替代品視角下檔案“雙套制”管理的思考

孟蔭

摘要? 將西方經(jīng)濟(jì)學(xué)中“替代品”的概念引入檔案管理，通過(guò)分析紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的特點(diǎn)，來(lái)理解檔案“雙套制”管理的成因及作用。再次說(shuō)明檔案的概念及其屬性，分辨電子檔案與紙質(zhì)檔案之間存在的兩種替代關(guān)系，總結(jié)“雙套制”存在的問(wèn)題和其未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。最后提出解決“雙套制”的對(duì)策是通過(guò)技術(shù)和制度控制風(fēng)險(xiǎn)，推行檔案“單套制”管理。

關(guān)鍵詞? 雙套制 電子檔案 紙質(zhì)檔案 替代品

一、替代品概念的引入

本文的替代品概念源于西方經(jīng)濟(jì)學(xué)中的效用論。效用是消費(fèi)者在消費(fèi)商品時(shí)所感受到的滿足程度，在效用水平不變的前提下，消費(fèi)者增加一種商品的消費(fèi)數(shù)量時(shí)一定會(huì)減少另一種商品的消費(fèi)數(shù)量，這兩種商品互為替代品[1]。在檔案工作中，將檔案資源視為經(jīng)濟(jì)學(xué)中的商品、檔案利用者視為消費(fèi)者、利用效果視為效用，對(duì)于在內(nèi)容上完全相同的紙質(zhì)檔案和電子檔案，在一次使用過(guò)程中若使用電子檔案則無(wú)需再使用紙質(zhì)檔案，反之亦然。即人們?cè)谑褂脵n案的過(guò)程中，從內(nèi)容上來(lái)說(shuō)，使用電子檔案與使用紙質(zhì)檔案能夠獲得相同的效用。檔案管理中的“雙套制”是對(duì)于同一份文件，既歸檔電子版也歸檔紙質(zhì)版[2]。因此，可以認(rèn)為“雙套制”的紙質(zhì)檔案和電子檔案之間存在替代關(guān)系，它們互為替代品。

二、“雙套制”的形成及發(fā)展

1.兩種檔案的特點(diǎn)。

（1）紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)。第一，直接可讀。紙質(zhì)檔案具備直接可讀性，人們拿到一份紙質(zhì)檔案后一般不需要借助任何工具，直接用肉眼就可以獲取檔案資料中的各項(xiàng)信息。第二，載體壽命長(zhǎng)。紙取代竹帛作為檔案的載體已有數(shù)千年的歷史，是當(dāng)今人們普遍接受的書寫材料，紙作為載體的壽命相對(duì)較長(zhǎng)，其預(yù)期壽命超過(guò)500年。第三，載體單一。各類紙張雖存在制作工藝上的差別，但作為檔案的載體其本質(zhì)仍是紙張，只能記錄文字、圖形等二維的信息內(nèi)容，無(wú)法記錄聲音、影像、數(shù)據(jù)庫(kù)等內(nèi)容。第四，存儲(chǔ)密度低。當(dāng)代紙質(zhì)檔案主要是以打印為主的各類紙質(zhì)文件，每張紙所能容納的信息內(nèi)容有限，根據(jù)鄧君《檔案載體演變規(guī)律研究》一文所述，每張A4紙雙面可記錄3484個(gè)漢字[3]。第五，載體不可分離。紙質(zhì)檔案的內(nèi)容與載體不可分離，作為載體的紙張損毀，檔案的內(nèi)容也同時(shí)損毀。檔案內(nèi)容從形成之時(shí)開(kāi)始便與載體不可分割，紙質(zhì)檔案始終以實(shí)體形態(tài)存在，可見(jiàn)、可觸，持有檔案載體就是掌握檔案內(nèi)容，保護(hù)檔案的載體也就是保護(hù)檔案的內(nèi)容。第六，內(nèi)容無(wú)法檢索。對(duì)于紙質(zhì)檔案，檔案利用者若要找到所需求的檔案文件，只能通過(guò)傳統(tǒng)的文獻(xiàn)檢索方式達(dá)到目的，而無(wú)法直接通過(guò)內(nèi)容檢索。即運(yùn)用已知信息，以人工查找的方式，將所有相關(guān)文件篩選出來(lái)，逐一核對(duì)題名、責(zé)任者、歸檔單位、歸檔時(shí)間等信息進(jìn)行篩選，最終瀏覽紙質(zhì)檔案內(nèi)容才能確定該檔案是否為所需求的目標(biāo)檔案。第七，有時(shí)空限制。紙質(zhì)檔案提供利用，需要檔案利用者到檔案部門辦理手續(xù)，檔案的可借閱份數(shù)是有限的。通常情況下，紙質(zhì)檔案不能滿足多人同時(shí)使用的需求，后一人需要等待前一人歸還檔案后才能使用。

（2）電子檔案的特點(diǎn)。第一，非直接可讀。電子檔案不具備直接可讀性，人們拿到一份電子檔案后，必須借助計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件、播放器等設(shè)備才能獲取檔案資料中的各項(xiàng)信息。第二，載體多樣。電子檔案的載體多種多樣，常見(jiàn)的有光盤、軟盤、硬盤、磁帶等。讀取這些載體中記錄的內(nèi)容所需的硬件、軟件各不相同。電子檔案的載體多樣，與載體配套的輔助軟硬件更是種類繁多。這種多樣性使得電子檔案不僅能存儲(chǔ)文字、圖片，而且能夠存儲(chǔ)聲音、影像、矢量圖、三維圖像、各類數(shù)據(jù)庫(kù)等多種信息。第三，載體壽命短。作為檔案載體的壽命相對(duì)較短，根據(jù)仇壯麗《檔案載體進(jìn)化論》文中提供的數(shù)據(jù)，電子檔案各類載體的平均壽命約為30年[4]，遠(yuǎn)遠(yuǎn)短于紙質(zhì)載體的壽命。第四，存儲(chǔ)密度高。電子檔案各類載體的最大優(yōu)點(diǎn)是體積小且存儲(chǔ)容量非常大，存儲(chǔ)信息的密度之高是傳統(tǒng)紙質(zhì)等載體所不能比擬的。第五，載體可分離。電子文件的信息內(nèi)容是游離于其載體之外的[5]。例如，一份電子文件能夠存儲(chǔ)在硬盤中也可以存儲(chǔ)在光盤中，存儲(chǔ)在何種載體中對(duì)電子文件的信息內(nèi)容沒(méi)有影響。保護(hù)電子檔案的重點(diǎn)不在于對(duì)其載體的保護(hù)，載體是否完好可用并非是肉眼能夠辨別的，即使載體外觀完好但信息可能無(wú)法讀取。保護(hù)電子檔案的重點(diǎn)在于備份，使電子檔案及時(shí)脫離老化的載體，并依存于新的可用載體。第六，內(nèi)容可檢索。全文數(shù)據(jù)庫(kù)能使電子檔案實(shí)現(xiàn)全文檢索，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文中任何字、詞、句的檢索。直接通過(guò)全文檢索檔案資料的內(nèi)容，以原文內(nèi)容作為篩選條件確定目標(biāo)檔案，順藤摸瓜找到檔案的題名及檔號(hào)，可以極大提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確率，減少不必要的無(wú)效利用。第七，無(wú)時(shí)空限制。檔案利用者使用電子檔案本質(zhì)上是沒(méi)有時(shí)間和空間限制的，無(wú)需到檔案部門辦理手續(xù)，只需要通過(guò)電腦或其他終端設(shè)備就可以在任何時(shí)間段、任何地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的查借閱。電子檔案能夠滿足多人同時(shí)利用的需求，在人數(shù)上沒(méi)有限制，前者借閱與后者借閱不存在沖突或等待的情況。

2.“雙套制”的成因?，F(xiàn)代化辦公產(chǎn)生大量電子文件，時(shí)代的發(fā)展迫使檔案工作必須走出紙質(zhì)歸檔的固有范圍，面對(duì)并解決電子文件歸檔的問(wèn)題。數(shù)千年來(lái)，人類對(duì)紙質(zhì)檔案的管理積累了相當(dāng)豐富的經(jīng)驗(yàn)，在防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防污染、防有害生物等方面總結(jié)出許多諸如物理、化學(xué)、組織、制度等多種控制手段和防御措施。然而對(duì)于電子文件，人們還沒(méi)有掌握能夠全面維護(hù)電子文件安全、完整、真實(shí)、有效的方法措施，因此認(rèn)為電子文件是不安全、不可信的。出于對(duì)電子文件長(zhǎng)期存儲(chǔ)質(zhì)量的不信任，電子檔案的長(zhǎng)期存儲(chǔ)不重要，重要的是相應(yīng)的紙質(zhì)檔案需要長(zhǎng)期存儲(chǔ)，這種思路使得檔案“雙套制”管理應(yīng)運(yùn)而生.國(guó)家相關(guān)部門曾出臺(tái)文件要求重要電子文件雙套歸檔，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國(guó)家檔案局2003年第6號(hào)令）、《電子文件管理暫行辦法》（中辦 國(guó)辦 廳字〔2009〕39號(hào)）[6]。然而隨著時(shí)代和技術(shù)的發(fā)展，人們體驗(yàn)到了電子檔案帶來(lái)的高效便捷，并對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子版檔案以便于利用，相應(yīng)的紙質(zhì)檔案在檔案庫(kù)房中長(zhǎng)期處于封存狀態(tài)，幾乎不再使用。

3.“雙套制”的作用?！半p套制”融合了紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的優(yōu)勢(shì)，使二者優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，也彌補(bǔ)了各自的劣勢(shì)，使二者劣勢(shì)互抵。二者的特點(diǎn)對(duì)比如表1所示。

通過(guò)表1可以直觀看出紙質(zhì)檔案和電子檔案在諸多特點(diǎn)上存在著不同并且是互補(bǔ)的關(guān)系。這種揚(yáng)長(zhǎng)避短的特點(diǎn)正是檔案“雙套制”管理被普遍接受并且長(zhǎng)期存在的原因，是檔案工作在升級(jí)轉(zhuǎn)型過(guò)程中的模式。通過(guò)紙質(zhì)版檔案保證了安全可靠以及長(zhǎng)期保存的需要，通過(guò)電子版檔案滿足了便捷利用以及高效辦公的需求，“雙套制”管理是紙質(zhì)檔案管理過(guò)渡到電子檔案管理的方式。

三、“雙套制”的替代關(guān)系

1.檔案的概念。檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄[7]。從上述檔案的概念中，我們可以理解到檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的第一手材料，是歷史原貌和自然狀態(tài)的記錄。正因如此，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性也是檔案的根本價(jià)值所在。檔案保管的根本目的是維護(hù)檔案的原始面貌，檔案利用的根本原因是檔案的憑證作用。正是檔案的存在才使得種種爭(zhēng)論和謎團(tuán)最終真相大白，如果缺失了原始記錄的特性，檔案就失去了存在的意義，也不會(huì)得到社會(huì)的尊重和認(rèn)可。

2.完全替代品。在經(jīng)濟(jì)學(xué)中，如果兩種商品之間的替代比例是固定不變的，那么這兩種商品互為完全替代品。通常情況下在檔案工作中，內(nèi)容相同的電子檔案和紙質(zhì)檔案對(duì)利用者來(lái)說(shuō)是無(wú)差異的，他們?cè)谝淮问褂弥型ǔＶ贿x擇其中一種進(jìn)行使用，使用了電子檔案就不會(huì)同時(shí)使用紙質(zhì)檔案，使用了紙質(zhì)檔案就不再需要使用電子檔案。由此可見(jiàn)，電子檔案與紙質(zhì)檔案通常能夠以1：1的比例相互替代，因此它們互為完全替代品。在實(shí)際工作中，尤其是檔案利用方面，紙質(zhì)檔案和電子檔案之間存在著兩種替代關(guān)系，即以紙質(zhì)檔案替代電子檔案和以電子檔案替代紙質(zhì)檔案。

3.兩種替代關(guān)系。

（1）紙質(zhì)檔案替代電子檔案。以紙質(zhì)檔案替代電子檔案，實(shí)際上是電子文件“單套制”在人們無(wú)法擺脫紙質(zhì)檔案管理且對(duì)電子文件的安全不信任的時(shí)代背景下的過(guò)渡階段產(chǎn)物。以紙質(zhì)文件替代電子文件形成的檔案實(shí)際上是電子檔案的紙質(zhì)副本。然而電子文件并非都能完全轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)副本，例如數(shù)據(jù)、圖形、圖像、音頻、影像等內(nèi)容是無(wú)法完整轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)副本的。因此，紙質(zhì)檔案作為電子檔案的替代品，是人們無(wú)法確保電子檔案安全并依賴于紙質(zhì)檔案管理的時(shí)代產(chǎn)物。在無(wú)法解決電子檔案存在的種種問(wèn)題之前，“雙套制”不會(huì)完全取消，電子檔案與紙質(zhì)檔案會(huì)長(zhǎng)期并存，但這種權(quán)宜之計(jì)下形成的電子檔案替代品最終將退出歷史舞臺(tái)。

（2）電子檔案替代紙質(zhì)檔案。隨著國(guó)家檔案信息化工作的推進(jìn)，越來(lái)越多的單位對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化加工形成電子版檔案，以電子檔案替代紙質(zhì)檔案，充分發(fā)揮電子檔案在查詢利用方面的高效便捷優(yōu)勢(shì)。由此形成的電子檔案，不能將其作為原始檔案，它們實(shí)際上是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本，是批量加工形成的，而不是在工作中經(jīng)過(guò)運(yùn)行和處理形成的，既沒(méi)有在當(dāng)時(shí)的現(xiàn)行期發(fā)生效力，也沒(méi)有相應(yīng)的元數(shù)據(jù)[8]。時(shí)代發(fā)展產(chǎn)生新的檔案工作需求，紙質(zhì)檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)的高質(zhì)高效，而電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索廣泛利用，因而電子檔案注定在未來(lái)將會(huì)更多地出現(xiàn)，會(huì)被更廣泛地使用。

四、“雙套制”存在的問(wèn)題與對(duì)策

1.現(xiàn)存問(wèn)題分析。

（1）造成資源浪費(fèi)。由于既要?dú)w檔電子版又要?dú)w檔紙質(zhì)版，使檔案管理的工作量增加、人力成本增加、工作效率降低。電子檔案與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案依然占據(jù)大量的庫(kù)房空間，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子檔案存儲(chǔ)密度高、占用空間小的優(yōu)勢(shì)，在檔案保管的過(guò)程中需要對(duì)兩套檔案管理。在“雙套制”和自動(dòng)化辦公以及其他因素的影響下，也出現(xiàn)了僅打印出來(lái)的紙質(zhì)版有簽署，而電子文件沒(méi)有簽署的混合式文件，這類文件在檔案數(shù)字化建設(shè)工作中由于文件簽署的問(wèn)題，又要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行逐一掃描形成電子檔案。

（2）原始性的混亂。“雙套制”造成檔案原始性的混亂，由于電子檔案是在日常工作中形成的，而“雙套制”歸檔的紙質(zhì)檔案是在歸檔前夕才形成的，紙質(zhì)版文件沒(méi)有完整參與文件處理的全過(guò)程，不是最原始的記錄。此外，對(duì)于那些不適宜轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)版的圖像、音頻、視頻等內(nèi)容無(wú)疑會(huì)使檔案的真實(shí)性、完整性無(wú)法得到保證?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)使電子文件的應(yīng)用普及到日常工作生活的方方面面，使用紙質(zhì)載體承載并管理一切檔案資源顯然是不符合時(shí)代發(fā)展需求的。

2.發(fā)展趨勢(shì)預(yù)測(cè)?！半p套制”存在的問(wèn)題是無(wú)法通過(guò)改進(jìn)的方式解決的，我們?cè)缫焉钤跀?shù)字時(shí)代，紙張已經(jīng)不再是獨(dú)霸信息交流的媒介。這個(gè)社會(huì)正在逐漸將數(shù)字形式作為信息交流的主要媒介，電子檔案是數(shù)字形式信息的原始記錄的留存。電子檔案“單套制”管理是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案載體的發(fā)展與社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、科技的發(fā)展息息相關(guān)。檔案所記錄的是客觀存在的歷史，檔案的各類載體體現(xiàn)出甲骨、青銅、石刻、簡(jiǎn)牘、縑帛、紙、膠片、磁帶、磁盤、光盤等的歷史變遷。根據(jù)檔案載體的歷史變遷，檔案載體的發(fā)展變化主要表現(xiàn)為：存儲(chǔ)密度遞增、使用壽命遞減、人工可直讀性遞減。每一次檔案載體的更替都經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的時(shí)間，當(dāng)電子文件作為檔案所形成的一系列令人不安的隱患得以破解時(shí)，“雙套制”也將失去存在的意義，電子檔案替代紙質(zhì)檔案的“單套制”管理終將成為時(shí)代發(fā)展的結(jié)果。

3.破解對(duì)策。

（1）限制紙質(zhì)文件形成。電子文件不能通過(guò)打印等方式完全轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，但紙質(zhì)文件能夠通過(guò)掃描、拍照等方式完整轉(zhuǎn)化為電子版文件?；趦?nèi)容而言，電子檔案能夠替代紙質(zhì)檔案，但紙質(zhì)檔案不能替代電子檔案。促進(jìn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案可以采取限制紙質(zhì)文件形成的方式，在接收電子檔案的時(shí)候，僅接受電子版而不接受紙質(zhì)版。參考澳大利亞政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型政策，對(duì)全國(guó)電子文件統(tǒng)一規(guī)劃，限定某年度后以電子文件形成的文件只移交電子版至國(guó)家檔案館。實(shí)現(xiàn)政府機(jī)構(gòu)的大部分文件以數(shù)字形式創(chuàng)建、保存、管理，不再形成重復(fù)內(nèi)容的紙質(zhì)文件，從而逐步實(shí)現(xiàn)全部檔案數(shù)字化[9]。如此對(duì)策直接減少了紙質(zhì)資源的浪費(fèi)，緩解了檔案庫(kù)房的空間壓力。我國(guó)檔案“雙套制”管理是通過(guò)一系列規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)確立的，因此最終廢除“雙套制”也需要通過(guò)修改這些規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

（2）注重檔案工作效益。電子檔案替代紙質(zhì)檔案之所以成為發(fā)展趨勢(shì)，是因?yàn)殡娮訖n案擁有紙質(zhì)檔案無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，例如便于檢索、方便利用、智能管理。數(shù)字檔案資源能夠?yàn)槲募纬烧?、文件管理者、文件利用者帶?lái)怎樣的益處，數(shù)字化檔案能否提升檔案工作的效益，是檔案信息化建設(shè)中最值得關(guān)注的問(wèn)題。從效益觀的角度思考并以需求推動(dòng)“單套制”的實(shí)現(xiàn)能夠有效促進(jìn)相關(guān)組織開(kāi)展工作。逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案管理并減少紙質(zhì)檔案產(chǎn)生帶來(lái)的效益，包括但不局限于以下幾點(diǎn)：檔案業(yè)務(wù)流程改善使找尋所需檔案的時(shí)間縮短，海量數(shù)字檔案信息構(gòu)建起來(lái)的知識(shí)庫(kù)帶來(lái)更好的決策支持和廣泛使用，電子檔案的使用不會(huì)對(duì)檔案造成丟失、破壞和磨損，使檔案利用的風(fēng)險(xiǎn)降為零，此外檔案無(wú)紙化管理還給社會(huì)帶來(lái)了環(huán)保效益。

（3）更新檔案管理體系。紙質(zhì)檔案的信息安全優(yōu)勢(shì)終有一天會(huì)隨著技術(shù)的發(fā)展不復(fù)存在，在未來(lái)，電子檔案在技術(shù)上的安全、可靠、有效程度甚至?xí)^(guò)紙質(zhì)檔案，到那時(shí)檔案工作再無(wú)必要固守對(duì)紙質(zhì)版本歸檔的堅(jiān)持[10]。電子檔案替代紙質(zhì)檔案建立起數(shù)字檔案館，必須對(duì)傳統(tǒng)檔案管理體系進(jìn)行一次更新。為解決電子檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題，應(yīng)制定或修訂相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)、確定電子文件歸檔的規(guī)范、元數(shù)據(jù)管理方案、文件保存格式要求、文件檢測(cè)要求、檔案系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范、數(shù)據(jù)備份策略、數(shù)據(jù)遷移方案、檔案安全管理辦法、檔案可用定期檢查辦法、應(yīng)急響應(yīng)計(jì)劃等。檔案人員隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)調(diào)整是幫助推進(jìn)實(shí)現(xiàn)“單套制”的重要力量，既精通檔案業(yè)務(wù)又熟悉信息技術(shù)的檔案員，能夠很好解決紙質(zhì)文件與電子文件管理接軌問(wèn)題，操作并維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的檢查及管理。

本文從替代品的視角分析研究了檔案“雙套制”管理的問(wèn)題，以紙質(zhì)檔案替代電子檔案只是過(guò)渡時(shí)期的權(quán)宜之計(jì)，電子檔案替代紙質(zhì)檔案才是時(shí)代發(fā)展的訴求。放眼全球電子檔案的理論研究已經(jīng)趨于成熟，電子檔案技術(shù)研究也取得了成就，并已運(yùn)用于居民醫(yī)療健康和文化遺產(chǎn)保護(hù)等領(lǐng)域[11]。澳大利亞、美國(guó)等國(guó)家已通過(guò)上層行政措施逐漸推行“單套制”，我國(guó)也應(yīng)在信息化時(shí)代做好電子檔案風(fēng)險(xiǎn)控制，將上海等地已經(jīng)進(jìn)行“單套制”的試點(diǎn)單位經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行推廣，在全國(guó)范圍內(nèi)轉(zhuǎn)變思想、認(rèn)識(shí)和理念，促進(jìn)電子文件歸檔流程嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，促使“單套制”成為未來(lái)電子檔案管理的常態(tài)。