電子檔案在信息化建設(shè)中的優(yōu)勢(shì)和作用

杜燕平

【摘要】在新的時(shí)代發(fā)展背景下，先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代每天產(chǎn)生的檔案信息數(shù)量和種類與過(guò)去無(wú)法比擬，檔案管理模式需要不斷改進(jìn)完善，電子檔案的掃描、在線歸檔、在線移交、接收和在線利用檔案工作程序逐步與各部門(mén)科室文件資料之間相互聯(lián)互通，使行政、黨建信息文件及業(yè)務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)報(bào)告等在線歸檔利用，徹底打破檔案部門(mén)“信息孤島”的狀態(tài)，促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)共享資源。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;檔案信息化;共享系統(tǒng)整合資源

什么是檔案？檔案是人們?cè)谄渖鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的;檔案是歷史的原始記錄;檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的;檔案信息的記錄方式和載體是多種多樣的;檔案來(lái)源具有廣泛性、復(fù)雜性特點(diǎn);檔案種類的多樣性、豐富性和檔案內(nèi)容的客觀真實(shí)性。那么電子檔案呢？電子檔案指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。電子檔案與電子文件有著淵源關(guān)系：是電子文件的轉(zhuǎn)換物，具有電子文件的所有技術(shù)特性。電子檔案對(duì)單位經(jīng)營(yíng)管理來(lái)說(shuō)，是重要的原始憑證，能實(shí)現(xiàn)單位工作目標(biāo)的情況記錄，記錄單位歷史面貌的一個(gè)組成部分;對(duì)單位信息系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，電子檔案是信息資源的重要組成部分，直接轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)資料庫(kù)中的信息，是各種檔案信息的補(bǔ)充，更新或者是再生產(chǎn)的來(lái)源，是系統(tǒng)正常運(yùn)行的信息保障，通過(guò)這些特點(diǎn)我們進(jìn)一步了解到電子檔案與傳統(tǒng)檔案的差別：

特點(diǎn)一：電子檔案保管位置較分散。傳統(tǒng)檔案是把所有要保管的文件實(shí)體集中統(tǒng)一管理，集中在本單位的檔案室，而電子檔案保管位置比較分散，有些是通過(guò)下載將信息轉(zhuǎn)移到光盤(pán)、磁盤(pán)上集中于檔案部門(mén)，還有些會(huì)采用在線將信息資料轉(zhuǎn)移到指定地址進(jìn)行管理，電子檔案形式多樣，相對(duì)分散，管理程度廣。

特點(diǎn)二：電子檔案保管技術(shù)程度高。電子檔案是人們通過(guò)一定技術(shù)手段將載體、信息和系統(tǒng)聯(lián)結(jié)在一起，如磁盤(pán)的老化、信息受病毒、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)管理和控制的難度遠(yuǎn)超了傳統(tǒng)檔案管理。

特點(diǎn)三：電子檔案信息再利用即時(shí)性強(qiáng)?？梢酝瑫r(shí)以不同的形態(tài)分流歸檔，有資料價(jià)值進(jìn)入資料庫(kù)，成為新的電子文件。而傳統(tǒng)檔案一種是具有一次性，有關(guān)信息提取出來(lái)融入現(xiàn)行文件當(dāng)中，另一種編輯參考資料雖專題性系統(tǒng)性強(qiáng)，但過(guò)程慢時(shí)效低。

特點(diǎn)四：電子檔案可以在線利用。擺脫了地域和時(shí)間的限制，查找文件速度快、效率高，實(shí)現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的共享，而傳統(tǒng)檔案不足之處也逐步顯現(xiàn)出來(lái)，利用者必須去檔案室辦理一定手續(xù)才能利用檔案，相對(duì)拖延了時(shí)間，降低了工作效率，并且往往只能一個(gè)人使用，不能進(jìn)行信息資源共享。

一、電子檔案是檔案信息化的基礎(chǔ)

檔案信息化就是在檔案管理工作中全面采用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置管理和提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案數(shù)字化包括：計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、圖形圖像處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等。把館藏各種載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，以數(shù)字化存入，以網(wǎng)絡(luò)化互聯(lián)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，目的是讓現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)電子化，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)（如照片、音頻、視頻等），通過(guò)數(shù)據(jù)接口和辦公系統(tǒng)互通，用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)讓各部門(mén)在數(shù)字化技術(shù)平臺(tái)上實(shí)行快速檢索和利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

（一）利用價(jià)值和資源共享方面。所謂“重藏輕用”的傳統(tǒng)檔案管理，手工查詢效率低，利用的價(jià)值也就低，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案工作人員能輕而易舉地在信息庫(kù)檢索自己需要的檔案信息，不再是“孤本”限制，一份文件可以同時(shí)提供給需要的人共享;通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行異地傳遞調(diào)閱利用成為可能，具有跨區(qū)域的超速查詢，擴(kuò)大了檔案的利用空間，大大提高了信息利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享。

（二）成本降低，工作效率提高方面。為了避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次翻來(lái)覆去所造成的大量時(shí)間上的浪費(fèi)，又重復(fù)了勞動(dòng)力，電子檔案信息的查詢利用工作實(shí)行的智能一體化，簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)檔案查詢的繁瑣流程，從而提高工作效率，降低信息利用成本。

（三）保管和保護(hù)檔案實(shí)體安全方面。通過(guò)使用權(quán)限控制可以直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了調(diào)閱、復(fù)印次數(shù)降低庫(kù)存檔案的老化，解決了反復(fù)借閱和保管之間的矛盾，從而對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保實(shí)體安全，還有異地異質(zhì)備份電子檔案副本，規(guī)避災(zāi)難性后果和恢復(fù)模糊褪變，方便做好檔案防火、防盜、防紫外線、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作。

二、電子檔案對(duì)我館的重要作用

本人結(jié)合本單位實(shí)際談一談?dòng)^點(diǎn)：我園是全國(guó)雙重點(diǎn)文物、建筑物保護(hù)單位，是全國(guó)愛(ài)國(guó)主義教育基地和國(guó)家4A級(jí)旅游景區(qū)，本單位檔案管理工作在1998年通過(guò)二級(jí)考評(píng)，在2000年被評(píng)檔案一級(jí)，檔案工作在《中華人民共和國(guó)檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的基礎(chǔ)上制訂19項(xiàng)規(guī)章制度來(lái)執(zhí)行，檔案保密和借閱利用制度、檔案室安全管理制度、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《文書(shū)材料歸檔范圍和保管期限表》《檔案管理?xiàng)l例》等，我園檔案分為：文書(shū)檔案、科技檔案、特色檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、陳展檔案，為了集中統(tǒng)一管理檔案，保存本園重要?dú)v史記錄，及時(shí)有效地提供有價(jià)值的檔案信息，服務(wù)于現(xiàn)在和未來(lái)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，確保歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，使文書(shū)立卷歸檔工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本園實(shí)際，制定以上制度。在20年前能評(píng)上一級(jí)，可見(jiàn)我園建立健全了檔案鑒定工作制度設(shè)備齊全規(guī)范管理，我們的電子檔案只有光盤(pán)、硬軟盤(pán)。大數(shù)據(jù)時(shí)代我們對(duì)利用者提供服務(wù)受限制（設(shè)備淘汰等），而我館的電子檔案還處在20年前的階段，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上“電子世界”的節(jié)奏和我館改陳后全方面發(fā)展的速度。在數(shù)字信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代改變了信息傳播的方式，豐富信息傳播的渠道，逐步完善使檔案室與各科室之間互聯(lián)互通檔案服務(wù)借閱、咨詢、展覽等傳統(tǒng)途徑，得到了調(diào)整，檔案服務(wù)途徑多樣化、網(wǎng)絡(luò)化，應(yīng)用各種新型媒體發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程功能在較短時(shí)間內(nèi)提供大量的檔案信息，內(nèi)容豐富、速度快捷、效果良好;逐步使行政信息資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等在內(nèi)的電子文件的在線歸檔、在線移交、接收、和在線利用，徹底打破檔案部門(mén)“信息孤島”的狀態(tài)，打破了紙質(zhì)文件有形的觀念，打破了此次檔案固定場(chǎng)所的限制，打破了利用時(shí)間的限制。同時(shí)同一份文件可以通過(guò)復(fù)制、下載、網(wǎng)絡(luò)傳遞、利用移動(dòng)硬盤(pán)的方式在同一時(shí)間不同地點(diǎn)被不同利用者共享，檔案部門(mén)要善于學(xué)會(huì)以電子文件為主和充分借助網(wǎng)絡(luò)力量來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的整理工作，利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案查詢、檢索、咨詢等，一系列行為，都成為信息記錄，如我館微信公眾號(hào)“龍華英烈”檔案工作者可以從公眾號(hào)里收集歸檔軌跡，發(fā)現(xiàn)新的信息點(diǎn)，找到信息用戶之間的關(guān)系。

三、應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)化電子檔案的優(yōu)勢(shì)

文書(shū)檔案仍然以紙質(zhì)為主，傳統(tǒng)載體的檔案占用的存儲(chǔ)空間大，保管成本高，使用過(guò)程很容易磨損，并且檢索效率低，難以滿足工作日漸增強(qiáng)對(duì)信息資源的需求，為了提高檔案服務(wù)效率，方便利用者使用電子檔案，有著得天獨(dú)厚的條件，使檔案的利用不再受“孤本”的限制，具有便捷性。利用原件變成主要使用檔案數(shù)字副件，從而得到更加有效的保護(hù)，盡量避免重要性原文件損壞，減輕工作量和減少查閱時(shí)間，檔案信息的利用時(shí)效性和價(jià)值充分體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)價(jià)值的增值。保護(hù)原始檔案安全和可用性是檔案工作的重要內(nèi)容之一，檔案數(shù)字化后，有利于提倡新時(shí)期形式環(huán)保無(wú)紙化辦公和電子政務(wù)通過(guò)新型檔案數(shù)字化管理模式的推行與實(shí)施，在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)優(yōu)化整合建全工作效率，提供快捷檔案服務(wù)，開(kāi)拓檔案信息服務(wù)的范圍，提高檔案信息服務(wù)效率，還可以交流互動(dòng)共享信息，更好地服務(wù)各部門(mén)檔案利用工作。

在信息數(shù)字化時(shí)代，檔案管理已逐漸從傳統(tǒng)的思想觀念中解放出來(lái)，在政策制定、方法改進(jìn)、技術(shù)提升、設(shè)備配置，人員結(jié)構(gòu)等方面發(fā)生巨大改變，并在不斷進(jìn)步和完善，結(jié)合當(dāng)今新時(shí)代背景下的創(chuàng)新和環(huán)保意識(shí)，使檔案管理工作發(fā)生質(zhì)的飛躍，改變傳統(tǒng)思維方式和管理模式，促進(jìn)檔案管理水平更上一層樓。

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