如何加強村鎮(zhèn)選舉檔案管理工作

朱翠玲

摘要：村鎮(zhèn)選舉換屆過程中時常出現(xiàn)檔案的遺失損毀現(xiàn)象。本文從現(xiàn)實出發(fā)，從檔案不齊全、管理制度不完善兩方面分析村鎮(zhèn)檔案管理工作存在的問題，提出加強宣傳教育、完善規(guī)章制度、做好監(jiān)督工作三方面的解決方法。以期為新一屆的村級領(lǐng)導(dǎo)集體能夠盡快的開展工作，使新農(nóng)村建設(shè)進(jìn)程不受影響。

關(guān)鍵詞：村鎮(zhèn)選舉;檔案管理;新農(nóng)村

村鎮(zhèn)換屆選舉是我國民主生活的直接體現(xiàn)，是加強村鎮(zhèn)基層組織建設(shè)和提升基層工作人員整體素質(zhì)的重要工作。在人民群眾行駛選舉權(quán)，參加選舉活動，健全村鎮(zhèn)黨組織領(lǐng)導(dǎo)下的村民自治運行機制，是推進(jìn)民主運動進(jìn)程的重要途徑，對于落實黨和國家在農(nóng)村基礎(chǔ)建設(shè)上的各項方針，推進(jìn)社會主義新農(nóng)村建設(shè)以及構(gòu)建村鎮(zhèn)和諧社會擁有著重大的意義。

一、村鎮(zhèn)選舉檔案管理工作存在問題

（一）檔案不齊全不完整

檔案不全不完整是當(dāng)前許多地方選舉過程中作為顯著的問題，其原因多元，既有主觀方面的疏失，又有客觀條件的不完善。其主要表現(xiàn)為：

第一，檔案積累不足導(dǎo)致檔案不完全。據(jù)現(xiàn)場調(diào)研發(fā)現(xiàn)，農(nóng)村還是沒能養(yǎng)成良好的歸檔意識和工作習(xí)慣，檔案資料普遍較少，少數(shù)村子只有幾十卷檔案，有的村子只有寥寥幾卷，甚至根本就是個筆記本[1]。許多的重要資料比如本村的黨支部與村委會的會議記錄、干部以及村民名冊、改革歷史、村規(guī)、婚姻登記以及計劃生育情況等材料沒能夠及時的保存下來，時間一久就毫無痕跡。有些村甚至從來沒有會議記錄的習(xí)慣，或是隨手記錄，用完后隨手放置，再也不知所蹤。這種無檔可查的現(xiàn)象極易引起不必要的糾紛，使村民利益受到不必要的損害。還存在檔案門類不全的現(xiàn)象，能夠?qū)⒑贤①~冊和建設(shè)資料理清的就已經(jīng)是很有成果，以至于文書檔案等完全不可查。

第二，村鎮(zhèn)管理不善造成的檔案不齊全，只要存在以下的問題：

1.村級檔案管理制度不健全，沒有能夠依靠的檔案管理制度，管理混亂也是必然的情況。根據(jù)我國《檔案法實施辦法》第五條限定為縣級以上人民政府，對于鄉(xiāng)級、村級的管理機構(gòu)的約束力極為有限，不進(jìn)行管理也沒有任何的法律責(zé)任，自然不會有人主動進(jìn)行管理[2]。部分資料長期滯留在所有者手上，丟失率也極大。

2.村級檔案經(jīng)手人數(shù)過多，辦理程序繁瑣，管理也頗為松散，導(dǎo)致檔案收集的難度很大，管理難度更大。

3.村級干部對檔案的意識不到位，素質(zhì)不完備。檔案的收集與管理過程中沒有列舉出完整檔案的能力，容易在歸檔的過程中遺失、缺漏。

（二）換屆選舉后檔案資料清查移交問題

當(dāng)前的農(nóng)村普遍將村集體的檔案放置在某些村會計或者村干部的家中保管與利用，這些人本身就是檔案的撰寫人，現(xiàn)在成為了保管者和利用者，將這些檔案視為自己的私有財產(chǎn)。這種不正確不健康的檔案保管意識以及家庭中的保管條件，很難形成保證這些村干部進(jìn)行妥善的保管，檔案的遺失和損毀也是在所難免。尤其是在選舉之后，個別素質(zhì)不高，思想不堅定的村干部對落選存在情緒，拒絕向新的村干部移交集體檔案，或是人為的損毀檔案。個別村還存在著只重視換屆手續(xù)的移交，將檔案拋諸腦后，時間一長難免遺失[3]。

二、加強村鎮(zhèn)選舉檔案管理工作的措施

（一）做好村級檔案工作的宣傳教育

對于村級單位的檔案管理工作，只能夠從提高檔案保存意識的角度率先開展。主要還是因為當(dāng)前的干部群眾對集體檔案歸納工作還存在著認(rèn)識不足的情況，整體較為陌生，這就要求農(nóng)民群眾要加強宣傳學(xué)習(xí)，對檔案工作有一個全面性的認(rèn)識[4]。向干部尤其要普及《檔案法》以及檔案相關(guān)法規(guī)，營造良好的檔案工作范圍。最重要的是要讓村民們認(rèn)識到檔案工作能帶來的實際利益，讓村民通過具體的例子來認(rèn)識檔案，知道這是真正能夠關(guān)切到黃金白銀的工作。從而積極地保存檔案，運用檔案，從基層做起增強全社會的檔案意識，全面的推動基層檔案工作的和諧發(fā)展。推動村級干部和檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，盡全力實現(xiàn)村級檔案的網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。

（二）建立健全村級檔案各項規(guī)章制度和整理標(biāo)準(zhǔn)

對村級檔案的管理工作完善規(guī)章制度和管理機制，保障檔案的齊全與完整是工作的具體目標(biāo)。要從可操作性的角度出發(fā)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，全面確保檔案的完整性。在平時的日常工作中要注意檔案的形成，建立專門的檔案室，確保專人進(jìn)行檔案管理工作。讓檔案管理工作有法可依，有法必依。

同時，將收集齊全的檔案材料嚴(yán)格按照專業(yè)整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類歸納，在整理過程中要責(zé)成專業(yè)的檔案員和村級干部進(jìn)行徹底的清查與整理，讓沒有及時歸檔的材料及時歸檔，村民也可以及時進(jìn)行登記補交。按照分類標(biāo)準(zhǔn)將文書、圖片、影像等檔案進(jìn)行整理，統(tǒng)一移交到檔案室。在換屆工作完成后，將換屆選舉資料連同已有檔案隨時供新的領(lǐng)導(dǎo)集體進(jìn)行查用。

（三）做好換屆選舉后的檔案監(jiān)管和移交工作

換屆選舉的批復(fù)材料和選舉結(jié)果需要永久保存，對于過程記錄的保存底線是五年。首先要保證選舉檔案的收集移交工作成為換屆工作的一部分。上級機關(guān)指導(dǎo)選舉工作時，有義務(wù)責(zé)成村級干部負(fù)責(zé)檔案的收集和歸檔，同時要注意監(jiān)察檔案材料的真實完整。在收集過程中能夠參照《檔案法實施辦法》進(jìn)行分級分年限進(jìn)行保管。村級選舉有著嚴(yán)格的程序與規(guī)章制度以及周詳?shù)倪\作模式，在后續(xù)的工作檔案的交接過程中，詳盡的檔案與周密的管理能夠確保村級換屆選舉檔案移交的完整性。

村級檔案的完整需要加強對檔案管理工作的監(jiān)督，換屆選舉過程中能夠使得村干部簽署協(xié)議書，保證自己會全數(shù)移交在職期間的所有檔案和文書。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府或紀(jì)檢監(jiān)察部門要時刻監(jiān)督移交工作，確保能夠在領(lǐng)導(dǎo)集體的換屆過程中能夠按照相關(guān)要求及時進(jìn)行清查移交，對于遲遲無法交出檔案資料的村干部，要及時加以調(diào)查。

三、結(jié)語

總而言之，農(nóng)村換屆選舉中的檔案移交工作是保證新農(nóng)村能夠穩(wěn)定發(fā)展的基石，是農(nóng)村工作現(xiàn)代化的重要一環(huán)。各級部門要切實履行職責(zé)，高度重視換屆工作中的檔案移交，人大方面也應(yīng)該考慮將《檔案法》覆蓋向村級單位。我們更加應(yīng)該認(rèn)真細(xì)致的強化村級檔案要件規(guī)范化管理，讓檔案工作能夠為社會主義新農(nóng)村構(gòu)建可持續(xù)發(fā)展的和諧社會作出更好的成績。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁艷玲.在新農(nóng)村建設(shè)中村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作初探[J].農(nóng)村經(jīng)濟與科技（9）：72-73.

[2]姜星海.村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作的現(xiàn)狀調(diào)查和對策分析[J].城建檔案（9）：13-15.

[3]王紅.村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理中的問題與對策[J].檔案與建設(shè)（7期）：87-88.

[4]李紅琳.淺談加強新農(nóng)村建設(shè)檔案資料的管理[J].城建檔案（1）：39-40.