對信息化時代企業(yè)檔案工作的思考

張蕾

【摘要】在對檔案管理工作的認(rèn)識上很多人存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。其實(shí)，檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文針對檔案工作在企業(yè)中的重要性、企業(yè)檔案現(xiàn)狀，以及創(chuàng)新途徑、發(fā)展方向等方面進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】信息時代;企業(yè)檔案工作;思考

隨著科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)發(fā)展，以辦公自動化、信息化為核心的企業(yè)檔案管理模式深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。隨著企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的建檔過程中和檔案管理中由單純的保管存放走向應(yīng)用、分析的道路，使之更好地服務(wù)企業(yè)，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展，同時，還有很多待研究和解決的實(shí)質(zhì)性問題。

一、企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作缺乏制度執(zhí)行力度。一是檔案收集過程中，制度形同虛設(shè)。沒有制約業(yè)務(wù)部門的有效手段，想交就交，不想交就不交，檔案歸檔考核力度不夠。二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新老人員交替變動，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中沒能嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定的要求進(jìn)行整理組卷，導(dǎo)致組成的案卷系統(tǒng)性、完整性差，整體組卷質(zhì)量不高，直接影響了日后檔案利用效果。三是檔案的“三納入”“四參加”“四同步”規(guī)定落實(shí)不到位。企業(yè)檔案部門應(yīng)了解企業(yè)年度的總體規(guī)劃、經(jīng)濟(jì)計(jì)劃，便于下達(dá)歸檔計(jì)劃，利于項(xiàng)目檔案的跟蹤指導(dǎo)，確保年度完成項(xiàng)目無缺、漏項(xiàng)。但由于制度落實(shí)不到位，檔案部門信息滯后，歸檔工作處于被動狀態(tài)，無法確定有無缺、漏項(xiàng)目。

（二）缺乏運(yùn)用辦公自動化對檔案管理方法進(jìn)行推進(jìn)。目前，企業(yè)檔案管理一般采用一臺計(jì)算機(jī)一套軟件管理的方法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極被動的后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認(rèn)識，財(cái)力投入少。二是一些單位雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。三是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有計(jì)算機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按照陳舊的工作模式進(jìn)行。

（三）檔案管理工作存在邊緣化危險(xiǎn)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實(shí)的檔案管理理論知識、相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，因而不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程中遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險(xiǎn)。

二、檔案工作創(chuàng)新途徑

檔案雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散堆放儲存在資料中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實(shí)現(xiàn)其價值。檔案管理工作作為一項(xiàng)重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的成績。要充分發(fā)揮檔案的作用，才能使之更好地為企業(yè)中心工作做好服務(wù)。

（一）立足于法，搞好建章立制工作。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅(jiān)持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作技能等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治檔的道路。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案的收集、整理、編目工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為企業(yè)建設(shè)服務(wù)。因此，要建立健全檔案管理規(guī)章制度，檔案工作要有法可依，有章可循，按制度管理，逐漸完善工作流程，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理工作同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備的服務(wù)意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的數(shù)據(jù)，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技背景下的檔案管理，可通過網(wǎng)絡(luò)直接進(jìn)行歸檔，還可通過計(jì)算機(jī)一次性輸入形成各種索引工具，既降低了人為因素在歸檔工作中的影響，又發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，有利于庫藏資源得到充分的利用。然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴(yán)密的電子文檔管理制度，完善電子檔案流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。在電子文檔管理系統(tǒng)建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全人員職責(zé)、設(shè)備管理等因素，對電子文檔管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計(jì)，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、可靠。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員較好地掌握技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作開展的力度，需做到如下三點(diǎn)：一是要積極參加地方檔案管理部門和檔案學(xué)會舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班和繼續(xù)再教育培訓(xùn)班。二是要給檔案人員創(chuàng)造機(jī)會到檔案管理先進(jìn)單位認(rèn)真觀摩學(xué)習(xí)，使檔案人員走出去把先進(jìn)的工作模式帶回來，推陳更新使檔案管理工作達(dá)到更科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。三是調(diào)動檔案人員的工作熱情，建立工作激勵機(jī)制，打破干好干壞、干多干少都一樣的工作模式。提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案工作重要意義的認(rèn)識，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心、使命感，促進(jìn)檔案管理工作水平。

（四）搞好檔案管理工作，促進(jìn)檔案資源的充分利用。檔案運(yùn)用的合理有效是經(jīng)濟(jì)社會又好又快發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。對于把握經(jīng)濟(jì)活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強(qiáng)的借鑒意義。全面加強(qiáng)檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實(shí)現(xiàn)建設(shè)小康社會的目標(biāo)服務(wù)。檔案利用工作是檔案自身價值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段。做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，就必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理。檔案人員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制適用的檢索工具，建立健全檢索體系，增強(qiáng)檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，根據(jù)發(fā)展需求，可編寫《組織機(jī)構(gòu)沿革》《大事記》《年鑒》《項(xiàng)目簡介》《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》《專題工程綜述》等編研材料，及時、系統(tǒng)、完整地提供檔案素材、滿足利用者的需要，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能，為生產(chǎn)部門提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

三、檔案工作發(fā)展方向

（一）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化。計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得各種信息表達(dá)向數(shù)字化發(fā)展。檔案數(shù)字化是指計(jì)算機(jī)數(shù)字技術(shù)在檔案信息領(lǐng)域的應(yīng)用;檔案網(wǎng)絡(luò)化是傳遞數(shù)字化信息的通道，數(shù)字化檔案信息傳輸只有實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，才能高效、廣泛地實(shí)現(xiàn)價值;檔案信息化是指計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)應(yīng)用于檔案資源的開發(fā)利用，從而使檔案工作各個環(huán)節(jié)所發(fā)生的變化。檔案數(shù)字是技術(shù)手段，檔案網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)途徑，檔案信息化是要達(dá)到目的或成果。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將大量的檔案信息用數(shù)字來表達(dá)、來存儲，再通過網(wǎng)絡(luò)來聯(lián)網(wǎng)、來溝通，使檔案信息更加通暢，提高效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享，更方便、更快捷實(shí)現(xiàn)服務(wù)利用。

（二）檔案博物化的趨勢。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代信息相互滲透、相互連接及聯(lián)合，形成信息的全方位服務(wù)，使檔案信息呈現(xiàn)多樣化。檔案博物化是一種知識和資源再創(chuàng)造的勞動，將大量的檔案信息依照事物之間的同一性、包容性、交叉性等關(guān)系，遵循選擇性、多維性、標(biāo)準(zhǔn)性、完備性等原則進(jìn)行篩選、組合、整序使之有序化。檔案博物化是將企業(yè)的檔案資源及公司的生產(chǎn)能力一并展現(xiàn)。以歷史為背景，實(shí)體加說明，通過現(xiàn)代化技術(shù)手段將企業(yè)歷史與發(fā)展歷程用最直觀、最直接、最省時方式讓社會各界得以了解，從而提升企業(yè)的知名度和影響力，進(jìn)而推動企業(yè)文化建設(shè)不斷發(fā)展。

總之，科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷提升一個企業(yè)的管理水平。做好檔案的開發(fā)和利用工作，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，更好地服務(wù)于企業(yè)、社會。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要?dú)v史憑證，在各項(xiàng)工作中起著越來越無法替代的積極作用。展望未來，機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存，抓住機(jī)遇避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，使檔案工作邁上新臺階，走向輝煌。