央企辦公室精細化管理的必要性及實施策略分析

操春兵

【摘 要】在任何一個企業(yè)，辦公室都是企業(yè)有序運轉(zhuǎn)的中樞，是企業(yè)對外聯(lián)絡的窗口。辦公室工作效率的高低會影響到企業(yè)各項工作的開展，而央企辦公室要想提高自身管理效率，就需要實施精細化管理，這是時代發(fā)展的必然趨勢。文章闡述了精細化管理的主要內(nèi)涵，圍繞央企辦公室精細化管理的必要性及實施策略進行簡要分析。

【關鍵詞】辦公室;精細化管理;必要性

【中圖分類號】F426.61;F272.9【文獻標識碼】A【文章編號】1674-0688（2020）01-0251-02

0 引言

當前，我國央企辦公室管理模式還存在一定的問題，導致干部的執(zhí)行力不高，使得各部門之間缺乏有效的溝通。我國要建設成服務型政府，就需要改善央企辦公室的管理模式，實施精細化管理?；诖耍瑖@精細化管理在央企辦公室中的實施意義及實施措施進行分析具有重要的意義。

1 精細化管理的主要內(nèi)涵分析

精細化管理指社會分工的精細化，也指服務質(zhì)量的精細化，它是一種理念，更是一種文化，是在常規(guī)管理的基礎上實現(xiàn)管理模式的不斷深入。現(xiàn)代管理學指出，科學化的管理主要有以下幾個層次：第一是規(guī)范化，第二是精細化，第三為個性化。

精細化管理的內(nèi)涵體現(xiàn)在以下4個方面：{1}精確定位。即對每個單位或部門都需要做到定位準確，使各系統(tǒng)的工序規(guī)范清晰。{2}精益求精。指提高工作標準，盡可能做到盡善盡美。{3}細化目標。指對任務進行分解，然后將各項指標落實到個人。{4}細化考核。要做到對員工的及時考核，并保證考核的定量非常準確，而且要及時兌現(xiàn)獎懲。這種管理模式的實質(zhì)就是追求標準化、規(guī)范化的運營管理。

在精細化管理模式中，永遠要追求效率，杜絕浪費，該模式的靈魂在于不斷創(chuàng)新、不斷改進。其要求管理者做到盡職盡責，實現(xiàn)工作的日清日結(jié)，及時檢查當天的情況，以便及時發(fā)現(xiàn)問題。

2 實施精細化管理的必要性分析

2.1 精細化管理是順應時代發(fā)展的必然趨勢

如今，全球經(jīng)濟一體化使得各國之間的聯(lián)系越來越密切，彼此間的依附力逐漸增強，尤其是全球性經(jīng)濟危機的出現(xiàn)，更是彰顯了各國聯(lián)系的緊密程度。這種密切的關系一方面會給我國政府部門帶來發(fā)展機遇，另一方面也給我國央企辦公室?guī)硇碌奶魬?zhàn)。此外，隨著網(wǎng)絡信息時代的來臨，信息化水平在國家及企業(yè)發(fā)展中起著舉足輕重的作用，尤其是各種新興媒體的出現(xiàn)，極大地拓寬了人們的信息獲取渠道，改變了人們的工作方式及生活方式，較大地改變了各企業(yè)的管理方式。而精細化管理的核心在于不斷創(chuàng)新、不斷改進，那么在社會不斷發(fā)展的背景下，央企辦公室也需要與時俱進，改變自己的管理模式。因此，央企辦公室精細化管理是時代發(fā)展的必然趨勢。

2.2 有助于降低企業(yè)的運行成本

對于任何一個企業(yè)而言，降低成本、提高效能都非常具有實際價值。從企業(yè)層面來看，成本是企業(yè)運營中十分重視的方面，只有當企業(yè)在行業(yè)中的成本處于領先地位，才能使企業(yè)形成一個有效的競爭力。而精細化管理能夠降低企業(yè)的運行成本，因為其主要是從細節(jié)入手，通過運用最新的管理技術，促使央企的人力、物力及財力等資源得到充分利用，以此降低企業(yè)的生產(chǎn)成本。

2.3 有助于解決企業(yè)各部門之間的銜接配合問題

在企業(yè)管理中，辦公室經(jīng)常會與其他部門相互配合，以共同完成某項任務或者經(jīng)營目標。而精細化管理強調(diào)一種系統(tǒng)化的管理概念，即在完成某個項目時，先要有一個系統(tǒng)性的思維，然后才可以實施精細化管理，否則就會導致企業(yè)各部門的不協(xié)調(diào)。

如今，在一些央企辦公室管理中，各部門在銜接配合上存在一定的問題，表現(xiàn)在以下兩個方面：{1}企業(yè)各部門的分工過細，這樣使得一些部門缺乏必要的溝通，出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象。{2}當企業(yè)出現(xiàn)新問題時，部分央企會采取成立新的部門來負責解決該問題，并沒有從企業(yè)全局管理考慮，所以導致企業(yè)各部門的分工與合作存在障礙。

但是，精細化管理強調(diào)整體的配合，所秉承的也是系統(tǒng)性的管理理念，這就有助于提升央企辦公室的管理效率。

3 精細化管理實施策略分析

辦公室具有指導、管理、服務、協(xié)調(diào)及監(jiān)督等職能，在央企辦公室中，諸如公文的后處理及文稿的撰寫、網(wǎng)絡OA、辦公用品、機要保密等都屬于辦公室的管理范疇，這些工作都需要人力、物力、財力加以支撐。辦公室的工作面廣，對工作質(zhì)量有著較高的要求，為此，必須實現(xiàn)精細化管理，否則就會影響辦公室的工作效率。對此，央企辦公室精細化管理可從以下5個方面著手。

3.1 加強對辦公室員工的培訓

在央企辦公室管理中，辦公室人員工作能力的高低、專業(yè)素質(zhì)的強弱等，會直接影響到辦公室的管理效率。因此，央企要想實現(xiàn)信息化、精細化管理，就需要加強對員工的培訓，提高他們的綜合素質(zhì)能力。因此，在今后的發(fā)展中，需要制訂一個長期的培訓計劃，對企業(yè)人力資源進行開發(fā)，將辦公室員工培養(yǎng)成“優(yōu)質(zhì)資源”。在教育與培訓的過程中，需要注意以下幾點：{1}要投入一定的培訓資金，安排員工前往其他企業(yè)參觀學習。{2}要鼓勵員工加強自我學習，要多讀書、多思考，并在企業(yè)內(nèi)部開展主題讀書活動，以提高員工的文化修養(yǎng)。{3}要有計劃、有步驟地向員工宣傳企業(yè)的標準與制度，并鼓勵員工分享自己的工作心得。通過培訓與教育，提高他們的工作能力，為辦公室的精細化管理打下良好基礎。

3.2 做好辦公室的清潔工作

臟亂差的環(huán)境會給人一種壓抑的感覺，會讓人覺得這個企業(yè)的管理非?；靵y。因此，辦公室管理需要從“清潔工程”開始，切不可將這項工作看做是小事，事實上干凈整潔的辦公環(huán)境能夠提高工作人員的辦公效率，使他們的身心愉快，更具工作動力。辦公室的衛(wèi)生清理工作可從整理、整頓、清掃、習慣等方面開展，不僅是清理辦公室環(huán)境，而且讓辦公室人員都改變自己的工作及生活習慣，使他們認識到保持辦公室干凈衛(wèi)生的重要性。

3.3 完善崗位使用手冊

如今，幾乎每個崗位都有著特定的工作標準，企業(yè)也會制定相應的管理標準，以實現(xiàn)對企業(yè)的良好管理。但是，一些企業(yè)的工作標準仍較低，通常只是明確工作職責及上崗條件等，還沒有達到“手冊”的要求。因此，企業(yè)需要參考“手機使用手冊”，在企業(yè)辦公室中建立崗位使用手冊，手冊只是針對崗位，使每個人都能夠?qū)φ帐謨圆僮?。當然，要想實現(xiàn)這一點，需要手冊具有較強的操作性，即對每一個崗位都按照業(yè)務及流程來實施。如此一來，就能夠使辦公室工作人員了解自己的工作職責及工作內(nèi)容，能夠自覺完成各項工作任務。

3.4 完善績效管理體系

辦公室的工作面較為廣泛，如果僅僅憑借1個季度的績效考核很難實現(xiàn)細化管理，此外，考核也只是一個結(jié)果，在考核中有可能出現(xiàn)一些“中間隱蔽工程”，如果缺乏實時的監(jiān)管，就會導致考核結(jié)果不夠公正。因此，需要建立一個完善的巡查制度，要制定相應的規(guī)范、標準及制度，然后派遣管理人員展開定期或者不定期的巡視與監(jiān)督，或者是通過明察暗訪等方式進行監(jiān)督，若是遇到企業(yè)管理中有違規(guī)現(xiàn)象，則需要采取工作憑單的方式，如同交警部門開罰單一樣。這樣可及時督促企業(yè)各部門整改各自的問題，從而提高企業(yè)管理效率。

3.5 重視信息化及標準化工作的開展

如果企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理，那么就要對其進行維護與管理，以保證企業(yè)內(nèi)部的信息系統(tǒng)能夠健康、高效地運作。如果企業(yè)內(nèi)部沒有實現(xiàn)信息化管理，例如費用的管理與分析或者是辦公用品的管理等，如果企業(yè)有條件的話，還是需要爭取信息化，如果缺乏條件，則需要建立規(guī)范性表單，以實現(xiàn)更好地管理。對于崗位手冊，如果還沒有形成標準體系，則需要及時建立標準，以便更好地指導實踐。

4 結(jié)語

綜上所述，央企辦公室要想提高管理效率，就需要實施精細化管理，這是時代發(fā)展的必然趨勢。精細化管理不僅能夠降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，還能加強各部門之間的溝通與協(xié)作，繼而提高企業(yè)的管理效率。因此，在今后的發(fā)展過程中，央企辦公室需要加強對員工的培訓，以提高他們的工作能力。此外，要做好辦公室的清潔工作，為辦公室人員營造一個干凈衛(wèi)生的工作環(huán)境，這樣可以提高他們的工作效率;還需要完善績效管理體系;需要重視信息化及標準化工作的開展。如此，就能夠提高央企辦公室的管理效率，促進央企進一步發(fā)展。

參 考 文 獻

[1]宋鵬，王飛，方凡，等.辦公室精細化管理方法淺談[J].辦公室業(yè)務，2014（3）：19-20.

[2]林雪梅.淺談企業(yè)辦公室工作管理的精細化[J].四川水力發(fā)電，2006（4）：114-117.

[3]張鴻.精細化管理在煤炭企業(yè)會務組織工作中的應用探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2016（11）：132.

[4]孫新軍.確立“六精六細”管理理念 推動城市精細化管理水平提升[J].城市管理與科技，2017，19（5）：6-10.

[5]高珊.高速公路機電工程如何實施精細化管理[J].河北企業(yè)，2008（5）：15.