淺議學(xué)校檔案管理創(chuàng)新

李娜

(甘肅廣播電視大學(xué)辦公室，甘肅蘭州　730030)

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淺議學(xué)校檔案管理創(chuàng)新

李娜

(甘肅廣播電視大學(xué)辦公室，甘肅蘭州730030)

［摘要］在信息化背景下的大數(shù)據(jù)時代，學(xué)校檔案管理創(chuàng)新面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。以辦公自動化為基礎(chǔ)有效進(jìn)行電子檔案的管理和利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)量龐大的實(shí)物檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，推動實(shí)物檔案與電子檔案的有效整合利用，充分發(fā)揮學(xué)校檔案的學(xué)術(shù)價值和社會價值，借此帶動學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化。要解決當(dāng)前學(xué)校檔案管理存在的核心問題，信息化是最主要的突破口。

［關(guān)鍵詞］學(xué)校檔案;管理創(chuàng)新;信息化

學(xué)校檔案包括學(xué)校行政和黨務(wù)管理文件、教職員工檔案、學(xué)生檔案、教學(xué)和考評資料、財務(wù)資金報表等，忠實(shí)記錄了學(xué)校行政管理、教職工聘用、學(xué)生招錄、教育教學(xué)、學(xué)生成長和經(jīng)費(fèi)開支等方面的基本情況，是教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的積累與總結(jié)，也是學(xué)校成長和發(fā)展的反映與見證，在改進(jìn)管理決策、完善教學(xué)活動、優(yōu)化考核評估、審計經(jīng)費(fèi)開支等方面，具有不可替代的價值和作用。但是，當(dāng)前我國學(xué)校檔案管理事業(yè)發(fā)展緩慢，很難適應(yīng)信息化背景下大數(shù)據(jù)時代的要求。而且，由于長期以來學(xué)校檔案的開發(fā)和利用不夠，使得學(xué)校檔案的價值和作用未能得到充分發(fā)揮，造成了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。本文在研究有關(guān)學(xué)校檔案管理研究文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上，提出學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的一己之見。

一、文獻(xiàn)綜述

近年來對創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作的研究與探討，較多的是剖析了對于當(dāng)前學(xué)校檔案管理存在的主要問題，其觀點(diǎn)主要可以概括為以下幾個方面:其一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員漠視檔案管理的重要性，對檔案管理的意義認(rèn)識不足［1］76，依法歸檔的意識不強(qiáng)。其二，學(xué)校檔案管理制度不夠完善，已有的管理和操作規(guī)范落實(shí)不到位;缺乏統(tǒng)一的考核評價標(biāo)準(zhǔn)，難以進(jìn)行全面的監(jiān)督管理。其三，各級教育主管部門和學(xué)校對于學(xué)校檔案管理的資金投入不足，導(dǎo)致相關(guān)的軟、硬件缺乏，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后［1］79。其四，學(xué)校檔案管理人員的職業(yè)技能不夠，綜合素質(zhì)不高，管理手段落后，管理水平低。其五，由于上述幾個原因，導(dǎo)致學(xué)校檔案的搜集、歸檔不夠全面，整理、編研不夠充分，致使完整性和準(zhǔn)確性有所缺失，部分地降低了其所蘊(yùn)含的價值。其六，當(dāng)前對于學(xué)校檔案的管理主要是以藏為主，開發(fā)程度和利用效率不高，未能充分發(fā)揮出學(xué)校檔案所具有的價值和意義［2］。

基于這樣的認(rèn)識，一些研究提出的相應(yīng)改進(jìn)措施具體包括:

第一，提高對學(xué)校檔案管理工作的認(rèn)識，把學(xué)校檔案管理工作納入學(xué)校的整體工作計劃和管理制度，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案集中統(tǒng)一管理，確保學(xué)校檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

第二，建立健全學(xué)校檔案的管理制度，如收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等環(huán)節(jié)要形成相應(yīng)的操作規(guī)范，并建立統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化監(jiān)督檢查［3］65。

第三，加大學(xué)校檔案管理的資金投入，添置電子計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、刻錄儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升管理手段。

第四，提升學(xué)校檔案管理人員的職業(yè)技能，一方面是重新聘用檔案文書學(xué)和計算機(jī)技術(shù)方面的專門人才，另一方面則要加強(qiáng)對現(xiàn)有工作人員的從業(yè)理念和職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，從軟實(shí)力方面增強(qiáng)管理能力。

第五，通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，完善學(xué)校檔案的檢索工具［3］66，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，支撐起信息資源共享的技術(shù)平臺;積極利用各種通訊手段和社交網(wǎng)絡(luò)，對學(xué)校檔案進(jìn)行宣傳，增加公眾對檔案的熟悉程度，提高其利用率。

二、反思與再認(rèn)識

筆者認(rèn)為，上述觀點(diǎn)是比較全面的，也不乏真知灼見。但筆者結(jié)合自己從事檔案管理工作的實(shí)踐，對上述研究成果更有一些反思與再認(rèn)識。

首先，我國各級政府部門和企事業(yè)單位長期以來是比較重視文件資料的歸檔和存儲的，最基本的就是各級政府、黨團(tuán)、企事業(yè)單位全部建立了相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，對各種管理活動和日常工作所產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行保存，各類學(xué)校尤其如此。所以說對檔案工作不夠重視，應(yīng)該只是局部現(xiàn)象，而非整體。

其次，上述學(xué)校檔案管理方面的弊病以及相應(yīng)的改進(jìn)措施，雖然對此討論已久，但在現(xiàn)實(shí)中改觀不大，說明這些方面的問題一直未能得到有效解決，并不是各級管理部門的工作做得不到位，而是揭示了一個基本的事實(shí)，即在當(dāng)前條件下，經(jīng)過長期的制度建設(shè)和經(jīng)驗(yàn)積累，檔案管理部門已經(jīng)在檔案管理的各個方面達(dá)到了力所能及的水平，局部的小修小補(bǔ)并不能轉(zhuǎn)變當(dāng)前檔案管理實(shí)踐存在的突出問題，尤其不能激活陷入停滯狀態(tài)的大局。這啟示我們，要改進(jìn)當(dāng)前的學(xué)校檔案管理工作，推動其現(xiàn)代化，還需要進(jìn)行認(rèn)識上的創(chuàng)新，把握問題的核心，找準(zhǔn)能夠“牽一發(fā)而動全身”的關(guān)鍵。

再次，我國各級各類檔案管理機(jī)構(gòu)所收藏的各種檔案資料的利用率確實(shí)普遍很低，這可能是使得整個檔案管理事業(yè)陷入停滯狀態(tài)，并衍生出前述諸多問題的一個關(guān)鍵因素。因此，如何充分開發(fā)檔案資料的價值，使其得到有效利用，對于激活整個檔案管理事業(yè)，推動其現(xiàn)代化、信息化建設(shè)至為關(guān)鍵。但要從根本上扭轉(zhuǎn)這種局面，需要管理理念和制度規(guī)范的創(chuàng)新。

從這些基本認(rèn)識出發(fā)，我們需要反思此前關(guān)于學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的認(rèn)識，找準(zhǔn)當(dāng)前學(xué)校檔案管理存在的核心問題，并謀求解決問題之道。

其一，有效開展電子檔案的管理和利用。

基于辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的深入發(fā)展，產(chǎn)生了大量具有檔案保存價值的電子文件，這種客觀形勢，以及電子檔案所具有的節(jié)省存儲空間、檢索快捷、便于管理、展示方式多樣化等優(yōu)勢功能，使得電子檔案管理成為當(dāng)前學(xué)校檔案管理的主要工作內(nèi)容。但是電子文件在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以正常利用和開發(fā)，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，以此來維護(hù)電子檔案的原始性和真實(shí)性。當(dāng)前信息安全技術(shù)整體上還不成熟，嚴(yán)重限制了學(xué)校檔案管理工作，使其落后于時代發(fā)展的需要，極大地影響了對檔案價值的開發(fā)利用。

其二，將傳統(tǒng)實(shí)物檔案與新生的電子檔案進(jìn)行整合，統(tǒng)一管理和利用。

在過去的數(shù)十年中，很多學(xué)校檔案館積累了大量的實(shí)物檔案，由于其實(shí)物形態(tài)的限制，使其長期得不到有效利用。在當(dāng)前信息化背景下的大數(shù)據(jù)時代，如何充分發(fā)掘這些歷史財富的價值，并將其與電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一存儲和管理，成為客觀需要。由于其數(shù)量龐大，形制并不統(tǒng)一，識別存在困難，在當(dāng)前技術(shù)條件下將其全部進(jìn)行數(shù)字化基本上是不可能的，因此在未來一定時期內(nèi)，傳統(tǒng)實(shí)物檔案與電子檔案的雙套歸檔、雙軌管理成為必然。在這種二元體制下，如何對此二者進(jìn)行整合，跨校、跨區(qū)域地開展統(tǒng)一管理和利用，成為解決手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理過渡的新問題。

其三，有效推進(jìn)學(xué)校檔案的利用和價值開發(fā)。

開發(fā)利用程度不高，價值不能得到充分發(fā)揮，是長期以來困擾我國學(xué)校檔案管理事業(yè)的基本問題，但一直未能得到有效解決。這就要求學(xué)校要加強(qiáng)檔案價值利用的意識，建立推動學(xué)校檔案系統(tǒng)開發(fā)與利用的工作機(jī)制。

三、信息化是檔案管理創(chuàng)新的突破口

要解決當(dāng)前學(xué)校檔案管理存在的核心問題，信息化是突破口。所謂檔案信息化，就是借助計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化處理，從而更科學(xué)、更方便、更有效率地對檔案材料進(jìn)行收集、整理、鑒定、歸檔、保管、存儲和傳播，使得跨學(xué)校、跨系統(tǒng)、大范圍、全方位、多層次地管理和開發(fā)利用學(xué)校檔案成為可能。

要實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化，其核心是要建設(shè)通用的學(xué)校電子檔案系統(tǒng)。其基本步驟包括:第一，要建立一個標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲及交換格式標(biāo)準(zhǔn)［4］，保證高校校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、教育系統(tǒng)網(wǎng)、檔案系統(tǒng)網(wǎng)之間檔案信息存儲、交換的順利進(jìn)行;第二，與之相適應(yīng)地，還需要研發(fā)保障檔案信息存儲安全和利用安全的技術(shù)手段和機(jī)制;第三，在前面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和安全機(jī)制的基礎(chǔ)上，建成一個現(xiàn)代化的集檔案數(shù)據(jù)采集、加工、存儲、檢索、輸出和發(fā)布于一體的檔案數(shù)據(jù)處理中心，這是實(shí)現(xiàn)各部門、各單位檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的基本平臺。第四，利用校園網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，實(shí)行信息上網(wǎng)發(fā)布、電子郵件服務(wù)、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢和光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，同時開展檔案信息咨詢服務(wù)，為用戶進(jìn)行定向、定期的交互式信息咨詢，并運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行加工、提煉和深層次開發(fā)，提供更多可深加工的信息產(chǎn)品，拓展檔案信息網(wǎng)站的服務(wù)功能，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

但是，要完成學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)，必須由國家相關(guān)職能部門牽頭，組織一批有實(shí)力的學(xué)校檔案館、高校等科研單位以及信息技術(shù)企業(yè)，借鑒國外的檔案管理方式，進(jìn)行通用電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)攻關(guān)，制定統(tǒng)一的電子檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范，再在全國范圍內(nèi)各學(xué)校推廣。這成為實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的可行渠道。

此外，在有效保障學(xué)校、師生法定權(quán)利的基礎(chǔ)上，盡可能地使相關(guān)檔案資料去保密性而開放化，積極開展學(xué)校檔案管理利用的社會化，對于充分發(fā)揮檔案內(nèi)在價值具有重要意義。在這種開放制度下，學(xué)校檔案不僅要為學(xué)校行政管理和教學(xué)、科研活動服務(wù)，還應(yīng)該積極面向?qū)W校師生和家長，使其能為他們的學(xué)習(xí)、生活所用。學(xué)校檔案還可以更多地向高等學(xué)校和社會其他教育、科研單位有償開放，使之將其應(yīng)用到教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)、社會學(xué)、公共衛(wèi)生學(xué)等方面的科研活動中去，使學(xué)校檔案的價值得到充分發(fā)揮，并借用高校等科研機(jī)構(gòu)的技術(shù)、管理和資金優(yōu)勢，來推動和完善自身的信息化建設(shè)。

［參考文獻(xiàn)］

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［2］丁汀.對學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的若干思考［J］.檔案，2007年(4) :47－49.

［3］余磊.淺談如何做好學(xué)校的檔案管理工作［J］.時代教育，2013(16).

［4］宋艷萍.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理之我見［J］.黑龍江檔案，2014(4) :66.

［責(zé)任編輯張亞君］

作者簡介:李娜(1971－)，女，陜西咸陽市人，經(jīng)濟(jì)師，主要從事機(jī)要和檔案管理工作。

收稿日期:2015-03-11

［中圖分類號］G271

［文獻(xiàn)標(biāo)志碼］A

［文章編號］1008－4630(2015)02－0086－03