中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的困境及對策

梁文欽

【摘要】為了更好地提高中學(xué)檔案管理的水平，需要將中學(xué)檔案管理與數(shù)字化建設(shè)相結(jié)合，提高管理效率，簡化檔案信息資料管理的復(fù)雜程度，以此來促進(jìn)中學(xué)檔案管理建設(shè)。本文針對中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中所面臨的困境展開探討，并就其中的難點(diǎn)提出相關(guān)對策，以期為部分中學(xué)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供參考意見。

【關(guān)鍵詞】中學(xué)檔案管理;數(shù)字化建設(shè);困境

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息化手段的應(yīng)用，不僅可以提高檔案管理的效率，還可以增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量。但就當(dāng)前中學(xué)檔案管理建設(shè)而言，其中仍然存在著諸多問題，導(dǎo)致中學(xué)檔案管理建設(shè)陷入了困境當(dāng)中，所以明確中學(xué)檔案管理與數(shù)字化建設(shè)的關(guān)系是新時(shí)代中學(xué)發(fā)展的工作重點(diǎn)。

一、中學(xué)檔案數(shù)字化管理的重要作用

（一）數(shù)字化建設(shè)可以提高中學(xué)檔案管理的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，主要依賴于人工操作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，人力支出成本較多。而中學(xué)的檔案管理，牽扯內(nèi)容范圍較廣，數(shù)據(jù)內(nèi)容龐大，管理起來難度格外大。將中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，打破原先人工管理的時(shí)間、區(qū)域限制，在檔案管理、查詢、使用中，簡化了其復(fù)雜的流程，能夠及時(shí)查詢到所需要的檔案資料，提高了檔案管理效率。

（二）數(shù)字化建設(shè)可以降低中學(xué)檔案管理的成本。傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅要支出眾多的人力成本，還要支出大量的物力和時(shí)間成本。人工進(jìn)行檔案管理，需要專門的辦公場地，同時(shí)對人員數(shù)量還有著一定的要求，所以傳統(tǒng)的檔案管理模式支出成本較高。而較中學(xué)檔案管理向著數(shù)字化建設(shè)方向發(fā)展，只需要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫或相關(guān)的檔案管理平臺(tái)，設(shè)置權(quán)限，通過權(quán)限后，便可以輕松查詢檔案管理資料，提高了檔案的管理與效率，也提高了檔案的使用效率，同時(shí)降低了中學(xué)檔案管理的各項(xiàng)成本。

（三）數(shù)字化建設(shè)可以提高中學(xué)檔案管理的安全指數(shù)。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，不僅利于查詢，還利于檔案的保存。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案受外界影響因素較大，且因?yàn)榧堎|(zhì)檔案眾多，不管是保存還是查詢起來，難度都比較高。而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，可以采用數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行保存和備份，有效地減少了檔案的遺失和損壞現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)了檔案保護(hù)。另外可以通過設(shè)置關(guān)鍵詞的形式進(jìn)行檢索，有效地提高了檔案的利用率，與傳統(tǒng)的人工查詢方式相比，不僅保護(hù)了檔案的完整，還提高了檔案查詢的效率。

二、中學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

近年來，數(shù)字化建設(shè)的勢頭如火如荼，在各行各業(yè)中都取得了突出的成就。而在中學(xué)檔案管理工作中，相較于以往，學(xué)校也增強(qiáng)了對檔案管理工作的重視，所以檔案管理在學(xué)校工作中，起到了極大的積極意義。但對于中學(xué)的數(shù)字化管理，由于起步較晚，發(fā)展時(shí)間較短，且沒有完整的案例進(jìn)行借鑒，所以當(dāng)前的中學(xué)檔案數(shù)字化管理中仍然存在一定的問題。

（一）缺乏足夠的重視程度。相較于以往，學(xué)校確實(shí)提高了對檔案管理工作的重視程度，但就整體而言，這樣的重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。學(xué)校的主要工作是教書育人，所以更加側(cè)重于教學(xué)方面的重視，但檔案管理作為學(xué)校管理中的一部分，其也關(guān)系著學(xué)校的發(fā)展，所以必須還要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度。縱觀我國大部分學(xué)校，簡單地將檔案管理工作等同于檔案整理工作，其中存在較大的缺失性，嚴(yán)重影響檔案管理向著數(shù)字化建設(shè)的方向發(fā)展。

（二）沒有與時(shí)俱進(jìn)。中學(xué)的檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)雖然已經(jīng)被提出，且受到了部分學(xué)校的重視，但大部分學(xué)校的中學(xué)的管理工作，仍然與以往毫無二致，與時(shí)代脫軌，管理工作與教育理念完全不匹配，從而使得學(xué)校的發(fā)展非?；危嬖谳^大的差異性。其學(xué)校的數(shù)字化建設(shè)基本設(shè)備也并不完善，相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備缺失，無法為中學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)提供有力的外部環(huán)境。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不夠。就學(xué)校而言，側(cè)重點(diǎn)多放在學(xué)生與老師身上，而檔案管理被認(rèn)為是后勤部門，一般屬于學(xué)校的養(yǎng)老部門或者輔助部門，在安排人員時(shí)，一般都是老師兼任的形式，缺乏高素質(zhì)的專業(yè)人才。檔案管理人員并不具備專業(yè)背景，其專業(yè)素養(yǎng)與檔案管理工作崗位的需求不匹配，使得檔案管理工作沒有發(fā)揮其實(shí)際效用，缺乏合理性和科學(xué)性。

三、優(yōu)化中學(xué)的數(shù)字化管理措施

（一）提高中學(xué)檔案數(shù)字化管理的重視程度，加大資金投入。中學(xué)的數(shù)字化管理與學(xué)校的發(fā)展息息相關(guān)，也屬于學(xué)校管理當(dāng)中的重要一環(huán)。所以學(xué)校首先要提高對中學(xué)檔案數(shù)字化管理的重視程度，校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的意識(shí)，為檔案數(shù)字化管理提供良好的發(fā)展環(huán)境。另外，學(xué)校要加大對檔案數(shù)字化管理的資金投入，為檔案數(shù)字化管理提供必要的人力、物力、資金資源，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。在檔案數(shù)字化管理中，完善其基礎(chǔ)設(shè)施信息化建設(shè)，比如照相機(jī)、投影儀、掃描儀等各項(xiàng)現(xiàn)代化軟件設(shè)備，成立專業(yè)的檔案管理部門，使檔案管理具有一定的獨(dú)立性，為檔案管理的發(fā)展掃清路障。

（二）建立完善的數(shù)字化管理體系，為數(shù)字化管理工作提供制度保障。由于當(dāng)前中學(xué)檔案數(shù)字化管理過程中，其工作沒有明確的目標(biāo)，也缺乏規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，為了使中學(xué)答案數(shù)字化管理有著明確的前進(jìn)方向，必須建立完善的數(shù)字化管理體系，加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的溝通和共享，滿足中學(xué)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)需要。在當(dāng)前的中學(xué)檔案數(shù)字化管理過程中，因?yàn)楣芾砣藛T素質(zhì)不夠，所以導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)收錄混雜、標(biāo)準(zhǔn)不一致的現(xiàn)象，結(jié)合有關(guān)的《檔案著錄規(guī)則》等多項(xiàng)規(guī)章制度，建立完善的數(shù)字化管理體系，使數(shù)字化管理工作在制度內(nèi)進(jìn)行，以此來規(guī)范數(shù)字化檔案管理工作的進(jìn)行，促進(jìn)中學(xué)檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化。

（三）開展培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)。中學(xué)檔案數(shù)字化管理對管理人員的綜合素質(zhì)要求較高，而學(xué)?？梢酝ㄟ^參加培訓(xùn)的方式，提高中學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以此來推動(dòng)中學(xué)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)。中學(xué)檔案數(shù)字化管理為中學(xué)檔案帶來了相應(yīng)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，機(jī)遇是可以提高中學(xué)檔案管理水平，增強(qiáng)中學(xué)檔案管理質(zhì)量，而挑戰(zhàn)則是對學(xué)校提出了更高的人才要求。為了滿足中學(xué)檔案數(shù)字化管理的新要求，學(xué)校要加強(qiáng)對中學(xué)的工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是著重對于大管理，數(shù)字化建設(shè)所需要的理論知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案工作者熟悉數(shù)字化建設(shè)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，提高數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)用能力和水平。

（四）運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案平臺(tái)。中學(xué)的檔案信息資源較為龐大，所牽扯到的學(xué)生、老師等主體的范圍較廣，采用人工成本進(jìn)行管理，不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且極容易出錯(cuò)。而運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立相應(yīng)的檔案平臺(tái)，統(tǒng)一中學(xué)檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)，能夠提高檔案資源的利用率，最大程度地發(fā)揮大資源的使用效果。在學(xué)校建立檔案平臺(tái)，還可以促進(jìn)檔案信息的交流和共享，以此來促進(jìn)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。

四、結(jié)語

綜上所述，中學(xué)檔案數(shù)字化管理是未來大勢所趨，也是中學(xué)下一步工作的重點(diǎn)。為了提高中學(xué)校園檔案信息化管理的水平，解決檔案信息化管理當(dāng)中存在的問題，可以通過提高對檔案信息化管理的重視程度，建立完善的檔案數(shù)字化管理體系，打造一支高質(zhì)量的人才隊(duì)伍，從思想、體制、人才三方面出發(fā)，切實(shí)貫徹落實(shí)中學(xué)檔案的數(shù)字化管理與建設(shè)的相關(guān)要求，以此來提高中學(xué)檔案管理水平，使檔案管理為學(xué)校的發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

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