關(guān)于新時期做好企業(yè)干部人事檔案利用與服務(wù)的思考

魏巍?曹紅霞

摘 要 當前，人事檔案管理工作越來越受到重視。作為企業(yè)的人事檔案管理人員，必須根據(jù)企業(yè)發(fā)展的變化和要求不斷地創(chuàng)新檔案管理模式和方法，這種變化和要求給傳統(tǒng)的企業(yè)干部人事檔案管理工作帶來了巨大的影響和變化。企業(yè)必須認真做好干部人事檔案管理工作，盡可能地挖掘人才的創(chuàng)造力和生產(chǎn)力對企業(yè)的經(jīng)濟價值和社會效益的強大作用力，推動企業(yè)人才可持續(xù)性發(fā)展。

關(guān)鍵詞 企業(yè)干部;人事檔案;利用與服務(wù)

1企業(yè)干部人事檔案

人事檔案可籠統(tǒng)地理解為一個人的整體記錄，內(nèi)容包括家庭背景、工作生活經(jīng)歷等具體的信息。一般情況下，人事檔案資料能夠通過查閱檔案實現(xiàn)對個體的基本認識和大致了解。檔案記錄在人們的工作生活中起著至關(guān)重要的作用。人事檔案通過記錄一個人的學(xué)習(xí)、工作等成長經(jīng)歷，成為社會和人事部門了解一個人的重要依據(jù)，為用人單位選用、聘用人才提供重要參考。隨著我國經(jīng)濟形勢的發(fā)展變化，我國企業(yè)人事檔案工作的定位也隨之發(fā)生了轉(zhuǎn)化。然而，對于大多數(shù)單位，特別是國有企業(yè)，加強企業(yè)干部人事檔案管理仍然具有極大的意義和價值。企業(yè)干部人事檔案牽涉到我們每個人的切身利益，做好這項工作在干部人事工作中具有不可替代的作用。一般情況下，企業(yè)干部人事檔案中的檔案資料不是孤立的，彼此之間有著清晰的時間脈絡(luò)和明確的成長痕跡。他們是相互依存和互補的有機整體，在企業(yè)員工身份識別工作中，必須保持這種歷史聯(lián)系，以維護職工檔案材料的完整性和準確性[1]。

2企業(yè)干部人事檔案使用和服務(wù)工作中存在的問題

以往，我國傳統(tǒng)干部人事檔案管理長期處于封閉狀態(tài)，導(dǎo)致出現(xiàn)了重視不足、觀念落后的管理局面。隨著企業(yè)干部人事制度改革的不斷深入，企業(yè)干部人事檔案工作的對象、環(huán)境以及技術(shù)等因素也發(fā)生了變化。首先，由于檔案資料的重點是記錄家庭狀況、政治歷史等以前的靜態(tài)的信息，對企業(yè)干部個體近期工作生活、獎懲內(nèi)容涉及較少，在對個體進行考核和評價時會容易出現(xiàn)檔案信息的不完整和不對稱等問題。以此為背景，企業(yè)干部人事檔案的內(nèi)容有些陳舊，缺乏及時更新的資料，對一個人的考核和考察存在信息不充分的現(xiàn)象。其次，企業(yè)干部的工作績效缺乏常規(guī)記錄，不能充分反映調(diào)查干部動態(tài)的道德操守、能力以及績效等材料信息，無法充分反映干部的實際表現(xiàn)。另外，由于干部工作的變化，一些檔案資料沒有及時調(diào)取和記錄，造成人事檔案資料的不完整狀態(tài)。最后，對企業(yè)干部人事檔案的關(guān)注程度還不夠。在檔案記錄過程中根據(jù)人的主觀需要隨機填充了一些文件內(nèi)容，對檔案材料的選擇不當和分類不正確，容易導(dǎo)致混淆企業(yè)人事檔案的內(nèi)容。造成檔案的失真，影響了企業(yè)后續(xù)檔案資料的使用[2]。

3做好企業(yè)人事檔案管理的措施

3.1 做好企業(yè)干部人事檔案的收集整理

要做好企業(yè)干部人事檔案的收集整理，首先必須收集和補充干部近期所有檔案資料。目前，許多企業(yè)干部人員人事檔案管理人員缺乏數(shù)據(jù)采集經(jīng)驗，對企業(yè)干部人事檔案數(shù)據(jù)整理較為分散，補充和完善每個干部的信息更加困難。企業(yè)需要分配專員擔(dān)任檔案信息聯(lián)絡(luò)員，做好檔案的溝通和記錄工作。其次，在收集干部檔案時要注意收集方法和收集形式的多樣性，從多個角度進行資料的查找和驗證，以減少檔案信息數(shù)據(jù)的遺漏，形成上下連接的網(wǎng)絡(luò)，不斷完善企業(yè)干部的人員檔案。最后，在收集檔案后應(yīng)注意篩選材料，并及時清除一些與干部實際情況不符的材料，以爭取干部檔案材料的真實性[3]。

3.2 提高企業(yè)干部人事檔案利用與服務(wù)管理人員的職業(yè)素質(zhì)

當前，傳統(tǒng)的企業(yè)干部人事檔案管理水平已經(jīng)不能滿足企業(yè)干部人事檔案管理的要求，企業(yè)干部人事檔案利用與服務(wù)水平需要及時進行創(chuàng)新和提高。然而，一些干部人事檔案管理人員存在兼職化的現(xiàn)象。這些兼職人員部分缺乏檔案管理相關(guān)專業(yè)知識，不能高效處理企業(yè)干部人事檔案的利用與服務(wù)問題。除此之外，兼職人員的工作態(tài)度在不同程度上也存在問題，不能保證像正式員工一樣恪盡職守，兢兢業(yè)業(yè)。從這種角度來看，干部人事檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)對檔案管理水平具有重要影響。要想改變這種現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)注重干部人事檔案管理人員人才的吸收和引進，逐漸取消工作人員兼職化的傾向。同時，注重對現(xiàn)有員工的培養(yǎng)，組織開展有關(guān)企業(yè)干部人事檔案管理的培訓(xùn)，并進行相關(guān)政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，提高個人道德素質(zhì)，嚴格遵守職業(yè)道德，保護特殊檔案材料的安全，不斷提高企業(yè)干部人事檔案的管理水平。

3.3 借助信息化手段管理企業(yè)干部人事檔案工作

借助信息化手段和方法，可以提高人事檔案工作的科技水平和準確性。眾所周知，企業(yè)干部人事檔案信息管理主要用于員工的考核、人才流動等方面，對企業(yè)用人具有重要作用。利用信息化手段管理人事檔案，可以使人事檔案的信息管理更加規(guī)范化。不僅可以有效地完成人事檔案管理的日常工作，而且可以深入地開發(fā)和利用人力資源，極大地提高了企業(yè)干部人事檔案利用與服務(wù)的效率。

3.4 加強對企業(yè)干部人事檔案管理的重視

為了加快推進企業(yè)干部人事檔案管理，改變檔案工作尚未得到重視的現(xiàn)狀，企業(yè)干部人事檔案管理人員必須主動提高分析、利用檔案的能力，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報干部人事檔案的內(nèi)容和進展。只有保證單位領(lǐng)導(dǎo)人員充分理解人事檔案工作的重要性，重視、發(fā)揮實現(xiàn)人事檔案的無形價值，才能在企業(yè)干部人事檔案管理工作在人員以及物力等方面提供必要的支持和幫助。只有提高企業(yè)干部人事管理的重視程度，單位的人事檔案工作才能繼續(xù)發(fā)展并取得成果。才能不斷促進企業(yè)干部人事檔案的管理事業(yè)有序推進，提高企業(yè)的繼續(xù)發(fā)展能力和水平[4]。

4結(jié)束語

企業(yè)干部人事檔案管理是一項基礎(chǔ)性和服務(wù)性的工作。我們應(yīng)該從服務(wù)企業(yè)和企業(yè)員工的需求入手，努力發(fā)展信息檔案管理工作，拓寬當前企業(yè)人事檔案利用與服務(wù)的工作方法和服務(wù)渠道，提高企業(yè)干部人事檔案利用與服務(wù)管理水平。

參考文獻

[1] 張洪.新時期做好企業(yè)干部人事檔案利用與服務(wù)的思考[J].人才資源開發(fā)，2017，（6）：234-236.

[2] 紀洪杰.淺析企業(yè)人事檔案提供利用工作的注意事項[J].現(xiàn)代交際，2013，（5）：49.

[3] 趙松.加強干部人事檔案管理 服務(wù)企業(yè)人才開發(fā)戰(zhàn)略[J].云南電業(yè)，2003，（7）：34-35.

[4] 李艷潔.企業(yè)人事檔案管理工作探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（17）： 147，153.