試論對(duì)公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的思考

王俐俐

摘 要：本文以公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，展開具體分析，提出制定檔案管理規(guī)劃，增強(qiáng)檔案宏觀管理效率;堅(jiān)持實(shí)事求是原則，保證施工信息資料的真實(shí)性;嚴(yán)格管控竣工驗(yàn)收工作，提升竣工驗(yàn)收效率;充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，制定信息化制約措施;構(gòu)建完善的協(xié)作機(jī)制，優(yōu)化信息化建設(shè)結(jié)構(gòu)等幾方面重要舉措。希望公路工程建設(shè)管理人員，細(xì)化檔案管理工作，保證檔案管理效率，為今后全面優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)提供重要依據(jù)。

關(guān)鍵詞：公路;工程建設(shè);檔案管理

引言

隨著社會(huì)發(fā)展，我國(guó)公路工程建設(shè)行業(yè)發(fā)展迅猛。在注重提升公路工程建設(shè)經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，還要全面開展檔案管理工作;檔案數(shù)據(jù)信息原始記錄人員，要保證信息資料的真實(shí)性，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為今后創(chuàng)新檔案管理模式提供新渠道。

一、公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性

公路工程檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在：第一，工程項(xiàng)目檔案是直接反映施工過程中質(zhì)量控制的重要載體，是痕跡化管理人員需要。第二，工程項(xiàng)目檔案在施工階段是指導(dǎo)施工的依據(jù)，交工后是工程合格的證明材料。第三，工程項(xiàng)目檔案管理的好差既是各參建單位行政管理水平高低的體現(xiàn)，也是各參建人員自身免責(zé)記錄。公路工程施工工作內(nèi)容豐富多樣，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息和資料。注重開展檔案管理信息化建設(shè)工作，能夠簡(jiǎn)化公路工程檔案管理的繁瑣步驟，能夠通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)挑選出具有收集和整合的檔案信息，對(duì)于提升公路工程檔案管理人員的科學(xué)決策性具有重要意義。

二、公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

有的公路工程建設(shè)單位過于重視建設(shè)工作，忽視信息資料整編工作。如果只注重追趕施工進(jìn)度，忽視公路工程建設(shè)軟實(shí)力建設(shè)工作，就會(huì)嚴(yán)重阻礙后期順利開展工程驗(yàn)收工作;這時(shí)整合檔案信息資料，不僅會(huì)影響效率，也會(huì)降低檔案資料編制效果，更會(huì)造成管理人員的工作態(tài)度比較隨意，工作行為缺乏規(guī)范性。

無論是在開展公路工程設(shè)計(jì)工作、監(jiān)理工作，還是在開展檔案歸檔工作期間，都會(huì)浪費(fèi)一定的人力、物力以及財(cái)力資源。工作人員只是圍繞工程建設(shè)目標(biāo)進(jìn)行工作，沒有結(jié)合工程建設(shè)需求及時(shí)調(diào)整管理方案，不利于檔案管理效率。有的管理人員還在使用落后的管理方式，沒有將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理內(nèi)容進(jìn)行結(jié)合。各個(gè)管理部門之間缺乏協(xié)作性，在開展檔案管理工作時(shí)，就會(huì)遇到檔案資料沒有及時(shí)歸還、監(jiān)理人員沒有及時(shí)簽字確認(rèn)等問題。

三、提升檔案管理工作效率的措施

1.制定檔案管理規(guī)劃，增強(qiáng)檔案管理效率

在工作初期，為了能夠正確開展檔案收集、整理、歸檔等工作，要始終以“整齊、完整、有序”為管理原則，要以《檔案法》等相關(guān)規(guī)章制度為管理依據(jù)，結(jié)合公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理需求，合理制定檔案管理規(guī)劃方案，進(jìn)而提升檔案管理效率。要全面結(jié)合該公路建設(shè)的實(shí)際狀況進(jìn)行詳細(xì)分析，積極組織專業(yè)檔案編制人才對(duì)本路段的檔案信息資料加強(qiáng)管理。還要詳細(xì)規(guī)定檔案收集、整理質(zhì)量以及效率要求，運(yùn)用具有針對(duì)性的方式，保證公路檔案信息管理的全面性與科學(xué)性。因此，檔案管理人員通過制定規(guī)范化的管理制度，能夠增強(qiáng)檔案管理的有序性，能夠有效規(guī)范管理人員行為，為今后正確解決檔案管理問題提供重要保障。

2.堅(jiān)持實(shí)事求是原則，保證施工信息資料的真實(shí)性

檔案信息真實(shí)性是正確開展歸檔工作的基礎(chǔ)，是提升公路工程建設(shè)質(zhì)量的前提條件，同時(shí)保證公路工程施工信息資料的真實(shí)性，對(duì)于提升工程竣工驗(yàn)收效率具重要幫助。因此，公路工程建設(shè)單位，想要全面提升工程質(zhì)量評(píng)定效果，始終都要堅(jiān)持實(shí)事求是原則，保證施工信息資料的真實(shí)性，這樣能夠使檔案信息充分發(fā)揮其功能作用，能夠準(zhǔn)確的反映出公路公程建設(shè)的實(shí)際狀況，進(jìn)而為今后公路建設(shè)單位開展道路改造、道路維修以及擴(kuò)建等工作提供重要依據(jù)。公路工程信息記錄人員要保證信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性，還要明確記錄數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生的時(shí)間、地點(diǎn)以及相應(yīng)的施工程序等內(nèi)容，不僅如此，公數(shù)據(jù)記錄的時(shí)間跨度還要始終與分項(xiàng)工程具體的時(shí)間保持一致。檔案管理工作對(duì)其完整性的要求非常高，在記錄施工信息數(shù)據(jù)時(shí)，要注重記錄體系的協(xié)調(diào)性和互補(bǔ)性。檔案管理人員要充分利用“三同時(shí)”的管理模式，如要在開展招投標(biāo)工作期間，對(duì)公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理提出明確要求;在開展工程質(zhì)量檢查工作期間，要注重檢查檔案形成與積累狀況;在開展工程交工驗(yàn)收工作期間，要注重檢驗(yàn)檔案收集與整理狀況，進(jìn)而增強(qiáng)施工信息資料的真實(shí)性。

3.嚴(yán)格管控交工驗(yàn)收工作，提升交工驗(yàn)收效率

公路工程交工驗(yàn)收工作中，公路工程技術(shù)人員要與檔案管理人員進(jìn)行有效溝通，嚴(yán)格管控交工驗(yàn)收工作。比如，嚴(yán)格審查施工單位的編制的竣工圖、施工報(bào)告、文字信息等內(nèi)容，注重檢查隱蔽公路工程檢驗(yàn)記錄的真實(shí)性與合理性，要求交工驗(yàn)收人員具備專業(yè)技能，一旦在交工驗(yàn)收階段，發(fā)現(xiàn)方案管理問題，就要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行整改，準(zhǔn)確落實(shí)交工驗(yàn)收工作，進(jìn)而提升交工驗(yàn)收的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。這樣在后期開展公路工程項(xiàng)目合同決算時(shí)，就能夠使公路檔案信息資料充分發(fā)揮其憑證的功能作用。

4.充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，制定信息化制約措施

公路工程項(xiàng)目檔案管理人員要充分利用法律開展相關(guān)管理工作。在合同中明確提出各方檔案管理的責(zé)任和權(quán)利;明確文件材料形成的范圍、費(fèi)用以及具體歸檔的方式;明確檔案質(zhì)量管理的權(quán)屬問題，這樣能夠?yàn)槠湔_開展管理工作，提供相應(yīng)的法律保障。不僅僅只是檔案管理人員要充分發(fā)揮自身的工作職能，工程監(jiān)理人員也要端正工作態(tài)度，注重開展檔案管理監(jiān)督、審核以及驗(yàn)收工作，如在實(shí)際開展監(jiān)理工作期間，要充分利用專項(xiàng)檢查評(píng)比工作方式，構(gòu)建明確的獎(jiǎng)罰分明的責(zé)任制度，不僅要積極鼓勵(lì)管理人員，還要嚴(yán)格按照懲罰制度追究相應(yīng)責(zé)任，這樣不僅能夠提升檔案管理人員的工作意識(shí)，也能形成完善的優(yōu)質(zhì)檔案管理體系。

為了保證公路工程建設(shè)單位，及時(shí)準(zhǔn)確的落實(shí)檔案管理措施，就要制定具有針對(duì)性和合理性的制約措施，進(jìn)而提升檔案管理制度的有效性。比如，檔案管理人員明確劃分習(xí)檔案管理的職責(zé)、設(shè)計(jì)工作內(nèi)容、施工內(nèi)容以及監(jiān)理職責(zé)等，形成完整的項(xiàng)目文件資料;注重開展有序管理，保證歸檔文件材料的圖紙內(nèi)容，進(jìn)而保證合同簽署的法律性和真實(shí)性;竣工圖與公路施工事物相符合。不僅如此，還可以充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能化、電子化檔案管理工作目標(biāo)，在節(jié)省大量的人力資源的同時(shí)，能夠全面增強(qiáng)公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)性。檔案管理人員通過正確開展信息化建設(shè)工作，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理問題，便于管理人員對(duì)信息收集、整合以及保管工作進(jìn)行細(xì)化分析，在節(jié)省大量人力、物力和財(cái)力的同時(shí)，能夠不斷創(chuàng)新公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方式，進(jìn)而最大程度上滿足信息化社會(huì)發(fā)展需求。

5.構(gòu)建完善的協(xié)作機(jī)制，優(yōu)化信息化建設(shè)結(jié)構(gòu)

公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員在日常工作中，要正確開展文件資料立卷工作，及時(shí)落實(shí)相關(guān)的檢查工作，要善于發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)問題以及解決問題。同時(shí)檔案管理人員要及時(shí)收回相關(guān)檔案，注重原始檔案的收集與管理。構(gòu)建完善的協(xié)作機(jī)制，公路工程單位的各個(gè)管理部門要積極配合檔案管理人員，保證檔案資料在各個(gè)環(huán)節(jié)中都能夠協(xié)調(diào)運(yùn)作，進(jìn)而簡(jiǎn)化檔案管理工作流程，提升檔案管理的合理性。

公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員要不斷更換自身的管理觀念，積極運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。這就要求公路工程建設(shè)項(xiàng)目管理人員，組織檔案管理人員參加相關(guān)的座談會(huì)，學(xué)習(xí)如何將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理內(nèi)容進(jìn)行融合，注重提升檔案管理人員的信息技術(shù)素養(yǎng)。通過優(yōu)化信息化發(fā)展結(jié)構(gòu)，能夠讓公路工程檔案管理人員具備專業(yè)的管理技能，這樣便于公路工程節(jié)省大量的人力資源，能夠全面提升檔案管理質(zhì)量。

四、結(jié)束語(yǔ)

公路工程建設(shè)項(xiàng)目施工工作內(nèi)容多種多樣，檔案管理工作就是其中重要組成部分。即便現(xiàn)階段公路工程管理人員在工作期間越來越注重檔案管理工作，但是仍然存在一些不足，會(huì)嚴(yán)重影響公路工程建設(shè)效率。因此，公路工程建設(shè)項(xiàng)目管理人員要結(jié)合實(shí)際狀況制定完善的檔案管理以及約束制度，始終堅(jiān)持實(shí)事求是、科學(xué)管理原則，為今后提升檔案管理和交工驗(yàn)收工作效率提供重要幫助。

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（作者單位：江蘇省連云港市公路管理處）