電子檔案管理與檔案管理的信息化建設研究

摘 要：電子檔案管理是事業(yè)單位工作的一個重點部分，加強對電子檔案的管理，應順應時代發(fā)展，明確電子檔案用戶的需求，由于事業(yè)單位電子檔案管理中面臨較多的挑戰(zhàn)，影響單位的發(fā)展，因此，應加強檔案管理的信息化建設，保障企業(yè)發(fā)展的順利。本文是針對電子檔案管理在事業(yè)單位的作用、電子檔案管理的現(xiàn)狀、檔案管理的信息化建設的完善措施進行概述。

關鍵詞：電子檔案;管理;檔案管理;信息化建設

檔案是人類智力成果的傳承與保存的關鍵載體，將檔案信息進行電子化管理，對于事業(yè)單位發(fā)展具有不可替代的作用。事業(yè)單位需要重視檔案管理的信息化建設，保證檔案信息儲存的完整。本篇文章筆者針對在事業(yè)單位進行電子檔案管理的有效性、電子檔案管理存在的問題提出檔案管理的信息化建設的改善建議。

一、電子檔案管理在事業(yè)單位中的作用

電子檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展必不可少一部分，電子檔案管理主要包含的內(nèi)容有檔案收集、分類、立卷、檢索、整理等。檔案記錄的信息資源是從剛開始到現(xiàn)在的所有事業(yè)單位人員的基本信息，信息包括自己的學歷、活動、經(jīng)歷等。檔案管理工作會占領事業(yè)單位工作一部分。電子檔案建立需要一段時間，還應對電子檔案進行定期更新，確保電子檔案信息真實、準確。對于電子檔案加強管理，事業(yè)單位應該明確檔案中所有的數(shù)據(jù)資源，并將數(shù)據(jù)進行處理，保障客戶在短時間內(nèi)科進行查詢。通過電子檔案管理，可以在互聯(lián)網(wǎng)平臺上了解單位內(nèi)部的檔案資源，對于管理工作的開展提供便利[1]。

二、電子檔案管理的現(xiàn)狀

目前，我國縣級事業(yè)單位檔案服務建設的網(wǎng)站較少，影響檔案管理的信息化建設。由于嚴重缺少成型的電子檔案服務機制，導致網(wǎng)絡電子檔案資源缺乏，無法滿足檔案機構發(fā)展的需求。部分電子檔案信息網(wǎng)站無客戶端與資源支撐，網(wǎng)站長時間不更新，導致網(wǎng)站信息內(nèi)容比較老舊，無法吸引客戶的眼球，這對于檔案管理的信息化建設也造成一定影響。另外，由于檔案信息管理體系的資金匱乏，檔案管理設備配置不夠合理，資源管理體系建設缺乏資金。資源檔案管理中資金渠道較少，部分檔案信息機構甚至無法維持基本運營，造成檔案管理的信息化建設難度增加[2]。

三、檔案管理的信息化建設

（一）網(wǎng)站定位與管理標準設置

電子檔案管理的信息化建設，首先，應將已經(jīng)存在的檔案管理問題進行總結，并實施針對性的處理。通常應對于電子管理服務相關機構管理網(wǎng)站進行精準定位，要清楚網(wǎng)站定位基本原則與目的，積極了解客戶需求，并以其為基礎發(fā)展線上電子服務，如可以適當設置檔案動態(tài)欄目，如檔案、查詢、圖文信息、檔案實際案例，可為用戶提供高品質(zhì)的服務。應將傳統(tǒng)管理模式改變，建設現(xiàn)代化檔案管理形式，以科技技術為基礎，建設網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，將互聯(lián)網(wǎng)絡上檔案信息進行資源分享，還可以對檔案管理統(tǒng)一標準進行科學考核，將檔案管理中存在的不足并斷完善。加強檔案管理的信息化建設，應集中統(tǒng)一檔案中涉及到的資源，如物力、人力、技術等問題，設立統(tǒng)一管理標準，保障網(wǎng)絡檔案資源共享的安全[3]。

（二）網(wǎng)站資源的完善

對于互聯(lián)網(wǎng)中存在電子檔案資源，應對其實施定期更新、升級，將相關檔案信息資源進行充分歸類，保障網(wǎng)站資源可以被用戶快速找到，提升管理效率，節(jié)省用戶尋找自己需要電子資源的時間。另外，網(wǎng)絡電子資源應確保真實、準確、有效，管理人員應換位思考，以客戶角度對于檔單資源數(shù)據(jù)進行處理與加工，進而生成專業(yè)的檔案電子產(chǎn)品，保障其查閱資料速度提升。通過對網(wǎng)站資源不斷改善，可為檔案資源管理信息化建設提供基礎資源。在互利網(wǎng)平臺上將電子檔案的資源進行完善，可促進電子檔案管理效率的提升，確保信息化建設可在短時間內(nèi)實現(xiàn)。

（三）加大資金投入

檔案管理機構要想進行信息化建設，就應以檔案管理實際情況為基礎，根據(jù)了解，現(xiàn)階段檔案資源管理信息化建設難度較高的一個關鍵因素就是資金大量欠缺，這就需要加強資金投入，并不斷將資金渠道進行拓寬，保障電子檔案部門運營的順利。電子檔案部門發(fā)展不僅應多元化發(fā)展，還需要與政府部門積極協(xié)調(diào)，保障信息化建設的正常進行。檔案管理應引起政府部門的重視，可以將信息化建設作為政府項目，積極投入資金，確保其正常開展。還可將檔案信息管理部門發(fā)展為一個專業(yè)機構，并為多數(shù)用戶提供專業(yè)的檔案服務。另外，檔案管理部門需要對于檔案服務模式進行創(chuàng)新，將檔案信息產(chǎn)品附加的價值不斷提升，進而吸引部分企業(yè)或是商業(yè)性活動進行資金投入，通過吸引投資與政府支持等模式，加強資金投入，提升事業(yè)單位的檔案信息管理效率。加強檔案信息運用，可保障檔案管理的信息化建設的順利開展。

社會主義發(fā)展不斷進步，事業(yè)單位發(fā)展難免也會遇到問題。多數(shù)單位在發(fā)展過程中會出現(xiàn)檔案信息管理問題，導致信息化建設受到阻礙。事業(yè)單位應引起關注，加大對于信息化電子檔案管理信息化建設的資金投入，為事業(yè)單位發(fā)展提供基本的資金支撐。還應積極完善網(wǎng)站建設，保障電子檔案管理效果的增強。

參考文獻

[1] 鹿曉玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J]. 現(xiàn)代國企研究.2015（22）：95.

[2] 黃凱.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案[J]. 電子技術與軟件工程， 2017，136（14）：223.

[3] 陶麗萍.電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用[J]. 露天采礦技術.2016（4）：60-62.

【作者簡介】 王志梅（1968—），女，大專，研究方向：檔案管理。