如何利用軟件實(shí)現(xiàn)公共圖書館采編部工作量管理

余錦文

摘要：隨著社會的發(fā)展及變化，公共圖書館的工作量也在不斷變化，其中采編部工作是圖書館管理工作中的重要的環(huán)節(jié)，提高公共圖書館采編部的工作效率具有十分重要的作用。圖書館采編部的工作具有分工明確、步驟繁瑣等特點(diǎn)，需要體現(xiàn)出整個圖書館的具體館藏情況，不僅需要統(tǒng)計(jì)和整理圖書館部門的工作內(nèi)容，同時還需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)性的分析，但是目前，圖書館采編部的工作方式為首先需要各部門個體統(tǒng)計(jì)，然后在進(jìn)行集中提交，這種工作方式比較傳統(tǒng)，存在很多不足和弊端。因此為了提高圖書館采編部工作量的管理效率，軟件化的工作方式被應(yīng)用到采編部工作量管理中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高效性的采編部工作量管理水平。

關(guān)鍵詞： 圖書館采編部;工作量管理;軟件;具體策略

采編部工作量是圖書館管理工作系統(tǒng)中的重要組成部分，是整理圖書館部門工作內(nèi)容以及為圖書館提供具體館藏情況的重要環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的圖書館采編部工作量管理方式存在著很多不足，難以滿足社會發(fā)展過程中的變化需求，因此，軟件化工作方式在采編部工作量管理中的有效運(yùn)用，不僅提高其管理工作的速度和效率，同時也便于圖書館館藏情況的分析和查詢。信息化和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，促使軟件化工作方式的不斷創(chuàng)新，也將不斷推動圖書館采編部工作量管理水平的進(jìn)步，形成的全新有效的管理手段。本文主要分析了利用軟件實(shí)現(xiàn)圖書館采編部工作量管理的具體策略。

一、開發(fā)VR作為編程工具，更利于數(shù)據(jù)的管理和儲存

目前大多數(shù)公共圖書館的管理系統(tǒng)主要為LIS系統(tǒng)，針對這款軟件的功能和特點(diǎn)，在實(shí)際圖書館采編部工作量管理工作中需要以采編部門的工作性質(zhì)為基礎(chǔ)，同時還要根據(jù)其在工作中提出的功能需求和建議，應(yīng)該選擇一款方便、容易開發(fā)出產(chǎn)品的編程工具與環(huán)境，更利于采編部工作量管理要求。圖書館采編工作量管理軟件適用范圍基本都是在采編部之內(nèi)，是對LIS系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)功能的補(bǔ)充，因此可以選擇界面開發(fā)容易、語言難度不大的VB作為編程工具，選擇ACCESS工具進(jìn)行數(shù)據(jù)的保存和管理，從而能夠有效提高采編部工作量的管理水平，實(shí)現(xiàn)采編部工作的創(chuàng)新[1]。

例如，圖書館采編部工作量統(tǒng)計(jì)管理軟件的主要目的就是能夠有效提高采編部工作量的管理效率，利用Access工具，有效實(shí)現(xiàn)能夠選擇到完全一致的數(shù)據(jù)，不僅能夠在一次操作以內(nèi)能夠獲得每一個流程中的工作量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，還能夠有效查詢特定時間段內(nèi)以及特定工作人員的工作量情況。圖書館采編部工作量管理選擇ACCESS工具進(jìn)行數(shù)據(jù)的保存和管理，更利于提升其工作量的管理效果。

二、實(shí)現(xiàn)自動化錄入日期，便于按任意時間段統(tǒng)計(jì)

采編部門的日常工作有很多，其中包括建立賬單、編目、典藏等等，其部門工作者一般都采用Excel作為工作記錄和統(tǒng)計(jì)工具。雖然Excel具有很多優(yōu)勢，但是其缺乏自動化錄入日期功能，在一定程度上不利于按任意時間段統(tǒng)計(jì)，也不便于查詢和管理。針對采編部各種工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，尤其是典藏工作，需要對日期進(jìn)行建立和錄入，以便于更好的實(shí)現(xiàn)采編部工作量的管理工作，因此，充分利用軟件化工作方式增加自動化日期的錄入，具有十分重要的意義。采編工作的重要線索就是批次，各個流程都會出現(xiàn)批次號，圖書館藏地和文獻(xiàn)類型也會出現(xiàn)，因此，錄入重復(fù)信息需要用到軟件。這個過程可以采用編程的方法，給每個字段設(shè)置應(yīng)該選擇的控件，讓字段本身成為數(shù)據(jù)的來源，這種方法實(shí)現(xiàn)了信息錄入的創(chuàng)新，讓每個字段都有輔助錄入的機(jī)會而不是依靠其歷史數(shù)據(jù)作為來源，同時，用戶也只能找到類似數(shù)據(jù)，大大提升了信息錄入的效率。

例如，采編部中典藏工作，其具體工作不光在采編部門內(nèi)部完成，同時還需要與流通部門具有一定的聯(lián)系，因此為了保證整個采編部工作量的管理質(zhì)量，需要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上增加典藏的統(tǒng)計(jì)功能。如在新添加的軟件功能中，表格的每一項(xiàng)都要增加日期的關(guān)鍵詞，同時每一個日期的選擇都會通過設(shè)定的程序?qū)?shù)據(jù)產(chǎn)生的時間進(jìn)行自動產(chǎn)生和保存，其具體編程語言為：r.Fields （1）=Date，其中r代表的是數(shù)據(jù)集，1表示產(chǎn)生日期的具體位置，這樣的操作就可以自動添加日期。

三、提高數(shù)據(jù)的安全性能

目前，很多圖書館采編部工作量的管理大多應(yīng)用Excel表格軟件來進(jìn)行操作，由于在實(shí)際操作過程中，很多數(shù)據(jù)都是直接填寫在表格中，可能某個表格里的數(shù)據(jù)需要由很多人進(jìn)行操作，因此其安全性就不能得到很好的保障。因此，在對工作量管理過程中實(shí)現(xiàn)軟件化工作方式，其軟件應(yīng)該設(shè)定一定的保密方案和應(yīng)用權(quán)限，既能保障數(shù)據(jù)的安全性，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)共享應(yīng)用。

例如，針對采編部工作量管理中，其軟件化工作方式中的數(shù)據(jù)庫需要由服務(wù)器保存，利用共享文件夾的方式進(jìn)行管理。此外，在實(shí)際操作中，首先給ACCESS數(shù)據(jù)庫設(shè)置相應(yīng)的密碼，同時還要提供將數(shù)據(jù)庫備份至用戶本機(jī)功能，這樣就能夠有效保證數(shù)據(jù)的安全，同時避免所有數(shù)據(jù)因意外而全部流失。

總而言之，隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛普及，圖書館工作應(yīng)征現(xiàn)有的改革需求，將軟件化工作方式有效的應(yīng)用在采編部工作量的管理工作中，有效地解決了現(xiàn)行圖書館采編部工作量管理領(lǐng)域出現(xiàn)的多種問題，同時完善了工作量管理的工作程序和效率。對此，圖書館應(yīng)積極應(yīng)用軟件化工作方式，發(fā)揮其優(yōu)勢，根據(jù)實(shí)際情況制定出有效的管理流程，從而保障軟件化工作方式的效率和實(shí)務(wù)效果。軟件化工作方式以其獨(dú)特的優(yōu)勢和特點(diǎn)，能夠有效優(yōu)化圖書館采編部工作量的管理過程，在功能上突破了原來的困難，實(shí)現(xiàn)了更加豐富的效果，采編部門的實(shí)際工作需求得以滿足，從而提升了其工作的實(shí)效性。

參考文獻(xiàn)：

[1]羅敏.如何利用軟件實(shí)現(xiàn)圖書館采編部工作量管理[J].數(shù)字化用戶，2013，（36）：106-107.