簡(jiǎn)析勞動(dòng)人事檔案管理模式的完善與創(chuàng)新策略

肖國(guó)平

摘 要：隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，科技信息技術(shù)不斷的進(jìn)步，勞動(dòng)人事檔案的管理變得越來越重要。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適用于當(dāng)下社會(huì)，本文分析了傳統(tǒng)人事檔案管理模式的弊端，并提出今后檔案管理模式的完善與創(chuàng)新策略，以為勞動(dòng)人事檔案管理部門提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：勞動(dòng)人事檔案管理;模式;完善與創(chuàng)新

在社會(huì)高速發(fā)展的今天，人們獲取信息的途徑越來越多，人們法律意識(shí)逐漸加強(qiáng)，對(duì)自己的信息也開始重視起來，對(duì)于人事檔案部門來說，檔案的管理變得更加重要。近幾年，由于檔案管理的不當(dāng)所造成的法律糾紛越來越多，而傳統(tǒng)的檔案管理方法已不再適用于這個(gè)信息化的社會(huì)。因此，解決傳統(tǒng)管理模式存在的問題，做好檔案管理模式的完善與創(chuàng)新勢(shì)在必行，本文將從以下幾個(gè)方面對(duì)此問題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

1 勞動(dòng)人事檔案管理的重要性

人事檔案管理，看似是一個(gè)十分輕松，也不需要很多技術(shù)含量的工作，卻不知?jiǎng)趧?dòng)人事檔案管理對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說十分重要。人事檔案管理的資料，幾乎是企業(yè)所有的資料，甚至關(guān)乎著企業(yè)的生死存亡。且有很多文件都具有法律效應(yīng)，若是因管理不當(dāng)遺失或被他人竊取，將對(duì)企業(yè)造成不可估量的損失。相反的，如果人事檔案管理做得好，在需要時(shí)可以隨時(shí)拿出，大大提升工作效率，對(duì)企業(yè)的整體發(fā)展有著積極作用。

2 傳統(tǒng)勞動(dòng)人事檔案管理模式的不足

2.1 傳統(tǒng)人事檔案管理人員的素質(zhì)偏低

在大家的固有印象中，檔案管理工作十分簡(jiǎn)單，因此，企業(yè)公司對(duì)此也未有真正的重視，在進(jìn)行檔案管理者的招募時(shí)，對(duì)人員的選拔政策十分寬松，上崗之前，也并未給工作人員有過任何有效的崗前培訓(xùn)，導(dǎo)致現(xiàn)有的工作人員不論是思想行為，還是工作素質(zhì)方面都與時(shí)代脫節(jié)[1]。此外，一旦進(jìn)入這個(gè)行業(yè)，工作人員每天都在重復(fù)著看似單一的工作，導(dǎo)致管理人員丟失了創(chuàng)新精神，養(yǎng)成墨守成規(guī)的習(xí)慣。對(duì)工作缺乏熱情，不愿意做出改變，這也是檔案管理不能跟隨時(shí)代一同發(fā)展的重要原因。如今時(shí)代在不斷前進(jìn)，信息的發(fā)展更新迭代，如若工作人固步自封，仍不愿做出改變，面對(duì)越來越多的大數(shù)據(jù)，對(duì)工作人員自己來說，在檔案管理時(shí)更加的困難，對(duì)企業(yè)本身來說，加大了檔案管理出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)，也是為自己埋下了隱患。

2.2 傳統(tǒng)人事檔案管理方式技術(shù)落后

勞動(dòng)人事檔案管理理念的落后直接導(dǎo)致管理方式的落后，而管理方式的不足，在人力，財(cái)力，物力等方面都有所體現(xiàn)。如今社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式已不再能滿足人們的需求。在進(jìn)行管理操作時(shí)，當(dāng)下的很多部門并沒有一個(gè)有效的工作計(jì)劃，仍沿用傳統(tǒng)的手工操作，缺少對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。調(diào)查發(fā)現(xiàn)[2]，很多勞動(dòng)人事檔案管理存在紕漏，從領(lǐng)導(dǎo)層便沒有給予高度的重視，對(duì)工作人員的管理十分松散，以至于大家都缺少了對(duì)這份工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。

2.3 傳統(tǒng)人事檔案管理單一，信息不完整

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，檔案資料采用的都是紙質(zhì)資料，但紙質(zhì)資料保存很難，稍微不注意便十分容易損壞，此外，紙質(zhì)資料很多，管理十分麻煩，尤其隨著現(xiàn)在的信息越來越多，在管理過程中將損耗大量的人力物力，若不小心將資料丟失或混淆，對(duì)檔案便會(huì)造成影響。也正是因?yàn)槿绱?，檔案信息存在著不完整的情況。最重要的是，如今很多資料已不再僅僅是紙質(zhì)資料可以呈現(xiàn)的，例如音頻、視頻、圖像等，這類資料只能通過電子的形式進(jìn)行呈現(xiàn)。這些資料的管理不僅僅是只依靠傳統(tǒng)的資料管理方法就可以完成的。

3 勞動(dòng)人事檔案管理的創(chuàng)新與策略

3.1 提高檔案管理人員素質(zhì)

現(xiàn)階段各個(gè)領(lǐng)域都在逐步增加科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，足以看出科學(xué)技術(shù)在現(xiàn)在以及未來的生活中有著舉足輕重的地位。因此，一個(gè)企業(yè)想要長(zhǎng)久的發(fā)展，必須緊跟時(shí)代步伐，加強(qiáng)對(duì)科學(xué)技術(shù)的學(xué)習(xí)運(yùn)用。勞動(dòng)人事檔案管理工作的創(chuàng)新必須y由企業(yè)管理者和工作人員相互完成[3]。首先，在企業(yè)管理者層面，便應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，這個(gè)工作絕不是可以敷衍了事。因此，在進(jìn)行工作人員的選拔時(shí)，應(yīng)有相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)要求和工作素養(yǎng)，一個(gè)合格的檔案管理工作人員在工作技能方面，不僅有檔案管理的相關(guān)技能，面對(duì)網(wǎng)絡(luò)盛行的今天，還有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能，懂得如何操作.在工作態(tài)度方面，還應(yīng)做到細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)、不馬虎。因此，企業(yè)高管在進(jìn)行人員選拔時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格要求，認(rèn)真考核。選出合格工作人員.還需要進(jìn)行有效的崗前培訓(xùn)，保證工作人員都能對(duì)這份工作抱以認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。定期要求工作人員對(duì)我國(guó)相關(guān)法律文件進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。最后，在工作人員的工作過程中，企業(yè)管理人員對(duì)此應(yīng)有一個(gè)完整的管理辦法，如設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制等，以提高工作人員的積極性。對(duì)于工作人員自身來說，也應(yīng)主動(dòng)努力地提升自己，眾所周知，時(shí)代不斷的發(fā)展，若自己固步自封，終究會(huì)被時(shí)代所拋棄。當(dāng)代社會(huì)職場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)壓力很大，多一項(xiàng)技能便是多了一份競(jìng)爭(zhēng)力，沒有競(jìng)爭(zhēng)力，也就沒了工作的機(jī)會(huì)。同時(shí)，還應(yīng)不斷提升自己的工作素養(yǎng)，時(shí)刻警醒自己，端正工作態(tài)度，做出為自己、為企業(yè)、為國(guó)家都有益的事情。

3.2 將現(xiàn)代新興的信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合起來

將現(xiàn)有的信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合起來，是提高檔案管理效率的重要方法。若要做到這一點(diǎn)，必須提高工作人員計(jì)算機(jī)水平，加強(qiáng)信息技術(shù)管理意識(shí)，從而提高信息技術(shù)的應(yīng)用?，F(xiàn)在對(duì)人事檔案的管理不僅僅是單純的收納，利用信息技術(shù)，還應(yīng)該對(duì)人事檔案的資料及數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、記錄，統(tǒng)一管理。信息技術(shù)將人事檔案資料從紙質(zhì)化變?yōu)閿?shù)字化，在資料的查詢、管理過程中，能顯著提高工作效率。除此之外，將勞動(dòng)人事檔案管理的各類信息上傳至企業(yè)的信息系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，勞動(dòng)人事檔案管理的工作人員還可進(jìn)行一些其他的工作，如人員的各類手續(xù)等。如此一來，還能減少公司的工作負(fù)擔(dān)。因此，將現(xiàn)代新興的信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合起來，不僅能提高工作人員對(duì)工作的興趣，找到自身工作的價(jià)值，對(duì)公司企業(yè)來說，工作人員多重身份，還能提高公司效益。當(dāng)然，這一切的前提是企業(yè)能有一個(gè)自己的、完整的信息系統(tǒng)，并做好維護(hù)。

3.3 采用多元化的檔案管理形式，保證信息的完整性

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人事檔案資料已不僅僅局限于紙質(zhì)資料，在科技網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的今天，電子文檔、音頻、視頻等電子資料因?yàn)樗谋憬?、真?shí)可靠而受到人們的青睞。雖然也有調(diào)查表明[4]，電子資料的盛行可能會(huì)降低它的真實(shí)性，但不可否認(rèn)的是，它確實(shí)是順應(yīng)時(shí)代的產(chǎn)物，終會(huì)越來越完善。而企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，可以采用多元化的管理模式，紙質(zhì)資料與電子資料并存。電子資料留下備案，也方便以后的查詢、校對(duì)。若是具有法律效應(yīng)的電子文檔，也可打印紙質(zhì)版，找相關(guān)人員和部門簽字蓋章，再予以保存。此外，照片、錄音及視頻等電子材料也需要進(jìn)行妥善管理。將紙質(zhì)版和電子版資料相結(jié)合，能很大程度的提高信息的完整性，避免因信息不完整而引起法律糾紛的情況，這對(duì)企業(yè)、對(duì)個(gè)人來說都是一件值得推行的工作。

4 結(jié)束語

隨著社會(huì)的發(fā)展，推行信息化工作是社會(huì)的必然趨勢(shì)。勞動(dòng)人事檔案管理工作目前還存在工作人員素質(zhì)不高、管理方式技術(shù)落后、管理形式單一、信息不完整等問題。在勞動(dòng)人事檔案管理的創(chuàng)新中，必須從提高檔案管理人員素質(zhì)、結(jié)合新興信息技術(shù)、多元檔案管理形式、信息完整性方面入手。以促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展，提高人事檔案管理的效率，為企業(yè)發(fā)展帶來積極影響。

參考文獻(xiàn)

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