略論加強新時代事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理

張波

摘 要：進入新時代，如何在政治、經(jīng)濟、文化等諸多信息集成環(huán)境中管理檔案已經(jīng)成為新時代檔案管理的重要挑戰(zhàn)。在這樣的背景下，檔案工作應(yīng)當將信息技術(shù)與自身的發(fā)展相結(jié)合，使檔案工作更好地適應(yīng)時代和社會的發(fā)展。本文簡要闡述了事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化建設(shè)的意義，充分結(jié)合事業(yè)單位干部檔案信息化管理的現(xiàn)存問題，進一步探究如何加強信息化管理，以期推動事業(yè)單位干部人事檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理

檔案是一個集體（組織）的重要信息資源，無論是對個人的事業(yè)發(fā)展還是對集體（組織）的長遠發(fā)展都具有重要作用。事業(yè)單位干部人事檔案管理工作是我國事業(yè)單位工作體系中的重要組成部分，是事業(yè)單位中極具價值的干部人事管理資源。干部人事檔案管理信息化建設(shè)，既是檔案管理工作加強現(xiàn)代化的必然選擇，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必經(jīng)之路。因此，事業(yè)單位要深入貫徹落實十九大精神，提高對干部人事檔案管理信息化的認識，規(guī)避存在的問題，加快檔案管理信息化建設(shè)，不斷提高檔案工作人員的信息化水平，打造高素質(zhì)的檔案工作人才隊伍。

1 事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

1）是貫徹落實十九大精神的具體行動。2018年12月，全國干部檔案工作會議強調(diào)，要加快推進干部人事檔案管理信息化建設(shè)，以信息化助推科學(xué)化。新時代干部人事檔案工作，要始終堅持以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，嚴格執(zhí)行《干部人事檔案工作條例》，在持續(xù)推動干部人事檔案工作科學(xué)化制度化規(guī)范化上下功夫，全面提升新時代干部人事檔案工作質(zhì)量和水平，更好地服務(wù)廣大干部人才、服務(wù)黨的建設(shè)新的偉大工程、服務(wù)新時代中國特色社會主義偉大事業(yè)。因此，事業(yè)單位加強自身的干部人事檔案管理的信息化建設(shè)是貫徹落實“十九大”精神的有效體現(xiàn)[1]。

2）是提高事業(yè)單位干部人事檔案管理效率的必然要求。傳統(tǒng)的事業(yè)單位干部人事檔案管理工作模式的檔案處理效率較低，以紙質(zhì)文件形式進行檔案管理的管理體系和業(yè)務(wù)流程，占據(jù)較大的空間，承載的內(nèi)容也有限，查找也麻煩，嚴重滯后了事業(yè)單位的整體工作效率。事業(yè)單位對干部人事檔案進行信息化管理，利用信息化技術(shù)手段不僅能有效減少檔案處理失誤，且節(jié)省時間、節(jié)約空間，便于信息儲存和快速查找。減輕檔案工作人員的工作負擔，從而在一定程度上提高事業(yè)單位管理體系的整體運轉(zhuǎn)效率[2]。

3）是新時代干部人事檔案工作發(fā)展的必然趨勢。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，當前社會已進入數(shù)據(jù)信息快速增長的新時代。當今社會和網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的檔案信息的數(shù)量和類型已發(fā)生改變，檔案資源管理難度急劇增加，傳統(tǒng)的檔案檢索、利用和服務(wù)工作難以社會需求。因此，提高服務(wù)的質(zhì)量，將檔案管理與信息化條件相結(jié)合，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和專業(yè)化，推動干部人事檔案管理的科學(xué)化、信息化、規(guī)范化、智能化，保證檔案管理工作高效進行，從而更好地普惠人民，是新時代干部人事檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

2 事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化過程中的問題分析

1）檔案信息化管理重視不夠。檔案管理意識薄弱。通常情況下，人們對于檔案管理工作重視不夠，多數(shù)認為檔案工作僅僅是檔案工作人員的事，與自己無關(guān)。有的認為無關(guān)緊要，甚至出現(xiàn)不少原始資料丟失，使得檔案信息的有效性、保真性、全面性等都受到很大影響。

檔案信息化管理模式落后。由于歷史等問題，檔案管理工作人員更傾向于選擇用紙質(zhì)模式對人事檔案資料進行采集、收納、整理等工作，并且多數(shù)以單純?nèi)斯せ蛘呷斯橹鞯年惻f操作模式，干部人事檔案統(tǒng)計分析難度大，難以提供快捷準確的檔案信息服務(wù)，干部人事檔案工作質(zhì)量和效率不高，也造成大量的人力資源浪費。

2）事業(yè)單位干部人事檔案的信息化效率不高。人事檔案利用水平普遍不高。由于人事檔案本身具有一定的保密性，一般采取較為封閉的管理模式，忽視了對檔案的利用和開發(fā)，因而利用水平和范圍普遍較低。長此以往，長期堆積的檔案就會越來越喪失利用價值，這種保守陳舊的儲存方式，不僅導(dǎo)致檔案管理水平落后，也造成人事檔案管理信息化建設(shè)的進程緩慢。

人事檔案信息化管理標準不一。規(guī)范化和統(tǒng)一的信息化應(yīng)用標準是事業(yè)單位進行人事檔案信息化的基礎(chǔ)。然而當前我國并沒有建立起科學(xué)統(tǒng)一的人事檔案的信息化應(yīng)用標準，[3]導(dǎo)致出現(xiàn)同一內(nèi)容而不同單位上傳的記錄則不同的問題，嚴重阻礙了人事檔案信息化應(yīng)用與管理水平的提高。

人事檔案管理手段不新。當前，在檔案管理手段的利用上，從整體上來看還比較落后，大多采取純?nèi)斯さ年惻f方式，即使有些單位引進了新的技術(shù)、設(shè)備以及管理方式，但相關(guān)人員沒有充分掌握和應(yīng)用，也嚴重制約了人事檔案信息化的有效開展。

3）人事檔案管理人員信息化水平不足

隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案管理也要與時俱進。然而許多事業(yè)單位的人事檔案管理人員自身的信息化水平較低，不能夠熟練操作信息化技術(shù)與相關(guān)信息設(shè)備，并對信息化檔案管理工作的基本流程存在抵觸心理[4]。一部分檔案管理人員身兼數(shù)職，沒有時間及時補充掌握檔案專業(yè)知識和相關(guān)的技能。這些都嚴重影響了辦公效率，降低了人事管理水平。其原因一方面是檔案管理人員不能夠真正做到與時俱進，其無法滿足業(yè)務(wù)要求;另一方面事業(yè)單位在檔案管理人才的專業(yè)培養(yǎng)方面存在很多不足，造成信息化建設(shè)的步伐緩慢。

3 加強事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化策略

1）加強事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理意識。首先，在于思想上的重視。要充分認識事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化建設(shè)的重大意義，將信息化應(yīng)用到干部人事檔案管理的每一個環(huán)節(jié)。第二，經(jīng)常性開展日常管理工作。將檔案管理信息化工作納入單位年度工作重點，并進行日常監(jiān)督，常抓不懈。第三，加大投入。對檔案信息化管理實施進行督促，針對存在的信息化建設(shè)軟件硬件的不匹配問題，撥出專項資金，支持軟件硬件的更新升級，為信息化建設(shè)提供堅強后盾。

2）提升事業(yè)單位干部人事檔案信息化配置。實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)，自然少不了相配套的信息化管理系統(tǒng)的支持。首先，要完善事業(yè)單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性配置，全面完善相關(guān)系統(tǒng)的軟件技術(shù)和硬件設(shè)備，實現(xiàn)電子信息化。建立科學(xué)合理的統(tǒng)一的規(guī)范化標準，規(guī)范化操作模式，全面實現(xiàn)模式科學(xué)化規(guī)范化，最大限度地提升工作質(zhì)量和效率。另外，要建設(shè)檔案管理信息化平臺，高效收集、整理人事檔案資料，從而建立起完善的檔案工作平臺，提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化建設(shè)水平。建立健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，促進檔案利用效率提高。同時，構(gòu)建安全保密法規(guī)，為安全管理提供法律依據(jù)，使人事檔案信息化管理中的安全性得到保障。

3）提高檔案工作人員的信息化水平。首先，建立合理的人才選拔與任用機制，提高人事檔案管理人員的任用標準，挑選優(yōu)秀人才;設(shè)置考核制度，激勵檔案管理工作人員的工作積極性。其次，加強對人事檔案管理人員的培養(yǎng)與培訓(xùn)工作，不斷提高其工作水平和能力。針對必須掌握的信息儲存、信息分析、信息互換、信息整合和信息統(tǒng)計等方面的知識進行定期培訓(xùn)和考核，提升檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)技能、實踐能力等。通過對人才的引進和培訓(xùn)，創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊伍，為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作的開展提供充足的力量支撐。

4 結(jié)語

新時代，事業(yè)單位必須緊跟時代步伐，提高認識，加快干部人事檔案工作信息化建設(shè)，全面提升干部人事檔案工作質(zhì)量和水平，更好地服務(wù)社會、服務(wù)新時代中國特色社會主義偉大事業(yè)。

參考文獻

[1]云庭.事業(yè)單位人事檔案管理標準化、信息化的實踐思考[J].智庫時代，2019（02）：55-57.

[2]姚珊.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)初探[J].城建檔案，2018（12）：29-30.

[3]劉霽.現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理的信息化應(yīng)用研究，2019（18）.

[4]董曉聲.試論新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：76-77.