人事檔案信息化在公路科研單位人力資源管理中的重要性研究

[摘 要]隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都有了顯著的發(fā)展。我國(guó)檔案部門(mén)也與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化處置。作為人力資源管理的主要內(nèi)容，信息化的人事檔案能夠更快地提供交通專(zhuān)業(yè)人員配備，也是對(duì)科研人員研究水平分析評(píng)估的重要途徑。信息化人事檔案在公路科研單位人力資源管理中的應(yīng)用，可以使工作人員更好地服務(wù)于社會(huì)，也能為民眾的日常出行提供條件，促進(jìn)交通產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]人事檔案信息化;公路科研;人力資源管理;重要性研究

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.05.193

人事檔案是通過(guò)人事管理活動(dòng)形成的，它為人力資源的管理提供了基礎(chǔ)條件。隨著時(shí)代的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，人事檔案信息化建設(shè)越發(fā)成為檔案工作的重點(diǎn)，檔案工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化可以幫助人力資源利用更為合理。因此，人事檔案信息化在公路科研單位人力資源管理上的具體應(yīng)用成為專(zhuān)業(yè)人員的研究重點(diǎn)。本文就人事檔案信息化在人力資源管理中的重要性為出發(fā)點(diǎn)，探究了人力資源管理中的一系列問(wèn)題。

1 人力資源檔案的信息化處理

1.1 人力資源檔案的數(shù)字化處理

傳統(tǒng)模式的資源管理一般以紙質(zhì)載體為主，對(duì)于檔案管理人員而言，其錄入信息工作十分煩瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度也十分之大，并且這種模式下的資源管理，對(duì)資料的查詢(xún)以及補(bǔ)充都非常的困難，需要占用大量的人力物力資源，極大地影響了工作效率的提高。而人力資源檔案的數(shù)字化處理則有效地克服了這些問(wèn)題，可以隨時(shí)隨地地錄入和查找數(shù)據(jù)，并且這些檔案還能夠無(wú)損的長(zhǎng)時(shí)間保存。因此，人力資源檔案信息化管理的第一步，就是要對(duì)檔案信息做出數(shù)字化處理，也就是用電子掃描的方式將原來(lái)的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)內(nèi)的數(shù)字化電子檔案[1]。對(duì)于信息化檔案管理而言，人力資源檔案的數(shù)字化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化連接、數(shù)字化存儲(chǔ)、利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行現(xiàn)代化管理的必要基礎(chǔ)。

1.2 檔案的載體類(lèi)型處理

當(dāng)今的社會(huì)，是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，數(shù)字信息四通八達(dá)的數(shù)據(jù)化社會(huì)?；诖嘶A(chǔ)上的人力資源檔案管理的目標(biāo)就是收集大量有價(jià)值有意義的資源檔案信息數(shù)據(jù)，并且還要保證這些數(shù)據(jù)的質(zhì)量以及相關(guān)性。在這個(gè)過(guò)程中，相關(guān)人員要快速具備數(shù)據(jù)處理能力以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)，從而更好地促進(jìn)交通行業(yè)的快速發(fā)展。傳統(tǒng)的人力資源檔案以紙質(zhì)為主，其載體類(lèi)型相對(duì)較少。但是在現(xiàn)代化的檔案管理模式中，載體不再拘束于實(shí)物，還包括人力資源錄像檔案、人力資源多媒體檔案、人力資源光盤(pán)檔案等在內(nèi)的多種載體形式[2]。

1.3 檔案的網(wǎng)絡(luò)安全化處理

人力資源檔案管理過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)安全保障是最重要的環(huán)節(jié)之一。想要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)節(jié)中的安全保障力度，就必須要結(jié)合實(shí)際情況不斷地引入安全防御技術(shù)，升級(jí)和完善管理系統(tǒng)等[3]。在網(wǎng)絡(luò)管理的過(guò)程中，操作人員要嚴(yán)格遵守規(guī)定的行為準(zhǔn)則，防止因?yàn)閷?duì)設(shè)備的操作不當(dāng)而造成的不必要的損失。另外，信息化人事檔案管理的保密制度也需要公路科研單位人員多加注意，單位應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)專(zhuān)業(yè)的保密管理方案，適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行分級(jí)管理。

2 加強(qiáng)公路科研單位的檔案信息化管理的措施

2.1 確保人事檔案材料的真實(shí)性

電子檔案從本質(zhì)上來(lái)講就是數(shù)據(jù)的構(gòu)成。因此，在對(duì)公路科研單位進(jìn)行人事電子檔案建立的時(shí)候，首先要確保其數(shù)據(jù)來(lái)源的可靠性以及真實(shí)性。如果對(duì)電子檔案中的數(shù)據(jù)記錄存在懷疑，則可以通過(guò)與紙質(zhì)材料進(jìn)行對(duì)比，來(lái)檢驗(yàn)電子檔案信息的正確性和權(quán)威性[4]。在根據(jù)紙質(zhì)人事檔案形成電子檔案時(shí)，管理者可以給不同人員設(shè)置查詢(xún)或者統(tǒng)計(jì)的訪問(wèn)權(quán)限，來(lái)不斷對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行完善與修正。

2.2 加強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性和保密性

電子檔案的使用和管理建立在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)快速發(fā)展基礎(chǔ)之上，因此其也存在著黑客入侵、代碼漏洞等一系列的計(jì)算機(jī)安全風(fēng)險(xiǎn)。因此公路科研人員要想做好安全的防范措施，就必須要在計(jì)算機(jī)技術(shù)手段和制度管理方面下工夫，做好系統(tǒng)的檢查與維護(hù)，及時(shí)規(guī)避會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰的風(fēng)險(xiǎn)。最后，公路科研管理人員應(yīng)當(dāng)明確數(shù)據(jù)的公開(kāi)范圍，嚴(yán)格控制其他操作人員的管理權(quán)限，在對(duì)關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行保密的基礎(chǔ)上適當(dāng)?shù)墓_(kāi)一些可見(jiàn)內(nèi)容，防止重要的人事信息數(shù)據(jù)被盜取現(xiàn)象的出現(xiàn)。在這個(gè)過(guò)程之中，對(duì)于一些較為特殊的，例如人事調(diào)查、舉報(bào)材料等，應(yīng)該設(shè)定更嚴(yán)格的訪問(wèn)標(biāo)準(zhǔn)，從而保障相關(guān)人員的個(gè)人隱私。

2.3 增強(qiáng)人員的責(zé)任感和使命感

檔案管理人員綜合素質(zhì)水平的高低直接影響著人事檔案管理情況的好壞。在檔案管理信息化過(guò)程中，公路科研人員必須要保持實(shí)事求是的思想，并且業(yè)務(wù)理論知識(shí)扎實(shí)，能夠?qū)n案進(jìn)行正確的分門(mén)別類(lèi)?？偟膩?lái)說(shuō)，人事檔案信息化管理對(duì)于人力資源管理中的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)起著巨大的作用，而這種模式下誕生的高技術(shù)人才，能一定程度上提高公路單位的根本利益，從而促進(jìn)交通行業(yè)的發(fā)展與國(guó)民經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步。

3 人事檔案信息化的意義

3.1 提高檔案管理效益

隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足人民的需求。在人事檔案收集和錄入的基礎(chǔ)上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件與技術(shù)，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行了改革，以此來(lái)降低人力資源的損耗。人事檔案信息化，指的是將各類(lèi)信息資源進(jìn)行加工，分門(mén)別類(lèi)地將檔案信息進(jìn)行管理，從而有效地提高公路科研單位中干部檔案信息的使用率和利用價(jià)值。

3.2 人事信息資源共享

對(duì)于人事檔案而言，檢索方式智能化和網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)，能夠幫助管理人員搭建一個(gè)安全便捷的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立起一個(gè)規(guī)范化、共享化、標(biāo)準(zhǔn)化的人才數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣的檔案處理方式，能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)公路辦公系統(tǒng)與人事信息之間的數(shù)據(jù)交換，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享功能。

3.3 優(yōu)化人力資源配置

人事檔案的信息化過(guò)程，可以直觀地反映出該機(jī)構(gòu)道路工程專(zhuān)業(yè)人員、橋梁工程專(zhuān)業(yè)人員、智能運(yùn)輸交通人員等的素質(zhì)水平高低、專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)狀況以及年齡分布規(guī)律?？梢詾楣方煌ㄐ袠I(yè)的發(fā)展和人力資源的最優(yōu)化配置打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。從而提高公路科研單位的工作效率，促進(jìn)單位的可持續(xù)進(jìn)步與發(fā)展，帶動(dòng)交通行業(yè)的繁榮與進(jìn)步。

3.4 有利于管理層的科學(xué)決策

人事檔案的信息化有利于實(shí)現(xiàn)人事信息的資源共享，進(jìn)一步了解該科研單位在地級(jí)、省級(jí)甚至國(guó)家級(jí)的實(shí)力水平層次，能夠幫助管理層進(jìn)行科學(xué)決策的制定，能夠平衡人才的結(jié)構(gòu)，能夠決定培養(yǎng)人員的培訓(xùn)方向，能夠在交通事故發(fā)生之時(shí)，為管理層及時(shí)尋找到適宜人才而提供理論基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

人事檔案信息化管理聚集著現(xiàn)代先進(jìn)的人力資源管理概念，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)公路科研單位人力資源信息的集中管理，可以使人事檔案成為一個(gè)溝通交流的信息交互平臺(tái)，為人力資源的合理分配提供理論基礎(chǔ)。本文從人事檔案信息化在公路科研企業(yè)的應(yīng)用出發(fā)，探索了檔案信息化對(duì)于人力資源管理的意義，旨在將人力資源管理人員早日從繁雜的事務(wù)中解放出來(lái)，更好地為提高企業(yè)的科技實(shí)力、促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展而不斷努力。

參考文獻(xiàn)：

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[4]朱麗麗.淺析科研事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的重要性[J].農(nóng)業(yè)科研經(jīng)濟(jì)管理，2017（3）.

[作者簡(jiǎn)介]周瑞廷（1988—），女，漢族，云南芒市人，碩士研究生，經(jīng)濟(jì)師/館員，就職于云南省公路科學(xué)技術(shù)研究院，研究方向：人力資源管理、人事檔案管理。