高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題及其對策

摘要：在數(shù)字化發(fā)展的大前提下，高校的檔案管理也逐步向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，檔案管理數(shù)字化有助于高校的檔案調(diào)用和規(guī)范化管理;但是目前高校的檔案管理處于起步狀態(tài)，硬件設(shè)備、軟件設(shè)備、管理程序和相關(guān)的人才儲備還存在很多不足。針對現(xiàn)存問題，在人才培養(yǎng)、軟硬件配備和檔案管理數(shù)字化的推廣三方面提出對策，希望能促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化。

關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)字化建設(shè) 面臨問題 對策

中圖分類號：G647? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? 文章編號：1009-5349（2020）06-0110-02

隨著數(shù)字化的發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化也隨之發(fā)展起來。在軟件硬件人才均有所不足的情況下，高校檔案數(shù)字化管理仍然存在較大問題。

一、檔案管理數(shù)字化的意義

1.便于查看調(diào)閱

一般來說，紙質(zhì)的檔案保存在檔案室里，每一次查看都要按照相關(guān)規(guī)定申請、登記后才能夠調(diào)閱，過程繁瑣。但是數(shù)字化管理實施后，通過系統(tǒng)查找可以隨時調(diào)閱，甚至可以多人在線查閱。紙質(zhì)的檔案通常需要通過編號查詢，而數(shù)字化檔案可以在系統(tǒng)中根據(jù)關(guān)鍵詞查閱。紙質(zhì)檔案在管理中易混亂，人工處理錯誤多，而電子化檔案管理有關(guān)鍵字、編號、日期等多重查詢方式，能避免奔波勞累，為調(diào)閱整理工作帶來便利。

2.占用空間小

紙質(zhì)檔案需要占用專門的檔案室，而高校檔案量較大，保存的時候會占用大量的空間，而數(shù)字化檔案可以儲存在計算機(jī)中，只要數(shù)據(jù)儲存空間足夠就行，檔案管理室能夠容納相關(guān)硬件設(shè)備即可，大大減少了占用空間，同時還能節(jié)約紙張，為環(huán)保助力。

3.便于保存及備份

以往檔案的管理主要依靠手寫和打印，多為紙質(zhì)檔案，一旦遇到潮濕、蛀蟲等情況，檔案就會受到損害，這些損害往往不可逆，即使是重新修復(fù)、謄寫也需要耗費(fèi)大量的人力物力。而數(shù)字化檔案可以備份，僅需要簡單的手動操作，保存非常方便，也不會再因物理因素遭到破壞。

4.減少工作量，節(jié)省人力

檔案管理人員的主要工作是對已有的檔案進(jìn)行整理，合理安排新檔案的歸類編號，核查登記檔案調(diào)閱申請，并輔助相關(guān)人員查找檔案;定期對檔案進(jìn)行保養(yǎng)，保證檔案室內(nèi)的濕度，修復(fù)、復(fù)制損壞的檔案，確保檔案的完好和存放安全。這些工作需要一定的人力才能夠完成。而檔案管理電子化后，已有的檔案經(jīng)掃描轉(zhuǎn)為電子檔案，省去了后續(xù)保存工作，極大地減少了工作量，相應(yīng)地也減少了檔案管理人員的人數(shù)，這部分資金可以用于硬件的升級換代。

二、數(shù)字化檔案管理存在的問題

1.缺乏硬件投入

目前檔案數(shù)字化管理還沒有普及，因此在配套設(shè)備上存在不足。硬件缺乏導(dǎo)致高校檔案管理數(shù)字化能力不足，即使有設(shè)備，但內(nèi)存不夠，也無法實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。

2.缺乏相關(guān)人才

檔案管理人員年齡偏大，難以適應(yīng)檔案的數(shù)字化管理方式，對計算機(jī)的運(yùn)用不熟練，對電子化檔案管理積極性不高，創(chuàng)新能力不足。檔案管理基本上都是以固有的模式進(jìn)行。數(shù)字化檔案管理的專業(yè)性人員少，人才培養(yǎng)滯后，檔案管理數(shù)字化無法進(jìn)一步發(fā)展。

3.軟件落后

數(shù)字化檔案管理不僅需要硬件設(shè)施，還需要能夠匹配各種文件的軟件，以將不同的文件按照日期、項目歸類;負(fù)責(zé)文件查閱的相關(guān)人員可以設(shè)置權(quán)限保密，這樣既方便調(diào)閱，也方便收藏，且減少人力。目前的辦公軟件功能還不夠全面，需要進(jìn)一步研究開發(fā)，以適應(yīng)新的發(fā)展方向。

4.管理程序繁瑣

檔案管理目前都是各個單位設(shè)置專業(yè)部門進(jìn)行管理，高校學(xué)生檔案眾多，為了保證檔案管理的完整性、規(guī)范性，不得不建立相關(guān)制度?；静襟E是收納檔案登記、編號、整理、定時養(yǎng)護(hù)，防止潮濕、蛀蟲等;在調(diào)閱檔案時需要申請報告、簽字，這一系列程序降低了工作效率。而數(shù)字化的檔案管理可以省去其中的大部分步驟，效率有所提高。

三、優(yōu)化數(shù)字化檔案管理的建議

1.人才培養(yǎng)推動檔案數(shù)字化管理

目前很多高校都有檔案管理專業(yè)，加強(qiáng)對檔案管理專業(yè)學(xué)生的培養(yǎng)對未來的檔案數(shù)字化至關(guān)重要，人才培養(yǎng)系統(tǒng)的建立完善，可以為檔案數(shù)字化管理提供更多可能性：創(chuàng)新檔案管理，完善檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化未來的檔案管理，推動更多的檔案管理數(shù)字化。

2.配備齊全的軟硬件

大規(guī)模的檔案管理數(shù)字化，必須具備過硬的軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備。先進(jìn)的軟件系統(tǒng)可以進(jìn)行多個部門對接，建立文檔管理網(wǎng)絡(luò)，便于文檔的查找。而良好的硬件設(shè)備可以使系統(tǒng)運(yùn)行更加通暢，提高檔案管理的效率。目前，尚沒有能夠進(jìn)行多單位對接的軟件，僅依靠目前的辦公系統(tǒng)也無法完成檔案儲存。未來的檔案管理數(shù)字化，需進(jìn)一步研發(fā)軟件，保證管理系統(tǒng)的一致性，各單位可以建立檔案交流系統(tǒng)，方便進(jìn)行系統(tǒng)申請調(diào)閱，同時加（下轉(zhuǎn)第109頁）（上接第110頁）強(qiáng)了高校的檔案交流。文檔數(shù)字化會占用巨大的儲存空間，普通的計算機(jī)無法滿足儲存量的需求，云端儲存不便于調(diào)取，最好是能夠有一臺巨大的儲存設(shè)備進(jìn)行儲存;因此，過硬的硬件設(shè)備是做好檔案管理數(shù)字化工作的基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化的推廣

目前，包括高校在內(nèi)的很多單位部門，對于檔案管理的了解都比較少，檔案管理數(shù)字化都無法得到認(rèn)可，更不用說是高校檔案管理的統(tǒng)一化了?？梢酝ㄟ^宣傳推廣，在有條件的部門推行數(shù)字化管理，對結(jié)果進(jìn)行評價，在確認(rèn)了合理的檔案數(shù)字化管理的步驟后，適當(dāng)對檔案管理作出硬性規(guī)定。

四、結(jié)語

檔案管理的數(shù)字化是未來高校辦公的發(fā)展趨勢，雖然目前軟硬件還達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，但是隨著檔案管理投入的進(jìn)一步加大，以及檔案管理人才培養(yǎng)的逐步完善，相信不久的未來，檔案管理數(shù)字化會更加規(guī)范、快速、全面地發(fā)展。

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責(zé)任編輯：孫瑤

[作者簡介]陳晶晶，濱州職業(yè)學(xué)院助教，碩士，研究方向：檔案管理。