加強(qiáng)物資采購(gòu)審計(jì)視角下內(nèi)部控制的有效性探究

全湘云

[摘 要]在當(dāng)前單位體制改革不斷推進(jìn)的關(guān)鍵時(shí)期，充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)在企業(yè)物資采購(gòu)中的監(jiān)督和控制作用能有效控制運(yùn)營(yíng)成本，保障適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展需求。

[關(guān)鍵詞]物資采購(gòu);內(nèi)部控制;過(guò)程實(shí)施

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.05.165

醫(yī)院審計(jì)是對(duì)醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行事前預(yù)防、事中控制及事后監(jiān)督管理的活動(dòng)。醫(yī)院的內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是醫(yī)院在從事醫(yī)療活動(dòng)的過(guò)程中，配置和使用醫(yī)療資源的一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。物資采購(gòu)作為資源配置的主要活動(dòng)自然成為內(nèi)部審計(jì)的主要內(nèi)容。物資采購(gòu)專項(xiàng)審計(jì)的意義在于降低醫(yī)院采購(gòu)成本，及時(shí)堵塞物資采購(gòu)上存在的漏洞，提高物資、資金管理水平，進(jìn)而提升醫(yī)院全成本管理水平。在當(dāng)前公立醫(yī)院體制改革不斷推進(jìn)的關(guān)鍵時(shí)期，充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督和控制作用才能保障醫(yī)院適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展需求。

1 物資采購(gòu)審計(jì)的主要內(nèi)容

物資采購(gòu)審計(jì)主要關(guān)注監(jiān)督采購(gòu)流程是否規(guī)范、采購(gòu)管理機(jī)制是否健全、是否嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)庫(kù)集中支付制度和政府采購(gòu)制度的有關(guān)規(guī)定。對(duì)物資采購(gòu)各部門和環(huán)節(jié)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及內(nèi)部控制的合理、合法、合規(guī)性進(jìn)行評(píng)價(jià)，以改善物資采購(gòu)質(zhì)量、降低采購(gòu)成本，維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的增加，并通過(guò)揭示物資采購(gòu)內(nèi)部控制不足，提出切實(shí)可行的審計(jì)建議和改善措施。

物資采購(gòu)審計(jì)的主要內(nèi)容包括各項(xiàng)支出是否嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算;是否執(zhí)行國(guó)家、上級(jí)主管部門和醫(yī)院有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)章制度和開支標(biāo)準(zhǔn)，專項(xiàng)資金是否?？顚Ｓ?是否遵循采購(gòu)計(jì)劃、合同實(shí)施采購(gòu)及采購(gòu)效益評(píng)價(jià)等后期事項(xiàng)。

2 采購(gòu)審計(jì)的流程設(shè)計(jì)

2.1 制定系統(tǒng)的審計(jì)方案

物資采購(gòu)審計(jì)工作開展前通常會(huì)按照以下程序制定審計(jì)方案：確定審計(jì)目標(biāo) → 確定審計(jì)方向 → 確定審計(jì)內(nèi)容 → 確定審計(jì)方式 → 確定審計(jì)步驟 → 確定審計(jì)時(shí)間 → 確定審計(jì)人數(shù) → 形成審計(jì)方案。

2.2 查找采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

采購(gòu)活動(dòng)中的主要風(fēng)險(xiǎn)是：采購(gòu)計(jì)劃管理體系不健全，計(jì)劃制訂不合理或缺乏預(yù)見性，庫(kù)存量安排缺乏科學(xué)的財(cái)務(wù)管理依據(jù)，從而造成庫(kù)存短缺或積壓，可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)停擺或資源浪費(fèi);采購(gòu)及驗(yàn)收程序不規(guī)范，審批不嚴(yán)，內(nèi)部控制措施不到位，未執(zhí)行醫(yī)院采購(gòu)流程的相關(guān)規(guī)定，造成供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高，出現(xiàn)采購(gòu)舞弊問(wèn)題。審計(jì)部門應(yīng)圍繞采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)開展重點(diǎn)審查，同時(shí)評(píng)價(jià)醫(yī)院內(nèi)控制度執(zhí)行力。

3 審計(jì)過(guò)程實(shí)施

醫(yī)院物資采購(gòu)是一項(xiàng)綜合性工程，涉及采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算、供應(yīng)商管理、采購(gòu)招標(biāo)、采購(gòu)合同、采購(gòu)驗(yàn)收、采購(gòu)結(jié)算等環(huán)節(jié)。審計(jì)過(guò)程實(shí)施應(yīng)該按照采購(gòu)流程實(shí)施全程審計(jì)，同時(shí)根據(jù)實(shí)務(wù)中查找出來(lái)的采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)梳理關(guān)鍵控制點(diǎn)，進(jìn)行重點(diǎn)審計(jì)是物資采購(gòu)審計(jì)的基本原則。包括物資采購(gòu)前期審計(jì)、物資采購(gòu)過(guò)程審計(jì)、物資采購(gòu)后續(xù)審計(jì)。重點(diǎn)審計(jì)以下五方面內(nèi)容。

3.1 采購(gòu)計(jì)劃審計(jì)

采購(gòu)計(jì)劃審計(jì)包括采購(gòu)計(jì)劃編制依據(jù)的可靠性、審批程序的合規(guī)性、計(jì)劃數(shù)量及價(jià)格的合理性。首先，審查采購(gòu)計(jì)劃的編制是否依據(jù)物資采購(gòu)申請(qǐng)單編制，是否嚴(yán)格按照使用部門精確計(jì)算并提出申請(qǐng)，職能部門在管理權(quán)限內(nèi)復(fù)核批準(zhǔn)。是否符合醫(yī)院的存貨政策、采購(gòu)政策和資金管理政策。其次，審查部門采購(gòu)參數(shù)的提供是否合規(guī)，是否執(zhí)行3名以上提供采購(gòu)參數(shù)人員的聯(lián)合簽名制度，部門負(fù)責(zé)人是否應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作職責(zé)和范圍，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃中的采購(gòu)材料參數(shù)進(jìn)行審核;主管部門和物資管理部門是否對(duì)物料進(jìn)行盤點(diǎn)。

按照經(jīng)濟(jì)庫(kù)存量安排采購(gòu)計(jì)劃;經(jīng)多部門協(xié)同制定的月采購(gòu)計(jì)劃表審批程序是否完成，是否經(jīng)內(nèi)部審計(jì)人員的審核后，提交分管部門主管領(lǐng)導(dǎo)最終審批。最后，在做好詢價(jià)、比價(jià)的基礎(chǔ)上進(jìn)行采購(gòu)數(shù)量及價(jià)格的申報(bào)。審查采購(gòu)部門是否按照庫(kù)存物資的最佳經(jīng)濟(jì)批量指標(biāo)核算采購(gòu)數(shù)量，做到計(jì)劃和物資庫(kù)存相適應(yīng)。

3.2 采購(gòu)模式選擇審計(jì)

醫(yī)院采購(gòu)方法包括：公開招標(biāo)、競(jìng)價(jià)談判、詢價(jià)、單源采購(gòu)。原則招標(biāo)方式的選擇是采購(gòu)估計(jì)量超過(guò)國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。必須公開招標(biāo)的項(xiàng)目，按國(guó)家法律、法規(guī)規(guī)定進(jìn)行公開招標(biāo);國(guó)家法律、法規(guī)規(guī)定必須公開招標(biāo)采購(gòu)估算金額限制以下的采購(gòu)項(xiàng)目，由醫(yī)院自行組織招標(biāo)采購(gòu)。醫(yī)院內(nèi)部自行采購(gòu)的招標(biāo)投標(biāo)項(xiàng)目必須經(jīng)由審計(jì)部門參與并審查。

第一，采用公開招標(biāo)方式的審查內(nèi)容。一是監(jiān)督招標(biāo)過(guò)程和招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)是否符合“公開、公平、公正、透明和誠(chéng)實(shí)信用”的原則，是否符合院內(nèi)招標(biāo)范圍。全程參與招標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)，避免公開招標(biāo)過(guò)程發(fā)生舞弊行為。 二是檢查有關(guān)招標(biāo)文件的內(nèi)容是否完整、嚴(yán)格，有關(guān)規(guī)定是否得到有效遵守。三是對(duì)招標(biāo)方法的選擇是否合理進(jìn)行監(jiān)督。如果采用公共招標(biāo)方式，應(yīng)檢查向外界發(fā)布的投標(biāo)信息是否一致明確準(zhǔn)確，出版范圍廣，參與投標(biāo)的投標(biāo)人是否合格;如果采用招標(biāo)，招標(biāo)人是否該邀請(qǐng)具有良好的信譽(yù)、資格和財(cái)務(wù)狀況，是否邀請(qǐng)了至少三個(gè)或更多的投標(biāo)人參加;如果采用了投標(biāo)協(xié)商的方法， 應(yīng)檢查所采購(gòu)的材料是否確實(shí)沒有由供應(yīng)商或合格投標(biāo)人投標(biāo)，由于技術(shù)回復(fù)，其他或特殊性質(zhì)不能阻止。四是檢驗(yàn)招標(biāo)采購(gòu)，特別是內(nèi)部招標(biāo)采購(gòu)的價(jià)格是否合理。在建立系統(tǒng)、嚴(yán)格的采購(gòu)詢價(jià)、比價(jià)制度，規(guī)范詢價(jià)、比價(jià)等價(jià)格核定程序的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照流程重點(diǎn)復(fù)驗(yàn)內(nèi)部招標(biāo)標(biāo)底價(jià)格。審查最高采購(gòu)限價(jià)的合理性和公允性。

第二，采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式的審查內(nèi)容。制定價(jià)格審核機(jī)制，對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、價(jià)格、人工耗費(fèi)、各項(xiàng)其他費(fèi)用及稅金等進(jìn)行復(fù)核、驗(yàn)算。根據(jù)市場(chǎng)行情對(duì)標(biāo)的進(jìn)行合理的價(jià)位判斷。

第三，其他審查內(nèi)容。采購(gòu)技術(shù)參數(shù)的確定往往對(duì)采購(gòu)供應(yīng)商的選擇起決定性作用，因此對(duì)采購(gòu)參數(shù)提供的合規(guī)性審查對(duì)防止采購(gòu)中的舞弊行為具有重要意義。審計(jì)部門應(yīng)重點(diǎn)審查參數(shù)提供的程序是否合規(guī)，確保技術(shù)參數(shù)提供實(shí)行3人以上聯(lián)簽制度。

3.3 合同審計(jì)

依法簽訂采購(gòu)合同是避免法律糾紛，維護(hù)醫(yī)院利益免受損失的重要途徑。審計(jì)部門應(yīng)審查采購(gòu)合同的簽訂是否符合國(guó)家法律、法規(guī)的要求，符合招標(biāo)文件的要求;合同的技術(shù)指標(biāo)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額等是否經(jīng)使用部門、專業(yè)人員復(fù)核確認(rèn);合同支付款是否符合合同的規(guī)定，并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn);交貨時(shí)間是否符合合同要求;是否在遵循法律法規(guī)的基礎(chǔ)上最大限度地維護(hù)了醫(yī)院利益。合同中應(yīng)明確的事項(xiàng)有：關(guān)鍵性指標(biāo)，如質(zhì)量、性能技術(shù)要求;到貨不全要求應(yīng)立即提出退換或索賠;交貨期限到而不交貨的賠償條件;質(zhì)保期限及使用培訓(xùn)計(jì)劃;付款方式等。

3.4 付款審計(jì)

審計(jì)是否按照付款流程，審批程序和合同中的款項(xiàng)支付約定辦理付款。是否對(duì)預(yù)付賬款和定金有相應(yīng)完備的賬務(wù)處理。對(duì)涉及大額或長(zhǎng)期的預(yù)付款是否定期進(jìn)行了追蹤核查。

3.5 采購(gòu)驗(yàn)收審計(jì)

驗(yàn)收審計(jì)是采購(gòu)活動(dòng)后續(xù)審計(jì)的重點(diǎn)內(nèi)容，著重審查醫(yī)院的采購(gòu)驗(yàn)收相關(guān)制度和手續(xù)是否切實(shí)執(zhí)行到位。也就是說(shuō)，所有購(gòu)買的公共材料都必須遵守倉(cāng)庫(kù)的驗(yàn)收程序。在倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真檢查數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)格 ED確保發(fā)票與實(shí)際對(duì)象一致，入庫(kù)手續(xù)按買方采購(gòu)發(fā)票辦理，簽署驗(yàn)收證明單。物資出入庫(kù)是否按類別按規(guī)格建立了完備的倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬，物資保存的管理是否做到因地制宜，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處置。庫(kù)存物資是否做到定期盤存，確保賬實(shí)相符。

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