新形勢(shì)下檔案管理模式創(chuàng)新研究

孫寧

摘要：檔案管理工作管理模式的創(chuàng)新并不是老生常談，而是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)電子檔案迎合新時(shí)代發(fā)展的轉(zhuǎn)變。在檔案管理的過(guò)程中，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和進(jìn)步，各個(gè)行業(yè)之間發(fā)生了顯著的轉(zhuǎn)變，為了促進(jìn)管理工作，在應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)過(guò)程中適應(yīng)新時(shí)代的變化，文章希望能夠就新形勢(shì)之下檔案管理模式的創(chuàng)新研究、管理現(xiàn)狀以及具體的不足進(jìn)行闡述，并尋求解決策略。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);檔案管理;模式創(chuàng)新

引言：

新的歷史時(shí)期，由于電子化檔案管理成為重中之重，檔案管理面臨著改革過(guò)程中的一些新問(wèn)題，在充分發(fā)揮檔案對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及企業(yè)發(fā)展事業(yè)單位發(fā)展的推進(jìn)作用過(guò)程中，人們發(fā)現(xiàn)如果想要對(duì)于檔案的管理模式進(jìn)行自己的創(chuàng)新，可能需要在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)之上進(jìn)行一系列的改良。那么究竟應(yīng)該怎樣找到新形式檔案管理工作存在的不足，并且在完善檔案管理模式新概念和新能源的基礎(chǔ)之上進(jìn)行研究，成為研究的熱點(diǎn)話題。

一、傳統(tǒng)檔案管理模式的特點(diǎn)和存在問(wèn)題

（一）傳統(tǒng)的管理模式無(wú)法適應(yīng)事業(yè)飛速發(fā)展的需求

現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，使得很多文件和資訊的數(shù)量開(kāi)始顯著增加，為了增強(qiáng)文件管理工作的負(fù)擔(dān)，在這個(gè)階段手工收集和整理原始的資料并進(jìn)行加工，將會(huì)帶來(lái)很大的問(wèn)題。手工加工不僅耗時(shí)、而且占用大量的人力資源、工作效率不高，也無(wú)法與其他的資源共享機(jī)制對(duì)接，傳統(tǒng)的管理模式往往存在不科學(xué)和不系統(tǒng)的問(wèn)題，再加上很多工作人員的思想意識(shí)不足，在檔案管理和檔案整理的過(guò)程中可能偷工減料、能省則省，甚至有一些檔案存檔在借閱的過(guò)程中丟失，這樣無(wú)法達(dá)到資源共享的效果，而且，檔案管理的有效機(jī)制也沒(méi)有形成，無(wú)法適應(yīng)事業(yè)快速發(fā)展的新時(shí)代需求。

（二）現(xiàn)行的檔案管理機(jī)制及法律規(guī)范并不是非常健全

目前在新的形勢(shì)之下，檔案管理工作和檔案管理人員都面臨著大量的檔案信息追加，在電子檔案和手工檔案進(jìn)行過(guò)渡的過(guò)程中，大量檔案信息的追加可能使一些原本價(jià)值不高的檔案存在著散失或者分析不規(guī)范的問(wèn)題，其所需要的檔案沒(méi)有存檔，而在管理工作中檔案的一些特殊性也不能夠被很好的體現(xiàn)，關(guān)鍵性檔案的散失，甚至可能會(huì)給檔案管理部門帶來(lái)很大的工作漏洞。這就使得檔案管理的法律機(jī)制以及行政規(guī)范不健全的情況越發(fā)嚴(yán)重，檔案管理機(jī)構(gòu)所面臨的大量檔案信息的錯(cuò)亂，使得企業(yè)或事業(yè)單位在檔案管理和檔案調(diào)取的過(guò)程中面臨很多具體的問(wèn)題。

（三）有效的檔案管理手段利用率不高，且不能滿足實(shí)際需求

檔案管理的利用率不高，檔案管理本身的線性管理手段非常單一，使得其效益性和規(guī)范性受到很大的影響，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢(shì)之下，新媒體和電子技術(shù)已經(jīng)充斥了人們的生活，但是這種分散式的檔案管理模式不能夠適應(yīng)集團(tuán)性項(xiàng)目和大型項(xiàng)目的復(fù)雜性要求，很多單位的檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，檔案管理人員專業(yè)化程度不高，配套設(shè)施不完整，導(dǎo)致檔案管理的手段和專業(yè)性有待加強(qiáng)。檔案管理工作的服務(wù)體系不完善，而且其管理手段相對(duì)比較單一，就使得社會(huì)利用率不高，檔案管理本身的管理機(jī)制也存在著極大的滯后性。

二、完善新時(shí)代檔案管理的科學(xué)認(rèn)知及相應(yīng)要點(diǎn)

（一）實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理的最新思想認(rèn)知

高度重視新時(shí)期的檔案管理工作，并且在平時(shí)的單位培訓(xùn)和人力資源宣傳過(guò)程中，加強(qiáng)將檔案管理體系和檔案管理質(zhì)量?jī)?nèi)容的有效輔導(dǎo)工作。從科技管理部門的綜合素養(yǎng)和相應(yīng)管理體系完善的角度入手，確保檔案管理的真實(shí)性，并且能夠在思想認(rèn)識(shí)總體提高的基礎(chǔ)之上，為檔案管理活動(dòng)提供更多的實(shí)踐性參考，有效的發(fā)揮檔案管理本身的價(jià)值，啟動(dòng)檔案管理全員認(rèn)知策略。

（二）逐步完善單位檔案管理體系及法律規(guī)范

精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案管理的高效利用，需要嚴(yán)格按照規(guī)范制度來(lái)完成標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，參照相關(guān)的工作法規(guī)，編制更為科學(xué)合理的管理規(guī)范制度，從體系化的角度認(rèn)知檔案管理工作的重要性，并有針對(duì)性的總結(jié)檔案管理，檔案數(shù)據(jù)分析，檔案整理，檔案保存及使用的一系列細(xì)則，形成違規(guī)操作的評(píng)價(jià)機(jī)制，并完成責(zé)任落實(shí)情況。有效評(píng)價(jià)檔案管理工作的有效性需要有獎(jiǎng)有罰，在適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)基礎(chǔ)之上構(gòu)建系統(tǒng)的檔案搜索及資訊響應(yīng)體系，并且在違背檔案管理規(guī)范的情況下給予嚴(yán)懲。

（三）提升對(duì)于單位檔案的利用率和分類科學(xué)性

只有提升檔案的利用率，落實(shí)保存檔案的主體目標(biāo)，才能在科學(xué)分類的基礎(chǔ)上，切實(shí)的提高檔案的使用效果。重視檔案的保管內(nèi)容，并且在科技，創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)之上進(jìn)行，對(duì)于檔案管理內(nèi)容和檔案利用價(jià)值的合理劃分，才能夠在工作實(shí)踐的過(guò)程中了解檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)和中心點(diǎn)，在區(qū)域性檔案管理中心整合的過(guò)程中，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)逐層分層管理的模式，落實(shí)檔案管理內(nèi)容不斷更新和創(chuàng)新的改革。對(duì)于各類檔案管理工作的利用率和分類，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)科學(xué)性的管理，目標(biāo)落實(shí)檔案管理的準(zhǔn)則，在有效依據(jù)檔案管理真實(shí)性的原則之下，積極實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)進(jìn)程。

總結(jié)：

檔案管理工作，應(yīng)該從全局入手實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的集中管理，在共享信息資源和信息機(jī)制的同時(shí)，為了更好地為全社會(huì)范圍服務(wù)，就應(yīng)該構(gòu)建檔案管理資訊和檔案管理資源整合的共享機(jī)制，全面掌控檔案管理的合理內(nèi)容。完善檔案管理工作，建立有效的檔案管理規(guī)范機(jī)制實(shí)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和懲罰機(jī)制，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，將有效的提升其管理效率。

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