新時(shí)期如何開展機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作

孫述剛

摘 要：在新時(shí)期下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的面臨新的挑戰(zhàn)，需要新的改變和創(chuàng)新。下面本文將從機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性談起，并且提出目前事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題，并討論在新時(shí)期下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作將如何更好的發(fā)展，將其與新時(shí)期特點(diǎn)更好的聯(lián)系在一起。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理

人事檔案是我國人事單位進(jìn)行人事管理的重要工具，是人事管理部門通過工作人員的日常表現(xiàn)、日常活動(dòng)總結(jié)而形成的記錄。其主要記錄著所有員工的身份信息、學(xué)歷資料、工作經(jīng)歷以及工作表現(xiàn)等。人事檔案與員工的工資待遇、工作福利緊密相關(guān)。在新時(shí)期，隨著我國事業(yè)單位人事檔案管理工作制度的不斷改革更新，逐步推進(jìn)了事業(yè)單位人事部門的工作，改善了事業(yè)單位的工作現(xiàn)狀。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展、進(jìn)步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事管理也需要逐步更新。人事檔案是承載人才信息的載體，是事業(yè)單位了解人才的方式。通過人事檔案的信息，可以將不同方面的人才放在最適當(dāng)?shù)膷徫簧?，是管理人員進(jìn)行統(tǒng)籌管理的主要依據(jù)?？偟膩碚f，事業(yè)單位人事檔案管理的重要性可以概括為以下四個(gè)方面。

1）對人力資源結(jié)構(gòu)的改進(jìn)。在任何一個(gè)事業(yè)單位中，想要更好的進(jìn)行工作，實(shí)現(xiàn)工作效率的最大化，找到人力資源分配的最優(yōu)解，就必須依靠人事檔案。目前，我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)正處在高速發(fā)展的黃金時(shí)期。事業(yè)單位工作人員也勢必因此發(fā)生著一些潛移默化的變化。而對于這些細(xì)小的變化，人事檔案都會(huì)記錄在冊，變化的過程以及結(jié)果都會(huì)真實(shí)記錄在內(nèi)。所以，管理人員能夠通過人事檔案里的信息，進(jìn)行分析和評(píng)估，實(shí)現(xiàn)最科學(xué)最合理的調(diào)整，提高事業(yè)單位的工作效率，不斷優(yōu)化人力資源的結(jié)構(gòu)，使人事檔案發(fā)揮最大的作用，促進(jìn)人事單位的發(fā)展。2）對人事調(diào)動(dòng)的幫助。在新時(shí)期的各個(gè)事業(yè)單位的管理中，如果需要人事調(diào)動(dòng)，人事檔案也將起到關(guān)鍵性作用。在工作調(diào)動(dòng)過程中，相關(guān)負(fù)責(zé)人員需要對被調(diào)動(dòng)工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作情況和人員資歷等情況進(jìn)行全面的掌握，對其性格及其擅長的部分和崗位進(jìn)行完善的分析。那么這些信息，僅僅通過人員溝通和內(nèi)部人際關(guān)系的調(diào)查是完全不夠的，這種時(shí)候就需要調(diào)動(dòng)其檔案資料對其進(jìn)行全面完善的分析，給予精準(zhǔn)的評(píng)價(jià)，更加高效的配合事業(yè)單位管理人員工作的開展。3）對員工能力的全民分析。在事業(yè)單位人員日常工作中，人事檔案對其信息進(jìn)行管理，將會(huì)對所有工作人員的學(xué)習(xí)情況、工作表現(xiàn)、教育程度、個(gè)人發(fā)展和工作表現(xiàn)有詳細(xì)記錄，所以，當(dāng)事業(yè)單位有需要進(jìn)行人事調(diào)整的時(shí)候，可以根據(jù)其中的信息對他們進(jìn)行評(píng)估，其中有利的改變可以延續(xù)，不利的問題督促他們改變，對事業(yè)單位人員進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，同時(shí)培養(yǎng)他們好的習(xí)慣愛好，進(jìn)而提高人才工作能力，促進(jìn)事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展。4）用于考評(píng)人員能力。在事業(yè)單位關(guān)于員工的日常管理中，人員的考察、檢測十分重要，考評(píng)十分嚴(yán)格，而考評(píng)的結(jié)果可能直接影響到其未來在單位的職場位置和個(gè)人利益。人事檔案可以為管理人員準(zhǔn)確提供職工信息，通過人事檔案的記錄進(jìn)行考評(píng)，考評(píng)結(jié)果又將被記錄在人事檔案中。當(dāng)單位想要了解職工的時(shí)候就可以從人事檔案中調(diào)取信息，對職工進(jìn)行全面準(zhǔn)確的評(píng)估。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1）受到傳統(tǒng)檔案管理思維方式的束縛。在新時(shí)期，人事檔案管理面臨的更新與改革，但是其更新與發(fā)展往往是在傳統(tǒng)管理方式的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。我國的檔案管理工作實(shí)際上已經(jīng)形成了自己固有的一系列操作，如在管理方式、保存方式等。所以，在此背景下，新時(shí)期檔案管理方式的創(chuàng)新難免會(huì)受到傳統(tǒng)管理思維方式的束縛，不能真正做到創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理方式在新時(shí)期使用中具有一定的局限性，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作要沖破束縛，打爛條條框框，真正做到管理模式上的創(chuàng)新。2）進(jìn)行檔案管理工作的人員認(rèn)知不足。在我國的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，其檔案管理工作往往脫離現(xiàn)實(shí)，在其創(chuàng)新過程中，仍然存在著大量問題，受到很多現(xiàn)實(shí)因素的約束。此外，又由于檔案管理人員的思想覺悟不夠，不夠重視檔案管理工作的改革創(chuàng)新問題，所以，當(dāng)創(chuàng)新改革在檔案管理人員心中的地位不足夠的時(shí)候，大家對于檔案管理的創(chuàng)新積極性也有所下降，所以其進(jìn)程就會(huì)尤其緩慢。所以要在立足于實(shí)際的基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新。3）人事管理分工不夠明確。在進(jìn)行檔案管理過程中，單位的各部門之間存在一定的級(jí)別性差異，造成部門中人員對于檔案管理的權(quán)限不一致，這一原因造成人事檔案管理內(nèi)部人員分工不夠明確，不同的人對其會(huì)進(jìn)行不同方式的管理，使得在管理過程中人員信息過于分散，給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作造成了極大的困難。

3 做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的具體措施

針對以上相關(guān)機(jī)關(guān)出現(xiàn)的問題，具體的解決問題措施從以下配套的三個(gè)方面出發(fā)。1）加強(qiáng)新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新，擺脫傳統(tǒng)管理方式的思維束縛，促進(jìn)檔案信息的資源整合，使得人事檔案管理方式最大程度上適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展。2）提升人事檔案管理人員對檔案管理的重視程度，提高其思想覺悟。3）提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的全體綜合素質(zhì)。在實(shí)際的工作中，人事檔案管理工作的重要性，往往被弱化。檔案管理人員是人事單位檔案管理的核心，對其有序發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。但是，目前我國的現(xiàn)狀是，檔案管理人員的素質(zhì)水平滿足不了檔案管理工作的要求。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，優(yōu)化員工素質(zhì)，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展做出正向改變。

4 人事檔案保管中應(yīng)該注意的問題

由于人事檔案的重要性以及其內(nèi)容的特殊性，需要要求對人事檔案進(jìn)行保管和保密。這是人事檔案管理中的重要一點(diǎn)，也是全部檔案管理人員和事業(yè)單位其他工作人員的共同職責(zé)?？梢哉f，保證人事檔案的完整性和保密性，也是進(jìn)行人事檔案管理的核心任務(wù)之一?？偟膩碚f，在進(jìn)行檔案管理過程中應(yīng)該注意以下三點(diǎn)。1）防止人事檔案的損壞。在進(jìn)行檔案管理過程中，盡量保證不出現(xiàn)或者少出現(xiàn)因?yàn)槿藶橐蛩仄茐亩斐傻膿p壞。具體分析檔案被損壞的原因，針對其采取針對性的措施并且做好防范工作。在最大程度上避免損失發(fā)生的可能性，盡量將其的損壞降到最低，保證人事檔案的完整性。2）延長人事檔案的壽命。事業(yè)單位人事檔案的管理應(yīng)該不僅僅局限于降低它的損壞率。還應(yīng)該采取一定的保護(hù)措施，從根本上對人事檔案進(jìn)行保護(hù)，進(jìn)而在最大限度上面延長人事檔案的壽命。3）保障人事檔案的安全。人事檔案是記錄員工信息的載體，意義重大，需要最大限度保障人事檔案的安全，避免上面的信息受到泄露。另外，人事檔案的機(jī)密性強(qiáng)，若因管理不善導(dǎo)致信息泄露，可能會(huì)給政治上帶來隱患。

5 結(jié)束語

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理對其發(fā)展具有重要意義，但是在新時(shí)期下，檔案管理工作也顯露出了一定的問題和弊端。綜上所述，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該積極配合新時(shí)期發(fā)展，沖破傳統(tǒng)管理的束縛，將創(chuàng)新管理與新時(shí)期緊密聯(lián)系在一起。提高事業(yè)單位檔案管理人員的思想覺悟和素質(zhì)水平，使其能夠使人事檔案的重要性發(fā)揮出最大的作用。最后，需要注意檔案管理中的保管問題，盡量避免其損壞，延長檔案壽命，以及注意檔案管理的保密性。通過以上舉措和改變，使得檔案管理工作越來越現(xiàn)代化、科學(xué)化，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

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