釘釘軟件在中小制造企業(yè)的作用

梁震宇

【摘 要】隨著數(shù)字化時代和工業(yè)4.0時代的到來，移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和5G通信等先進的信息技術，不僅在大型制造企業(yè)中加速滲透，而且給中小制造企業(yè)帶來轉型升級的啟發(fā)。文章通過釘釘軟件在中小制造企業(yè)的具體應用，對中小制造企業(yè)的管理升級提出一些建議。

【關鍵詞】中小制造企業(yè);轉型升級;內部管理

0 引言

針對不同行業(yè)的中小企業(yè)的需求場景，開發(fā)使用便捷、成本低廉的中小企業(yè)數(shù)字化解決方案，是我國工業(yè)和信息化部實施《中小企業(yè)數(shù)字化賦能專項行動方案》的明確要求。在世界貿易摩擦不斷加劇的背景下，中小制造企業(yè)急需通過使用便捷、成本低廉的數(shù)字化手段，降低生產成本，抵御外部風險。本文以阿里巴巴公司出品的企業(yè)管理軟件——釘釘軟件為例，探討中小制造企業(yè)管理升級的低成本數(shù)字化手段。

1 中小制造企業(yè)的現(xiàn)狀

1.1 人力資源管理基礎薄弱

2018年11月1日，習近平總書記在民營企業(yè)座談會上概括指出，民營企業(yè)貢獻了中國經(jīng)濟80%以上的城鎮(zhèn)勞動就業(yè)、90%以上的企業(yè)數(shù)量?？梢钥闯?，中小制造企業(yè)絕大部分是民營企業(yè)，由于此類企業(yè)多數(shù)仍處于創(chuàng)業(yè)或發(fā)展階段，因此通常采用的是家族式管理，在人力資源管理上投入資金不足，甚至連人力資源管理人員都是兼職兼崗，沒有經(jīng)過系統(tǒng)學習和專業(yè)培訓。人力資源管理的檔案表單不夠標準，員工填表的時候有很多如身份證號碼、家庭住址等關鍵信息會出現(xiàn)填寫錯誤或沒有錄入，而且手寫的表單后續(xù)查證和匯總都比較麻煩;檔案保存也不夠規(guī)范，通常按時間段保存，如果辦公室搬遷經(jīng)常會遺失人員檔案;人員招聘渠道單一，僅通過參加人才市場招聘會和張貼宣傳告示的方式招聘;新員工缺少集中系統(tǒng)培訓，普遍使用傳統(tǒng)的師帶徒方式，這種方式對師傅和徒弟的責任心和自覺性都有較高的要求，效果不理想;員工薪酬績效通過人工計算，為防出錯需要多人核對，耗費人力;勞動合同管理不嚴謹，合同期滿沒有及時補簽，帶來用工風險。這些人力資源管理的問題，都在一定程度上阻礙著中小制造企業(yè)的發(fā)展。

1.2 生產制造管理效率不高

中小制造企業(yè)多數(shù)采用垂直化管理，從高層到中層，中層再到員工，這種管理方式對中層管理者責任心和積極性有很高的要求。車間生產制造過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)工人請假沒有及時調整其他人員頂崗、設備出現(xiàn)故障但維修人員沒有及時處理或缺少配件無法更換修復、申購的生產必需物資沒有及時到位無法正常開展生產、生產工藝出現(xiàn)錯誤或不合理產生不良品導致停產等問題。這些問題經(jīng)常涉及多個職能部門，單靠生產車間無法立刻解決，這時如果車間管理人員沒有積極應對生產中出現(xiàn)的異常，沒有主動及時與相關職能部門溝通協(xié)調，生產效率必然下降，造成生產計劃的延誤，最終導致無法按時交付產品給客戶。

1.3 銷售管理水平落后

中小制造企業(yè)銷售管理都掌握在企業(yè)老板手中，聯(lián)系客戶接收訂單都由老板或親信負責，這樣做可以避免銷售人員離職帶走客戶，降低企業(yè)客戶流失率。但是，企業(yè)老板或親信通常都是一崗多能、身兼數(shù)職，除了聯(lián)系客戶和接收訂單，還要負責生產物資采購、經(jīng)常到車間跟蹤了解生產進度、落實產品包裝運輸?shù)裙ぷ?，難免顧此失彼。銷售工作中非常重要的一項內容就是客戶關系管理，如拓展新的客戶、尋找新的商機、定期拜訪客戶、售后跟蹤服務都沒有效開展，長此以往市場必然越做越小，影響企業(yè)的生存和發(fā)展。

2 釘釘軟件在中小制造企業(yè)的作用

2.1 人力資源管理方面

在釘釘軟件上可以使用“智能人事”在線搭建組織架構、建立部門車間、導入員工檔案、辦理入職調崗離職等人事管理手續(xù);入職時個人信息可以讓員工用手機自行掃描身份證輸入，避免出現(xiàn)錯漏;調崗離職流程通過電子審批單流轉，不用到處找領導簽名;智能薪酬可以設置自動計算計時人員工資，核算完成后可以向全體員工單獨發(fā)放電子工資條，免除打印裁剪工資條的工作;員工考勤可以根據(jù)需要使用指紋、藍牙、手機定位和臉部識別多種方式進行，每日自動生成考勤報表，異常考勤自動提醒;“新校招”可以向全國各大高校畢業(yè)生做招聘宣傳，預約應聘者在線面試，減少東奔西跑參加招聘會的時間和成本;云課堂預先設計好培訓文本或培訓視頻，讓新入職的員工自行在手機或平板上進行學習，對已經(jīng)完成學習的再進行現(xiàn)場教學，獲得事半功倍的效果。

以釘釘軟件作為人力資源管理工具，免去了填寫、統(tǒng)計、存檔等紙質表單檔案的煩瑣流程，過去需要10個人負責的工作，現(xiàn)在2個人就能輕松完成，既避免了各種誤差、減少人力耗時和提高工作效率，又降低了錯填漏填關鍵信息造成的用工風險。釘釘軟件的人事統(tǒng)計報表讓每一個管理人員都具備大數(shù)據(jù)分析能力，隨時隨地可以了解各部門團隊人員離職的問題原因，針對性地做出主動預防措施，為企業(yè)人才隊伍建設起到積極作用。

2.2 生產制造管理方面

釘釘軟件是一個企業(yè)管理工具，它的原型其實是溝通協(xié)同平臺。只要管理員不作限制，一線員工可以向任意一級管理人員甚至是企業(yè)老板反映實際問題，提出合理化建議，不需要逐級匯報問題。例如生產制造五要素“人、機、料、法、環(huán)”方面的問題，只要影響了一線員工正常工作和收入，員工立即可以在釘釘軟件中向各級領導反映，如果相關負責人沒有主動積極去處理這些問題，顯而易見要承擔不作為的責任。

這種扁平化的溝通方式，讓企業(yè)的管理變得透明化，實現(xiàn)了初步的全員管理。釘釘軟件的審批功能是最常用的管理工具，所有申請流程都可以通過該功能實現(xiàn)，在線遞交的申請還可以短信提醒審批人，最快幾分鐘就能完成審批，不用打好紙版報告，逐個辦公室去找領導審核批示，大幅度減少審批流程浪費的時間。釘釘軟件有消息已讀功能，發(fā)言者能看到發(fā)出的信息對方是否已經(jīng)查看，各種通知和臨時會議可以通過發(fā)布消息替代，有意見可以在消息中直接回復提出，減少現(xiàn)場管理人員參加各種會議討論工作而耗費寶貴時間。必須開會討論的工作，也可以召開視頻會議，大家快速在合適的場所參加，無需統(tǒng)一集中到會議室，省時環(huán)保。每天的生產計劃、實時生產數(shù)據(jù)，都由統(tǒng)計員在釘釘軟件群中實時更新，相關管理人員可以即時查詢，快速做出決策，避免等待數(shù)據(jù)造成的時間浪費。

實現(xiàn)精益生產管理，最基本的一條就是消滅浪費，而等待的浪費就是其中非常重要的一項。上面所說的各種問題，沒有及時處理造成的后果就是等待，企業(yè)可以通過使用釘釘軟件，以在線及時溝通協(xié)調處理問題的方法方式，讓生產制造的過程盡量減少等待的時間，消除等待的浪費。

2.3 銷售管理方面

拓展新客戶是中小制造企業(yè)的痛點。釘釘軟件在2019年6月曾宣布，使用釘釘軟件的企業(yè)組織數(shù)突破1 000萬家，用戶可以根據(jù)需要，在釘釘軟件企業(yè)廣場中搜索企業(yè)或產品的關鍵字，找到相關的企業(yè)后可以與聯(lián)系人直接溝通，或許能為企業(yè)帶來新的商機。企業(yè)還能在釘釘軟件發(fā)布簡介信息，推廣自己的產品和服務，尋找合適的客戶，避免通過中介帶來的隱患。建立業(yè)務聯(lián)系之后，可以在釘釘軟件中設置拜訪日志，安排業(yè)務人員定期拜訪客戶，并可以設置定位打卡確保業(yè)務人員沒有敷衍了事，最后還要對溝通信息進行日志記錄，這樣銷售主管就可以通過分析拜訪日志，提前制定銷售目標和計劃，給生產制造預留足夠的時間。審批功能使業(yè)務人員和管理人員實現(xiàn)外地隨時辦公，出差在外地也可及時對各項申請進行審批流轉。釘釘軟件通訊錄有客戶管理功能，可以對客戶信息統(tǒng)一管理，員工離職后客戶信息仍然全部保存;可以記錄所有業(yè)務往來，高效管理每條線索，統(tǒng)計分析客戶往來數(shù)據(jù)簡便快捷;可以設置客戶信息管理權限，員工相互不可見他人的外部聯(lián)系人，只能在權限范圍內聯(lián)系自己負責的客戶，最大限度地保證客戶信息的安全。

軟件只是銷售管理的工具，經(jīng)營企業(yè)應該時刻保持創(chuàng)新思維，靈活利用工具提高各項管理工作效率，以最低成本獲得最高的效益。

3 結語

釘釘軟件還整合了很多第三方應用，包括企業(yè)經(jīng)營中“人財物事”的各種解決方案，本文未能一一詳述。釘釘軟件只是近年來流行的免費管理軟件中的一種，還有更多更好的企業(yè)管理軟件不斷涌出，各企業(yè)管理者可以留意互聯(lián)網(wǎng)相關信息，對感興趣的先進行適應性試用，合適再全面推廣使用。中小制造企業(yè)管理升級迫在眉睫，空降高管人才和引入專家，也許成本高昂難以負擔，但選擇實施數(shù)字化軟件的管理升級，尤其是不需要采購無數(shù)種軟件，在一個平臺上就能實現(xiàn)無縫溝通，解決生產經(jīng)營中大部分的問題，是中小制造企業(yè)管理升級的捷徑。企業(yè)決策層應當把握時機，結合自身實際情況，找出關鍵因素，靈活利用軟件功能建立有競爭力的、新的管理模式，為進軍大型企業(yè)打造有力的數(shù)字化保障。

參 考 文 獻

[1]習近平.在民營企業(yè)座談會上的講話[N].人民日報，2018-11-02（2）.

[2]德魯.精益之道[M].北京：機械工業(yè)出版社，2007.

[3]沈恒超.制造業(yè)數(shù)字化轉型的難點與對策[J].經(jīng)濟展望，2019（4）：49-55.