新時(shí)代加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的思考

卜艷閣

【摘要】新時(shí)代，各級(jí)綜合檔案館既要重視傳統(tǒng)的檔案資源建設(shè)途徑，又要與時(shí)俱進(jìn)，開創(chuàng)新興的檔案資源建設(shè)途徑，推進(jìn)構(gòu)建全方位的檔案資源體系，真實(shí)全面地記錄黨領(lǐng)導(dǎo)全國各族人民奪取新時(shí)代中國特色社會(huì)主義偉大勝利的歷史進(jìn)程。同時(shí)，應(yīng)注意電子文件歸檔范圍、數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)、檔案資源安全等問題。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)代;檔案;資源建設(shè)

黨的十九大報(bào)告作出了“中國特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代”的重要論斷，為檔案事業(yè)發(fā)展指明了前進(jìn)方向。面對(duì)新形勢新任務(wù)新要求，各級(jí)綜合檔案館要緊跟時(shí)代步伐，順勢而為、乘勢而上，切實(shí)承擔(dān)起為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的神圣職責(zé)，以強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任感，加快推進(jìn)檔案資源建設(shè)，為奪取新時(shí)代中國特色社會(huì)主義偉大勝利提供強(qiáng)有力的信息保障。

一、新時(shí)代加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的重要意義

（一）維護(hù)國家安全。2014年4月15日，習(xí)近平總書記在中央國家安全委員會(huì)第一次全體會(huì)議上正式提出“總體國家安全觀”，黨的十九大報(bào)告對(duì)其進(jìn)行了深刻闡述，并指出要“堅(jiān)持總體國家安全觀”。新時(shí)代，我國周邊局勢并不安穩(wěn)，島嶼爭端時(shí)有發(fā)生。檔案作為歷史的原始記錄，真實(shí)地記載著一個(gè)國家方方面面的內(nèi)容和信息，包括政治、軍事、主權(quán)、領(lǐng)土等，并因其原始性、真實(shí)性而具有無可辯駁的憑證性，為再現(xiàn)歷史原貌、確認(rèn)領(lǐng)土及領(lǐng)海權(quán)提供鐵證，成為維護(hù)國家歷史真實(shí)面貌的原始依據(jù)、捍衛(wèi)國家主權(quán)和領(lǐng)土完整的有力武器、新時(shí)代維護(hù)國家安全的戰(zhàn)略資源。

（二）傳承民族文化。文化是一個(gè)民族的靈魂，習(xí)近平總書記在十九大報(bào)告中向全黨全國人民發(fā)出了“堅(jiān)定文化自信，推動(dòng)社會(huì)主義文化繁榮興盛”的偉大號(hào)召。新時(shí)代，超強(qiáng)的傳播能力導(dǎo)致世界文化趨同現(xiàn)象不斷蔓延，夾帶有政治意圖的強(qiáng)勢文化對(duì)弱勢文化的同化和消弭作用日趨嚴(yán)重，保護(hù)文化的多元化成為新時(shí)代的主題。檔案作為人類文明的載體和智慧的結(jié)晶，真實(shí)地記錄著一個(gè)國家、一個(gè)民族文化的發(fā)展和嬗變，承載著一個(gè)民族的悠久文化和燦爛文明，具有自然天成的文化特質(zhì)，是最具地域性、民族性的個(gè)性化文化資源，在編史修志、追根溯源及傳承民族文化和地域文化、弘揚(yáng)民族精神等方面發(fā)揮著獨(dú)特的作用，有利于推動(dòng)社會(huì)主義文化大發(fā)展、大繁榮。

（三）解決民生問題。民生問題事關(guān)廣大人民群眾的獲得感、幸福感與安全感，是社會(huì)和諧穩(wěn)定的基礎(chǔ)。黨的十九大報(bào)告指出，要堅(jiān)持在發(fā)展中保障和改善民生，多謀民生之利、多解民生之憂。解決好民生問題已成為新時(shí)代黨委、政府工作的重中之重。檔案作為最原始的記錄材料，具有不可替代的憑證依據(jù)性，在破解社會(huì)矛盾、解決民生問題、維護(hù)人民合法權(quán)益等方面發(fā)揮著重要作用。如招工檔案為計(jì)算工齡、落實(shí)相關(guān)政策待遇等提供可靠依據(jù)，知青檔案為證明工齡、辦理退休等提供原始憑據(jù)，學(xué)籍檔案為學(xué)歷認(rèn)證等提供佐證材料。

二、新時(shí)代加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的途徑

（一）重視傳統(tǒng)的檔案資源建設(shè)途徑。首先，加強(qiáng)檔案接收工作。接收是檔案資源建設(shè)的主要途徑，是豐富館藏內(nèi)容、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的重要渠道，各級(jí)綜合檔案館要立足于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人民群眾需要的實(shí)際，重視并加強(qiáng)檔案接收工作。一是拓寬檔案接收領(lǐng)域。根據(jù)國家檔案局關(guān)于各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定，黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位是檔案移交的主體，在此基礎(chǔ)上，各級(jí)綜合檔案館要積極主動(dòng)拓展接收新領(lǐng)域、新專業(yè)、新機(jī)構(gòu)、新社會(huì)組織等形成的檔案。二是完善接收檔案門類。首先，各級(jí)綜合檔案館不僅要做好文書檔案的接收進(jìn)館工作，還要積極做好科技檔案、聲像檔案、專門檔案和實(shí)物檔案等門類檔案的接收工作，確保應(yīng)進(jìn)館的各門類檔案及時(shí)接收進(jìn)館。其次，加大檔案征集力度。征集是檔案資源建設(shè)的重要補(bǔ)充途徑。各級(jí)綜合檔案館可以根據(jù)館藏現(xiàn)狀和地方歷史文化特點(diǎn)，制定檔案征集的范圍和內(nèi)容，充分利用報(bào)刊、電視臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)等平臺(tái)發(fā)布征集公告，多渠道開展宣傳，提升檔案征集工作的社會(huì)知曉率和影響力，積極爭取社會(huì)各界主動(dòng)參與;同時(shí)，要多措并舉，可以通過捐贈(zèng)、購買、交換、復(fù)制等方式，加大對(duì)散存在個(gè)人和社會(huì)上的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的地方特色檔案、重點(diǎn)珍貴檔案、名人檔案、家（族）譜檔案或反映地方歷史發(fā)展變遷的照片檔案等的征集力度，把征集工作作為檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)性工作常態(tài)化地開展，不斷完善具有地方特色的館藏檔案資源體系。再次，開展拍攝采集工作。拍攝采集是檔案資源建設(shè)的有益補(bǔ)充途徑。各級(jí)綜合檔案館可以結(jié)合本地實(shí)際情況，對(duì)本行政區(qū)域的重大活動(dòng)、重要會(huì)議、重點(diǎn)工作、重大事件等及時(shí)介入并實(shí)時(shí)跟蹤拍攝;也可以對(duì)具有留存歷史記憶價(jià)值的古跡遺址、傳統(tǒng)村落、歷史城鎮(zhèn)等進(jìn)行拍攝采集;還可以通過采集古稀老人口述材料，收集流傳民間的遺聞軼事、史實(shí)典故、方言土話、風(fēng)土民情、傳統(tǒng)工藝等人文史料。通過拍攝采集、整理編輯，主動(dòng)形成大量的具有保存價(jià)值的照片檔案或聲像檔案，有力地補(bǔ)充本館館藏檔案資源。

（二）開創(chuàng)新興的檔案資源建設(shè)途徑。首先，推進(jìn)存量檔案數(shù)字化工作。存量檔案數(shù)字化是新時(shí)代檔案資源建設(shè)的主要途徑之一。目前，許多綜合檔案館已開展了存量檔案數(shù)字化工作，把本館利用率較高的檔案進(jìn)行目錄著錄、原文掃描，建立了檔案數(shù)據(jù)庫，有的還通過檔案信息資源挖掘與整合建立了專題數(shù)據(jù)庫。但因受限于人力和財(cái)力，部分綜合檔案館的檔案數(shù)字化工作比較滯后，檔案數(shù)字化完成度有待進(jìn)一步提升，對(duì)于存量檔案數(shù)字化率較低的檔案館要深入了解、系統(tǒng)分析本館館藏檔案情況，依據(jù)保存價(jià)值與利用頻率，確定存量檔案數(shù)字化的范圍與順序，對(duì)保存價(jià)值較高且利用頻率也較高的全宗優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，保存價(jià)值高且利用頻率稍高的全宗次之，以此類推，通過著錄、掃描等逐步實(shí)現(xiàn)館藏傳統(tǒng)載體檔案目錄及全文的數(shù)字化。其次，開展增量檔案電子化工作。隨著辦公自動(dòng)化的深入推進(jìn)，電子文件海量產(chǎn)生，增量檔案電子化將成為新時(shí)代檔案資源建設(shè)的又一重要途徑。各級(jí)綜合檔案館應(yīng)建立電子檔案接收平臺(tái)，通過離線或在線方式開展電子檔案數(shù)據(jù)的移交接收工作，并對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等。鑒于目前各單位開展電子文件收集歸檔工作整體情況相對(duì)滯后的實(shí)際，筆者認(rèn)為，各級(jí)綜合檔案館可以優(yōu)先選擇辦公自動(dòng)化程度較高的單位，將其辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的原生電子文件、相關(guān)背景信息和元數(shù)據(jù)一并移交接收進(jìn)館，并對(duì)其進(jìn)行檢測，確保電子檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性，通過總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、示范帶動(dòng)，逐步啟動(dòng)電子檔案的在線或離線移交接收工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)增量檔案電子化。再次，加強(qiáng)檔案資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給檔案資源建設(shè)帶來了新的發(fā)展途徑，但現(xiàn)狀并不太樂觀，處于經(jīng)費(fèi)緊張、信息安全等方面的考慮，檔案部門對(duì)檔案資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)投入的人力、物力、財(cái)力等并沒達(dá)到應(yīng)有的程度，致使檔案資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)步伐滯后，各級(jí)檔案部門基本上在各自封閉的局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行信息運(yùn)轉(zhuǎn)，很少與機(jī)關(guān)辦公網(wǎng)或基層內(nèi)部網(wǎng)連接，沒有實(shí)現(xiàn)真正的互聯(lián)互通、資源共享。新時(shí)代，各級(jí)綜合檔案館應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，借助各種信息技術(shù)將分散于不同地區(qū)、不同部門的檔案資源整合起來，加大檔案資源社會(huì)共建力度，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案資源共建共享，積極探索，逐步實(shí)現(xiàn)綜合檔案館與專業(yè)檔案館、行業(yè)部門檔案室間的檔案資源互聯(lián)共享，將物理上分散的檔案信息資源邏輯上聯(lián)系起來，組成檔案信息資源網(wǎng)。

三、新時(shí)代加強(qiáng)檔案資源建設(shè)需注意的問題

（一）明確電子文件歸檔范圍。新時(shí)代，電子文件呈指數(shù)級(jí)增長，與傳統(tǒng)載體文件相比，其數(shù)量更龐大、內(nèi)容更豐富、種類更多樣、歸檔范圍更廣泛，這將使我們面臨不同載體、不同類型電子文件的歸檔問題，而已有的電子文件管理規(guī)定，如《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GBT 18894-2016）對(duì)電子文件的歸檔范圍采用“參考法”，即不同類型的電子文件參考各自類型的歸檔方式，電子文件處于歸檔范圍不夠明確的尷尬境地。為做好電子文件歸檔工作，檔案管理部門應(yīng)在實(shí)踐中盡快完善電子文件歸檔范圍相關(guān)制度規(guī)范，進(jìn)一步細(xì)化、明確電子文件歸檔范圍，確保電子文件歸檔時(shí)既避免有文必檔，又做到應(yīng)歸盡歸。

（二）建立數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)。各綜合檔案館采用的檔案管理信息系統(tǒng)與各立檔單位使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等）之間的數(shù)據(jù)接口存在一定的差異性，影響著檔案管理信息系統(tǒng)的兼容性與可擴(kuò)展性。為提高檔案管理信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的匹配性，保障兩者之間數(shù)據(jù)的有效通信，實(shí)現(xiàn)兩者之間的數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)化顯得十分重要。筆者認(rèn)為，應(yīng)將立檔單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與綜合檔案館的檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)接起來，建立數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)及存儲(chǔ)方式等統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保各立檔單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的應(yīng)歸檔電子文件及元數(shù)據(jù)能及時(shí)順利歸檔。

（三）確保檔案資源安全。檔案是國家的重要信息資源，確保檔案安全是檔案工作者的神圣職責(zé)。新時(shí)代，檔案資源多以數(shù)字形式存在，其安全受多方面因素的制約，與傳統(tǒng)載體檔案相比，其面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)更多樣、更復(fù)雜，如人為誤操作、越權(quán)訪問、非法篡改、元數(shù)據(jù)缺失等，都將嚴(yán)重威脅著檔案資源的安全。為此，各綜合檔案館要加大宣傳和教育，增強(qiáng)檔案工作者的檔案安全意識(shí);加強(qiáng)檔案安全知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案工作者維護(hù)檔案安全的技能;制定完善檔案安全管理制度，明確職責(zé)、責(zé)任到人、嚴(yán)格執(zhí)行;設(shè)立身份認(rèn)證和權(quán)限管理，規(guī)范操作行為;建立監(jiān)督審計(jì)機(jī)制，實(shí)施全程監(jiān)控、跟蹤審計(jì);制定應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的綜合能力。

新時(shí)代，檔案工作者要及時(shí)更新理念，積極主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代變化的速度與節(jié)奏，在注重傳統(tǒng)的檔案資源建設(shè)途徑的基礎(chǔ)上勇于探索新興的檔案資源建設(shè)途徑，充分利用各種信息技術(shù)，做好檔案資源建設(shè)工作，更好地服務(wù)新時(shí)代經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展，最大限度地使檔案資源惠及社會(huì)、造福百姓。

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