工程勘察設(shè)計(jì)檔案知識(shí)化管理研究

李娟麗

【摘要】本文分析了工程勘察設(shè)計(jì)檔案管理的難點(diǎn)，以及檔案工作知識(shí)化管理的困難，結(jié)合工作實(shí)際，論述了工程勘察設(shè)計(jì)企業(yè)知識(shí)管理的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】工程勘察設(shè)計(jì);檔案;知識(shí)化管理

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，工程勘察設(shè)計(jì)行業(yè)需要對(duì)工程檔案的知識(shí)化管理進(jìn)行積極探索，提升企業(yè)知識(shí)管理的發(fā)展空間，以此來配合企業(yè)的轉(zhuǎn)型和升級(jí)，幫助企業(yè)應(yīng)對(duì)更加激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

一、工程勘探設(shè)計(jì)企業(yè)進(jìn)行知識(shí)管理的概念

知識(shí)管理指的是一個(gè)組織在整體上對(duì)知識(shí)進(jìn)行獲取、儲(chǔ)存、學(xué)習(xí)、共享和創(chuàng)新的管理過程，這是一個(gè)比較集中的管理模式，相當(dāng)于將知識(shí)看成企業(yè)的資產(chǎn)來進(jìn)行管理，著重點(diǎn)在于對(duì)企業(yè)信息系統(tǒng)中分散的知識(shí)進(jìn)行收集、規(guī)劃和索引。知識(shí)管理的主要目的在于提高這個(gè)組織中知識(shí)工作者的工作效率和生產(chǎn)力，對(duì)于這個(gè)組織的應(yīng)變能力和反應(yīng)速度也進(jìn)行提升，對(duì)于整個(gè)組織的發(fā)展模式進(jìn)行創(chuàng)新，從而增強(qiáng)這個(gè)組織核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此知識(shí)管理的主要任務(wù)就是讓這個(gè)組織將知識(shí)看作是其最重要的資產(chǎn)，并且對(duì)其進(jìn)行管理運(yùn)用，創(chuàng)造價(jià)值。

工程勘探設(shè)計(jì)是一個(gè)復(fù)雜的人類智能行為，在這個(gè)過程中，需要對(duì)知識(shí)進(jìn)行運(yùn)用和創(chuàng)新，整個(gè)設(shè)計(jì)過程是有關(guān)于“知識(shí)”的工作，設(shè)計(jì)人員都是非常典型的知識(shí)性人員，他們運(yùn)用自己所學(xué)習(xí)到的知識(shí)，進(jìn)行創(chuàng)造性的思維活動(dòng)，并且在和團(tuán)隊(duì)之間進(jìn)行互動(dòng)協(xié)作的過程中，形成新的知識(shí)成果，這些知識(shí)成果以方案、設(shè)計(jì)、思想、創(chuàng)意等形式進(jìn)行展現(xiàn)，并且可以分為顯性知識(shí)與隱性知識(shí)兩類。顯性知識(shí)指的是涉及企業(yè)所擁有的以專利、科學(xué)發(fā)明和特殊技術(shù)等形式存在的知識(shí)，主要包括專利、文件、圖紙和報(bào)告等等，這些顯性知識(shí)是企業(yè)在進(jìn)行設(shè)計(jì)、咨詢、招投標(biāo)和項(xiàng)目管理等業(yè)務(wù)工作的基本保障。隱性知識(shí)則是指工作人員的專業(yè)技能、技巧、工作經(jīng)驗(yàn)和解決問題的方式、方法，這些隱性知識(shí)是存在人的大腦中的，由經(jīng)驗(yàn)累積而成的，難以被他人觀察，也難以進(jìn)行交流和共享，隱性知識(shí)就是知識(shí)管理的難點(diǎn)所在。在工程勘察設(shè)計(jì)行業(yè)中，存在于設(shè)計(jì)師頭腦里的，難以用語言和文字來進(jìn)行表達(dá)的隱形知識(shí)更多。在企業(yè)知識(shí)管理中，就是要將這些隱性知識(shí)進(jìn)行展示分享，幫助實(shí)現(xiàn)各工作人員的知識(shí)交流分享，只有通過這些分享，才能夠?qū)?yōu)秀的個(gè)人設(shè)計(jì)理念、思維與經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行展示，從而加強(qiáng)企業(yè)的知識(shí)積累，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值。

在工程勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的知識(shí)管理過程中，管理對(duì)象是知識(shí)，但是我們進(jìn)行管理的重點(diǎn)是工作的設(shè)計(jì)師們，其中的主要途徑是對(duì)設(shè)計(jì)師頭腦中的專業(yè)知識(shí)和豐富經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行挖掘結(jié)合，通過組織與協(xié)調(diào)，將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，再對(duì)這些不同層面的知識(shí)進(jìn)行共享整合，實(shí)現(xiàn)知識(shí)利用的最大化。并且將這些知識(shí)的力量進(jìn)行擴(kuò)大，減少其他人員的重復(fù)勞動(dòng)，增強(qiáng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)，提升企業(yè)生產(chǎn)的工作效率，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

二、工程勘察設(shè)計(jì)檔案管理的難點(diǎn)

因?yàn)楣こ炭辈煸O(shè)計(jì)企業(yè)自身的特殊性，因此其檔案管理工作存在著一些難點(diǎn)。第一是工程勘察設(shè)計(jì)專業(yè)具有的歷史比較長(zhǎng)久，勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目數(shù)量比較大，工程檔案的信息也很分散，這些導(dǎo)致沒有形成一個(gè)完善的知識(shí)體系，檔案的信息利用起來就會(huì)很困難。第二是因?yàn)楣こ淘O(shè)計(jì)的周期比較長(zhǎng)，其中涉及的專業(yè)也比較多，而在設(shè)計(jì)過程中的項(xiàng)目與要求會(huì)出現(xiàn)多次修改變更的情況下，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人基本沒有辦法將項(xiàng)目中所有的文件材料進(jìn)行整理歸類，檔案的文件材料也沒有辦法進(jìn)行完整的收集。第三是因?yàn)樵谠O(shè)計(jì)過程中，因?yàn)樵O(shè)計(jì)師的退休、轉(zhuǎn)崗和調(diào)動(dòng)，會(huì)導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的流失，尤其是老一輩經(jīng)驗(yàn)豐富的專家的離開，因?yàn)檫@些前輩寶貴的知識(shí)在他們工作的時(shí)候沒有進(jìn)行保存，離開后就會(huì)造成企業(yè)隱性知識(shí)大量的流失。第四是目前在我國還沒有針對(duì)工程勘探設(shè)計(jì)行業(yè)建立一個(gè)公共的信息交流平臺(tái)，導(dǎo)致各企業(yè)之間的知識(shí)沒有辦法進(jìn)行共享。這些都是目前工程勘探設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理的難點(diǎn)。

三、檔案工作知識(shí)化管理的困難

雖然對(duì)工程勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案管理進(jìn)行了知識(shí)化管理，解決了收集困難等問題，但是與之同時(shí)產(chǎn)生的，也有一些新問題。

（一）知識(shí)分散難以獲取，管理模式混亂。一個(gè)工程勘察設(shè)計(jì)行業(yè)，其中的工作人員較多，涉及的技術(shù)面比較廣泛，專業(yè)和分支機(jī)構(gòu)比較多，每個(gè)項(xiàng)目部或者子公司的地理位置比較分散，基本上涉及的知識(shí)管理都是以項(xiàng)目化的形式由項(xiàng)目人員進(jìn)行整理匯總，但是缺乏一個(gè)有效的管理途徑，這些導(dǎo)致了資料收集的不完善。并且由于每個(gè)項(xiàng)目點(diǎn)或者子公司對(duì)于項(xiàng)目的知識(shí)資料管理模式的不同，缺少一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目的資料管理者也缺乏專業(yè)的素養(yǎng)，對(duì)于知識(shí)只是做一個(gè)單純的收集整理，并沒有進(jìn)行有效的歸納提取，更不要說對(duì)知識(shí)進(jìn)行提煉。因此企業(yè)的知識(shí)體系梳理也是非常遙遠(yuǎn)的。

（二）知識(shí)難以進(jìn)行共享傳遞。企業(yè)沒有建立一個(gè)知識(shí)共享的平臺(tái)，因此應(yīng)該對(duì)知識(shí)共享平臺(tái)的搭建進(jìn)行一個(gè)嚴(yán)格的考慮。既要保證知識(shí)平臺(tái)能夠進(jìn)行共享，也要保證平臺(tái)的優(yōu)良性。在短時(shí)間內(nèi)要求大家進(jìn)行知識(shí)共享是比較困難的要求，因?yàn)槿藗兛偸窃敢猥@取知識(shí)，而對(duì)于奉獻(xiàn)知識(shí)總會(huì)有一些阻力存在。

四、工程勘察設(shè)計(jì)企業(yè)知識(shí)管理的應(yīng)用

知識(shí)管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)性比較強(qiáng)的管理過程，因?yàn)楣芾韺?shí)踐和管理研究是在不斷發(fā)展變化的，因此，知識(shí)管理的方法也必須要跟著改進(jìn)，對(duì)于工程勘察企業(yè)來說，加強(qiáng)自己的知識(shí)管理，首先可以向先進(jìn)企業(yè)學(xué)習(xí)。在進(jìn)行了基礎(chǔ)的知識(shí)管理層面的問題以后，再從寬度、深度與高度等三個(gè)方面來進(jìn)行發(fā)展。寬度發(fā)展指的是除了對(duì)知識(shí)的文檔和流程進(jìn)行關(guān)注以外，還需要拓展知識(shí)的來源渠道和知識(shí)的覆蓋面;深度發(fā)展指的是將知識(shí)管理更加緊密地融入企業(yè)的業(yè)務(wù)當(dāng)中，對(duì)于不同的業(yè)務(wù)采取不同的知識(shí)管理的方法;高度發(fā)展指的是對(duì)于知識(shí)的站位高度和戰(zhàn)略導(dǎo)向進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，對(duì)于不同時(shí)期的企業(yè)的戰(zhàn)略主題，對(duì)知識(shí)管理進(jìn)行調(diào)整。

（一）根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的戰(zhàn)略來制定知識(shí)管理的戰(zhàn)略。一個(gè)清晰并且可執(zhí)行的戰(zhàn)略是知識(shí)管理的基礎(chǔ)，知識(shí)管理和企業(yè)的業(yè)務(wù)部門的發(fā)展必須要保持高度的一致。對(duì)于工程勘察設(shè)計(jì)企業(yè)來說，知識(shí)是非常重要的企業(yè)資產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)資源，對(duì)于企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)執(zhí)行來說非常重要。因此首先要確定企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，并且清楚實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)所缺少的差距在哪，以此來指定企業(yè)的知識(shí)管理戰(zhàn)略。

（二）強(qiáng)化知識(shí)的管理組織建設(shè)。一個(gè)分工明確的知識(shí)管理組織，能夠保證知識(shí)管理得到非常良好的推行和運(yùn)作，在一個(gè)正常的知識(shí)管理組織中，需要有以下幾個(gè)角色：第一是知識(shí)管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)的知識(shí)管理進(jìn)行推動(dòng)規(guī)劃。第二是知識(shí)管理員，對(duì)于知識(shí)庫進(jìn)行管理。第三是部門的知識(shí)主管，主要負(fù)責(zé)每個(gè)部門的知識(shí)管理。第四個(gè)是主題專家，對(duì)于每個(gè)戰(zhàn)略時(shí)期知識(shí)管理的主體進(jìn)行確定。

（三）構(gòu)建知識(shí)型的企業(yè)文化。知識(shí)管理能夠幫助企業(yè)提升他們的競(jìng)爭(zhēng)力，因此要塑造知識(shí)型的企業(yè)文化，知識(shí)管理和企業(yè)文化進(jìn)行相互影響同步發(fā)展。發(fā)揮好企業(yè)文化之間的導(dǎo)向作用，溝通作用和激勵(lì)作用。支持員工進(jìn)行自學(xué)，提供培訓(xùn)課程，強(qiáng)化員工對(duì)于知識(shí)的渴望，進(jìn)行崗位輪換等等，用一系列的措施來促進(jìn)企業(yè)內(nèi)知識(shí)的傳播和企業(yè)文化的塑造，從而建立一個(gè)崇尚創(chuàng)新、熱愛知識(shí)的企業(yè)文化氛圍。

五、結(jié)束語

綜上所述，可以看出知識(shí)管理對(duì)于工程勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案管理工作至關(guān)重要。本文提出了相關(guān)的對(duì)策建議，希望能夠幫助企業(yè)加強(qiáng)知識(shí)管理，從而提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

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