稅收業(yè)務(wù)檔案電子化管理研究與實(shí)踐

摘要：在構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)+稅務(wù)的今天，為實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、嚴(yán)謹(jǐn)化、規(guī)范化，有效支撐同城通辦和網(wǎng)上涉稅業(yè)務(wù)，稅收業(yè)務(wù)檔案電子化管理顯得尤為迫切，本文從本單位稅收業(yè)務(wù)檔案電子化管理建設(shè)入手，積極進(jìn)行了應(yīng)用實(shí)踐，并且結(jié)合當(dāng)前稅務(wù)部門信息化發(fā)展形勢(shì)，對(duì)稅收業(yè)務(wù)檔案電子化管理進(jìn)行了下一步實(shí)踐展望。

關(guān)鍵詞：稅收；檔案；電子化管理

中圖分類號(hào)：F810.42 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）010-0000-01

一、建設(shè)背景

稅收征管檔案是稅務(wù)部門在稅收征收管理活動(dòng)中形成與稅收征管業(yè)務(wù)有密切聯(lián)系的有保存價(jià)值的原始記錄 [1]。但是，多年來傳統(tǒng)的檔案管理模式一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，致使征管資料的管理中存在著標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不齊全、查閱不方便、保管條件差等問題，增值利用不高，不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求[2]。另外，納稅人報(bào)送的備案類資料和證明性材料未實(shí)現(xiàn)在征管各系統(tǒng)中電子化存儲(chǔ)，查詢不便利，對(duì)后續(xù)稅收監(jiān)控管理帶來影響。之前我局從健全檔案管理制度、強(qiáng)化征管檔案觀摩等方面入手采取了一些措施，收到了一些效果，但是對(duì)于當(dāng)前的檔案管理模式治標(biāo)不治本。稅收業(yè)務(wù)檔案管理急需走上由“傳統(tǒng)檔案管理”向“電子檔案管理”轉(zhuǎn)變的道路，實(shí)現(xiàn)了稅收征管資料的檔案電子化管理。

本單位征管業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀：

1.納稅人、業(yè)務(wù)量激增，人工集中歸檔難以為繼

隨著納稅人數(shù)量和業(yè)務(wù)量的急劇增加，手工歸檔、查詢和紙質(zhì)資料傳遞效率低、差錯(cuò)率高的弊端日益凸顯，實(shí)際上難以達(dá)到有序保管的要求。并且，受基層局檔案室場(chǎng)地的局限，同一納稅人的不同檔案往往分散在不同部門和工作人員的檔案柜、儲(chǔ)藏室中，相互之間未建立聯(lián)系。

2.紙質(zhì)流轉(zhuǎn)成為同城通辦、網(wǎng)上辦稅的瓶頸

由于缺乏信息化支持，全系統(tǒng)行政審批仍然主要依靠紙質(zhì)資料傳遞，跨區(qū)市行政審批、備案等事項(xiàng)的同城通辦無法實(shí)現(xiàn)，網(wǎng)上審批的瓶頸也難以突破，制約了全市服務(wù)資源的統(tǒng)籌運(yùn)用和服務(wù)水平的提高。

3.互聯(lián)網(wǎng)+稅務(wù)的推動(dòng)，急需實(shí)現(xiàn)稅收業(yè)務(wù)檔案網(wǎng)上采集，傳遞

隨著互聯(lián)網(wǎng)稅務(wù)的建設(shè)，納稅人足不出戶就可以辦理涉稅事宜，這就要求改變?cè)械臋n案存貯、傳遞模式，依托互諒網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)涉稅資料的網(wǎng)上采集，統(tǒng)一存貯。

二、稅收業(yè)務(wù)電子檔案實(shí)踐探討

該系統(tǒng)應(yīng)用后將改進(jìn)傳統(tǒng)“按戶歸集、裝訂歸檔”的方式，實(shí)現(xiàn)電子信息隨業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，紙質(zhì)資料就地封存。系統(tǒng)建設(shè)如下：

（一）總體流程

總體流程為：電子化采集-人工審核-紙質(zhì)檔案交接-紙質(zhì)檔案封裝-紙質(zhì)檔案入庫(kù)-檔案檢索-檔案借閱-檔案遷移-檔案銷毀。借鑒紙質(zhì)檔案管理辦法，實(shí)現(xiàn)了電子檔案的全生命周期管理，從產(chǎn)生到銷毀進(jìn)行了全程管理。實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化。

（二）系統(tǒng)主要功能

系統(tǒng)主要功能包括電子檔案采集管理、影像管理、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、影像查閱、借閱管理、紙質(zhì)檔案管理以及系統(tǒng)管理等，每個(gè)模塊中根據(jù)業(yè)務(wù)需要?jiǎng)澐譃閿?shù)量不等的子功能模塊。

（三）紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)

在電子檔案系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案痕跡化流轉(zhuǎn)，紙質(zhì)檔案整個(gè)生命周期中涉及的主要環(huán)節(jié)如下：影像資料分類-影像資料采集-紙質(zhì)資料裝包-影像人工審核-紙質(zhì)資料入庫(kù)-檔案檢索-待借閱管理-紙質(zhì)檔案借閱-紙質(zhì)檔案拆封-紙質(zhì)檔案借出-紙質(zhì)檔案歸還-紙質(zhì)檔案裝包-紙質(zhì)檔案入庫(kù)-紙質(zhì)檔案銷毀。

（四）多渠道涉稅資料受理

為滿足跨部門跨系統(tǒng)的信息共享，受理多渠道涉稅資料，實(shí)現(xiàn)在進(jìn)行業(yè)務(wù)受理時(shí)，在安全機(jī)制下，稅務(wù)機(jī)關(guān)可采納納稅人提供的紙制涉稅資料、電子涉稅資料、系統(tǒng)中已有電子檔案資料以及其他系統(tǒng)、其他部門的電子資料。

（五）電子檔案信息復(fù)用

在優(yōu)化納稅服務(wù)，減輕納稅人負(fù)擔(dān)，真正做到一次報(bào)送，多處使用中，電子檔案信息服用顯得尤為重要。本系統(tǒng)從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分類入手，通過資料實(shí)體與復(fù)用資料關(guān)系對(duì)照，實(shí)現(xiàn)了資料的復(fù)用。

1.基礎(chǔ)維護(hù)

為實(shí)現(xiàn)電子檔案的資料復(fù)用，建立資料實(shí)體復(fù)用對(duì)照關(guān)系：

資料實(shí)體：電子檔案系統(tǒng)中，將所有實(shí)體資料進(jìn)行抽象，唯一、不重復(fù)的，不具有任何業(yè)務(wù)大小類的含義，如“工商執(zhí)照原件”在資料實(shí)體管理中，將對(duì)應(yīng)一個(gè)實(shí)體。

資料類別：與原系統(tǒng)中業(yè)務(wù)小類下維護(hù)的資料類別相同，每一個(gè)業(yè)務(wù)小類下的資料類別將會(huì)是唯一、不重復(fù)的，而每個(gè)業(yè)務(wù)小類下的每個(gè)資料類別分別對(duì)應(yīng)一個(gè)資料實(shí)體，如上圖，不同的業(yè)務(wù)小類下的資料類別，可能存在相同的資料實(shí)體，如“工商執(zhí)照原件”可能會(huì)在多個(gè)不同的業(yè)務(wù)小類中使用。

2.資料分類使用

在資料分類模塊中，系統(tǒng)根據(jù)選擇的資料類別，自動(dòng)檢索該納稅人該資料類別對(duì)應(yīng)的資料實(shí)體，這樣，可以復(fù)用該納稅人已有資料，通過資料實(shí)體，可實(shí)現(xiàn)對(duì)不同業(yè)務(wù)小類下的資料復(fù)用。

三、應(yīng)用效果

實(shí)施稅收業(yè)務(wù)電子檔案以來，收到了良好的效果，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是數(shù)據(jù)集中，解決了稅務(wù)業(yè)務(wù)檔案存儲(chǔ)較為分散和查找不到的問題；

二是歸檔簡(jiǎn)單，不再按本裝訂，通過設(shè)定歸檔條件，系統(tǒng)自動(dòng)歸檔，封包保存省時(shí)省力；

三是簡(jiǎn)化資料，方便納稅人辦理涉稅事宜。對(duì)涉稅資料簡(jiǎn)化報(bào)送份數(shù)，已經(jīng)采集可以在多個(gè)環(huán)節(jié)復(fù)用避免重復(fù)報(bào)送，為納稅人減輕負(fù)擔(dān)；

四是便于查閱，推行電子檔案管理系統(tǒng)后足不出戶即可調(diào)閱所需資料，可以更好地為稅收征管服務(wù)。

四、下一步應(yīng)用展望

結(jié)合目前的應(yīng)用和稅收業(yè)務(wù)特點(diǎn)，稅收業(yè)務(wù)電子檔案在以下幾個(gè)方面可做進(jìn)一步應(yīng)用探討：

（一）目前稅收業(yè)務(wù)電子檔案僅限于圖片類影像，在媒體類方面可做進(jìn)一步探討，支持媒體數(shù)據(jù)存貯。

（二）稅收資料“一戶式”存貯，實(shí)現(xiàn)檔案資料和電子數(shù)據(jù)同步存儲(chǔ)調(diào)閱，在憑證化管理方面可做進(jìn)一步應(yīng)用探討。

（三）信息化應(yīng)用是系統(tǒng)工程，稅收業(yè)務(wù)電子檔案系統(tǒng)需與目前稅收業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集成。

（四）隨著國(guó)地稅合作的深入，探討利用稅收業(yè)務(wù)電子檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)國(guó)地稅檔案共享使用，做到納稅人在國(guó)地稅任何一家報(bào)送資料，都可共享使用，真正減輕納稅人負(fù)擔(dān)。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮冬青，周倩.淺談稅收征管檔案在稅收征管工作中的作用[J].山東檔案，2007（06）：33+36.

[2]李碩.論檔案化管理電子文件是保障電子檔案質(zhì)量的前提[J].城建檔案，2013（1）.

作者簡(jiǎn)介：張曉麗（1978-），女，山東即墨人，學(xué)歷：研究生，職稱：中級(jí)，青島市國(guó)家稅務(wù)局，研究方向：稅收經(jīng)濟(jì)和信息化應(yīng)用。