大數(shù)據(jù)背景下人事檔案電子化管理探究

郝小艷

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，人事檔案管理工作受到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注?，F(xiàn)今是大數(shù)據(jù)時(shí)代，常規(guī)的檔案管理模式中暴露出很多的問(wèn)題，因此，對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)分析，并提出系統(tǒng)的電子化檔案管理措施，希望能為管理人員提供一些建設(shè)性建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);人事檔案;電子化管理

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案管理發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式己越來(lái)越不適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，人事檔案電子化管理憑借其優(yōu)勢(shì)得到不斷普及。本文分析了當(dāng)前人事檔案管理的工作特點(diǎn)，并提出人事檔案電子化管理措施，以促進(jìn)人事檔案電子化管理的健康可持續(xù)發(fā)展。

1 人事檔案管理的相關(guān)概念

人事檔案管理是對(duì)每個(gè)人的基本信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，如每個(gè)人的業(yè)績(jī)、知識(shí)水平等。通過(guò)閱讀人事檔案，可以詳細(xì)了解人員信息，促使管理效率顯著提高。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，工作人員運(yùn)用信息化手段對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，可以及時(shí)知曉各種信息數(shù)據(jù)，使管理更加便捷。

2 大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 管理工作質(zhì)量和水平不高

大部分單位已經(jīng)逐漸意識(shí)到人事檔案電子化管理的重要性，但是在探索進(jìn)程中仍然存在諸多的不足和缺陷之處。首先，管理工作缺乏有序性，相對(duì)缺乏基礎(chǔ)性工作環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)人事檔案管理人員缺乏認(rèn)知理解人事檔案電子化管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性，對(duì)人事檔案電子化管理的相關(guān)法規(guī)知識(shí)儲(chǔ)備不扎實(shí)，單位中人事檔案電子化管理重視程度不夠，可能出現(xiàn)人事檔案管理工作的混亂狀態(tài)。其次，明確的工作流程、規(guī)范和紀(jì)律是保障電子化管理人事檔案的基礎(chǔ)性保障，但有的單位人事檔案電子化管理仍不完善，缺乏明確有序的管理機(jī)制，同時(shí)監(jiān)管力度的缺乏也使得很多工作環(huán)節(jié)的開展并不符合規(guī)范性要求。

2.2 檔案資料安全性不高

人事檔案電子材料在運(yùn)行中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的安全問(wèn)題，計(jì)算機(jī)安全管理問(wèn)題也越來(lái)越重要.網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)不容忽視，各類社會(huì)組織的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)物理安全，才能讓整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全.加強(qiáng)各類社會(huì)組織的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，防范黑客攻擊和病毒入侵，防止局域網(wǎng)設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題故障，不同的社會(huì)組織對(duì)各自的系統(tǒng)安全漏洞需要采用相應(yīng)安全配置，加強(qiáng)安全防范。

2.3 檔案管理人才的流失率較高

在人事檔案管理工作的開展過(guò)程中，必須要具備大量專業(yè)的檔案管理人才，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，采取具有針對(duì)性的措施對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，促進(jìn)人事檔案管理工作朝著科學(xué)的方向不斷發(fā)展。但是部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)投入較低，以致檔案管理工作人員的薪酬待遇處于較低的水平，這不僅影響到檔案管理工作人員的工作積極性及主動(dòng)性，也容易出現(xiàn)較嚴(yán)重的人才流失問(wèn)題，難以滿足人事檔案管理工作對(duì)各類型人才的需求。面對(duì)這種情況，需要建立完善的管理制度，充分發(fā)揮激勵(lì)制度的作用，進(jìn)而吸引更多優(yōu)秀的檔案管理人才，減緩檔案管理人才的流失速度。

3 大數(shù)據(jù)背景下人事檔案電子化管理的路徑

3.1 建立完善的人事電子化管理制度

建立完善的人事檔案電子化管理制度，有利于提升人事檔案電子化管理工作水平，使人事檔案管理的整體效益得以提升。對(duì)于人事檔案電子化管理制度的建設(shè)，首先要明確檔案管理工作人員的基本職責(zé)，做好紙質(zhì)檔案的歸類整理工作，將人事檔案完整地錄入到系統(tǒng)中，防止出現(xiàn)檔案整理失誤、檔案錄入失誤等不良問(wèn)題。在進(jìn)行人事檔案電子化管理工作時(shí)，需要及時(shí)將工作中出現(xiàn)的問(wèn)題向上級(jí)反映，采取具有針對(duì)性的措施對(duì)其進(jìn)行處理，將檔案管理問(wèn)題所造成的影響控制在最小范圍，使人事檔案管理工作的有效性得以提升。同時(shí)，為促進(jìn)人事檔案電子化管理的發(fā)展，需要對(duì)各種檔案管理問(wèn)題進(jìn)行分析，便于提出可靠的防范措施，將其編入人事檔案電子化管理制度中，為人事檔案電子化管理工作的開展提供有利支持。此外，需要建立完善的激勵(lì)制度，做到賞罰分明，以此調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，使人事檔案電子化管理的目標(biāo)得以順利實(shí)現(xiàn)。

3.2 保障人事檔案電子信息的安全性

與傳統(tǒng)的人事檔案管理方式相比，電子化檔案管理能夠顯著提高檔案管理水平，滿足檔案資源開發(fā)及應(yīng)用的需求，而且能夠大大的解放檔案管理人員，優(yōu)化檔案管理模式。但電子化檔案管理卻有紙質(zhì)檔案管理所沒有的劣勢(shì)，那就是電子化檔案信息的安全性問(wèn)題。要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的電子化，就必須應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建人事檔案管理系統(tǒng)，將所有的人事檔案信息存儲(chǔ)到系統(tǒng)當(dāng)中，以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案資源的共享，也便于用戶進(jìn)行檔案資源信息的查閱。但正是由于互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，使得電子化人事檔案管理容易出現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)風(fēng)險(xiǎn)，如黑客入侵、木馬病毒等這些問(wèn)題的出現(xiàn)，會(huì)導(dǎo)致人事檔案信息數(shù)據(jù)受到威脅或泄露或被用作他途，最終影響經(jīng)濟(jì)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展。對(duì)此，必須充分認(rèn)識(shí)到保障電子人事檔案信息安全的重要性，采取積極有效措施來(lái)強(qiáng)化電子檔案安全管理。采用專門的數(shù)據(jù)傳輸通道進(jìn)行信息傳輸，實(shí)現(xiàn)密閉保存檔案資源，并將涉密信息的電腦與外界隔斷，從源頭上避免黑客入侵。在進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸時(shí)還要盡可能的實(shí)現(xiàn)加密傳輸，以避免出現(xiàn)信息泄露的情況。檔案管理人員則要樹立保證檔案信息安全的理念，認(rèn)真學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，確保期充分認(rèn)識(shí)到檔案信息保密的必要性，以免由于疏忽而造成信息泄露，影響到單位發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)電子檔案管理人才的培養(yǎng)，樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)

在大數(shù)據(jù)背景下，人事檔案電子化管理對(duì)人才的要求不斷提高，想要保證人事檔案電子化管理工作的有效進(jìn)行，就必須要加強(qiáng)電子檔案管理人才的培養(yǎng)，確保檔案管理工作人員的能力及素質(zhì)達(dá)到要求。首先，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的知識(shí)培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握相關(guān)的理論知識(shí)和工作技能，尤其要學(xué)會(huì)運(yùn)用各種信息化處理技術(shù)，將其靈活運(yùn)用到實(shí)際工作中，使人事檔案電子化管理工作水平得以提升。其次，需要做好人事檔案電子化管理的宣傳工作，提高檔案管理人員對(duì)檔案電子化管理的認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案電子化管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義，明確自身的工作職責(zé)及相關(guān)要求，以嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的態(tài)度做好各項(xiàng)工作。最后，需要構(gòu)建和諧的溝通交流環(huán)境，促進(jìn)檔案管理人員之間的相互交流、相互學(xué)習(xí)，促使檔案管理人員能夠樹立良好的終身學(xué)習(xí)意識(shí)，進(jìn)而根據(jù)檔案管理需求進(jìn)行自我強(qiáng)化，為人事檔案電子化管理的開展提供有利支持。

4 結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理是隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展創(chuàng)新的，與科學(xué)技術(shù)聯(lián)系密切，不可分割。在發(fā)展過(guò)程中會(huì)不可避免地遇到一些問(wèn)題，例如制度上的阻礙、實(shí)施中的困難等。但不能阻止其不斷向前發(fā)展推進(jìn)。人事檔案電子化管理模式以其自身具有的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)在不斷地向前發(fā)展推進(jìn)，這是人事檔案發(fā)展過(guò)程中的總趨勢(shì)。我們要跟上時(shí)代潮流，緊隨其發(fā)展變化，與時(shí)俱進(jìn)，充分挖掘人事檔案的價(jià)值，為工作和社會(huì)活動(dòng)提供更高水準(zhǔn)的服務(wù)。

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