商品流通企業(yè)庫存管理實務(wù)及對賬要點

王葵花

摘要：庫存管理是商品流通企業(yè)管理的一個重要方面，庫存管理的水平在很大程度上反映了這個企業(yè)的管理水平。本文針對目前流通企業(yè)庫存管理中常見的問題，逐一進行分析，提出解決辦法及對賬要點。

關(guān)鍵詞：庫存管理;出入庫流程;常見問題及解決辦法;對賬要點

庫存管理主要有三個環(huán)節(jié)：實物管理、庫存軟件管理、財務(wù)管理。實物管理主要是倉庫保管員辦理存貨的出入庫手續(xù)及根據(jù)不同規(guī)格型號的貨品分類存放、盤點數(shù)量。庫存軟件管理主要是存貨管理部門核算員根據(jù)實物的入庫單、采購訂貨單、發(fā)票、合同等登記存貨的入庫，并據(jù)此開具采購單或估價入庫單;根據(jù)實物的出庫單、銷售單、合同等登記存貨的出庫，并據(jù)此開具銷售單。財務(wù)部門主要記錄存貨的增加及減少，以及結(jié)轉(zhuǎn)減少存貨的成本。

一、庫存管理基本流程

入庫流程：實物到貨之后先入庫，倉庫保管員對照采購訂貨單、合同、運單、合格證等驗收實物，核對貨品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，全部相符后開具一式三份的實物入庫單（倉庫部門、存貨管理部門、財務(wù)部門各一份）并分類整理上架;存貨管理部門核算員根據(jù)采購合同、發(fā)票（或采購訂貨單）與倉庫保管員開具的實物入庫單，對照貨品名稱、規(guī)格型號，數(shù)量等信息，確認無誤后開具一式五聯(lián)（本部門兩聯(lián)，財務(wù)兩聯(lián)，倉庫一聯(lián)）的現(xiàn)款采購單或估價入庫單，待發(fā)票到后再開具采購收貨單一并交財務(wù)，財務(wù)部門據(jù)此入賬增加庫存商品。

出庫流程：存貨管理部門核算員根據(jù)銷售合同及經(jīng)授權(quán)的發(fā)貨通知單開具一式四份的銷售單，若為賒銷，根據(jù)合同及領(lǐng)導(dǎo)簽字的未付款憑證開具委托代銷單，一并交財務(wù)簽章確認并做好登記;倉儲部門根據(jù)財務(wù)簽章的銷售單或未付款及代銷單發(fā)貨，同時減少對應(yīng)的存貨數(shù)量;待需開具發(fā)票時，存貨管理部門核算員拿著銷售合同、銷售單或代銷結(jié)算單（賒銷）、運單等上財務(wù)開具銷售發(fā)票，財務(wù)部門據(jù)此入賬做收入，并結(jié)轉(zhuǎn)對應(yīng)成本，減少賬面庫存商品金額。

特殊流程—加工：需要加工的存貨有兩種情況：一是外出加工，二是單位內(nèi)部有自己的加工廠，自己加工生產(chǎn)。外出加工一般流程是核算員填寫領(lǐng)料單，倉庫管理員根據(jù)領(lǐng)料單發(fā)貨，領(lǐng)料人員簽字確認，加工完收回時，核算員根據(jù)加工發(fā)票核對領(lǐng)料單無誤后入庫存軟件，并開具產(chǎn)品入庫單，倉庫管理員根據(jù)實際貨品入庫數(shù)量及產(chǎn)品入庫單，經(jīng)核對一致，簽字確認并辦理實物入庫，每筆加工業(yè)務(wù)完成后核算員將倉庫領(lǐng)料單、加工費發(fā)票、入庫單、退料單（若有剩余）一并交財務(wù)統(tǒng)一核算;自己內(nèi)部加工流程類同外出加工，不同之處在于一是無加工費發(fā)票，二是材料只需內(nèi)部調(diào)撥即可。

二、庫存管理中常見問題及解決辦法

（一）庫存管理漏點

①實物管理、存貨明細賬管理與財務(wù)管理脫節(jié)，各自為政。

②對賬不經(jīng)常，對對賬中發(fā)現(xiàn)的問題也不及時解決，使對賬流于形式。

③銷售人員和庫存軟件管理員歸口一個部門，銷售部門會因為業(yè)績的需要而隨意修改庫存軟件里的數(shù)據(jù)。

④庫存軟件不與財務(wù)軟件銜接，導(dǎo)致出入庫無法連動反映。

⑤內(nèi)部加工時，加工費因沒發(fā)票無法在財務(wù)賬中體現(xiàn)，導(dǎo)致財務(wù)賬和庫存軟件中庫存金額的不一致，從而影響真實的利潤;同時內(nèi)部調(diào)撥對倉庫管理部門來說是材料出，產(chǎn)品進，但入財務(wù)的發(fā)票還是購入時的材料發(fā)票，從而導(dǎo)致貨品名稱的不一致，以致影響盤點中的賬實核對。

（二）庫存管理改進措施

①實物管理系統(tǒng)、庫存軟件與財務(wù)軟件銜接：實物管理的貨品入庫出庫能同時牽引到庫存軟件中，同樣庫存軟件里的一舉一動，財務(wù)軟件上都能有提示，這樣便于三方對賬。為了防止擅自修改庫存軟件里的數(shù)據(jù)，根據(jù)不相容崗位相分離原則，庫存軟件服務(wù)器應(yīng)獨立于銷售部門和財務(wù)部門存放，系統(tǒng)管理員由單獨人員來擔任，銷售部門和財務(wù)部門人員嚴禁接觸庫存軟件服務(wù)器，以防修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)而人為調(diào)節(jié)利潤。

②定期對賬：實物管理部門與存貨管理部門、財務(wù)部門三方應(yīng)定期進行對賬，包括實物盤點和賬賬核對，及時發(fā)現(xiàn)問題，查找原因并進行差異調(diào)整，最終保持賬實一致。

③人的管理：這涉及到各部門各崗位的責任心。

倉儲部門中倉庫保管員一是平時要認真歸整擺放好貨品，對貨品進行每日巡查和定期抽檢，詳細記錄庫存情況;二是須嚴格核查入庫出庫手續(xù)是否齊全，核對實物與采購單是否一致，銷售單與合同是否一致等，對于因周末節(jié)假日等缺少領(lǐng)導(dǎo)簽字或庫存軟件手續(xù)的出庫，須及時催要補齊手續(xù);三是倉儲部門應(yīng)通過盤點、清查、檢查等方式全面掌握存貨的狀況，及時發(fā)現(xiàn)存貨的殘、次、冷、背等情況，及時與生產(chǎn)、采購、財務(wù)等相關(guān)部門溝通，并結(jié)合盤點結(jié)果與財會部門對存貨進行庫齡分析。

存貨管理部門核算員一是平時辦理好入庫出庫手續(xù);二是對于出入庫手續(xù)不全的一律駁回;三是定期與倉儲部門和財務(wù)部門對賬，對于不一致的情況，應(yīng)及時查找原因，與其它部門溝通解決問題。

庫存軟件系統(tǒng)管理員要有高度的責任心，不能因任何利益而修改庫存數(shù)據(jù)及計價方法。

財務(wù)部門一是平時做好出入庫記賬，并結(jié)轉(zhuǎn)對應(yīng)成本，嚴格審查付款條件;二是定期跟庫存軟件、實物做好盤點核對，對于數(shù)量或金額不一致及質(zhì)量損壞的應(yīng)及時查找原因，落實責任;并與倉儲部門結(jié)合盤點結(jié)果對存貨進行庫齡分析，確定是否需要計提存貨跌價準備，經(jīng)相關(guān)部門審批后，方可進行賬務(wù)處理。

建立嚴格的懲罰制度。凡是因責任心不足或人為修改數(shù)據(jù)引起賬實不符，應(yīng)追究相關(guān)人員責任，并進行嚴厲的懲罰。

④對于內(nèi)部加工的情況，加工費因沒發(fā)票就不要分攤至產(chǎn)品，庫存軟件和財務(wù)同時不入;對于為加工而發(fā)生的材料、人工、水電等費用可直接體現(xiàn)為生產(chǎn)費用或間接費用，但不分攤至具體的產(chǎn)品;對于倉庫管理部門為加工調(diào)出的材料，加工完調(diào)入的產(chǎn)品，在庫存軟件中同步反映，以便庫存軟件和實物的核對，同時調(diào)撥單送交財務(wù)，以便財務(wù)賬務(wù)處理。

三、對賬要點

（一）庫存管理對賬

庫存管理對賬涉及賬賬核對、賬實核對。賬賬核對主要是財務(wù)數(shù)據(jù)和庫存管理軟件中存貨金額的核對;賬實核對主要是庫存管理軟件上存貨與倉庫保管實存數(shù)的數(shù)量核對;如果庫存管理軟件與財務(wù)軟件關(guān)聯(lián)，那么還涉及這兩者的賬賬核對及賬實核對。

（二）影響因素

影響庫存對賬的因素有：單據(jù)在傳遞途中、賒銷未結(jié)算、已開發(fā)票未發(fā)貨、估價入庫等等。

單據(jù)在傳遞途中：主要有單據(jù)在庫存軟件已入賬，但因發(fā)票簽字需要一定的流程而未到達財務(wù)導(dǎo)致未入賬，從而會導(dǎo)致庫存軟件比財務(wù)賬上的庫存數(shù)據(jù)要多。

賒銷未結(jié)算：主要指貨物已出庫，但因未開發(fā)票財務(wù)賬上尚未出庫，從而虛增了財務(wù)賬上的庫存。

已開發(fā)票未發(fā)貨：有時客戶會提前把資金打過來用于采購，同時會提出開具發(fā)票的要求，根據(jù)權(quán)責發(fā)生制下收入成本的匹配性原則，財務(wù)賬務(wù)處理確認收入的同時需確認成本，但這時尚未采購或者已采購但尚未發(fā)貨并無成本，成本金額只能根據(jù)收入的多少來確認，從而導(dǎo)致財務(wù)賬上減少庫存，庫存軟件和實物并未減少。這種情況在政府采購下尤其常見。

估價入庫：是指實物已到倉庫，但發(fā)票尚未到達，一般庫存管理軟件和倉庫都會根據(jù)合同估價入庫。估價入庫又有許多種情形：例如估價入庫的商品有的出庫有的未出庫，有的財務(wù)入賬了有的未入賬，不同的情形都會影響對賬的結(jié)果。

（三）對賬要點

①平時做好臺賬登記：例如賒銷臺賬、已開發(fā)票未發(fā)貨或未采購臺賬等。

②定期或不定期對賬：對賬一定要經(jīng)常性，發(fā)現(xiàn)問題要及時查清原因并做調(diào)整，并據(jù)此完善管理措施;不定期對賬主要是根據(jù)重要性原則，有針對性的抽查核對。

③對賬方法：制定存貨盤點制度和存貨計價方法，通過盤點、清查、檢查等方式全面掌握存貨的狀況，對賬時綜合考慮各種影響因素。對于盤盈盤虧要分析原因及時處理。

參考文獻：

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