一流本科專業(yè)建設(shè)背景下高校教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀、問題和對(duì)策研究

摘 要：高校教學(xué)檔案是教學(xué)管理、實(shí)踐和研究等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，作為教學(xué)管理的重要內(nèi)容和教學(xué)歷史的原始記錄，不但在一流本科專業(yè)建設(shè)中發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)作用，更是學(xué)校辦學(xué)歷史的一個(gè)縮影，記載并傳承著學(xué)校的辦學(xué)理念和文化。因此，做好高校教學(xué)檔案工作，對(duì)新時(shí)期實(shí)現(xiàn)一流本科專業(yè)建設(shè)的新任務(wù)而言，十分必要且刻不容緩。本文梳理了高校教學(xué)檔案的范圍和特點(diǎn)，分析了當(dāng)前管理工作中面臨的主要問題，并有針對(duì)性地提出了加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案;專業(yè)建設(shè);教育質(zhì)量

2019年，教育部正式啟動(dòng)實(shí)施一流本科專業(yè)建設(shè)“雙萬計(jì)劃”， 即計(jì)劃2019年至2021年建設(shè)10000個(gè)左右國(guó)家級(jí)一流本科專業(yè)點(diǎn)和10000個(gè)左右省級(jí)一流本科專業(yè)點(diǎn)，以此為抓手，推動(dòng)高等教育“質(zhì)量革命”，打造一流本科教育。一流專業(yè)需要一流教學(xué)，而實(shí)現(xiàn)一流教學(xué)，除了師資之外，需要一流的教學(xué)管理。當(dāng)前，“雙一流”建設(shè)高校都非常重視一流本科建設(shè)，在教學(xué)科研和基礎(chǔ)設(shè)施等方面投入大量人力、財(cái)力和物力，但在教學(xué)管理的投入上，特別是管理制度和教學(xué)實(shí)踐深度融合方面、教學(xué)建設(shè)和大學(xué)文化傳承方面缺少歷史思維，突出表現(xiàn)在對(duì)于教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的具有保存價(jià)值的教學(xué)檔案不重視，對(duì)教學(xué)檔案的價(jià)值定位、管理機(jī)制、專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)缺乏關(guān)心和研究。教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，教學(xué)檔案管理水平的高低是衡量一所高校教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理優(yōu)劣的晴雨表。加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，已經(jīng)成為一流本科建設(shè)繞不開的基礎(chǔ)性工作。

1 高校教學(xué)檔案的范圍和特點(diǎn)

教學(xué)是高校最主要也是最基本的辦學(xué)活動(dòng)，教學(xué)檔案是高校檔案的重要內(nèi)容。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。教學(xué)檔案就是教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。作為學(xué)校教學(xué)歷史的原始記錄，真實(shí)、完整、科學(xué)的教學(xué)檔案記載了“金專金課”“教學(xué)名師”等的“前生今世”，體現(xiàn)了一流專業(yè)建設(shè)過程中管理層、教學(xué)層、教輔層的接續(xù)奮斗，不但在深化教學(xué)改革提高教育質(zhì)量中發(fā)揮著積極作用，更是學(xué)校辦學(xué)歷史的一個(gè)縮影，是學(xué)校辦學(xué)理念和文化的傳承。因此，做好高校教學(xué)檔案工作，對(duì)新時(shí)期實(shí)現(xiàn)一流本科專業(yè)建設(shè)的新任務(wù)而言，不僅十分必要，而且刻不容緩。

做好教學(xué)檔案工作，先要了解教學(xué)檔案的歸檔范圍，把握教學(xué)檔案的特點(diǎn)。目前依據(jù)的最直接的管理文件是時(shí)國(guó)家教育委員會(huì)、國(guó)家檔案局在1987年發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》，將教學(xué)檔案劃分為教學(xué)制度和教學(xué)統(tǒng)計(jì)、教學(xué)計(jì)劃方案大綱、教材、課堂教學(xué)、教學(xué)實(shí)習(xí)、師資培訓(xùn)、畢業(yè)論文等17個(gè)類別。經(jīng)過30多年的發(fā)展，高等院校教學(xué)實(shí)踐已是日新月異，上述類別的劃分已經(jīng)不能滿足教學(xué)發(fā)展的實(shí)際歸檔需求。在工作實(shí)踐中，有的教學(xué)檔案管理人員從十個(gè)角度對(duì)教學(xué)檔案歸檔范圍進(jìn)行了梳理，提出從師資隊(duì)伍、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)、課務(wù)管理、考務(wù)管理、教學(xué)評(píng)價(jià)和質(zhì)量監(jiān)控、教學(xué)改革、學(xué)風(fēng)建設(shè)這十個(gè)類別出發(fā)，作為高校教學(xué)檔案的歸檔范圍。每個(gè)類別下面可以包含十?dāng)?shù)個(gè)甚或數(shù)十個(gè)具體條目。

針對(duì)上述類目，教學(xué)檔案的管理包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、傳遞、借閱、編研等環(huán)節(jié)，內(nèi)容非常繁雜，具有歸檔主體多元、歸檔類目復(fù)雜、歸檔工作量巨大等特點(diǎn)。教學(xué)檔案源自教師教學(xué)活動(dòng)和院系教學(xué)管理活動(dòng)中形成的各類材料，每位教師都是相應(yīng)教學(xué)檔案材料的生產(chǎn)者、提供者，有的學(xué)院還設(shè)置了若干教研室、教學(xué)團(tuán)隊(duì)或教改團(tuán)隊(duì)，他們也產(chǎn)生教學(xué)檔案，因而教學(xué)檔案具有歸檔主體多元的特點(diǎn)。教學(xué)是一所高校最基本也是最重要的辦學(xué)活動(dòng)，從人才培養(yǎng)方案、專業(yè)建設(shè)規(guī)劃、教學(xué)制度、教改項(xiàng)目到各門課程的教學(xué)設(shè)計(jì)、教學(xué)大綱、教材教案、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)、考試作業(yè)，再到學(xué)生的課業(yè)表現(xiàn)、論文報(bào)告、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)成果、表彰違紀(jì)等，歸檔類目繁雜;無論是以教師為單位，還以課程為單位，都至少涉及數(shù)十樣內(nèi)容，對(duì)于學(xué)院的教學(xué)秘書或兼職檔案人員來說，歸檔工作量都十分巨大。

2 當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理工作存在的主要問題

教學(xué)檔案作為學(xué)校檔案的重要組成部分，既面臨著檔案管理利用中存在的共性問題，也有屬于自身管理方面獨(dú)有的問題。

2.1 對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和重視不夠，人力財(cái)力投入不足

從某種程度說，檔案工作是“前人栽樹、后人乘涼”的工作，其效應(yīng)顯現(xiàn)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)性。檔案分類越詳細(xì)，檔案收集越全面、檔案整理越規(guī)范，檔案的利用率就越高，對(duì)日后相關(guān)工作的指導(dǎo)性、借鑒性就越強(qiáng)。當(dāng)前檔案管理工作中，最突出的問題就是對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和重視不夠。近年來，高校領(lǐng)導(dǎo)班子更加注重加強(qiáng)黨的建設(shè)，更加注重人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、內(nèi)部治理體系、師生重大關(guān)切等領(lǐng)域，對(duì)檔案管理工作一直關(guān)注不夠，對(duì)“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃”的認(rèn)識(shí)不足，學(xué)校各單位部門的負(fù)責(zé)人普遍檔案意識(shí)不強(qiáng)，重視“干活”不重視留檔，教師和職員自然也沒有意識(shí)到檔案工作的重要性，對(duì)檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)的價(jià)值挖掘不多，各校檔案館普遍存在著隊(duì)伍不夠穩(wěn)定、人員配備不足、經(jīng)費(fèi)庫(kù)房設(shè)備都不同程度地存在一些困難的局面，教學(xué)檔案管理同樣面對(duì)著類似問題。

2.2 檔案收集管理制度指導(dǎo)性不足，執(zhí)行力不強(qiáng)

目前很多高校檔案館建立健全了檔案管理制度和流程規(guī)范，形成了制度匯編，提高了檔案工作的規(guī)范性。隨著教育事業(yè)不斷發(fā)展，檔案具體工作制度和規(guī)范從少到多的同時(shí)，也出現(xiàn)了新的問題。主要表現(xiàn)為檔案管理制度陳舊，沒有吸收最新辦學(xué)實(shí)踐中的存查檔需求，如檔案歸檔范圍和保管期限經(jīng)年不變，指導(dǎo)性不強(qiáng)，與各教學(xué)單位存查檔實(shí)踐不相匹配。另一個(gè)問題是檔案制度剛性不夠，執(zhí)行力不強(qiáng)，對(duì)基層單位不能按時(shí)保質(zhì)歸檔的現(xiàn)象沒有有效應(yīng)對(duì)措施，檔案材料移交不齊全，甚至延交多年以致有些檔案材料散落。

2.3 檔案管理人員專業(yè)化水平不高，兼職過多

檔案工作業(yè)務(wù)性專業(yè)性非常強(qiáng)，無論是檔案資源體系、檔案利用體系、還是檔案安全體系建設(shè)，都需要檔案專業(yè)人員和信息化專業(yè)人員去推進(jìn)。目前普遍存在專兼職檔案員專業(yè)化水平不高的現(xiàn)象，這是高校檔案管理工作除了人手少之外的另一個(gè)普遍問題。很多檔案館一是面臨隊(duì)伍不穩(wěn)定、經(jīng)驗(yàn)豐富工作能力強(qiáng)的人員容易流動(dòng)到其他部門的問題，二是由于編制限制無法引進(jìn)檔案專業(yè)和信息化專業(yè)人員，有些檔案館甚至面臨著沒有一名館員專業(yè)背景是檔案學(xué)專業(yè)的尷尬境地。在教學(xué)檔案領(lǐng)域，各學(xué)院基本上都是把教學(xué)秘書作為兼職檔案員，依靠教學(xué)秘書完成工作。教學(xué)秘書本身的工作任務(wù)就非常繁重，絕大部分不具備檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)教學(xué)檔案的管理基本處于無暇研究、無暇顧及的狀態(tài)。

2.4 教學(xué)檔案管理技術(shù)落后，信息化水平不高

教學(xué)檔案類目復(fù)雜，材料龐大，需要很強(qiáng)的檔案管理技術(shù)。許多高校在教學(xué)檔案的編碼上缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)、規(guī)范和檢查，各學(xué)院兼職檔案員往往會(huì)根據(jù)一般性理解自行給檔案編號(hào)，缺乏分類整理，導(dǎo)致從編碼上無法判斷檔案類別，出現(xiàn)重號(hào)或空號(hào)，編碼混亂。檔案編碼和存放保管是一致的，編碼不清晰不系統(tǒng)，存放保管也會(huì)失去章法，導(dǎo)致存放變?yōu)椤岸逊拧保檎依美щy。另外，教學(xué)管理正在向信息化發(fā)展，很多高校有了教務(wù)管理系統(tǒng)，數(shù)字教學(xué)材料越來越多，但教學(xué)檔案卻缺乏信息化的設(shè)計(jì)，導(dǎo)致無力應(yīng)對(duì)日益龐大的教學(xué)檔案材料管理工作。

3 提高教學(xué)檔案管理水平的幾點(diǎn)建議

3.1 從依法治校的角度全面落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》

《高等學(xué)校檔案管理辦法》是高校檔案管理最直接的“上位法”，對(duì)高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)、人員配置等有明確規(guī)定。當(dāng)前高校正把學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)黨的十九屆四中全會(huì)精神作為重點(diǎn)工作，提出了推進(jìn)治理體系和治理能力現(xiàn)代化的目標(biāo)要求，正可以此為契機(jī)，將檔案管理納入學(xué)校治理體系之中，健全管理機(jī)制，夯實(shí)檔案責(zé)任;同時(shí)，提高教學(xué)檔案的價(jià)值定位，不僅將教學(xué)檔案作為學(xué)校檔案的重中之重，更要將教學(xué)檔案視為建設(shè)一流專業(yè)和建設(shè)一流本科教育的基礎(chǔ)性工作，視為學(xué)校辦學(xué)歷史、教學(xué)風(fēng)氣的時(shí)時(shí)記載，視為辦學(xué)精神、大學(xué)文化傳承的重要載體，加強(qiáng)檔案知識(shí)和檔案重要性的宣傳培訓(xùn)，樹立檔案責(zé)任人人有責(zé)的意識(shí)，形成領(lǐng)導(dǎo)重視進(jìn)而全員重視的局面。

3.2 健全教學(xué)檔案工作責(zé)任制和規(guī)則規(guī)范

教學(xué)檔案管理不是空中樓閣，必需要扎根教學(xué)管理實(shí)踐中。首先要落實(shí)責(zé)任制，把教學(xué)材料的歸檔工作列入各學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子崗位責(zé)任制中，做到布置、檢查、驗(yàn)收教學(xué)工作的同時(shí)，布置、檢查、驗(yàn)收教學(xué)檔案工作，并在年度總結(jié)和考核中予以體現(xiàn)。其次要對(duì)豐富的教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)化分類管理，設(shè)定一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)類目，檔案部門要會(huì)同教務(wù)處，和各學(xué)院一起著手修訂教學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限，對(duì)檔案編碼、教學(xué)檔案價(jià)值鑒定、整理方式、立卷規(guī)則、保管場(chǎng)所和利用途徑等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定和細(xì)化。

3.3 大力推進(jìn)教學(xué)檔案管理信息化

信息化是檔案工作提質(zhì)增效的必然方向。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，教學(xué)活動(dòng)發(fā)生了很多新的變化。從教學(xué)形式來說，除了傳統(tǒng)的課堂教學(xué)，還有MOOC教學(xué)、仿真實(shí)驗(yàn)教學(xué)、線上討論等;教學(xué)參考資料不再限于傳統(tǒng)教參書，可以是視頻、flash動(dòng)畫、圖片;考試也并不一定采用紙質(zhì)作答，可以線上答題。這些變化說明，教學(xué)檔案管理向著信息化方向發(fā)展，是現(xiàn)代化教學(xué)活動(dòng)的內(nèi)在要求;2012年，教育部研發(fā)了高校教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)，要求高校定期采集上報(bào)，該系統(tǒng)數(shù)據(jù)量極大，有力地推動(dòng)了各校教學(xué)管理的信息化水平。系統(tǒng)里的大部分?jǐn)?shù)據(jù)需要向檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，必然要求有相應(yīng)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)對(duì)接;此外還有對(duì)舊有教學(xué)檔案的數(shù)字化處理工作，對(duì)檔案的檢索利用需求等等，這些需求構(gòu)成了教學(xué)檔案管理信息化的內(nèi)容。可以說，現(xiàn)代化教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理迫切需要高校加強(qiáng)技術(shù)投入和經(jīng)費(fèi)投入，通過檔案部門、教務(wù)部門和信息部門的協(xié)同，開發(fā)適用于電子化檔案存儲(chǔ)利用的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，并和已有的教務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接，建立電子檔案歸檔和利用規(guī)范，進(jìn)而形成數(shù)字化教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高教學(xué)檔案管理工作信息化水平。

3.4 合理配置專職的教學(xué)檔案管理人員

教學(xué)檔案作為加強(qiáng)教學(xué)過程管理、促進(jìn)提高教學(xué)質(zhì)量的重要抓手，是一流本科建設(shè)的必要環(huán)節(jié)，也是教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)工作。教學(xué)檔案的源頭是教學(xué)活動(dòng)，教師多、課程多、實(shí)驗(yàn)教學(xué)和實(shí)習(xí)活動(dòng)多的話，產(chǎn)生的檔案材料必然龐大，兼之檔案分類整理移交的工作量也是非常巨大，客觀上需要配備專職檔案人員進(jìn)行教學(xué)檔案整理。目前教學(xué)單位配備了專職輔導(dǎo)員、教學(xué)秘書，但基本上沒有配備專職檔案員的。現(xiàn)有的兼職檔案員也存在流動(dòng)性強(qiáng)的問題，而教學(xué)檔案工作面向教師、面向教學(xué)管理一線，專業(yè)性很強(qiáng)，對(duì)教學(xué)檔案了解和熟悉程度直接決定了教學(xué)檔案收集管理質(zhì)量，需要有相對(duì)穩(wěn)定的工作人員持續(xù)性地從事教學(xué)檔案管理工作，這樣才能通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)熟悉教學(xué)檔案的知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，幫助教師進(jìn)行教學(xué)檔案源頭工作的整理，提高教學(xué)檔案管理水平。

教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記載，加強(qiáng)教學(xué)檔案的收集鑒定整理保管工作，可以極大地提高檔案的利用水平，使學(xué)校管理者、教學(xué)人員和研究人員有條件對(duì)教學(xué)檔案的價(jià)值進(jìn)行充分挖掘，不斷總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)不足，為教學(xué)質(zhì)量的提升提供保障。高校應(yīng)當(dāng)以一流本科專業(yè)建設(shè)計(jì)劃的落實(shí)為契機(jī)，調(diào)配人、財(cái)、物等資源，推進(jìn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、信息化建設(shè)，走好高水平大學(xué)的建設(shè)之路。

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作者簡(jiǎn)介

尹玉，中央財(cái)經(jīng)大學(xué)副研究員，法律史博士，研究方向：高等教育管理。