分析住房公積金檔案管理工作存在的問題與對策

辛建立

摘 要：基于分析住房公積金檔案管理工作存在的問題與對策。首先分析出主要包括檔案管理認(rèn)識不充分，檔案管理制度落實(shí)不到位，檔案存放不合格，信息化檔案管理程度低四個問題，其次分析出通過加強(qiáng)檔案管理的思想意識，健全檔案管理工作的制度，檔案設(shè)備設(shè)施資源的合理配置，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理工作四種對策，來增強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量和水平。從而，促進(jìn)住房公積金檔案管理工作的健康發(fā)展，為我國的住房公積金事業(yè)提供良好的檔案資料和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：住房公積金;檔案管理;工作問題

當(dāng)前，公積金制度作為我國社會保障的一項制度，有效的改善了城市居民的居住條件。而住房公積金檔案，是管理中心和業(yè)務(wù)委托銀行業(yè)務(wù)處理中的保存記錄。但是由于住房公積金的規(guī)模較大，隨著房屋貸款、公積金的使用增多，具有龐大的數(shù)量，這無疑為檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。因此，需要對住房公積金檔案管理工作存在的問題，展開全面且深入的研究，并擬定出有效的解決對策，為各項業(yè)務(wù)的順利開展提供有利的保障。

1 住房公積金檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理認(rèn)識不充分

由于很多住房公積金管理機(jī)構(gòu)，對檔案管理工作的認(rèn)識不夠充分，在檔案管理重要性的思想上，缺乏到位的認(rèn)識。其中，部分管理機(jī)構(gòu)認(rèn)為住房公積金工作的重點(diǎn)在于業(yè)務(wù)，只是對資金進(jìn)行了一定的管理，沒有對檔案管理工作進(jìn)行明確的定位，從而導(dǎo)致在業(yè)務(wù)經(jīng)辦的過程中，忽視了檔案管理工作。

1.2 檔案管理制度落實(shí)不到位

因?yàn)樽》抗e金制度的設(shè)立時間、機(jī)構(gòu)成立時間都相對較短。所以，導(dǎo)致前期在住房公積金制度建設(shè)中，將過多的精力和時間用于業(yè)務(wù)制度的建立上，造成檔案管理制度不夠完善[1]。同時，正因?yàn)闄n案管理方面不健全，沒有形成統(tǒng)一的公積金檔案管理體系，從而使得住房公積金的檔案管理工作落實(shí)不到位，缺乏一定的針對性和可操作性，在實(shí)際執(zhí)行過程中，難免出現(xiàn)不適用現(xiàn)象。

1.3 檔案存放不合格

目前的住房公積金管理機(jī)構(gòu)，在處于檔案管理的建設(shè)起步階段，很多基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，檔案存放的庫房條件相對較差，難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的要求。比如，一些機(jī)構(gòu)將檔案的存放庫房，設(shè)置在最底樓層或地下室，導(dǎo)致檔案材料的潮濕，同時缺少除濕防潮設(shè)備，造成大量的檔案發(fā)霉;或者有的將庫房和辦公混淆，經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料的磨損等情況。在很大程度上這些條件都是影響檔案材料缺失、損壞的主要原因。

1.4 信息化檔案管理程度低

雖然隨著現(xiàn)代化社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各個領(lǐng)域之中。但是，對于住房公積金檔案管理工作來說，其信息化的程度較低，很多管理機(jī)構(gòu)仍然沿用紙質(zhì)檔案的形式，不僅查閱麻煩，還費(fèi)時費(fèi)力，且大量的紙質(zhì)增加了管理的成本，又降低了工作的效率，更無法實(shí)現(xiàn)住房公積金檔案信息的共享。

2 住房公積金檔案管理工作的有效策略

2.1 加強(qiáng)檔案管理的思想意識

在當(dāng)前的住房公積金檔案管理工作中，需要加強(qiáng)相關(guān)管理人員的思想意識，能夠充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，來逐漸實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。首先，管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)階層，要從檔案的法律法規(guī)入手，徹底摒棄傳統(tǒng)的管理思想和方式，將公積金的檔案管融入到日常工作中[2]。其次，要建立檔案管理小組，能夠定期對檔案管理工作出現(xiàn)的問題，展開深入探討和研究，對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和考核，真正將檔案管理工作納入工作計劃之中。同時，要不斷強(qiáng)化管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，對其展開不定期的考核和培訓(xùn)，確保每一位管理人員都能履行好自己的工作，從整體上增強(qiáng)檔案管理工作的水平和效率。

2.2 健全檔案管理工作的制度

在住房公積金檔案管理工作中，需要不斷健全檔案管理工作制度。首先，可以結(jié)合相關(guān)的條例和規(guī)定，根據(jù)實(shí)際工作單位的情況，擬定詳細(xì)的管理細(xì)則，讓檔案管理的分類、整理、歸檔、保管等各項工作，更加精細(xì)化和規(guī)范化。其次，應(yīng)建立檔案管理人員的崗位責(zé)任制度、檔案保密制度、出入登記制度等多個工作制度，確保檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)都有章可循，保障檔案的完整性和安全性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。最后，定期進(jìn)行工作的回顧，探尋檔案管理工作的不足，以便及時解決和調(diào)改，從而讓各項規(guī)章制度都能真正落實(shí)[3]。另外，各個地區(qū)的住房公積金管理機(jī)構(gòu)，需要與檔案管理單位互相配合，全面分析當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，集中商討來制定具有實(shí)用性和科學(xué)性的管理制度和操作流程，確保檔案管理工作的順利開展。

2.3 檔案設(shè)備設(shè)施資源的合理配置

住房公積金管理機(jī)構(gòu)，需要按照上級規(guī)定，包括城鄉(xiāng)建設(shè)部、住房標(biāo)準(zhǔn)等，適當(dāng)?shù)耐度胭Y金支持，來配置合理的檔案管理設(shè)施。首先，要建設(shè)專門的檔案管理用房，能夠確保檔案存儲的安全和完整，確保庫房、辦公和閱覽三個工作室的分離。其次，針對檔案庫房，要配備一定的必需品，比如檔案架、恒溫設(shè)備、空氣凈化設(shè)備、門禁設(shè)備等等，逐漸達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，有效的改善檔案室的環(huán)境。

2.4 實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理工作

為了更好的適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的需求和步伐，就要加快實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理工作，來增強(qiáng)檔案的利用率和管理水平。首先，成立專門的信息化檔案管理小組，明確責(zé)任到個人，負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作的規(guī)劃和實(shí)施。同時，針對信息化管理過程中，出現(xiàn)的問題和情況，及時的解決，保障檔案管理工作順利進(jìn)行。其次，結(jié)合相關(guān)的規(guī)定和要求，建立檔案信息化管理的監(jiān)督制度和安全制度，確保檔案的安全性和完整性。

另外，對于一些重要的檔案，要保證其隱秘性，不能泄密、不能損壞，所以要加強(qiáng)信息化檔案處理。不斷加強(qiáng)信息化檔案管理，實(shí)現(xiàn)無紙質(zhì)的狀態(tài)，達(dá)到重要檔案的紙質(zhì)和信息化雙重保障，為我國的住房公積金事業(yè)提供良好的檔案資料和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3 結(jié)束語

綜上所述，住房公積金檔案管理工作，是加強(qiáng)住房公積金規(guī)范管理的重要保障，因此需要全面且深入探索檔案管理工作中存在的問題，因時制宜的擬定有效解決對策，來增強(qiáng)檔案管理工作的效率和水平，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，保證檔案資料的完整性和安全性，從而促進(jìn)住房公積金檔案管理工作的健康發(fā)展，為我國的住房公積金事業(yè)提供良好的檔案資料和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]孫倩.住房公積金檔案管理面臨的問題分析[J].才智，2018（7）.

[2]鄧睿思.我國住房公積金制度存在的問題及對策研究[J].現(xiàn)代營銷（信息版），2019（7）.

[3]孫慧.論住房公積金歸集工作的問題及解決措施[J].時代金融，2018（8）：35-35.