(yè)單位內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)得以改善，真正地做到人盡其才。

（二）提升人事管理效率和水平

人事管理工作除了必要的人事調(diào)動之外，包括組織人員培訓(xùn)和是考評，而人事檔案中的各項資料會將每位工作人員的學(xué)習(xí)情況、職稱情況、崗位表現(xiàn)和個人經(jīng)歷進行最為直觀的呈現(xiàn)，這樣就方便事業(yè)單位人事管理部門可以直接根據(jù)這些檔案資料信息來有針對性的組織工作人員進行培訓(xùn)，同時依據(jù)檔案資料信息可以為人事考核提供重要的參考和借鑒，最終的考核結(jié)果又會被記錄到人事檔案之中，因此利用好單位內(nèi)部的人事檔案，發(fā)揮其人事信息的支撐作用，都能夠切實地提高人事管理工等的效率。

三、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

（一）缺乏對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識

當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位在進行人事檔案管理工作的過程中，還存在著一些問題和不足，首先就是表現(xiàn)在部分機關(guān)事業(yè)單位缺乏對人事檔案管理工作的重要性認(rèn)知。同樣以縣級市社會保險管理局為例，在執(zhí)行日常管理工作的過程中，相應(yīng)的檔案資料管理也大多是文書資料管理和工作資料管理，使得人事檔案管理經(jīng)常被忽視，這也就直接導(dǎo)致了事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理制度不夠健全和完善。在進行人事檔案信息收集、轉(zhuǎn)遞、整理與補充方面都存在著諸多不足，只是單純地認(rèn)為人事檔案只要做好保存與管理工作即可，對于人事檔案的完整性、可利用性缺乏足夠的認(rèn)識。

（二）人事檔案管理工作的信息化程度不高

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的普及，事業(yè)單位必須要實現(xiàn)管理手段和管理方式的優(yōu)化和升級，相應(yīng)的人事檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)加快推進信息化建設(shè)，用信息管理平臺來代替當(dāng)前的手工編輯和檢索的方法。但是就目前多縣級市的機關(guān)事業(yè)單位運行情況來看，由于缺乏必要的資金投入和技術(shù)支撐，使得許多機關(guān)事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理和保存方式，忽視了人事檔案管理的信息化和數(shù)字化建設(shè)，使得人事檔案管理工作質(zhì)量和水平不高。

（三）事業(yè)單位人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)有待提升

機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作這一項機密性、政治性和專業(yè)性兼具的工作，再加上人事檔案直接同事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的福利待遇和等級評定相掛鉤，因此在開展人事檔案管理工作時不可有半點馬虎。但是就目前的情況來看，機關(guān)事業(yè)單位在進行體制機制改革的過程中，出現(xiàn)了一定的人事調(diào)動，由于缺少對檔案管理工作重要性和專業(yè)性的認(rèn)知，機關(guān)事業(yè)單位會調(diào)派一些非專業(yè)工作人員到檔案管理部門任職，這部分人員由于沒有經(jīng)過專業(yè)和系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，對待人事檔案管理工作可能不夠嚴(yán)謹(jǐn)，一旦出現(xiàn)了信息錄入失誤或者是信息遺漏，都會影響人事檔案信息資料的真實性和完整性，不僅會降低自身的工作質(zhì)量，還會影響相關(guān)工作人員的個人發(fā)展。

四、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的優(yōu)化策略研究

（一）建立健全人事檔案管理制度

機關(guān)事業(yè)單位又提升人事檔案管理水平，就要在強化思想認(rèn)知的基礎(chǔ)上，建立健全事業(yè)單位人事檔案管理各項規(guī)章制度，實現(xiàn)人事檔案管理的專業(yè)化和規(guī)范化，提升管理服務(wù)水平。首先就是要求事業(yè)單位必須要明確人事檔案管理部門的工作內(nèi)容，建立相應(yīng)的人事檔案收集制度，做到人事檔案管理的常態(tài)化和長效性，確保信息資料收集的全面。其次是要建立健全人事檔案轉(zhuǎn)遞制度，嚴(yán)格規(guī)范轉(zhuǎn)遞手續(xù)，保證轉(zhuǎn)遞過程的保密性。再次是要建立人事檔案管理監(jiān)督機制，成立專門的人事檔案監(jiān)督管理小組，對于檔案資料的管理情況進行定期的審查，確保檔案內(nèi)容無泄露和遺失。最后就是要健全人事檔案管理崗位責(zé)任制度，一旦發(fā)生檔案資料信息丟失、信息遺漏等的問題要進行追責(zé)，從而保證人事檔案管理各項工作的有效落實。

（二）優(yōu)化創(chuàng)新人事檔案管理方法

機關(guān)事業(yè)單位必須要結(jié)合時代特征來優(yōu)化和創(chuàng)新人事檔案管理方式方法，事業(yè)單位要改變以往人事檔案管理分散化的局面，投入必要的資金來加強人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，搭建相應(yīng)的檔案信息綜合管理平臺和信息管理系統(tǒng)，購置和使用先進的管理軟件，建立人事檔案電子資料庫，逐步的實現(xiàn)紙質(zhì)檔案像數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變，做好新舊檔案之間的銜接，改變以往單純地依靠人工進行收集和傳遞的工作方式，借助于信息管理平臺實現(xiàn)線上的信息收集、分類整理、快速檢索和加密傳遞。同時通過建立電子檔案庫，可以利用海量的云空間來進行存儲，也能夠節(jié)省一部分檔案室建設(shè)資金投入，切實提高機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理效率和人力資源管理水平。

（三）提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

機關(guān)事業(yè)單位要提高人事檔案管理水平，確保人事檔案的充分和有效利用，就必須要不斷地提升人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，發(fā)揮工作人員的能動性，保證人事檔案管理各項工作的有序和順利開展。首先就要求機關(guān)事業(yè)單位在進行崗位調(diào)動和人才配置的過程中，必須要對相關(guān)工作人員進行嚴(yán)格的考核和選拔，必須要使其能夠符合檔案管理工作崗位的資質(zhì)和要求，用競聘上崗機制來代替推薦上崗機制。其次是要加強對人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，除了必要的思想政治培訓(xùn)、政策培訓(xùn)，提升工作人員的責(zé)任心之外，還要重視對檔案管理工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的信息素養(yǎng)，使其能夠掌握先進信息技術(shù)和綜合信息檔案管理平臺的應(yīng)用，從而使其能夠更好地適應(yīng)人事檔案管理信息化建設(shè)的需求。

五、結(jié)語

機關(guān)事業(yè)單位要做好人事檔案管理工作，認(rèn)識到人事檔案管理的重要基礎(chǔ)性作用，為事業(yè)單位人力資源管理提供必要的信息平臺，構(gòu)建人事檔案管理動態(tài)長效機制，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，事業(yè)單位的健康和穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

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