科技檔案管理的現(xiàn)狀與對策

郭茵茵

【摘要】由于國內(nèi)科研工作和科研項目開展的越來越多，科技檔案具有越來越重要的意義?？萍紮n案管理，也逐漸成為越來越多人關(guān)注的重點。而隨著信息化時代的到來，對科技檔案管理進行創(chuàng)新研究，在科技檔案管理工作中融入新技術(shù)、新理念，從而提升科技檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】科技檔案? 現(xiàn)狀? 對策

一、對科技檔案的理解界定

科技檔案是企業(yè)在從事生產(chǎn)、經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的科技文件材料，它是企業(yè)發(fā)展的見證，是企業(yè)擴大再生產(chǎn)的決策依據(jù)，也是企業(yè)發(fā)展的生命源泉?？萍紮n案的包括五項主要內(nèi)容：①研究準備階段：包括開題報告、科研任務(wù)書、課題研究方案;②研究試驗階段：包括實驗記錄、實驗報告、階段實驗總結(jié)、實驗樣品、標本、音像記錄、計算公式和數(shù)據(jù)、圖紙、圖表等;③總結(jié)鑒定驗收階段：包括研究總結(jié)、技術(shù)報告、成果技術(shù)鑒定報告等;④成果獎勵申報階段：包括成果申報材料、獎勵證書等;⑤成果推廣應(yīng)用階段：包括推廣應(yīng)用方案、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、用戶反饋意見等。隨著社會進入信息時代和知識經(jīng)濟時代，科學技術(shù)在社會各領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，人們對記載科技成果及信息的科技檔案的檢索查閱、分析和研究也越來越重視，做好科技檔案管理工作已成為企業(yè)建設(shè)與發(fā)展的一項重要任務(wù)。

二、科技檔案管理的幾個特性

一是專業(yè)性?？萍紮n案的專業(yè)特點是科技檔案最突出的特點，不僅使它們同一般檔案有所區(qū)別，而且使不同專業(yè)形成的科技檔案彼此之間互相區(qū)別。因此專業(yè)性是實現(xiàn)科技檔案科學管理的重要依據(jù)之一。二是種類和類型的多樣性。在各門類檔案之中，以科技檔案的種類最為繁多，類型最為復雜，呈現(xiàn)出多樣化的鮮明特點。以種類而言，由于科技生產(chǎn)活動中的多樣性和專業(yè)性，導致科技檔案在種類上的多元化;以類型而言，科技檔案是所有門類檔案中，類型最豐富多樣的一種。三是成套性。相對于其他檔案，科技檔案最鮮明的特點就是成套性，即圍繞一個科研項目的進行，有規(guī)律地形成一系列配套的相關(guān)科技文件資料。四是現(xiàn)實性。科技檔案具有較強的現(xiàn)實使用性，它記錄和反映著企業(yè)的科技生產(chǎn)、建設(shè)等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。

三、科技檔案管理的現(xiàn)狀與問題

（1）管理方式較為落后，無法修正檔案中的錯誤信息。在檔案管理工作中，沒有將先進的科學工具與理念應(yīng)用到人才培養(yǎng)過程當中，管理方式較為落后。如果電子信息和實體檔案中出現(xiàn)錯誤，無法及時對其進行校正。發(fā)生錯誤是在所難免的，要用嚴謹?shù)膽B(tài)度和先進的技術(shù)手段將歸檔記錄中的錯誤率降到最低。記錄是老員工最常采用的管理方法，老員工僅通過自己多年的工作經(jīng)驗來進行檔案管理工作，不及時更新管理理念，安于現(xiàn)狀，無法起到傳幫帶的作用，這會對新人造成巨大壓力，對科技檔案的建立和發(fā)展毫無幫助。

（2）管理模式落后。目前很多企業(yè)檔案部門在管理上還處在對檔案實體的收集、整理、保管利用的初級階段，還沒有進入對科技檔案進行數(shù)字信息化管理的高級階段。因此多年來企業(yè)科技檔案管理停滯不前，關(guān)鍵在于沒有認識到科技檔案信息化管理的重要性、必要性和緊迫性。在現(xiàn)代數(shù)字信息化時代，科技檔案的類別、內(nèi)容、載體、信息等將不斷增加。在當前社會，科技檔案的數(shù)字信息化管理模式必將取代傳統(tǒng)的科技檔案實體管理模式。

（3）服務(wù)手段滯后。企業(yè)檔案部門很難采購先進的計算機網(wǎng)絡(luò)數(shù)碼設(shè)備，只能對科技檔案案卷、專題目錄進行簡單編輯整理，不能運用現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)進行科技成果轉(zhuǎn)讓和信息交流，因而對科技檔案信息資源的開發(fā)利用較低。

（4）服務(wù)單一。以往企業(yè)檔案部門通常懷著按部就班的心態(tài)，坐等上門，被動的等待有人將檔案資料送來，因此其服務(wù)內(nèi)容比較單一，一定程度上限制了其所服務(wù)的范圍，服務(wù)方式也顯得較為單一。同時，與外界缺乏溝通與交流，所服務(wù)的對象僅僅局限于在企業(yè)內(nèi)部借閱和復制。

四、改進科技檔案管理的對策

（1）健全科技檔案管理制度。沒有規(guī)矩不成方圓，制度是約束但另一方面也是保障。主要領(lǐng)導要狠抓制度的落實，將檔案管理工作納入到日常管理工作中來，讓檔案管理工作常態(tài)化。建立健全考核制度，加強對檔案管理工作者的考核，將考核不僅僅只是與薪酬聯(lián)系在一起，還要與個人發(fā)展及各項福利聯(lián)系在一起。如普升、培訓學習等。另一方面加強對科技工作者的考植，以外力約束科技工作者在涉及到檔案管理的環(huán)節(jié)中，配合檔案管理人員工作，如科研工作的資料提交，必須按照相關(guān)的標準，保證其真實有效、完整?？己说慕Y(jié)果具體體現(xiàn)在項目的申報、經(jīng)費的審批、相關(guān)評定等方面。

（2）引進人工智能化輔助技術(shù)。結(jié)合檔案管理工作的實際發(fā)展需求，積極吸納前沿領(lǐng)域的新技術(shù)，構(gòu)建全新的檔案管理理念，開拓創(chuàng)新思維，可以引進人工智能化輔助技術(shù)，建立數(shù)據(jù)信息庫，提高檔案工作的自動化程度，在完善工作機制的同時，減輕人力勞動負擔，節(jié)約勞動成本。

（3）提高歸檔流程的電子化。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行傳輸歸檔，人工智能的檔案管理流程會對各環(huán)節(jié)進行詳細記錄，并自動提示相關(guān)管理人員，使工作內(nèi)容更加清晰明了。人工智能不僅能避免因集中歸檔造成的人力負擔和材料積壓等問題，還能減輕檔案管理部門的工作壓力，使歸檔工作變得更加科學化、便利化。歸檔地點將不再受辦公地點的限制，通過互聯(lián)網(wǎng)登錄平臺即可上傳資料進行歸檔，提高了歸檔速度，使歸檔流程變得井然有序，減少對人力的依賴程度。

（4）拓寬科技檔案管理服務(wù)的范圍與手段。在信息化時代下，對科技檔案管理進行創(chuàng)新，就應(yīng)該拓寬管理服務(wù)的范圍和手段。首先便要求科技檔案管理的有關(guān)部門要基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，拓展一個查詢功能，以方便管理部門的人員可以直接通過該功能進入服務(wù)渠道，繼而獲取自身所需的檔案信息和數(shù)據(jù)。科技檔案管理部門還應(yīng)該設(shè)置一個完整的科技檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并在確保網(wǎng)頁內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的設(shè)置都科學合理的基礎(chǔ)上投入檔案管理使用。這樣一來更有利于科技檔案管理部門的人員以及科研工作人員通過該網(wǎng)絡(luò)有效的查詢所需的信息數(shù)據(jù)。這種服務(wù)功能的拓展為檔案管理人員帶來了極大的便利性，有力地拓寬科技檔案管理服務(wù)范圍和手段。