企業(yè)用印管理及內(nèi)部流程的信息化管理研究

潘永鑫

摘 要：印章的使用管理，關系著企業(yè)正常經(jīng)營管理活動的開展，施印不當是引發(fā)企業(yè)經(jīng)濟糾紛的頻發(fā)點，因此印章管理作為企業(yè)管理的重點和難點，容不得絲毫的懈怠。就目前印章管理體系而言，雖相關制度、流程已趨于完善，但仍留有部分風險點，無法有效杜絕。筆者根據(jù)對企業(yè)印章管理風險研究及現(xiàn)有管理方式分析得出，印章信息化管理將有效減少多蓋、錯蓋、超權限用印等管理漏洞，同時可降低能耗、功耗，提高管理效率，存在可推廣性。

關鍵詞：企業(yè)管理? 印章? 風險? 信息化

中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2020）04（b）--02

印章是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要憑證，在法律上意味著公司的承諾、認可和證明。對于大型企業(yè)而言，經(jīng)常會涉及跨地區(qū)經(jīng)營的需要，根據(jù)其性質(zhì)和用途，日常使用的印章大致可以分為四類，即行政公章、業(yè)務專用章、領導人名章、工程項目部印章。

基于印章類別過于繁多、管理復雜、涉及面廣等因素，此次印章信息化管理初探主要探索行政公章、工程項目印章信息化建設管理，以此激發(fā)印章管理的深層次思考。

1 傳統(tǒng)模式印章管理弊端與問題分析

1.1 行政公章管理效能還有待進一步提高

（1）異地用印經(jīng)濟效益低，且風險增大。企業(yè)在跨地區(qū)經(jīng)營行為過程中，經(jīng)常會碰到異地招投標、銀行開戶、簽約、辦理各種手續(xù)等情況，大多需要用到企業(yè)公章。由于當前電子印章尚未被市場廣泛接受，許多企業(yè)只能采用“空運印章”開展異地用印工作，但這直接造成了人力成本和差旅成本的增加。同時，因公章遠離常駐地，且一次異地用印往往會加蓋許多書面資料，這讓印章主管部門無法對印章的使用進行有效監(jiān)管，使印章管理存在諸多不可控風險。因此，如何協(xié)調(diào)好異地用章，也是企業(yè)的一個管理難題。

（2）傳統(tǒng)用印管理矛盾突出。傳統(tǒng)用印管理普遍采用紙質(zhì)用印審批單，報業(yè)務分管部門、領導簽字審批后，到印章管理部門用印。用印審批單登記用印原因、用印資料名稱、用印資料關鍵要素、相關責任人簽字等內(nèi)容，存在以下管理矛盾：一是增加紙張使用，能源損耗大，企業(yè)管理需求與環(huán)境保護相矛盾;二是傳統(tǒng)用印涉及簽字審批，一方面增加辦事人員功耗，另一方面需審批人員外出時，無法及時簽批，導致辦事效率降低;三是用印人合規(guī)性審批缺失，審批人員及施印人員無法確定用印人是否為公司自有職工，存在一定的管理風險;四是用印審批單為紙質(zhì)存檔，易丟失、損毀，且破壞不可逆，一旦被損壞，將可能給公司造成不可預見的風險;五是查找困難。因行政公章使用頻率高，用印審批量大，當查找用印審批單時，需翻閱原始紙質(zhì)用印審批單，難度較大;六是無法查閱原始用印資料。用印后，用印資料均返還用印人，一旦需要查找原始用印資料時，將無法實現(xiàn);七是偷換用印資料。用印人員送簽的用印資料也是紙質(zhì)版，審批人員簽字審批后，若用印審批單登記不清，用印人偷換用印資料的容易度會大大增加。

1.2 工程項目印章監(jiān)控難度大

工程項目印章通常授權項目部自行管理，項目經(jīng)理為第一責任人，同時項目經(jīng)理也是最大審批權人。由于缺少上級的直接監(jiān)督與管控，加之項目印章管理人員通常為項目經(jīng)理指定，且多為兼職，專業(yè)知識缺乏，導致可能出現(xiàn)以下問題：一是雖然建立了嚴格的用印審批制度，但是在具體執(zhí)行過程中不同程度地存在審核把關不嚴、印章使用隨意性比較大的現(xiàn)象;二是項目印章管理人員思想認識不足，風險意識不強，管理技能缺乏，施印隨意;三是超權限用于簽訂未經(jīng)審批的合同、擔保文件、承諾或確認其他與經(jīng)濟有關的事項，給企業(yè)留下經(jīng)濟隱患;四是因工程項目規(guī)模大，各種不確定因素導致項目印章難以被及時有效收回、銷毀，易造成印章管理失控、遺失。

2 以信息化管理規(guī)避弊端與問題

當前，越來越多的信息化手段被運用到企業(yè)的合同管理、財務管理、生產(chǎn)要素管理和日常辦公等領域，但印章管理與信息化、現(xiàn)代化、智能化管理還有很大距離。由于缺乏統(tǒng)一的印章管理信息數(shù)據(jù)庫，對印章的使用狀態(tài)了解不清，有時會出現(xiàn)因用印管理不善，引發(fā)經(jīng)濟風險事件。

經(jīng)市場調(diào)研，目前市場普遍推廣印章鎖，即將印章鎖進儀器中，相當于給印章套上一把智能鎖，沒有授權無法打開機器更換印章或拆除印章，蓋章操作也無法進行。若是機器被強行破壞，會發(fā)送警報，印章管理人員及時得知。印章鎖基本可以實現(xiàn)以下功能：

（1）24小時智能鎖定印章。當未接收到施印指令或施印結束后，印章會被自動鎖定，無需人工鎖入保險柜中，減少因印章管理人員遺忘而將印章暴露在無人監(jiān)管環(huán)境中的幾率。即使印章遺失、被盜、被搶，短時間內(nèi)也無法施印，給印章管理人員增加應急處置時間。

（2）與辦公信息系統(tǒng)（例如OA系統(tǒng) ）自動對接。經(jīng)辦公信息系統(tǒng)審批的用印，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動同步至印章鎖中，用印時，印章鎖根據(jù)審批結果，核定加蓋次數(shù)，對用印資料進行實時拍攝，回存至辦公信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)“審批-用印-存底”閉環(huán)管理，同時建立統(tǒng)一的印章管理信息數(shù)據(jù)庫，便于信息存檔與查閱，實現(xiàn)公司全天候監(jiān)控，減少多蓋、錯蓋、亂蓋的幾率。

（3）異地用印降低人力成本和差旅成本。因印章鎖已充當部分印章管理人員職責，在需要異地用印時，印章管理人員可將放入印章鎖的印章交由具體經(jīng)辦人員，具體經(jīng)辦人員攜印章前往異地辦理業(yè)務，在授權管理范圍內(nèi)進行施印。印章鎖對用印資料可實時監(jiān)控，同時再增加手機直播功能，從而保證在無印章管理人員現(xiàn)場監(jiān)控的情況下，保障安全用印，節(jié)約印章管理人員出差工時損耗及差旅成本。

（4）保障用印程序及資料檔案安全。電子檔案易于保存和復制，減少檔案室存量的同時，增加檔案的安全性。

（5）加大工程項目印章監(jiān)管力度。企業(yè)可實現(xiàn)對工程項目印章遠程監(jiān)控，隨時可調(diào)取項目印章加蓋資料，檢查是否有違規(guī)用印行為，及時糾正、處理。

（6）督促工程項目部及時交回項目印章。印章鎖設備及工程項目印章由項目部在印章管理部門購置或交押金，在項目完成時，若項目印章未交還印章管理部門，印章鎖將無法用于下一個項目，以此敦促項目部及時歸還項目印章。

3 印章信息化管理存在的不足

3.1 電子流程需主要審批人員認可

印章信息化管理建設需打破傳統(tǒng)用印固話思維，部分人員對電子流程及電子簽字持懷疑態(tài)度，特別是在主要領導對電子簽字和信息監(jiān)控用印不信任時，將直接影響印章管理信息化建設推進深度與廣度。

3.2 非印章管理人員施印持疑

采用印章鎖后，可實現(xiàn)“人章分離”，當遇到異地用印或加班封標時，印章管理人員可不用到達施印現(xiàn)場，采用印章鎖自我監(jiān)控、印章管理人員遠程監(jiān)控、視頻記錄用印監(jiān)控等方式聯(lián)合監(jiān)管施印資料，可規(guī)避多蓋、亂蓋風險，但受傳統(tǒng)施印思維限制，部分人員會對此種無印章管理人員現(xiàn)場監(jiān)督施印的方式持懷疑態(tài)度。

3.3 信息系統(tǒng)安全性缺乏保障

（1）信息系統(tǒng)面臨網(wǎng)絡攻擊。就近兩年頻發(fā)的網(wǎng)絡攻擊和遭受勒索病毒事件來看，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)安全隨時面臨風險，且具有修復滯后性、風險不確定性、后果嚴重性、損壞不可逆性等風險，儲存在印章管理信息數(shù)據(jù)庫中的審批流程及資料需要附加安全措施。

（2）賬號盜用風險。辦公信息系統(tǒng)需用賬號密碼登錄，但存在部分人員賬號密碼保密性不夠，且隨意授權他人使用的情況，易造成非印章審批人意志簽批，存在一定程序風險。

3.4 不可實現(xiàn)100%自動無誤匹配識別

就目前信息技術而言，實現(xiàn)用印資料紙質(zhì)版與辦公信息系統(tǒng)中簽批用印資料電子版的100%自動無誤匹配識別還無法有效實現(xiàn)，依然存在“偷梁換柱”的可能，即用印人已打印用印資料與上傳的電子用印資料不一致的可能，需要印章管理人員人工核對，無法規(guī)避誤差。

3.5 增加企業(yè)管理成本

就市場初步調(diào)研得出，即使工程項目部使用最初級功能的印章鎖，其費用也將上萬元，大型企業(yè)項目部眾多，將增加一大筆開銷。

4 印章信息化管理不足的應對措施

4.1 針對3.1和3.2的應對措施

一是提出切實可行的印章信息化管理實施方案，選用可靠印章鎖供應商;二是選用與現(xiàn)行已布置辦公信息系統(tǒng)兼容性良好的印章鎖供應商，避免兩套系統(tǒng)銜接不暢給人帶來的不可靠感;三是選取單位試點，讓人們逐步習慣管理新模式;四是做好思想工作，充分答疑解惑，打消持疑人顧慮。

4.2 針對信息系統(tǒng)面臨網(wǎng)絡攻擊風險的應對措施

一是定期維護，及時修復系統(tǒng)漏洞，加大信息系統(tǒng)安全可靠度;二是可采取線上、線下存檔同步進行措施，即每次用印后均打印用印審批流程，由印章管理人員施行紙質(zhì)留存，1月或1季度歸一次檔案室。三是一年或半年，采用異地存儲方式，將重要已用印程序及資料數(shù)據(jù)下載到不聯(lián)網(wǎng)存儲設備中保存。

4.3 針對審批賬號盜用風險的應對措施

一是加大賬號管理風險宣傳教育，不斷提高賬號管理人員風險意識，杜絕隨意設置密碼或隨意授權他人使用的行為;二是鎖定賬號登錄設備，關鍵審批人員的賬號要限制其登錄設備，僅能在關鍵人員專屬終端設備使用，其他設備均不能登錄使用。

4.4 針對不可實現(xiàn)100%自動無誤匹配識別的應對措施

一是用印資料均由施印人從辦公信息系統(tǒng)中下載打印，非施印人打印資料不予施印;二是特殊資料無法從辦公信息系統(tǒng)中下載打印施印的，僅能由印章管理人員對關鍵要素進行人工核對。

4.5 針對企業(yè)管理成本的應對措施

印章管理無小事，因印章管理不善，給企業(yè)造成的損失將是不可估量的，印章信息化管理將大幅度降低此類風險。同時，采用印章信息化管理，將節(jié)約印章管理人異地用印所產(chǎn)生的人工成本和差旅成本。故印章信息化管理在規(guī)范管理和成本集約矛盾時，宜更重視規(guī)范管理。

綜合評價分析，企業(yè)印章信息化管理還處于推廣階段，存在一定技術難題無法解決，但在一定程度推動印章規(guī)范化管理，規(guī)避了大部分已知風險，存在推廣的可能性。

參考文獻

陳昕.運用信息技術創(chuàng)新印章管理新方法[J].中國建設信息化，2017（06）.