新時(shí)期市政工程檔案管理工作流程完善對(duì)策探討

蔣瓊

摘要：市政工程檔案是市政工程建設(shè)全過(guò)程最真實(shí)、最原始的記錄，涉及到勘測(cè)設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、工程施工等多個(gè)方面的資料，同時(shí)也是市政工程后期進(jìn)行維修或者改擴(kuò)建的重要依據(jù)。因此做好市政工程檔案管理工作具有尤為重要的意義，但就市政工程檔案管理實(shí)際情況來(lái)看，還存在著不少問(wèn)題，亟待解決。本文基于此，試圖以市政工程檔案管理作為研究對(duì)象，就其工作流程如何進(jìn)一步完善提出具體的對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：市政工程;檔案管理;工作流程;完善

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-2177（2020）22-0055-02

市政工程項(xiàng)目從最初的調(diào)研評(píng)估、決策立項(xiàng)，還要經(jīng)歷勘測(cè)設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、工程施工、竣工驗(yàn)收以及試運(yùn)行等多個(gè)環(huán)節(jié)，時(shí)間跨度少則1年，多則可能是3～5年，期間會(huì)產(chǎn)生大量的文檔資料，因此市政工程檔案具有形成時(shí)間長(zhǎng)以及數(shù)量多的特點(diǎn)[1]。新時(shí)期，向市政工程檔案管理工作提出了新的要求，為了使市政工程檔案管理工作能夠更好地服務(wù)于城市建設(shè)與發(fā)展，本文將主要針對(duì)市政工程檔案管理工作流程展開(kāi)探究研討，提出相應(yīng)的完善對(duì)策，促進(jìn)市政工程檔案管理效率及質(zhì)量實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步提升。

1新時(shí)期市政工程檔案管理工作流程完善意義

不管是以施工進(jìn)度作為核心要素，還是以工程項(xiàng)目作為主體，市政工程都勢(shì)必會(huì)涉及到各種信息。唯有收集、整理、處理好大量的工程信息才可以促使市政工程檔案資料變得更加完善，為后續(xù)市政工程信息的查詢以及相關(guān)利用提供可靠的信息支持，市政工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人才能夠據(jù)此作為判斷依據(jù)，更科學(xué)合理地調(diào)配市政工程資源，以便工程量和工程進(jìn)度始終處于科學(xué)控制之下。如此借助可靠的檔案信息支持，能夠更加高效、快速地規(guī)避可能發(fā)生的一些風(fēng)險(xiǎn)或一些問(wèn)題，能夠在發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題或是發(fā)生緊急事件的時(shí)候，借助檔案信息快速精準(zhǔn)找到背后的原因，從而更高效地實(shí)現(xiàn)問(wèn)題的快速解決，使得施工成本得到縮減，工程穩(wěn)定性和安全性得到提升。市政工程檔案信息發(fā)揮其能效作用階段其先見(jiàn)性優(yōu)勢(shì)是比較顯著的，這就可以為將來(lái)市政工程項(xiàng)目施工的開(kāi)展提供可靠的參考依據(jù)，還能夠在原本的基礎(chǔ)上通過(guò)對(duì)工程經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與吸收，實(shí)現(xiàn)施工風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的合理規(guī)避[2]。尤其是如今伴隨市政工程項(xiàng)目數(shù)量的不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸難以跟上實(shí)際的管理需要，那么對(duì)原本的工作流程進(jìn)行優(yōu)化完善就具有尤為重要的意義。

2新時(shí)期市政工程檔案管理工作流程完善對(duì)策

2.1簡(jiǎn)化檔案管理程序

簡(jiǎn)化市政工程檔案管理工作程序的目的在于讓流程變得更加精細(xì)化，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)更加有效的管理[3]，而市政工程檔案管理信息化的推進(jìn)，為探索出一條共建、共享的檔案管理新模式提供了可靠保障。一個(gè)市政工程項(xiàng)目從項(xiàng)目開(kāi)始直至項(xiàng)目結(jié)束的整個(gè)生命周期內(nèi)，檔案信息將期間的歷程和成果真實(shí)記錄了下來(lái)，通過(guò)對(duì)檔案資源的數(shù)字化，可以使其更利于共享和方便反復(fù)利用。通過(guò)利用可實(shí)現(xiàn)的、必要的線上審批程序，簡(jiǎn)化線上辦理流程，在合規(guī)的前提下加強(qiáng)與各個(gè)部門的交流與協(xié)作，必要的時(shí)候通過(guò)聯(lián)合聯(lián)動(dòng)，將市政工程檔案的咨詢、參考、憑證作用切實(shí)發(fā)揮出來(lái)，更好地為城市建設(shè)提供需求服務(wù)。在市政工程檔案管理中，應(yīng)繼續(xù)加大對(duì)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用力度，借助加解密、集中印、數(shù)字簽名等手段，防止市政工程檔案在利用過(guò)程中發(fā)生數(shù)據(jù)篡改、文件偽造等問(wèn)題，既確保了檔案的安全性，又便于檔案管理，使市政工程檔案管理程序變得更加簡(jiǎn)化。

2.2優(yōu)化檔案管理體系

通過(guò)對(duì)市政工程檔案管理制度加以修訂以及完善，對(duì)現(xiàn)行的市政工程檔案管理操作規(guī)程和管理辦法加以細(xì)致梳理，深化管理要求，細(xì)化管理規(guī)范，明確各個(gè)單位及相關(guān)人員在市政工程檔案管理中需要履行的職責(zé)，并讓檔案資料在收集、整理、歸檔以及移交等環(huán)節(jié)的相關(guān)規(guī)定和要求更加直觀無(wú)誤，對(duì)檔案歸檔范圍予以調(diào)整，有助于推進(jìn)市政工程檔案管理更加趨向于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。應(yīng)當(dāng)將檔案質(zhì)量管控、檔案歸檔質(zhì)量等相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與法律相結(jié)合，編寫市政工程檔案歸檔操作手冊(cè)、市政工程檔案安全維護(hù)手冊(cè)、市政工程檔案庫(kù)房巡檢管理手冊(cè)、檔案安全風(fēng)險(xiǎn)治理、應(yīng)急預(yù)案等，并要求全體檔案管理人員深入?yún)⑴c到這些手冊(cè)的學(xué)習(xí)中，進(jìn)一步穩(wěn)步推進(jìn)市政工程檔案管理工作。最后，還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建相應(yīng)的評(píng)價(jià)體系，有計(jì)劃地對(duì)各單位及相關(guān)人員，按照市政工程檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行專項(xiàng)檢查，確保其在市政工程檔案管理中能夠?qū)⑦@些規(guī)定落到實(shí)處，將相關(guān)規(guī)定的規(guī)范作用真正發(fā)揮出來(lái)。針對(duì)落實(shí)不力的相關(guān)單位及人員，除了要追究其相關(guān)責(zé)任，同時(shí)還會(huì)將評(píng)價(jià)結(jié)果作為評(píng)價(jià)其履職能力的重要依據(jù)，借此來(lái)督促市政工程檔案管理相關(guān)規(guī)定能夠真正落到實(shí)處，使檔案管理體系實(shí)現(xiàn)真正優(yōu)化。

2.3強(qiáng)化管理基礎(chǔ)工作

在市政工程檔案管理中，最基礎(chǔ)的工作主要包含收集檔案信息資料、分類檔案信息資料、整理檔案信息資料、歸檔檔案信息資料、保管檔案信息資料以及利用檔案信息資料[4]。其中收集工作在這個(gè)工作流程中既是起始環(huán)節(jié)，同時(shí)也是非常重要的環(huán)節(jié)，要求既要做到及時(shí)收集，又要做到收集齊全和完整。而分類和整理工作是歸檔檔案信息資料之前的預(yù)立卷環(huán)節(jié)，同樣需要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)遵循一定的方式完成分類組卷排序。歸檔工作要求項(xiàng)目文件材料的歸檔申請(qǐng)應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，并結(jié)合驗(yàn)收反饋結(jié)果，對(duì)上述材料的質(zhì)量及時(shí)加以整改以及及時(shí)加以補(bǔ)充歸檔，唯有通過(guò)審核的文件材料才能夠進(jìn)行后續(xù)的立卷以及上架入庫(kù)工作。保管工作是保護(hù)檔案和管理檔案的工作，應(yīng)當(dāng)配備必要的檔案裝具，建立規(guī)范的以及合理的庫(kù)房管理制度，按照規(guī)定要求對(duì)溫濕度加以調(diào)節(jié)和控制，確保檔案安全。利用工作則主要是指充分發(fā)揮市政工程檔案各項(xiàng)工作中的信息資源價(jià)值，使這些工作的效率得到進(jìn)一步提高。強(qiáng)化管理基礎(chǔ)工作是流程完善的重要途徑，在這個(gè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)切合實(shí)際，找準(zhǔn)基礎(chǔ)工作中哪些屬于核心業(yè)務(wù)，哪些屬于薄弱環(huán)節(jié)，并予以緊緊抓住。

2.4加強(qiáng)人員學(xué)習(xí)培養(yǎng)

對(duì)于市政工程檔案管理人員而言，要想自身的綜合素養(yǎng)能夠始終滿足市政工程檔案管理需要，能夠符合市政工程檔案管理流程優(yōu)化要求，那么就必須積極接受專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，積極主動(dòng)去學(xué)習(xí)相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，自覺(jué)加強(qiáng)法治觀念、法律意識(shí)，不斷更新自己的檔案管理思想觀念。市政工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立終身學(xué)習(xí)觀念，除了積極參加單位組織的各種培訓(xùn)活動(dòng)之外，還應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)去了解檔案管理行業(yè)的最新技術(shù)動(dòng)態(tài)、了解檔案管理行業(yè)的時(shí)事政策，主動(dòng)與身邊有豐富經(jīng)驗(yàn)的同事交流溝通，主動(dòng)參與到各類檔案管理研討會(huì)中，去請(qǐng)教檔案管理領(lǐng)域的專家學(xué)者，通過(guò)這些途徑實(shí)現(xiàn)自己檔案管理理念的及時(shí)更新，為市政工程檔案管理流程完善做好儲(chǔ)備。市政工程檔案管理流程完善除了要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)擁有扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)，應(yīng)當(dāng)擁有一定的創(chuàng)新精神，還應(yīng)當(dāng)熟練掌握一些現(xiàn)代化管理工具和手段，不斷結(jié)合新技術(shù)、新形勢(shì)，適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)對(duì)市政工程檔案管理流程加以優(yōu)化，無(wú)論是設(shè)備技術(shù)、管理制度，還是服務(wù)方式、管理方法，這些方面都要加強(qiáng)研究和探索。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極通過(guò)多種交流溝通方式或者是平臺(tái)，深入探討研究現(xiàn)有工作是否還存在問(wèn)題，開(kāi)動(dòng)腦筋，在齊心合力解決問(wèn)題的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)水平以及工作凝聚力得到進(jìn)一步提高。加強(qiáng)與其他同事的交流協(xié)作，取之所長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，繼續(xù)深入挖掘自身潛力，最終形成一支有著更強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力、更高綜合素養(yǎng)、更強(qiáng)對(duì)外協(xié)調(diào)溝通能力、更佳業(yè)務(wù)能力、更富有責(zé)任心的市政工程檔案管理隊(duì)伍[5]，為市政工程檔案管理流程優(yōu)化提供堅(jiān)實(shí)保障，助力檔案管理工作效率及質(zhì)量得到不斷提升。

3結(jié)語(yǔ)

市政工程檔案管理工作作為市政工程項(xiàng)目的基礎(chǔ)組成部分，是助力城市建設(shè)與發(fā)展的基礎(chǔ)保障，所以市政工程檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作的必要性。伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，市政工程項(xiàng)目建設(shè)數(shù)量和建設(shè)規(guī)模也隨之增多和擴(kuò)大，從而使得產(chǎn)生的檔案資料也越來(lái)越多，這些無(wú)疑都帶來(lái)了新的考驗(yàn)以及新的挑戰(zhàn)，只有對(duì)現(xiàn)有的工作流程加以優(yōu)化完善，才能夠滿足檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展需要。文章結(jié)合筆者工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從簡(jiǎn)化檔案管理程序、優(yōu)化檔案管理體系、強(qiáng)化管理基礎(chǔ)工作、加強(qiáng)人員學(xué)習(xí)培養(yǎng)，四個(gè)方面提出了市政工程檔案管理流程完善對(duì)策，以期能夠借此給予其他市政工程檔案管理人員一定參考借鑒。

參考文獻(xiàn)

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（責(zé)編：趙露）