大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理解析

白楊

【摘要】為了提高事業(yè)單位檔案管理的有效性，一定要將目前的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，通過智能化和信息化的管理手段、措施來提升當(dāng)前檔案管理的效率和質(zhì)量，同時也要使用一些創(chuàng)新技術(shù)來將管理體系健全，吸引更多優(yōu)秀的人才，提升我國事業(yè)單位電子檔案的應(yīng)用效率。本文將對大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理應(yīng)用進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);事業(yè)單位電子檔案;信息化管理

對于當(dāng)前的事業(yè)單位發(fā)展過程來說，電子檔案信息化管理已經(jīng)成為內(nèi)部管理的主流，通過信息化管理能夠使檔案管理更加精準(zhǔn)，效率也得到一定提升。但當(dāng)前檔案管理過程中還存在著一定的問題，影響著事業(yè)單位的發(fā)展。為了進(jìn)一步提升事業(yè)單位工作效率，實(shí)現(xiàn)由管理型政府向服務(wù)型政府的轉(zhuǎn)型，必須提供更高效的電子檔案信息化管理系統(tǒng)。通過更加有效的運(yùn)營和發(fā)展才能夠幫助事業(yè)單位滿足大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展潮流，推動電子檔案信息化管理更加科學(xué)。

一、事業(yè)單位電子檔案信息化管理的意義

事業(yè)單位信息化管理在當(dāng)前的發(fā)展中起到了非同尋常的作用。通過信息化和技術(shù)化的手段，對事業(yè)單位中使用的技術(shù)和使用的方式方法進(jìn)行分析，對內(nèi)部工作流程進(jìn)行合理控制，能夠讓事業(yè)單位的信息數(shù)據(jù)得到掌控。在這個過程中，事業(yè)單位能夠有效進(jìn)行管理，通過綜合性強(qiáng)的控制方式提升事業(yè)單位內(nèi)部管理的有效性，使信息化管理的范圍得以保證。國家對事業(yè)單位要求的不斷提升使內(nèi)部檔案管理的復(fù)雜性逐漸增加，所以通過事業(yè)單位信息化管理能夠更加迅速有效地實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的管理全面性。通過對事業(yè)單位各種環(huán)節(jié)進(jìn)行合理的檔案存儲，能夠?qū)⑺惺聵I(yè)單位的工作內(nèi)容和相關(guān)信息進(jìn)行存檔，讀取更加方便。通過細(xì)致的分析和管理能夠?qū)崿F(xiàn)各個環(huán)節(jié)的信息有效結(jié)合，對數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理在管理端能夠做出科學(xué)穩(wěn)定的控制情況報(bào)告，并且能夠進(jìn)行相應(yīng)的審核，對事業(yè)單位可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，提前做好應(yīng)急預(yù)案。

二、事業(yè)單位電子檔案信息化管理存在的問題

（一）認(rèn)識上的誤區(qū)。目前我國事業(yè)單位管理中還存在著使用傳統(tǒng)管理方式的情況，信息化管理模式在我國事業(yè)單位的應(yīng)用時間比較短，應(yīng)用范圍比較狹窄。很多事業(yè)單位對其認(rèn)識存在明顯的不足，認(rèn)為信息化只是利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)對相關(guān)資料的收集和存儲，對整個單位內(nèi)部的工作質(zhì)量和效率的有效性比較弱。其實(shí)，信息化能夠?qū)Ξ?dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行整體分析和監(jiān)控，了解目前單位中存在的問題，推動整個單位的管理效率提升。同時很多領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到信息化的重要性與有效性，使當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案管理中出現(xiàn)不小心被刪除或被他人盜竊等問題。

（二）軟件不夠成熟。在信息化背景下，多種信息軟件被開發(fā)出來，但很多軟件沒有切合當(dāng)前事業(yè)單位的實(shí)際管理要求，制定還不夠成熟，在應(yīng)用過程中還存在著很多問題。我國所應(yīng)用的軟件主要包括自主研發(fā)和國外引進(jìn)。目前自主研發(fā)的檔案管理軟件還不夠成熟，整體來說不夠先進(jìn)，而國外引進(jìn)的電子檔案軟件雖然成熟度夠，但不能完全貼合我國不同單位性質(zhì)的需求，靈活度較差，在應(yīng)用過程中也十分有限，如電子檔案與原始檔案的銜接，機(jī)構(gòu)改革財(cái)務(wù)檔案合并使用等問題，并且引進(jìn)資金高，很多事業(yè)單位不愿意投入巨大的成本。目前想要解決這一問題，必須要對我國當(dāng)前的軟件缺口進(jìn)行研發(fā)和補(bǔ)充。加強(qiáng)相關(guān)事業(yè)單位軟件的開發(fā)，解決目前人才匱乏的情況，同時也要重視當(dāng)前缺乏有效管理軟件的問題，應(yīng)用更加有效的方式來提高我國信息化管理的水平。

（三）電子檔案信息化管理機(jī)制不健全。我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，導(dǎo)致各行各業(yè)的競爭增加，事業(yè)單位也更重視為人民提供更加高質(zhì)量的服務(wù)，所以要想提升整個事業(yè)單位管理的有效性，必須要重視電子檔案信息化管理機(jī)制的制定。但目前很多事業(yè)單位在發(fā)展過程中沒有重視管理機(jī)制的開發(fā)，也忽略了電子檔案信息化管理機(jī)制的建設(shè)，這樣使得窗口服務(wù)型事業(yè)單位的服務(wù)效能下降。同時，很多單位內(nèi)部的檔案制度非常完善，但缺乏對信息化電子檔案管理制度的制定，很多工作指令不能有效傳達(dá)，處理問題和進(jìn)行監(jiān)管也沒有一定的體系，使得當(dāng)前事業(yè)單位的電子檔案建設(shè)受到了很大的影響。

三、事業(yè)單位電子檔案信息化管理的策略

（一）根據(jù)情況制定管理機(jī)制。要想提升事業(yè)單位電子檔案信息化管理水平，首先要制定相應(yīng)的管理機(jī)制，對于不同的事業(yè)單位需要根據(jù)實(shí)際情況來制定相應(yīng)的電子檔案信息化管理模式，開發(fā)有針對性的電子檔案存儲軟件，使得檔案信息和數(shù)據(jù)更加精準(zhǔn)與全面。在制定管理機(jī)制時，需要將檔案管理的目的和管理的要求進(jìn)行明確，通過技術(shù)人員和領(lǐng)導(dǎo)層的共同商議來為電子檔案信息化管理范圍制定相應(yīng)的計(jì)劃，制定相應(yīng)的制度來確定信息化管理等有效性。通過這樣靈活的設(shè)計(jì)，能夠提升電子檔案信息化管理水平，也能保證當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的全面性。

（二）事業(yè)單位電子檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用。事業(yè)單位電子檔案信息化管理需要制定相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，通過這樣的系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)和信息的收集，通過數(shù)據(jù)作為決策依據(jù)，來對單位的發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃。領(lǐng)導(dǎo)要想對事業(yè)單位進(jìn)行管理，需要科學(xué)的數(shù)據(jù)，通過電子檔案信息化管理的應(yīng)用，能夠更好地計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)日常的運(yùn)行，通過當(dāng)前的各種信息化、智能化的管理系統(tǒng)，能夠提高電子檔案系統(tǒng)運(yùn)行的效率和質(zhì)量，通過這樣的方式能夠讓整個事業(yè)單位有效性得到提升，也防止一些檔案泄露和信息數(shù)據(jù)出錯的情況。電子檔案系統(tǒng)在安裝時也比較簡單，不用花費(fèi)過多的成本，既節(jié)約了人力，也提升了信息的科學(xué)性和全面性，十分適合當(dāng)前的事業(yè)單位使用。通過這樣的方式，使目前信息的輸入工作量得以減輕，也能夠讓相關(guān)人員及時了解目前事業(yè)單位的運(yùn)行情況，在選擇需要使用的檔案過程中更加便捷，進(jìn)而更好地進(jìn)行電子檔案的控制和管理。

（三）進(jìn)一步有效確保檔案信息管理的安全性。當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)的每一個角落，對于事業(yè)單位來說，電子檔案的安全性十分重要，為了進(jìn)一步避免電子檔案管理工作中出現(xiàn)的安全問題，一定要確保檔案信息管理的安全性，需要加強(qiáng)管理工作和安全監(jiān)督工作。在大數(shù)據(jù)背景下，海量的數(shù)據(jù)可以通過一些便捷的手段進(jìn)行傳輸和保存，在這種方便快捷的保存模式下，也會帶來巨大的安全隱患。所以，在事業(yè)單位進(jìn)行檔案保存的過程中，一定要重視數(shù)據(jù)的安全性，可以通過防火墻和殺毒軟件等定期進(jìn)行殺毒，同時管理人員要保持高度的警惕，及時對整個電腦進(jìn)行監(jiān)控，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失和數(shù)據(jù)盜竊等情況。最后需要加強(qiáng)人員配置，每一個環(huán)節(jié)都需要有專人進(jìn)行管控，全面保護(hù)，只有這樣才能加強(qiáng)信息化建設(shè)的力度，推動我國事業(yè)單位全面發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，對于當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展來說，事業(yè)單位電子檔案信息化管理是十分有必要的，是提升事業(yè)單位質(zhì)量和效率的重要方式。電子檔案信息化管理能夠保證更加穩(wěn)定和安全，是整個事業(yè)單位發(fā)展過程中的重點(diǎn)。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案信息化管理，靈活應(yīng)用信息化管理模式，解決當(dāng)前存在的問題，才能真正提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量，推動我國事業(yè)單位的發(fā)展。

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