財務(wù)共享模式下的企業(yè)費用報銷研究

王雪松

摘要：自2010年以來，財務(wù)共享服務(wù)思想也被我國很多企業(yè)集團所接受，并取得了較好的效果，財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)呈現(xiàn)高速增長的態(tài)勢，2015年下半年的建立數(shù)量占到五年的28%。在信息化發(fā)展的新形勢下，企業(yè)集團如何順應(yīng)發(fā)展趨勢構(gòu)建財務(wù)共享中心，如何借力信息技術(shù)打破系統(tǒng)壁壘，完善企業(yè)財務(wù)流程，達到企業(yè)內(nèi)部資源和數(shù)據(jù)信息共享的目的，創(chuàng)新和完善企業(yè)成本管理模式，降低運營成本，顯得日益重要，而費用報銷作為集團企業(yè)財務(wù)共享中心的核心應(yīng)用之一，其管控水平直接影響企業(yè)的財務(wù)管理水平與效率。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享;企業(yè)費用;報銷

1.財務(wù)共享模式下費用報銷的特點

1.1改變會計信息基于紙質(zhì)發(fā)票獲取信息的不足

過去人工處理大量紙質(zhì)票據(jù)信息，容易造成票據(jù)的遺漏?；趥€人財務(wù)知識和經(jīng)驗的判斷，對費用報銷信息的獲取存在一定局限性，信息質(zhì)量無法保證，工作量大帶來會計信息滯后。財務(wù)共享模式下，掃描環(huán)節(jié)通過影像系統(tǒng)，高效地提取費用報銷的全部信息，保證了會計信息的完整性;電子數(shù)據(jù)及時傳遞到審核崗，流程的加快保證了會計信息的及時性。數(shù)據(jù)資料完整的保存在會計信息系統(tǒng)中，方便查詢和提取。

1.2降低企業(yè)運營成本

費用報銷耗時費力，簡單卻繁瑣的工作占用大量財務(wù)人員，財務(wù)共享模式下釋放費用報銷工作，通過信息系統(tǒng)的設(shè)定，省去了財務(wù)人員錄入憑證的手工操作，系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定好的規(guī)則自動生成憑證，財務(wù)人員做好分類匯總工作即可。流水式會計作業(yè)工程代表工作效率的提高，所需人員的減少，從而減少財務(wù)人員數(shù)量，降低人工成本;同時財務(wù)集中到財務(wù)共享中心平臺下，方便財務(wù)的監(jiān)督和管理工作，節(jié)省審計開支。

1.3電子數(shù)據(jù)形成便捷高效的審計線索

財務(wù)共享模式下費用報銷系統(tǒng)從員工申請、部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)再到財務(wù)部獲取電子信息完成支付，費用報銷流程所包含的數(shù)據(jù)信息完全電子化，并通過電子條形碼作為唯一標(biāo)識在系統(tǒng)和紙質(zhì)檔案室查詢。會計信息系統(tǒng)記錄了報銷業(yè)務(wù)的全流程，留有單獨的審計線索，方便對每筆費用支出的合理性進行審查。

2.財務(wù)共享模式下費用報銷管控框架

伴隨信息化、云會計技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，財務(wù)共享中心模式作為一種新的財務(wù)管理模式，受到實務(wù)屆的廣泛關(guān)注和討論，越來越多的企業(yè)致力于向管理會計職能轉(zhuǎn)變，減少會計業(yè)務(wù)處理中同質(zhì)性高的重復(fù)性繁瑣工作，提高工作效率，解放財務(wù)人員去進行企業(yè)費用報銷管理工作，提高管控水平。費用報銷不是獨立的模塊，其具有動態(tài)性，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理環(huán)節(jié)都有它的身影。

2.1數(shù)據(jù)層

數(shù)據(jù)層將來自費用報銷業(yè)務(wù)中的數(shù)據(jù)，如費用報銷系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)和預(yù)算管理系統(tǒng)等產(chǎn)生的財務(wù)信息，通過DBMS數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建立企業(yè)數(shù)據(jù)庫，F(xiàn)ile和NO SQL分別存儲結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，HDFS為企業(yè)全體員工同時高頻率的訪問數(shù)據(jù)庫中大量數(shù)據(jù)信息提供穩(wěn)定支持。經(jīng)過ETL數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)和其他大數(shù)據(jù)技術(shù)，將數(shù)據(jù)庫中存儲的大量數(shù)據(jù)信息，有效篩選、轉(zhuǎn)化和加載為財務(wù)部門需要的關(guān)鍵財務(wù)信息，充分無遺漏的利用數(shù)據(jù)信息形成費用報銷管控下的多個財務(wù)數(shù)據(jù)中心，完成費用報銷的會計核算業(yè)務(wù)處理和資金、人力、預(yù)算的財務(wù)管理。

2.2基礎(chǔ)設(shè)施層

基礎(chǔ)設(shè)施層為財務(wù)共享模式下整個費用報銷管控系統(tǒng)的穩(wěn)定運行提供了支持。智能終端的高性能處理器滿足企業(yè)應(yīng)用層的不同主體用戶的功能需要，帶來更好的訪問體驗;服務(wù)器提供并保障計算服務(wù)，響應(yīng)應(yīng)用層員工端的請求;存儲器記憶程序運行路徑和數(shù)據(jù)信息;網(wǎng)絡(luò)打通企業(yè)內(nèi)、外部數(shù)據(jù)信息傳遞的通道，用戶可隨時隨地訪問系統(tǒng);安全設(shè)備保障了企業(yè)的經(jīng)營信息安全，保障企業(yè)關(guān)鍵財務(wù)信息不泄露?；A(chǔ)設(shè)施層在整個管控體系能起到了穩(wěn)定維護的設(shè)備支撐作用，保障了運行。

2.3平臺服務(wù)層

平臺服務(wù)層基于計算機語言處理技術(shù)、搜索引擎技術(shù)和統(tǒng)計分析等功能，在龐大數(shù)據(jù)庫中提取各個數(shù)據(jù)庫中心的有效數(shù)據(jù)，進行分析、處理和整合，根據(jù)用戶需求指令，面對不同用戶層，如集團層面、分子公司層面和部門機構(gòu)等，有針對性的提供費用報銷管控服務(wù)應(yīng)用，包括自動更新各機構(gòu)主體每月滾動預(yù)算表、費用報銷項目資金占比分析和每月變動情況表、各機構(gòu)費用報銷對比分析情況表和員工個人報銷分析表等。財務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)自動生成的各種分析表，充分利用數(shù)據(jù)信息，并結(jié)合公司、部門實際情況，綜合考量完善公司的費用報銷制度和流程，制定符合業(yè)務(wù)發(fā)展的費用報銷管控決策。

2.4費用報銷管控框架的總體運行

第一步，信息的獲取?；A(chǔ)設(shè)施層為整個費用報銷管控框架的平穩(wěn)運行提供了服務(wù)保障，并通過基礎(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，為內(nèi)部部門之間的信息傳遞和外部機構(gòu)諸如銀行、商旅第三方等信息的獲取提供了通道，獲取企業(yè)在進行費用報銷業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)。第二步，信息的存儲和轉(zhuǎn)換。數(shù)據(jù)層利用DBMS和File，No SQL等數(shù)據(jù)庫技術(shù)，存儲基礎(chǔ)設(shè)施層中海量財務(wù)和非財務(wù)的原始數(shù)據(jù)，經(jīng)過業(yè)務(wù)層費用報銷管理系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)和預(yù)算、資金管理系統(tǒng)的處理，由ETL數(shù)據(jù)倉庫等技術(shù)進行數(shù)據(jù)的篩選和整理，提取財務(wù)部門所需的財務(wù)信息，建成費用報銷管控下的各個數(shù)據(jù)庫中心。第三步，平臺服務(wù)層根據(jù)整合后的財務(wù)信息，自動生成服務(wù)于費用報銷管控的決策分析表，預(yù)算表、費用報銷情況對比分析表和資金管理表等，為實現(xiàn)應(yīng)用層的功能提供數(shù)據(jù)支持。第四步，用戶層的集團公司、分子公司等可登陸系統(tǒng)，根據(jù)實際需要實現(xiàn)應(yīng)用層的功能，查詢費用預(yù)算決策，對費用報銷支出情況有整體了解，包括項目費用、部門費用、人力資源費用和銷售業(yè)務(wù)過程中的費用等。同時對報銷流程中的報銷標(biāo)準(zhǔn)和時效等有清楚的認(rèn)知，公平評價員工報銷中的信用等級。管理人員在借鑒應(yīng)用層提供的分析方案后，綜合考慮，最終結(jié)合實際情況完善費用報銷管控政策。

參考文獻：

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