提升機關事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量的建議

韋珉

【摘要】新時期，機關事業(yè)單位的規(guī)范化發(fā)展，增加了文書檔案數(shù)量。為了使工作質(zhì)量得以保證，工作效率有效提升，必須要完善文書檔案的管理制度。在機關事業(yè)單位中，文書檔案是重要組成部分之一。文書檔案屬于機關事業(yè)單位發(fā)展的寶貴資源，記錄了事業(yè)單位發(fā)展過程。文書檔案管理對于專業(yè)性和保密性以及政策性都非常重要。要求資料既要具有很高的安全性，又要具有完整性，對于機關事業(yè)單位而言，是既高效運行又有序協(xié)調(diào)的重要保障。所以，各部門都應該重視文書檔案管理工作。

【關鍵詞】機關事業(yè)單位;文書檔案;管理質(zhì)量

對于各個機關事業(yè)單位而言，文書檔案管理是一項重要的工作，其既具有技術性和政治性，又具有服務性，能夠記錄各個機關事業(yè)單位的重要資料和社會發(fā)展信息。高效科學的文書檔案管理工作，能夠提升機關事業(yè)單位的管理水平，使機關事業(yè)單位做出正確且合理的決策，無論對于機關事業(yè)單位的發(fā)展還是進步，都是重要的舉措。

一、機關事業(yè)單位規(guī)范文書檔案管理工作的重要性

文書檔案是一個單位或部門極為重要的有保存價值的文件材料，對于機關事業(yè)單位而言，檔案管理日常重要的工作環(huán)節(jié)，就是科學收集、分類和整理辦公室文書檔案，機關事業(yè)單位管理文書檔案的過程中，無論是收集信息方式，還是對信息進行分類的方式，都應該重視起來，防止出現(xiàn)誤差，影響單位決策。工作人員在日常的工作中，儲存文書檔案的條件也必須要考慮到，工作人員應該按照標準和相關規(guī)定，整理后續(xù)文書檔案和編目，以及保管文書檔案工作。使辦公室文書檔案管理更加規(guī)范化，縮短查找文書檔案時間，及時銷毀一些沒有利用價值的辦公室文書檔案，提高保管文書檔案的水平，從而有序地開展辦公室文書檔案管理工作。在新時期，文書檔案管理工作有了新的時代內(nèi)涵，這項工作比以往有了更加重要的意義。

二、機關事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的問題

（一）機關事業(yè)單位對文書檔案管理工作的重視度欠缺。有些機關事業(yè)單位對文書檔案管理工作的重視程度較低，尤其是有的單位主要領導對文書檔案管理工作的忽視，把文書檔案管理工作，只看成是辦公室工作中一項最容易做的事情，直接導致了文書檔案管理工作混亂的局面，并且對保密工作也不重視，沒有把加強對保密工作的領導作為一項重要職責。有的工作人員認為，管理辦公室文書檔案，就是簡單地保存相應的活動材料和會議，保存的這些數(shù)據(jù)過后不可能將其效用充分地發(fā)揮出來。所以，忽視了對辦公室文書檔案管理工作的重要性的認識。

（二）文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺。辦公室文書管理工作比較復雜，要求參與工作人員具有很高的素質(zhì)，但是，開展文書檔案管理工作的過程中，有些工作人員管理文書檔案工作的能力比較差，無論是專業(yè)技能，還是相關理論知識都欠缺，很難滿足管理辦公室文書檔案的需求。另外，有些機關事業(yè)單位安排在管理文書檔案工作崗位上的人員，都是一些年齡比較大的工作人員，這些人因為學習的動力欠缺，致使機關事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率在一定的程度上受到了很大的影響。

（三）文書檔案管理制度體系不健全。有些機關事業(yè)單位只是簡單地整理和分類文書檔案，部分工作人員甚至整理文書檔案的過程中，沒有按照操作流程規(guī)范地進行整理，致使有些辦公室文書檔案流失了。此外，有些機關事業(yè)單位的文書檔案管理工作體系不完善，在文書檔案管理工作進展的過程中，推諉責任等問題出現(xiàn)，并且辦公室文書檔案管理工作的分工也不明確，有些工作人員開展文書檔案管理工作的過程中，相關工作的依據(jù)欠缺，導致開展文書檔案管理工作非常艱難。

三、優(yōu)化提升機關事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量的建議

（一）機關事業(yè)單位提高對辦公室文書檔案管理工作的重視程度。辦公室文書檔案管理工作，對于機關事業(yè)單位全面開展辦公室工作具有重要的影響，機關事業(yè)單位主要領導必須要重視起來，作為機關事業(yè)單位的主要領導，對于辦公室管理文書檔案工作，應該主動出謀劃策，將保密工作納入黨委重要議事日程，并且認真地思考和研究所涉及的全局性辦公室文書檔案工作，科學合理謀劃近期部署的辦公室文書檔案工作。同時，落實的過程中，分管檔案工作的領導應親自過問，親自抓，要經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時督促整改，積極地推廣經(jīng)驗做法和優(yōu)點，在機關事業(yè)單位領導的帶動下，使全體工作人員都能夠重視辦公室文書檔案管理工作。

（二）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員既要開展文書檔案管理工作，又要具體落實文書檔案管理的制度。所以，必須要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，增強管理意識。通過加強培訓，使檔案管理人員對整理規(guī)范和檔案法律法規(guī)有更深的了解，進一步提升綜合業(yè)務能力和專業(yè)水平，從而使辦公室文書檔案的管理工作能夠更好地開展，不斷為事業(yè)單位做好文書檔案管理工作，滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求，需努力提高事業(yè)單位文書檔案管理工作水平。

（三）建立健全文書檔案管理制度體系。在機關事業(yè)單位領的重視文書檔案管理的基礎上，辦公室文書檔案管理制度體系也要建立健全。將文書檔案管理制度的作用和功能充分地發(fā)揮出來。為開展文書檔案管理工作，營造良好的外部環(huán)境，檔案管理人員提高對文書檔案管理的重視程度，有效運用制度形式規(guī)范文書檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題，從而使辦公室文書檔案管理工作標準化水平得以提高。

（四）結(jié)合現(xiàn)代化，提升辦公室文書檔案管理的效率。實際管理文書檔案的過程中，應該與現(xiàn)代信息化發(fā)展有機地結(jié)合，有效運用現(xiàn)代化信息發(fā)展的優(yōu)勢，優(yōu)化機關事業(yè)單位的辦公室文書檔案管理，從而實質(zhì)性地提高文書檔案管理工作的效率和準確性，機關事業(yè)單位應該根據(jù)自身單位實際的管理情況，構(gòu)建一個新型的統(tǒng)一化和數(shù)字化的管理模式，致使信息資料能夠更加科學化，便于機關事業(yè)單位主要決策者更好地應用。1.應用計算機網(wǎng)絡技術。實際應用計算機技術，既能夠提升工作人員工作的效率，又能夠促進工作的準確性和質(zhì)量，機關事業(yè)單位實際工作的過程中，有效運用計算機系統(tǒng)，能夠使主要領導更好地了解和掌握各級工作的情況，因此，機關事業(yè)單位一體化管理模式構(gòu)建的過程中，工作人員必須要加強應用計算機技術，熟練具備計算機操作技術，全面應用計算機網(wǎng)絡技術，能夠很大程度提高檢索文獻的速度，從而使辦公室文書檔案管理的工作效率得以提升。2.統(tǒng)一化管理文書檔案。機關事業(yè)單位對辦公室文書檔案進行優(yōu)化管理的過程中，文書檔案管理工作中的各項管理制度必須要規(guī)范，致使管理制度對于機關事業(yè)單位的發(fā)展需求能夠滿足，有效運用一體化管理模式，實現(xiàn)統(tǒng)一管理各項工作任務，在機關事業(yè)單位中，設置一個專門對文書檔案統(tǒng)一管理的科室，實行批注簽字的管理制度，文書檔案材料無論是進庫，還是出庫，該科室都必須要審批和簽字，從而提高文書檔案管理的工作效率。

四、結(jié)語

在機關事業(yè)單位中，文書檔案管理工作屬于一項重要的內(nèi)容，對于開展各項工作具有重要的現(xiàn)實意義。為了與時代的發(fā)展形勢相適應，機關事業(yè)單位必須要重視辦公室文書檔案管理工作，認真思考怎樣提高文書檔案管理工作，建立健全文書檔案管理機制，加強培訓機關事業(yè)單位的文書檔案管理人員教育，構(gòu)建既具有高素質(zhì)檔案管理，又與時代發(fā)展趨勢相符合的文書檔案管理隊伍。

【參考文獻】

[1]王麗.淺談文書檔案管理的強化措施及建議[J].中外企業(yè)家，2019（29）：129.

[2]韓娟.提高事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量的幾點思考[J].城建檔案，2019（09）：59-60.