檔案信息資源開發(fā)利用方法及途徑的探討

郭志宏

摘 要：受到“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的影響，檔案信息資源開發(fā)利用的環(huán)境產(chǎn)生了極大變化，檔案類型愈加多樣化，組織和個人的檔案利用需求亦更加復(fù)雜。在這一環(huán)境中，檔案信息資源開發(fā)利用面臨技術(shù)方面的障礙，檔案管理部門對自身也缺乏清晰定位，檔案信息資源的安全隱患也增加了。為此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加快檔案信息化建設(shè)，建設(shè)高效率的數(shù)據(jù)搜集系統(tǒng)，同時實行人性化的檔案利用服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源;開發(fā)利用;創(chuàng)新

目前，隨著信息科技的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，不同的專業(yè)領(lǐng)域都受到了深刻影響，數(shù)據(jù)的獲得、分析、處理、存儲以及應(yīng)用方式都發(fā)生了變化。檔案工作也深入到社會大眾生活的各個方面，使用檔案的主體呈現(xiàn)多元化的趨勢，檔案利用目的也更加多樣化。在這種環(huán)境下，現(xiàn)有的檔案信息資源開發(fā)利用方式與新時代要求不相適應(yīng)，對檔案信息資源開發(fā)利用工作產(chǎn)生了負(fù)面影響。因而，我們應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新目前的檔案信息資源開發(fā)利用方式，尋找現(xiàn)實可行的優(yōu)化路徑。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”對檔案信息資源開發(fā)的影響

第一，受到“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響，檔案信息資源開發(fā)的環(huán)境產(chǎn)生了極大變化。從檔案息資源開發(fā)的功能來看，其是對某一領(lǐng)域的業(yè)務(wù)或工作信息的客觀記載，可以借助信息重現(xiàn)具體的工作或業(yè)務(wù)。因此，檔案信息資源開發(fā)的基本要求是全面、真實和嚴(yán)謹(jǐn)，要遵循所有數(shù)據(jù)都可利用的原則，將工作的重點放在資料的完善方面。但進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代之后，與工作或業(yè)務(wù)有關(guān)的信息量變得日益龐大且難以辨別，這就造成檔案信息資源開發(fā)的環(huán)境產(chǎn)生極大的變化，若我們不對現(xiàn)有的開發(fā)方式做出變革，就會影響檔案利用的效率和效果。

第二，檔案類型愈加多樣化。一直以來，檔案信息資源主要是通過文字、圖像等文本方式進(jìn)行儲存，有的時候還會使用視頻、音頻等形式。由于影像科技的進(jìn)步，檔案的類型產(chǎn)生了變化，由過去的以文字為主擴(kuò)展到文字、圖像、視聽資料、可執(zhí)行文件等多種類型，這些不同類型的檔案在搜集、存儲、分析等方面都有不同的需求，而這就對檔案信息資源開發(fā)提出了創(chuàng)新的要求。

二、當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)利用面臨的困難

（一）技術(shù)方面存在障礙

當(dāng)前，雖然一些地區(qū)的檔案館業(yè)已開始建設(shè)數(shù)字化檔案庫，建立了自身的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)。但就整體而言，在各館保存的各種檔案類型中，紙質(zhì)檔案仍然占有較高比例，而其他載體的檔案館藏數(shù)量所占比例較低?，F(xiàn)有的數(shù)字檔案管理依然沿用過去紙質(zhì)檔案的管理方式，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的程度不高。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生主要是由于技術(shù)方面的落后，由于檔案館沒有利用先進(jìn)的信息整合、遷移以及歸檔技術(shù)，造成紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案存在脫節(jié)現(xiàn)象，難以實現(xiàn)高效的結(jié)合。

（二）檔案管理部門缺乏清晰定位

當(dāng)代社會的經(jīng)濟(jì)發(fā)展業(yè)已從過去的資源密集型向知識密集型轉(zhuǎn)變，而承擔(dān)信息存儲和管理職責(zé)的檔案管理部門，其職責(zé)亦發(fā)生了改變。過去，檔案管理部門的職責(zé)主要是對檔案進(jìn)行搜集和保護(hù)，而現(xiàn)在還要承擔(dān)更加復(fù)雜的檔案使用職責(zé)。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)不斷完善檔案利用服務(wù)體系，才可以為廣大組織和個人提供豐富、多樣化以及個性化的信息服務(wù)，最大程度上發(fā)揮檔案的價值，從而創(chuàng)造社會效益。但是，從目前檔案管理的實踐來看，檔案管理部門還缺乏這方面的意識，對自身定位存在偏差，由此對檔案工作的效率和效果都產(chǎn)生了不利的影響。

例如：水利檔案類型雜、內(nèi)容多、涉及范圍廣，管理難度較大。當(dāng)前基層水利單位有大量紙質(zhì)檔案，要將這些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源需要一定時間。而在此過程中，我國水利事業(yè)快速發(fā)展，水利工程項目數(shù)量越來越多，規(guī)模越來越大，形成水利檔案的周期也隨之延長。在這兩點因素的影響下，水利檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展受到了較大阻礙，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作難以充分落實。

（三）檔案信息資源開發(fā)利用存在較大安全隱患

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，由于檔案信息資源的多樣化發(fā)展，檔案的網(wǎng)絡(luò)化勢在必行，愈來愈多的檔案資料通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行儲存和使用。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理和利用在提升檔案管理效率之時，亦會導(dǎo)致檔案信息資源安全隱患的增加，產(chǎn)生較以往更大的風(fēng)險。對于這一問題，政府有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時出臺有關(guān)的法規(guī)政策，通過法律規(guī)范減少檔案管理的安全風(fēng)險，保障有關(guān)群體和個人的正當(dāng)權(quán)利。

三、檔案信息資源開發(fā)利用的創(chuàng)新策略

（一）加快檔案資源信息化建設(shè)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，數(shù)據(jù)信息量的龐大、信息類型的多樣化，對檔案資源的開發(fā)以及利用工作產(chǎn)生了巨大的挑戰(zhàn)，這是過去的人工方式所難以勝任的，因而檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加快檔案信息化建設(shè)，通過引入新的檔案信息系統(tǒng)，提升數(shù)據(jù)搜集、整理、分析、歸檔以及使用的效率，改善檔案管理效能。在建設(shè)檔案信息系統(tǒng)的同時，應(yīng)重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的銜接與融合。在推進(jìn)檔案數(shù)字化的過程中，也需要保護(hù)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，以實現(xiàn)檔案的完整性。

（二）建設(shè)高效率的數(shù)據(jù)搜集系統(tǒng)

目前，大量數(shù)據(jù)都是通過網(wǎng)絡(luò)方式進(jìn)行傳輸?shù)模袃r值的數(shù)據(jù)往往被低價值的數(shù)據(jù)所掩蓋。因而，高效地開展信息的搜集和整理工作業(yè)已成為檔案管理的重要任務(wù)。而且，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，信息的數(shù)量優(yōu)勢可以在相當(dāng)程度上消除其在質(zhì)量方面存在的弱點。因而，在信息的搜集和整理過程中，我們應(yīng)確定一定的標(biāo)準(zhǔn)，適度降低對信息精度的要求，而強(qiáng)調(diào)多方位的信息描述，從而減少搜集信息的難度。而這些問題的化解可以借助云計算方式實現(xiàn)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)借助新技術(shù)建立高效率的數(shù)據(jù)搜集系統(tǒng)，保障信息得到及時分析和處理。

（三）實行人性化的檔案利用服務(wù)

檔案管理工作的最終目的在于對信息資料的使用。在我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過程中，政府部門、企業(yè)和社會公眾對檔案的需求日益旺盛，而使用檔案的群體在數(shù)量、需求等方面都存在較大的差異，這就要求檔案利用服務(wù)要從過去的強(qiáng)調(diào)規(guī)范化管理轉(zhuǎn)向促進(jìn)人性化服務(wù)，按照使用檔案的組織和個人的不同需求，建立多樣化的檔案利用服務(wù)體系，提供有針對性的服務(wù)，從而提升檔案的利用效率，改善檔案的使用效果，充分發(fā)揮檔案資料對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的推動作用。

四、結(jié)語

整體而言，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對我國目前的檔案信息資源開發(fā)造成相當(dāng)大的影響，這既是檔案信息資源開發(fā)利用工作的機(jī)遇也是調(diào)整。我們應(yīng)當(dāng)順應(yīng)新時代的要求，客觀評判“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對檔案信息資源開發(fā)利用的影響和作用，并有針對性地對目前的管理方式做出變革，以適應(yīng)時代的變化，提升檔案信息資源開發(fā)和利用的效率。

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