如何通過精細(xì)化管理提升辦公室工作創(chuàng)新

李蕊伶 張建

【摘要】本文從提升辦公室工作的精細(xì)化管理角度出發(fā)，分析現(xiàn)狀，明確辦公室精細(xì)化管理的意義與作用，并由此提出辦公室精細(xì)化管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，為當(dāng)前辦公室工作精細(xì)化設(shè)置提供可參考的意見。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)化管理;辦公室;創(chuàng)新

一、辦公室工作現(xiàn)狀分析

（一）人員設(shè)置專業(yè)化不足，還存在“臨時(shí)抓壯丁”的現(xiàn)象。雖然當(dāng)前的辦學(xué)條件及各項(xiàng)教育工作中的發(fā)展都在向更加精細(xì)化、科學(xué)化、專業(yè)化的大趨勢延伸，但是辦公室管理及相關(guān)工作還是直接嵌套在其他相關(guān)專業(yè)中的，因此，當(dāng)前很多辦公室工作在人員選擇上，隨意性較大，認(rèn)為辦公室工作只要是本單位員工就可以勝任，還是以“抓壯丁”的形式展開，辦公室人員的專業(yè)培養(yǎng)工作機(jī)制缺乏，有些單位甚至以“輪流值班”的形式開展日常辦公室工作，其工作現(xiàn)狀可想而知。

（二）工作精細(xì)化要求不嚴(yán)格，存在憑經(jīng)驗(yàn)辦事的現(xiàn)象。辦公室工作本質(zhì)上是上傳下達(dá)、下情上報(bào)的中間樞紐站，可以說是一個(gè)單位一個(gè)企業(yè)的“管家”，但是在很多上下通達(dá)的工作中，很多辦公室工作人員還存在憑經(jīng)驗(yàn)辦事的老習(xí)慣，對規(guī)范化、科學(xué)化要求較低，對AB崗職位的劃分還不夠明確，存在有些工作交叉執(zhí)行、多頭辦理的現(xiàn)象，導(dǎo)致辦公室工作人員分工不清晰、職責(zé)不明確、業(yè)務(wù)不精湛，服務(wù)單位的根本職能發(fā)揮不到位。

（三）工作內(nèi)容更加多頭化，雜亂無章。在當(dāng)前全面從嚴(yán)治黨的大環(huán)境中，要求黨對各項(xiàng)工作的統(tǒng)領(lǐng)，而在辦公室工作中，存在業(yè)務(wù)與黨建兩層皮、結(jié)合不緊密，業(yè)務(wù)工作井井有條、黨建工作雜亂無章的現(xiàn)象，工作內(nèi)容在黨建與業(yè)務(wù)之間的結(jié)合不夠緊密，造成辦公室工作多頭緒、少規(guī)律，制度建設(shè)不完備，缺乏科學(xué)規(guī)劃。

（四）工作人員思想認(rèn)識不到位。在工作人員配備上，很單位存在臨時(shí)抓壯丁的現(xiàn)象，這就直接導(dǎo)致很多辦公室工作人員不僅對工作認(rèn)識不到位，在思想態(tài)度上存在誤區(qū)，認(rèn)為辦公室工作太過于繁瑣，學(xué)習(xí)研究意識較差，再加上辦公室工作與具體業(yè)務(wù)工作相比，沒有特別明顯的專業(yè)性，有些人甚至認(rèn)為辦公室只是負(fù)責(zé)接待、“打雜”的被邊緣化的工作群體，因此對被分配到辦公室工作的熱情不高、干勁不足，工作態(tài)度消極怠慢，導(dǎo)致辦公室工作效果不好。

二、辦公室精細(xì)化管理的意義

（一）明確各工作人員職責(zé)，防止推諉扯皮。對辦公室工作進(jìn)行精細(xì)化管理，在人員管理的橫向上，有利于通過合理的分工，明確專人負(fù)責(zé)與AB崗之間的輪班制度，堅(jiān)持辦公室事務(wù)有人管，堅(jiān)持在A崗工作人員在崗時(shí)，B崗有權(quán)利就此工作“不管不顧”，通過職責(zé)分工的細(xì)化，避免了工作人員之間的相互推脫、推諉扯皮現(xiàn)象;在人員管理的縱向上，既堅(jiān)持辦公室工作的專業(yè)化發(fā)展，又為工作人員的辦公能力提升、接待水平提高、會務(wù)安排專業(yè)化等方面的能力提升，為工作人員的全面發(fā)展提供了契機(jī)。

（二）通過精細(xì)化管理細(xì)化工作職責(zé)，避免因靠經(jīng)驗(yàn)辦事出現(xiàn)疏忽大意的情況。精細(xì)化管理的目的在于以精細(xì)的制度、規(guī)則、條例、規(guī)矩等一系列明確的制度建設(shè)來指導(dǎo)實(shí)際工作，在遇到制度規(guī)定之外的事時(shí)，堅(jiān)持及時(shí)請示匯報(bào)，每一件事的處理解決都有明確的制度要求與規(guī)則約束，避免出現(xiàn)有些工作人員以經(jīng)驗(yàn)辦事情，“深一腳淺一腳”等問題，甚至在某些時(shí)候容易出現(xiàn)以經(jīng)驗(yàn)總結(jié)為主，對制度、規(guī)則置之不理的現(xiàn)象，導(dǎo)致工作出現(xiàn)問題。

（三）提升辦事效率，解決程序繁瑣問題。通過精細(xì)化人員分工、精細(xì)化制度建設(shè)，為各項(xiàng)工作的開展提供了制度支撐、人員支持。各事項(xiàng)都以制度指示來做，減少了人員之間的重復(fù)工作，提升了工作效率，專人專事專辦的精細(xì)化分工，避免了群眾多跑腿、一事多人辦的推諉扯皮現(xiàn)象，提升了辦事效率，也在某種程度上通過專人專責(zé)保證了單位的作風(fēng)建設(shè)問題。

三、辦公室精細(xì)化管理工作創(chuàng)新

（一）強(qiáng)化細(xì)節(jié)意識，提高思想認(rèn)識。辦公室工作不是簡單的接待與邀請，不是單位邊緣化的工作，與其他工作崗位相比，雖然專業(yè)工作的要求性不是很高，但是在工作中的地位是其他專業(yè)性工作無法替代的。如果說專業(yè)性工作是單位發(fā)展支撐的話，那么辦公室工作就是這些支撐中的外部裝修與內(nèi)部陳設(shè)，直接代表了本單位的辦事方式、處事原則與單位整體形象，因此，工作人員要充分認(rèn)識辦公室工作的重要性與必要性，堅(jiān)持在整體單位工作中做好承上啟下、連通內(nèi)外的關(guān)鍵作用，為單位的科學(xué)高效發(fā)展提供“軟實(shí)力”保障。辦公室工作人員要對精細(xì)化管理的理念宗旨進(jìn)行了解，明確細(xì)節(jié)的重要性，通過對細(xì)節(jié)的把握，使每一項(xiàng)工作都能做到一絲不茍和細(xì)致合理。對于領(lǐng)導(dǎo)吩咐的工作，不拖延，不延遲，讓一層層傳遞的文件不在自己的手中積壓，避免產(chǎn)生差錯(cuò)。同時(shí)，對于辦公室服務(wù)人員來說，不能對要求辦事的人嗤之以鼻或者持冷漠的態(tài)度，而是應(yīng)該盡心竭力地提供咨詢和幫助，樹立好企業(yè)的形象。最后是對辦公室的工作進(jìn)行梳理，合理安排工作，對工作進(jìn)行全面的思考和合理的安排，遇事冷靜，增強(qiáng)責(zé)任意識和創(chuàng)新意識，開展工作做到有條不紊。

（二）明確專人負(fù)責(zé)。辦公室工作精細(xì)化管理的重點(diǎn)在于通過專人負(fù)責(zé)，理順各項(xiàng)工作之間的關(guān)系。不管是哪個(gè)單位的辦公室工作，給人的印象歷來是雜亂無章、多頭處理這些負(fù)面影響，堅(jiān)持通過專人負(fù)責(zé)制，保證專人專崗，保證各項(xiàng)工作執(zhí)行有制度、發(fā)展有前景、人員要固定，堅(jiān)決杜絕在某一工作崗位上“三天打魚兩天曬網(wǎng)”，減少不必要的推諉扯皮與相互踢皮球，保證辦事群眾的利益。堅(jiān)持專人負(fù)責(zé)，還要堅(jiān)持實(shí)施崗位職責(zé)制度，讓辦公室工作人員有權(quán)利、有責(zé)任，這樣辦公室工作人員才能在制度與責(zé)任的雙壓力下提升辦公室工作整體成效。

（三）用制度管權(quán)管事管人，防止經(jīng)驗(yàn)主義。經(jīng)驗(yàn)是在日常工作生活中積累的對某些特定事例的解決方法與固定看法，在某種程度上，有利于方便工作、提升效率，減少了許多請示上報(bào)的麻煩，但是從另一方面來說，經(jīng)驗(yàn)是某一個(gè)人或某一群體在工作生活中總結(jié)出來的，但是在工作中，制度的約束是既保證工作人員利益，又保證辦事人員利益的雙負(fù)責(zé)制，而經(jīng)驗(yàn)更多的是對自我的保護(hù)，單憑經(jīng)驗(yàn)辦事往往會因?yàn)閷σ?guī)則的漠視導(dǎo)致工作出現(xiàn)一定的偏差。堅(jiān)持在辦公室工作管理中憑制度辦事，堅(jiān)持用制度管理辦公室事務(wù)、辦公室人員，約束辦公室人員的經(jīng)驗(yàn)為王的工作習(xí)慣，通過制度的硬性約束，保證工作人員與辦事人員雙方的利益。

（四）通過日志與考核查驗(yàn)工作結(jié)果。辦公室工作往往被排除在年度考核、半年考核之外，這也是很多人認(rèn)為辦公室工作邊緣化的原因之一。對辦公室工作的考核確有必要，通過辦公日志、辦事效率、年底工作總結(jié)等方式對辦公室專崗辦事辦結(jié)率、轉(zhuǎn)辦工作落實(shí)力、發(fā)文收文檔案化管理以及其他日常工作進(jìn)行細(xì)致考核，將考核結(jié)果與獎(jiǎng)懲激勵(lì)掛鉤，不斷激勵(lì)辦公室工作向更加高效、更加科學(xué)的方向發(fā)展。要根據(jù)崗位職責(zé)的要求，改變過去重過程輕監(jiān)督、重結(jié)果監(jiān)督輕過程監(jiān)督的做法，制定考核辦法，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，積極進(jìn)行績效考核，建立全過程的監(jiān)督體系。實(shí)施責(zé)任分解，按照科學(xué)性、激勵(lì)性和可操作性原則，將每項(xiàng)工作目標(biāo)細(xì)化、量化，從時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)、效果等方面具體化，建立責(zé)任明確、權(quán)責(zé)統(tǒng)一的責(zé)任體系。堅(jiān)持定量考核與定性考核相結(jié)合，綜合考核與分類考核相結(jié)合，辦公室內(nèi)部考核與外部服務(wù)對象評議相結(jié)合，不斷增強(qiáng)考核的可信度。要把考核結(jié)果與行政問責(zé)、獎(jiǎng)優(yōu)評先等有機(jī)結(jié)合起來，推動辦公室各項(xiàng)工作取得實(shí)效。要加強(qiáng)執(zhí)行制度的監(jiān)督檢查，將制度規(guī)范的約束力、凝聚力轉(zhuǎn)化為工作的高效率。要建立辦公室各項(xiàng)工作的活動臺賬，詳細(xì)記錄每個(gè)人的工作業(yè)績，定期通報(bào)工作情況，總結(jié)推廣先進(jìn)典型。

四、結(jié)語

辦公室工作要堅(jiān)持上聯(lián)下通，上情下達(dá)，堅(jiān)持對辦公室工作的精細(xì)化管理確有必要。只有通過精細(xì)化管理明確專崗專責(zé)、依制度辦事、杜絕推諉扯皮等，才能保證辦公室發(fā)揮積極作用，提升單位整體發(fā)展的外部形象。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張爽.推進(jìn)精細(xì)化管理提升辦公室工作質(zhì)效[J]管理科學(xué)，2017（07）：121.