高校檔案單套制管理研究

郭紅霞

摘 要：作為一種新型的檔案管理方式，單套制管理的方式具有一定的優(yōu)勢，它針對目前高校檔案管理工作結構、資源構建、管理流程等方面都具有一定的改進作用。但是，根據現在高校檔案管理工作現狀調查研究發(fā)現，在高校采用單套制檔案管理方式存在挑戰(zhàn)，本文圍繞高校檔案單套制管理的推進進行探討和分析，從基于高校管理工作的難點、單套制管理的優(yōu)勢以及推行單套制管理的建議三個要點進行深入探討。

關鍵詞：高校檔案;單套制;管理

基于教育部現行條文規(guī)定，我國高校檔案管理，尤其是電子文檔仍然采用雙套制管理和歸檔的方式。對于現階段處于信息化時代的高校而言，這種檔案管理方式具有一定的弊端，信息化系統(tǒng)的建設導致其電子文件、檔案越來越多，出現了資源浪費、工作效率低下的負面作用。因此，信息化時代高校檔案單套制管理具有一定的參考價值。另外，目前我國在政策法規(guī)方面逐漸開始引導支持檔案單套制管理的方式，必然會為高校檔案單套制的推行提供更好的幫助。

一、高校檔案管理現狀分析

1.高校檔案的定義和管理特征

我國《高校檔案管理辦法》對高校檔案的定義是：高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。基于此種定義，對于我國高校檔案的分類、服務對象等方面有了較為明確的劃分標準。具體來講，我國高校檔案總共有十個大分類和若干小分類，這些分類的檔案共同組成了高校的檔案系統(tǒng)，為高校建立了一個統(tǒng)一的資料庫，為高?；顒犹峁┝藚⒖家罁Ａ硗?，由于現階段校園生活越來越豐富，通過調查可以發(fā)現，收集檔案信息的內容也越來越多，構建了豐富的校園文化，以文娛活動為例，高校學生文娛活動和項目越來越多，通過這些項目活動所形成的檔案信息也越來越多，這些檔案信息豐富了校園文化。

另外，基于檔案內容的特征，對于高校檔案的利用服務對象也有四大類別的劃分。高校內部檔案使用者主要劃分為：組織性利用對象;教職工;學生;其他社會人員。根據檔案的不同，這四類人員所要使用的檔案和使用檔案的意義各有不同。具體來講：教職工使用檔案基本是通過查詢檔案去解決自己和他人個人問題，如發(fā)放工資;學生使用檔案去查詢或解決自身問題，如查詢成績信息;組織性利用對象多為學生會等組織群體，他們利用檔案去進行信息查詢或者業(yè)務辦理;其他社會人員主要以學者為主，他們通過查詢利用檔案從事相關的研究。

2.高校檔案管理存在的問題

第一，檔案管理人員工作素質不高。根據多數高校檔案管理人員的調查發(fā)現，從事檔案管理的專業(yè)人員普遍年齡較大，檔案管理隊伍人員結構不合理，除此之外，由于檔案管理工作的性質以及發(fā)展情況，導致很多人對檔案管理工作的重要性不明確，在招聘從業(yè)人員時未進行嚴格的把控，導致從業(yè)人員水平不一。

第二，檔案歸檔和收集存在問題。具體來講，高校檔案以十大項目分類作為一級分類標準，檔案的收集和歸檔都是以此作為標準來進行管理工作，但是很多部門移交檔案工作開展存在一定的問題，導致我國部分類別的檔案內容不完整。檔案收集工作存在問題主要在于，檔案收集的部門和工作人員自身并不具備檔案主動收集和整體規(guī)劃收集的意識，導致很多檔案都在其他部門或個人手中，嚴重影響后續(xù)的檔案整理歸檔工作。

第三，檔案管理水平一般。目前，信息化時代下，高校已經開始步入信息化系統(tǒng)管理的形勢下，對于檔案管理的工作仍然采取傳統(tǒng)的模式，不能緊跟時代的發(fā)展，不能適應時代發(fā)展的需求，現階段高校檔案管理的水平一般，不能充分發(fā)展檔案管理的作用。

第四，檔案管理工作不深入。具體來講：檔案管理的開放程度、編研、開發(fā)都存在不足之處。根據調查多數高校的檔案管理工作發(fā)現，很多學校的檔案類別少，有些類別的檔案內容不全，數量少，導致無法深入編研和開發(fā)，即使編研開發(fā)之后，也不具備深入研究和再利用的價值。另外，很多高校的檔案開放觀點存在兩極分化的特征。一些高校的檔案管理工作人員基于保守的態(tài)度認為檔案不應當對社會開放，只允許校內使用，導致很多高校的檔案資源浪費;一些高校則認為所有的檔案都可以對社會開放，無視檔案的價值和機密程度進行全公開，會嚴重影響到信息安全。

第五，高校檔案部門缺乏對檔案管理的正確認知，對于檔案的收藏重于利用，導致很多院校的檔案僅用于存儲，而非整理再利用。另外，由于缺乏正確的認知和重視，很多科研類別的檔案存儲在其他部門或個人手中，或者檔案部門存儲的內容不完整，不具備參考價值，無法發(fā)揮這類別實用性檔案的作用。而且，檔案部門存儲的方案多為行政公文的檔案，其再利用率低，導致資源的浪費。

二、檔案單套制的定義與管理特征

1.檔案單套制的定義

信息化時代下，為了適應社會發(fā)展的需求，提高工作效率，降低資源的浪費，企事業(yè)單位開始逐漸建立和完善自身的信息化管理系統(tǒng)，對于高校而言，其信息化管理系統(tǒng)涉及到校內行政、教學、財務、科研等等板塊的管理，在這種背景下所產生的電子文檔數量龐大，種類繁多，對這類文檔的管理采用傳統(tǒng)的雙套制模式管理無疑效率極低。因此，采用單套制的制度進行此類檔案的管理，是現行高校檔案管理急需改進的策略。單套制管理是對此類電子文件進行管理，取消管理紙質檔案的制度，并且通過數字簽名的方式去完成整個檔案存儲管理的流程。

2.單套制的管理特征

單套制存儲管理的內容是以電子文檔的形式存儲的，其檔案以數字形態(tài)顯示，在存儲電子檔案時，是緊隨檔案生成的，即檔案的生成—歸檔—管理具有同步性。相對于紙質檔案的存儲，單套制存儲下的電子檔案存儲空間小，極易存儲。對于后續(xù)檔案的管理，側重于確保電子檔案存儲的安全性能維護，而不是傳統(tǒng)存儲模式下檔案本身的存儲管理。

三、高校檔案單套制管理的優(yōu)勢分析

1.降低了管理運行成本

信息化管理系統(tǒng)下的高校，在每時每刻生成了無數的電子文件，存儲價值不一，很多電子檔案不具備充分的利用價值。如果采用雙套制的存儲管理方式，將這些無利用價值的電子文件以紙質檔案的方式進行配套存儲，會造成紙質資源的浪費，存儲空間的壓力以及人力資源的浪費，如果采用單套制的管理方式，可以極大的節(jié)約了紙質資源、空間資源以及人力資源，降低了檔案管理的成本費用。

2.優(yōu)化了工作流程

以往雙套制的檔案管理方式，需要以檔案收集—分類—整理—編研—歸檔等流程化的方式去完成檔案管理的工作，其中耗費的人力、時間資源無疑是巨大的。單套制管理方式下，檔案的管理工作是同步完成的，其流程所耗費的時間和人力資源是極小一部分的。另外，以電子檔案為主的單套制管理方式下，對檔案進行檢索再利用時，可以通過系統(tǒng)、類別等方式進行快速檢索，是非常便利的。

3.確保檔案的完整性和真實性

單套制檔案管理下的很多電子檔案以視頻、音像、ppt、圖文等方式進行存儲管理，確保了檔案的原始性，百分百的傳達和反映了信息，避免了以紙質檔案存儲形式下信息不對稱、傳達不完整情況的出現。另外，由于雙套制模式下，紙質檔案和電子檔案需要進行二次校正，以確保檔案信息的準確性和完整性，但是這種方式是通過人工來完成的，它具有一定的誤差性，單套制存儲下不使用人工來校正，而是直接以原有形式進行存儲，避免了這種誤差。

四、高校檔案單套制管理面臨的挑戰(zhàn)

1.政策支持力度不足

我國現行《檔案法》和其他檔案管理條例下，對于電子檔案和紙質檔案的法律效力同等性并沒有明確的表示，很多高校不能確保現行法律約束下，電子檔案具有和紙質檔案具有同等的法律效力，導致很多高校不能完全的進行檔案單套制管理，嚴重制約了檔案單套制管理工作模式的推廣。

2.技術不成熟

高校檔案單套制管理模式下，檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性是是確保檔案信息安全的前提，現階段我國高校檔案系統(tǒng)穩(wěn)定性和安全性是急需解決的難題。尤其是很多電子文檔不能轉化為紙質檔案，給檔案管理的安全性也帶來了一絲隱患。

3.管理人員有技術瓶頸

由于高校檔案管理工作人員水平參差不齊，整體年齡偏大，檔案單套制管理又急需具有信息操作處理技術的人員來進行文件的存儲管理，導致很多工作人員不能很快的適應單套制的要求，影響了單套制管理效果的發(fā)揮，甚至一定程度上影響了檔案管理的工作。

五、高校檔案單套制管理改進策略

1.政策層面的支持

要想在高校推廣單套制檔案管理模式，就需要解決高校的后顧之憂，確保電子檔案和紙質檔案具有同等的法律效力。目前，我國《檔案法》提交修改條例，提出了相對應的條文，國家只有在政策法規(guī)上保證了二者的同等效力，才能在實際操作過程中解決問題。另外，還需要制定相關的法律條文來確保單套制管理實施的合法合規(guī)。

2.技術層面的支撐

技術層面需要進行完善。具體來講，高校檔案的存儲管理必須要確保檔案信息真實、正確、完整、安全及循環(huán)利用，那么高校檔案單套制管理相對應的技術開發(fā)完善也必須以此為標準，保證電子文件的來源可靠、信息完整準確。另外，為了保證技術的可行性和穩(wěn)定性，我們也必須在部分地區(qū)進行分類試點運行，在實踐過程發(fā)現問題并及時調整完善技術，從而為在全國推行單套制檔案管理奠定基礎。

3.管理層面的支持

高校推行單套制檔案管理制度之后，需要從管理方式、流程、意識等方面進行工作上的改進。具體來講，基于單套制的特殊性，其工作流程大大優(yōu)化，因此對檔案的管理方式也需要改變，傳統(tǒng)模式下的定期歸檔應該改變?yōu)殡S辦隨歸，確保檔案的辦理和歸檔同步完成，對于單套制的工作流程所需要的技術和步驟也需要學習。另外，區(qū)別于雙套制模式，單套制管理更需要加強安全意識，確保電子檔案的真實性和完整性。

4.建設科學的檔案管理人員隊伍

高校檔案單套制管理工作需要依靠檔案管理人員來完成，要想確保單套制檔案管理工作的順利推行，就需要一個科學的管理人員隊伍作為后盾。因此，高校必須要從兩方面對檔案管理人員進行培訓加強。具體來講，高校必須要讓檔案管理人員意識到檔案的價值所在，認識到檔案是高校文化不可或缺的一部分，它不僅能夠反映高校的每一個活動，還能為后續(xù)的工作提供依據;另外，單套制管理模式下需要高素質能力強的專業(yè)人員，高校必須要對檔案管理人員進行技術的培訓，幫助其提升自身能力，檔案管理人員也必須有所意識，去提升自身的能力，以完成單套制檔案管理工作。

5.實現檔案資源的合理規(guī)劃

信息化時代下，資源的共享可以產生更大的價值。高校檔案管理部門必須要認識到檔案的利用價值，對校內檔案咨詢進行整理歸納，對高校的檔案進行劃分整理，建立一個高校檔案資源系統(tǒng)，根據檔案的類別、價值進行分類配置，方便各個檔案利用群體進行檔案查詢和使用。另外，檔案管理部門還需要對檔案的機密性進行區(qū)分，意識到哪些檔案是可以開放給社會大眾，哪些是需要嚴格保管的，并且端正對檔案作用的態(tài)度，改變傳統(tǒng)觀念，深入了解且掌握檔案的意義，讓公眾了解檔案作用的同時，規(guī)劃檔案的管理工作。

6.提高檔案的社會服務水平

首先，對于以往的紙質檔案，高校檔案管理人員需要將其轉變?yōu)殡娮訖n案，通過單套制管理方式進行存儲歸檔，使這些檔案能夠更加方便的被利用群體所查詢或使用。其次，由于檔案編研開發(fā)的成果不高，其再利用率較低，沒有充分發(fā)揮檔案的價值，因此，針對這一部分的檔案，檔案管理人員需要進行加工整合。最后，高校檔案部門需要認識到檔案管理工作的目標和意義在于提高檔案的利用率，讓檔案利用群體能夠更加便捷和高效的利用到檔案，因此，高校檔案管理工作不僅要滿足利用群體的實際需求，還需要滿足利用群體其他方面的需求。具體來講，首先，高校檔案部門需要了解自身利用群體的需求，挖掘自身的特色，將自身存儲的檔案整合成一種文化資源;其次，通過檔案內容的研究，和社會需求、群體需求結合在一起，創(chuàng)造一種具有吸引力的檔案文化，吸引群體的興趣，讓利用群體能夠主動去了解檔案;最后，創(chuàng)建一個便利的檔案服務系統(tǒng)，通過檔案資源的線上服務方便利用群體的檔案查詢和使用，最終深入推行檔案管理工作，使檔案管理工作更具有價值意義。

六、結束語

高校檔案單套制管理是未來高校乃至全國企事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢，是解決雙套制檔案管理弊端的有效措施，具有一定的現實性和可行性。推行單套制檔案管理，在人力、物力資源上能夠實現節(jié)約的同時有效提高了檔案管理的工作效率，能夠讓大眾充分了解到檔案的價值，并且能夠充分發(fā)揮檔案的價值。但是，在實際的推行過程中，高校也需要根據檔案的存儲保管年限、現行法律法規(guī)等情況來進行策略調整，在實踐過程中去發(fā)現漏洞，并從方法上進行改進，積累單套制管理的工作經驗，最終進行全方位的推行。

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（作者單位：廣州番禺職業(yè)技術學院）