高校人事檔案管理問題分析與改革路徑的探討

楊舒然

摘 要：人事檔案管理是一項重要的工作，關(guān)系到高校的健康持續(xù)運行，對于高校內(nèi)部工作的穩(wěn)定開展意義重大。然而當(dāng)前我國很多高校人事檔案管理工作都不是十分順利，實際人事檔案管理中還面臨著諸多問題，本文對這些問題進(jìn)行了總結(jié)，并提出一系列改革路徑，希望能夠為高校人事檔案管理效果的提升奠定較好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案管理;諸多問題;改革路徑

隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校師生數(shù)量處于不斷增加的狀態(tài)中，這一方面推動了高校長遠(yuǎn)發(fā)展，另一方面也為高校人事檔案管理帶來了較大的挑戰(zhàn)，人事檔案管理中面臨諸多新的問題，這就要求高校要做好人事檔案管理的改革，不斷提升管理效果?？傮w來看，高校人事檔案管理是一項較為復(fù)雜的工作，其關(guān)系到高校人事資源的調(diào)配、選拔和任用人才等，且檔案管理工作涉及的內(nèi)容較多，不僅要注重檔案的全面性，還要對各個院系、部門等的檔案進(jìn)行分類，因此必須要制定科學(xué)的人事檔案管理策略。

1 高校人事檔案管理的概述

1.1 高校人事檔案管理的含義

學(xué)術(shù)界針對高校人事檔案管理的研究較為廣泛，不同學(xué)者對這方面的研究力度、立足地、范圍等不同，總體來看高校人事檔案管理指的是高校對相關(guān)的人事信息進(jìn)行整理，針對不同部門或者不同級別的人員對信息進(jìn)行匯總或者分類存放，以便后續(xù)運用的時候能夠及時調(diào)取的活動。在高校發(fā)展中人事檔案信息是十分重要的一部分，通過對人事檔案信息進(jìn)行整理，能夠明確高校的發(fā)展情況，了解高校的人事情況、人力資源配置情況等，從而能夠結(jié)合這些情況對高校的運行進(jìn)行深入探究，制定科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃。

1.2 高校人事檔案管理的意義

1.2.1 確保人事檔案完整，提升管理質(zhì)量

不同高校中的人事檔案信息是比較多的，通過對人事檔案進(jìn)行管理，能夠?qū)θ耸聶n案進(jìn)行詳細(xì)而全面的整理，從而能夠提升其完整性，為人事檔案管理質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)檔案管理過程中，由于受到思想觀念以及其它原因的影響，高校人事檔案管理無法及時進(jìn)行對接，且不能及時對檔案信息進(jìn)行封存保管，這很容易導(dǎo)致檔案信息泄露或者毀損，對于高校的穩(wěn)定發(fā)展帶來了不利影響。而對人事檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，提升這方面工作的重視度，則能夠?qū)鹘y(tǒng)人事檔案管理的問題進(jìn)行解決，優(yōu)化檔案管理的過程，從而能夠使檔案管理取得更好的效果。

1.2.2 增強(qiáng)人事檔案的運用價值

高校人事檔案是高校師生信息的記錄，是維護(hù)高校穩(wěn)定發(fā)展的重要內(nèi)容，通過對人事檔案進(jìn)行科學(xué)化保存管理，能夠?qū)Ω咝５娜藛T情況進(jìn)行了解，這就能夠使高校的人員配置、內(nèi)容工作協(xié)調(diào)等更為科學(xué)，推動高校更好發(fā)展。同時，對人事檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，還能夠提升檔案的運用價值，相關(guān)人員在開展工作的過程中如果需要運用這些檔案信息就能夠直接進(jìn)行調(diào)取，從而能夠更好地開展工作。

2 高校人事檔案管理中面臨的問題

雖然近年來，在高校快速發(fā)展的過程中越來越多的高校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理提升了重視度，并采取了有效措施來開展人事檔案管理工作，但是在實際人事檔案管理中依然面臨諸多問題，影響了高校的長遠(yuǎn)持續(xù)發(fā)展，這些問題可以總結(jié)為如下幾個：

2.1 重視度不夠，管理分散

重視度不夠是影響高校人事檔案管理工作的一大問題，雖然與過去相比當(dāng)前我國高校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的重視度有了一定程度的提升，但是整體來看其重視度依然不足，在開展人事檔案管理的過程中依然面臨著問題。由于隨著時代的快速發(fā)展，高校之間的競爭更為激烈，所以很多高校領(lǐng)導(dǎo)將精力放在了學(xué)生管理以及就業(yè)等方面，忽視人事檔案管理，在實際工作中也沒有明確人事檔案管理的價值、意義等，導(dǎo)致這方面的工作人員在實際工作中缺乏明確的目標(biāo)，工作較為分散，效果不佳。并且，由于高校領(lǐng)導(dǎo)不注重人事檔案管理工作，所以也無法及時為其更新設(shè)備，這方面的經(jīng)費較少，所以很多高校在開展人事檔案管理的時候還是采用傳統(tǒng)的方法和模式，檔案管理十分落后，管理效果不理想，影響了人事檔案管理效率的提升。

2.2 缺乏健全的人事檔案管理制度

高校人事檔案管理工作的良好開展離不開規(guī)范的人事檔案管理制度，雖然近年來我國政府依據(jù)時代變化出臺了高校人事檔案管理方面的規(guī)章制度，但是這些制度缺乏操作性，且很多內(nèi)容與高校的發(fā)展不相符，所以無法為高校人事檔案管理提供有利作用，也使得高校人事檔案管理過程中面臨諸多問題。還有很多高校內(nèi)部沒有針對人事檔案管理的實際情況制定健全的管理制度，在實際人事檔案管理過程中存在嚴(yán)重的隨意、盲目現(xiàn)象，無法對人事檔案管理人員的行為進(jìn)行約束，也為這方面工作的良好開展帶來了不利影響。比如，高校人事檔案信息涉及高校學(xué)生處、招生就業(yè)處以及各個教學(xué)院校等方面，如何對這些部門的人事檔案管理工作進(jìn)行協(xié)調(diào)與統(tǒng)一，各個部門的人事信息如何貴方等都沒有做出詳細(xì)規(guī)定，這在一定程度上導(dǎo)致人事檔案管理的混亂，影響了其管理效果。

2.3 信息化水平較低

高校人事檔案管理工作涉及的內(nèi)容較多，比如涉及學(xué)生學(xué)習(xí)、生活方面的信息，教師學(xué)歷、學(xué)習(xí)以及教學(xué)等各個方面內(nèi)容等，是對整個學(xué)校師生情況的綜合反映，單靠傳統(tǒng)手工形式來開展人事檔案管理往往需要花費較多的精力與時間，且取得的效果并不理想，因此需要高校積極進(jìn)行信息化系統(tǒng)的引進(jìn)。但是當(dāng)前很多高校在開展人事檔案管理的時候都不注重引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，沒有構(gòu)建信息化系統(tǒng)，導(dǎo)致人事檔案管理的效率低下，管理者的工作壓力較大，在實際管理中很容易出現(xiàn)問題。部分高校雖然引進(jìn)了信息化技術(shù)，但是高校是處于快速發(fā)展與進(jìn)步過程中的，該系統(tǒng)卻并沒有隨著高校的發(fā)展而更新，系統(tǒng)老化、落后，也導(dǎo)致人事檔案管理面臨著多種困難。另外，高校人事檔案管理工作具有較高的綜合性，單靠檔案管理部門單方的努力是不夠的，還需要其它各個部門、院系等進(jìn)行有效配合，做好相互之間的溝通與交流，但是顯然很多高校都沒有做好這方面的工作，檔案管理部門沒有與學(xué)生處、各個院系等實現(xiàn)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)化辦公，不利于人事檔案管理工作的更好開展。

2.4 人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)欠缺

高校人事檔案管理工作的效果好壞與人事檔案管理者的綜合素質(zhì)與技能存在較大的關(guān)系，只有高素質(zhì)與高技能的檔案管理者才能夠更好地開展人事檔案管理工作，不斷提升檔案管理的效果。然而當(dāng)前我國很多高校人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)與技能都比較欠缺，無法適應(yīng)崗位需求，不能滿足人事檔案管理日益發(fā)展的要求，高校迫切需要對這一方面的問題進(jìn)行解決。另外，由于高校人事檔案管理工作與教學(xué)工作相比不需要過高的水平和技能，所以很多高校不注重這一方面人員的招聘，會讓退休的教師來開展這方面的工作，而由于退休教師的年齡較大、思想觀念較為落后，所以很難高效開展這方面工作，也導(dǎo)致人事檔案管理的效果不佳。在這種背景下，高校人事檔案管理工作難以形成穩(wěn)定的隊伍，所以不利于這一工作的開展。

3 高校人事檔案管理工作改革的路徑

3.1 提升重視度，對人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化

為了推動高校人事檔案管理工作取得更好的效果，需要高校領(lǐng)導(dǎo)提升這方面的重視度，明確人事檔案管理工作的地位，并將其納入重要議事日程中，更好地對其進(jìn)行部署。同時高校還要對人事檔案管理者的思想進(jìn)行統(tǒng)一，使其對自身的工作進(jìn)行重新定位，明確工作的價值和意義，不斷提升工作的積極性，推動檔案管理工作有紀(jì)律、有組織、有規(guī)劃地開展。這就要求高校要做好宣傳與教育，將人事檔案管理作為重要工作內(nèi)容放在相關(guān)會議中，使高校中的全員都能夠?qū)@一工作有一個全面認(rèn)識，積極配合人事檔案管理人員開展檔案管理工作，促進(jìn)人事檔案更加完整、齊全。與此同時，還要做好設(shè)備的引進(jìn)，要根據(jù)時代發(fā)展的趨勢以及高校人事檔案管理的情況引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，比如引入計算機(jī)設(shè)備、檔案管理儲存柜等，使人事檔案管理更為科學(xué)，提升整體管理的有效性。

3.2 科學(xué)構(gòu)建人事檔案管理制度

無規(guī)矩不成方圓，任何工作要想良好有序開展都離不開制度的約束，高校人事檔案管理工作也一樣，因此高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際情況制定科學(xué)的人事檔案管理制度，使相關(guān)人員在開展工作的時候有明確的制度來參考，設(shè)定合理的工作目標(biāo)，不斷提升人事檔案管理的有效性。在制定制度的時候要注意全面性和詳細(xì)性，要確保所制定的制度能夠涵蓋人事檔案管理每一個環(huán)節(jié)的工作，并且做好各個不同部門之間的聯(lián)系，比如學(xué)生處的人事檔案管理工作、教職工處的人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)如何聯(lián)系等，同時還要盡量使制度細(xì)化，要為相關(guān)人員更好地開展人事檔案管理工作提供清晰的指導(dǎo)，降低工作中的盲目性和隨意性，推動人事檔案管理工作更為專業(yè)。另外，政府也應(yīng)當(dāng)做好努力，要對當(dāng)前現(xiàn)有的與高校人事檔案相關(guān)的制度進(jìn)行更新和優(yōu)化，使制度更具有操作性，能夠為高校內(nèi)部制定人事檔案管理制度提供參考。可以結(jié)合高校的現(xiàn)實情況進(jìn)行制度的優(yōu)化，也可以針對實際情況出臺專門的法律規(guī)范，要確保法律規(guī)范與時代發(fā)展趨勢相符合。

3.3 提升信息化水平

當(dāng)前隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時代已經(jīng)到來，各行各業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)的影響下都逐漸開始加速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的大趨勢，因此高校也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)社會形勢，有效開展信息化工作，不斷提升人事檔案管理信息化水平。這就要求高校要做好信息化設(shè)備的引進(jìn)，并構(gòu)建人事檔案信息化平臺，使人事檔案管理者能夠借助于信息系統(tǒng)開展工作，通過系統(tǒng)記錄每一個環(huán)節(jié)的工作。對于那些已經(jīng)引入信息化系統(tǒng)的高校而言，要定期對自身的系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，使其與高校的發(fā)展相適應(yīng)，只有如此才能夠提升人事檔案管理的效率和質(zhì)量，降低人事檔案管理者的工作壓力。還需要注意的是高校所構(gòu)建的信息化系統(tǒng)要能夠面對各個院系或者部門，不同院系、部門的人員都能夠通過系統(tǒng)實現(xiàn)聯(lián)系和溝通，及時進(jìn)行信息資料的上傳或者進(jìn)行權(quán)限內(nèi)數(shù)據(jù)的獲取等，如此促進(jìn)各個人員之間有效溝通，使信息能夠得到全面?zhèn)鬟f。

3.4 提升人事檔案管理者的綜合素質(zhì)

高校要對自身的人事檔案管理工作提升重視度，就應(yīng)當(dāng)對人事檔案管理者的水平進(jìn)行把關(guān)，采取有效措施提升管理人員的素質(zhì)與技能，使其更好地開展這方面工作。第一，要定期對自身的人事檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，為其灌輸先進(jìn)的檔案管理知識和技能，積極進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)，使其能夠嚴(yán)格依據(jù)制度開展工作。必要的話可以聘請經(jīng)驗豐富的專家到校為人事檔案管理者開展培訓(xùn)，或者組織人事檔案管理者到先進(jìn)單位、先進(jìn)高校等學(xué)習(xí)經(jīng)驗。第二，要做好人員招聘。雖然與教育工作相比人事檔案管理工作不需要太高的知識水平和專業(yè)技術(shù)，但是其屬于一項復(fù)雜化、綜合性較高的工作，需要管理者具備較強(qiáng)的耐心、先進(jìn)的思想觀念，只有如此才能夠使人事檔案管理工作更為科學(xué)。因此高校在招聘這方面人員的時候要做好把關(guān)，對應(yīng)聘者的技能進(jìn)行全方位考核，確保其能夠勝任這一工作，避免讓退休的老教師兼職擔(dān)任這一工作。

4 結(jié)束語

高校人事檔案管理是高校內(nèi)部管理的一部分，人事檔案管理的水平高低影響著高校的穩(wěn)定持續(xù)運行，也反映著高校的內(nèi)部管理狀況，因此高校應(yīng)當(dāng)對人事檔案管理提升重視度，構(gòu)建健全的人事檔案管理制度，做好信息化建設(shè)工作，并不斷提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，只有如此才能夠使人事檔案管理的效率全面提升，為自身健康穩(wěn)定運行奠定良好的基礎(chǔ)。

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