基層檔案歸檔工作中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)方法

侯莉

【摘要】本文討論的是基層檔案管理中存在的問(wèn)題以及解決對(duì)策?；鶎訖n案管理在政府運(yùn)行方面發(fā)揮著不可替代的作用，較高質(zhì)量的檔案管理制度能夠有效保留企業(yè)的工作資料，使企業(yè)行為得到有效的管理和控制。隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)傳統(tǒng)的企業(yè)基層檔案管理制度暴露出了較大的問(wèn)題和弊端，對(duì)于檔案的長(zhǎng)期管理和保存造成了一定的影響。對(duì)此必須找出癥結(jié)所在，提出改善和應(yīng)對(duì)的建議，使基層檔案管理順利發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】基層檔案歸檔;問(wèn)題分析;應(yīng)對(duì)辦法

基層檔案是記錄基層單位基本工作狀況的工作記錄。工作狀況的收錄和保留對(duì)基層單位的行為具有重要的參考價(jià)值和約束作用?；鶎拥臋n案管理不僅有助于現(xiàn)行管理制度的發(fā)展，還是歷史的佐證，是對(duì)管理工作負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。對(duì)此，相關(guān)的檔案管理人員以及管理部門(mén)，必須保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的職業(yè)道德，嚴(yán)格按照檔案管理的制度辦事，使檔案管理發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用。

一、檔案管理簡(jiǎn)介

（一）檔案管理的步驟劃分。檔案管理目前包括檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目、檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯研究、檔案使用等眾多的步驟劃分。檔案的具體制定和使用需要經(jīng)過(guò)復(fù)雜的過(guò)程，因此需要相關(guān)的工作人員進(jìn)行仔細(xì)研究和學(xué)習(xí)。

（二）檔案管理的服務(wù)對(duì)象。檔案記錄是對(duì)社會(huì)活動(dòng)的記錄和評(píng)價(jià)，服務(wù)對(duì)象是檔案的查閱者，根據(jù)檔案記錄可以獲得對(duì)某一事件的具體記錄。在檔案使用服務(wù)的過(guò)程中，需要對(duì)檔案的價(jià)值和名目進(jìn)行合理的編排，以提升檔案管理的科學(xué)性，提升檔案使用服務(wù)的效率。

（三）檔案管理的工作性質(zhì)。檔案管理是管理性的工作，實(shí)則是服務(wù)性較強(qiáng)的綜合性工作。通過(guò)對(duì)有價(jià)值文件的管理實(shí)現(xiàn)有價(jià)值記錄的再次利用，是檔案管理工作的核心價(jià)值。檔案管理同時(shí)具有一定的排他性和保密性，一些機(jī)密文件需要經(jīng)濟(jì)支持作為保護(hù)條件，以實(shí)現(xiàn)有價(jià)值信息的合理利用。

（四）檔案管理的基本原則。檔案管理需要遵守完整性、真實(shí)性、安全性等原則。檔案管理有企業(yè)制定的檔案管理和保護(hù)條例，防止檔案篡改、銷(xiāo)毀、失竊等情況出現(xiàn)。在檔案的完整性上，應(yīng)該保持對(duì)文件記錄的完全記錄，禁止人為的選擇性記錄。在檔案的真實(shí)性方面，必須是對(duì)檔案客觀公正的記錄和評(píng)價(jià)，防止人為因素導(dǎo)致的記錄失實(shí)和篡改。在檔案的安全方面，應(yīng)該防止自然因素對(duì)檔案的破壞，還應(yīng)該防止其他人為因素造成的盜竊、破壞等情況。

（五）檔案歸檔管理的意義。檔案歸檔是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，包含工作記錄的一手資料內(nèi)容和檔案價(jià)值的甄別過(guò)程，以及后續(xù)的檔案分類(lèi)整理工作。因此歸檔工作應(yīng)該在基層檔案管理中被充分重視，保持檔案資料的完整性、真實(shí)性，保證檔案管理具備重要的參考和查閱價(jià)值。隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案歸檔制度也應(yīng)該進(jìn)行不斷的改革和發(fā)展，使檔案記錄發(fā)揮真正的價(jià)值和作用。

二、在現(xiàn)行的基層檔案歸檔管理中存在的問(wèn)題

（一）相關(guān)的一手資料收集不齊全。在現(xiàn)行的基層檔案歸檔管理過(guò)程中，出現(xiàn)資料收集不齊全的原因是多方面的。首先，是管理人員在資料收集的過(guò)程，資料呈現(xiàn)碎片式的方式呈現(xiàn)且資料缺乏整理和區(qū)分，導(dǎo)致資料整理緩慢，最終導(dǎo)致資料收集的不齊全。其次，是在資料整理的過(guò)程中，一些原資料的缺失，以及制度上的管理缺陷，最終導(dǎo)致工作人員沒(méi)有辦法收集相對(duì)完整的資料。

（二）對(duì)歸檔材料的價(jià)值評(píng)價(jià)不合理。在目前的檔案歸檔管理中，資料價(jià)值的評(píng)價(jià)體系存在問(wèn)題，除了制度上的規(guī)定檔案內(nèi)容，大量的文件價(jià)值需要檔案管理人員的主觀判斷。而在判斷的過(guò)程中，更多的情況是將無(wú)明顯價(jià)值的文件歸檔到檔案中，最終導(dǎo)致文件的冗長(zhǎng)和無(wú)意義。還可能導(dǎo)致在資料檢索查詢中，無(wú)用的資料占用了大量的檢索時(shí)間和精力。檔案管理人員缺乏資料價(jià)值判斷的依據(jù)以及缺乏相關(guān)檔案的工作經(jīng)驗(yàn)，是導(dǎo)致資料的價(jià)值判斷不合理的重要原因，對(duì)此應(yīng)該對(duì)相關(guān)的管理制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)。

（三）企業(yè)的設(shè)備技術(shù)檔案保管隨意。在企業(yè)檔案的管理中，一些技術(shù)性檔案具有非常大的實(shí)用性，這就導(dǎo)致了檔案的調(diào)取頻繁，最終導(dǎo)致檔案保管失去固定的位置甚至遺失。一些部門(mén)在使用檔案后沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的歸還是其中的重要原因，對(duì)此必須加強(qiáng)檔案歸檔管理的制度性和原則性建設(shè)。

三、在檔案歸檔管理中采取的應(yīng)對(duì)措施分析

（一）在制度和職業(yè)道德基礎(chǔ)上，建立完善的資料收集制度。想要提升檔案歸檔的資料收集效率，首先應(yīng)對(duì)資料的收集范圍進(jìn)行充分的判斷和掌握，了解到重要有價(jià)值信息的出處和及時(shí)收集的方案，保持較高的資料收集敏感度。為了保持較高的資料收集效率，檔案管理人員需要接受相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn)以及經(jīng)驗(yàn)積累。管理者還必須保持較高的職業(yè)道德和認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，對(duì)資料收集保持謹(jǐn)慎負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。在收集資料的過(guò)程中，可以實(shí)行邊收集邊整理的策略，使信息在實(shí)際收集過(guò)程中得到有效的篩選和過(guò)濾，并將價(jià)值詳盡的文件進(jìn)行整理整合，以節(jié)省整理檔案資料的時(shí)間。最后在資料收集的過(guò)程中，保持資料的真實(shí)性和完備性，出現(xiàn)的記錄文本錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和修改，修改數(shù)據(jù)需要相關(guān)部門(mén)的確認(rèn)。

（二）建立檔案價(jià)值的歸檔評(píng)測(cè)標(biāo)準(zhǔn)。目前在實(shí)行的材料歸檔范圍和文本檔案保管期限規(guī)定對(duì)企業(yè)單位的資料收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)都進(jìn)行了寬泛的定義，但是檔案人員在實(shí)際的工作中，仍需要對(duì)大量的文件價(jià)值做出主觀的判斷和篩選，對(duì)此需要建立進(jìn)一步的文件價(jià)值評(píng)測(cè)標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案歸檔價(jià)值的管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，可以簡(jiǎn)單概括為以下幾點(diǎn)分析建議：基層單位內(nèi)部的宣傳性的復(fù)制文件可以不列入歸檔范疇。在基層單位中不需要執(zhí)行的文件不要列入歸檔范圍。在本單位的臨時(shí)性文件，經(jīng)過(guò)查考確認(rèn)后，可以進(jìn)行不歸檔處理?？傊芾砣藛T在文件價(jià)值判斷的過(guò)程中，著重分析文件在未來(lái)的調(diào)用價(jià)值，可以大致判斷文件的收錄價(jià)值。

（三）提升檔案歸檔過(guò)程中的管理質(zhì)量。在檔案管理中，提升檔案管理的質(zhì)量，提升檔案的歸檔質(zhì)量和調(diào)用效率也是管理人員需要考慮的問(wèn)題。其中檔案的真實(shí)性、安全性、完整性三原則，也需要在歸檔的過(guò)程中予以充分的考慮。例如真實(shí)性方面，收集資料的人員必須對(duì)相關(guān)的資料內(nèi)容的真實(shí)度進(jìn)行確認(rèn)，防止偽造資料登記造冊(cè)。在安全性方面，歸檔人員應(yīng)該對(duì)檔案的保密性進(jìn)行分析和確認(rèn)，將機(jī)密文件進(jìn)行另行保存和保護(hù)。在完整性方面，歸檔人員需要對(duì)事件的發(fā)展過(guò)程進(jìn)行初步的推演，對(duì)同一事件中的邏輯完整性進(jìn)行分析，防止一些重要資料的誤漏?？傊畽n案的質(zhì)量問(wèn)題，在歸檔問(wèn)題中應(yīng)該被充分重視，以提升檔案的整體使用效率和質(zhì)量。

（四）通過(guò)宣傳加強(qiáng)企業(yè)各部門(mén)歸還檔案的意識(shí)。企業(yè)的檔案歸檔管理的一個(gè)重要方面就是對(duì)借調(diào)文檔的追還。對(duì)此除了檔案管理人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案借調(diào)的管理，對(duì)借調(diào)出的檔案文件進(jìn)行記錄。企業(yè)各部門(mén)也應(yīng)該具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的歸還意識(shí)，將借調(diào)的檔案文件按照歸還時(shí)間進(jìn)行整理后歸還。

（五）給企業(yè)檔案管理部門(mén)更多的管理權(quán)限。為了提升檔案的價(jià)值和完整性，企業(yè)最好給檔案部門(mén)更多的授權(quán)，以保證檔案資料的收集工作順利進(jìn)行。例如在企業(yè)的重大事件和會(huì)議過(guò)程中，允許檔案管理部門(mén)進(jìn)行即時(shí)的采訪和記錄，進(jìn)行跟蹤式的檔案材料收集，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的真實(shí)性和完整性，提升檔案內(nèi)容的機(jī)制。還有在企業(yè)重要的商業(yè)活動(dòng)或者技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程中，應(yīng)該允許檔案部門(mén)的直接參與，在其中扮演信息查證和收集者的角色，使企業(yè)的檔案信息收集更加全面。

四、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)制定的檔案管理體系，對(duì)于企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展都具有重要的參考價(jià)值和指導(dǎo)意義?；鶎訂挝坏膬?chǔ)存檔案文件，可以有效對(duì)單位的工作內(nèi)容和工作質(zhì)量進(jìn)行記錄，保證檔案的及時(shí)歸檔，以實(shí)現(xiàn)對(duì)單位工作狀況的評(píng)估。檔案管理中的歸檔程序是檔案價(jià)值的重要來(lái)源，因此需要做好對(duì)歸檔工作的分析和總結(jié)，以提升基層單位的檔案管理整體質(zhì)量和價(jià)值。

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