把好“三關(guān)”做好新時期廣播發(fā)射臺站文書檔案工作

【摘要】文書檔案是廣播發(fā)射臺站檔案資源的重要組成部分。本文從廣播發(fā)射臺站文書檔案收集、鑒定、整理等三個方面，就如何做好新時期廣播發(fā)射臺站文書檔案工作提出了對策和措施。

【關(guān)鍵詞】發(fā)射臺站;文書檔案;收集;鑒定;歸檔

文書檔案是廣播發(fā)射臺站檔案資源的重要組成部分。文書檔案歸檔是否齊全、鑒定是否準(zhǔn)確、整理是否規(guī)范，對于保障廣播電視優(yōu)質(zhì)安全播出，促進(jìn)廣播電視事業(yè)發(fā)展，服務(wù)黨和國家宣傳思想具有十分重要的意義。2015年10月25日，國家檔案局為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化、信息化發(fā)展新形勢，加強、改進(jìn)和規(guī)范歸檔文件整理工作，組織專家重新修訂了《歸檔文件整理規(guī)則》。2016年，國家廣電總局無線電臺管理局舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，對新《規(guī)則》修訂背景、主要內(nèi)容、整理要求及在檔案管理應(yīng)用軟件的實際應(yīng)用進(jìn)行了宣貫。筆者結(jié)合廣播發(fā)射臺站文書檔案整理歸檔工作實際，從文件資料收集、真?zhèn)蝺r值鑒定、新《歸檔文件整理規(guī)則》應(yīng)用注意事項等三個方面，就如何做好新時期廣播發(fā)射臺站文書檔案整理工作談幾點體會。

一、嚴(yán)把“收集”關(guān)，確保收集齊全完整

收集是檔案工作的基礎(chǔ)和起點，收集是否齊全、完整、到位，不僅直接影響廣播發(fā)射臺站文書檔案歸檔整理質(zhì)量和水平，更是影響著臺站檔案資源建設(shè)和檔案作用的發(fā)揮。

近年來，隨著信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)（簡稱“OA”系統(tǒng)）已經(jīng)在廣播發(fā)射臺站廣泛應(yīng)用。它不僅實現(xiàn)了數(shù)字化辦公的目標(biāo)，也將各發(fā)射臺站的文書檔案收集工作向前端推進(jìn)，提高了文書檔案收集的便捷性和即時性。但是仍然還有一部分無文號、不走OA系統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料“散落”在各有關(guān)部門、個人，如人事部門的人事信函及存根、技術(shù)部門的安全播出專題會議紀(jì)要、行政部門合同協(xié)議、黨辦室的黨員組織關(guān)系信函等等。

廣播發(fā)射臺站文書檔案收集不齊全、不完整，究其原因，主要有以下幾個方面：事業(yè)單位機構(gòu)改革及人員編制設(shè)置，導(dǎo)致廣播發(fā)射臺站檔案管理人員多數(shù)為辦公室文書人員兼任，這些人員受限于日常辦文、辦會、辦事等繁雜事務(wù)，無法第一時間獲悉和收集其他業(yè)務(wù)部門（科室）自行形成的不走OA系統(tǒng)的具有保存價值的紙質(zhì)文件材料;另一方面，由于部門職責(zé)不清、檔案宣傳不到位及移交意識不強等原因，發(fā)射臺站所屬有關(guān)部門忽視對日常工作中形成的文件材料保存，工作中時常不按規(guī)定移交保存價值大、具有較高利用率的文件資料。

為保障發(fā)射臺站文件材料收集齊全完整，提高文書檔案收集率。筆者認(rèn)為可從以下幾方面著手：從空間方面來說，文書檔案收集涉及面廣，需要各臺站有關(guān)部門群策群力，相互配合，形成收集工作合力。因此，各發(fā)射臺站應(yīng)根據(jù)工作實際，制定具體的、可操作性強的檔案收集實施辦法，規(guī)定收集時間、收集方式及部門對口收集人員，明確各部門收集任務(wù)和職責(zé);從時間方面來說，探索逐步建立隨時收集與階段性收集、一般性收集與重點性收集相結(jié)合的收集常態(tài)化制度化機制，讓文件資料時時受關(guān)注、件件不遺漏;除此之外，辦公室檔案管理人員要切實增強“腳力”，主動出擊，提前介入，對留存在各科室（部門）具有保存價值的紙質(zhì)文件材料進(jìn)行及時收集，并補錄到飛揚檔案管理系統(tǒng)中，確保本單位文件材料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

二、嚴(yán)把“鑒定”關(guān)，確保鑒定準(zhǔn)確客觀

檔案鑒定指的是對檔案真?zhèn)魏蛢r值的鑒定。檔案鑒定是檔案整理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它不僅關(guān)系到檔案的存毀、室藏的優(yōu)化，更是對后續(xù)立卷歸檔、檔案開發(fā)利用起到重要作用。

當(dāng)前，廣播發(fā)射臺站文書檔案鑒定主要存在以下幾個問題：一是鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)模糊不具體，可操作性差。文書檔案鑒定主要依據(jù)國家檔案局8號令，2013年各發(fā)射臺站根據(jù)此號令，相繼制定自臺文件材料歸檔范圍和保管期限，但是標(biāo)準(zhǔn)過于簡略、籠統(tǒng)，不便于檔案管理人員，特別是其他檔案移交部門判定執(zhí)行。二是廣播發(fā)射臺站文書檔案的鑒定工作主要由辦公室人員“一己之力”完成，缺乏鑒定工作組織領(lǐng)導(dǎo)和具體工作計劃，鑒定時常存在片面性、主觀性。三是發(fā)射臺站檔案管理人員缺少系統(tǒng)的文書檔案價值鑒定知識和技能培訓(xùn)，間接導(dǎo)致整個單位文書檔案鑒定工作不充分、不全面、不客觀。

為有效保存具有查考價值的文件資料，發(fā)揮廣播發(fā)射臺站文書檔案利用最大化。筆者認(rèn)為，各廣播發(fā)射臺站要高度重視文書檔案鑒定工作，成立以檔案管理人員為主、相關(guān)業(yè)務(wù)部門為輔的專門鑒定工作小組，加強鑒定工作組織領(lǐng)導(dǎo)，形成鑒定工作合力;要緊密結(jié)合自臺工作實際，深入有關(guān)部門，探討研究制定、細(xì)化鑒定標(biāo)準(zhǔn)，同時加強檔案管理人員培訓(xùn)，確保廣播發(fā)射臺站文書檔案鑒定客觀、合理、準(zhǔn)確、規(guī)范。

三、嚴(yán)格“規(guī)則”關(guān)，確保歸檔規(guī)范有序

2015年新修訂的《歸檔文件整理規(guī)則》是做好當(dāng)前廣播發(fā)射臺站文書檔案歸檔整理工作的重要依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。各臺站檔案管理人員要進(jìn)一步學(xué)懂弄通做實新《規(guī)則》，吃準(zhǔn)、吃透《規(guī)則》中的一些整理要求和細(xì)節(jié)條款，特別是在飛揚檔案管理系統(tǒng)整理中需重點注意以下幾個方面：

（一）時間要選對。新《規(guī)則》中“歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列”“同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列”。目前，大部分廣播發(fā)射臺站主要采取“年度+保管期限”兩級分類法，也就是在保管期限內(nèi)排列。文件材料的“時間”，主要有登記時間、擬文時間、成文時間。有部分發(fā)射臺站在飛揚檔案管理軟件中整理文書檔案時，采用登記號、登記日期、文號等來排序，不符合新《規(guī)則》要求，建議及時調(diào)整為按成文日期來排序。

（二）日期格式要準(zhǔn)確。新《規(guī)則》中編目中“日期：文件的形成時間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如“20190812”。廣播發(fā)射臺站目前使用的某綜合檔案管理系統(tǒng)，由于系統(tǒng)開發(fā)設(shè)置原因，系統(tǒng)中的日期輸入目前采用“2019.08.12”格式，并不符合新《規(guī)則》要求。因此，各臺站可在整理入庫前應(yīng)進(jìn)行批量修改。

（三）責(zé)任者要確定。新《規(guī)則》中編目中“責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者”。筆者發(fā)現(xiàn)，部分發(fā)射臺站檔案整理人員在錄入“責(zé)任者”時，把“責(zé)任者”錯誤等同于“擬文部門”。以廣播發(fā)射臺站名義發(fā)文，責(zé)任者應(yīng)為臺站全稱或簡稱，而非具體的擬文科室（部門）。

（四）保管期限標(biāo)識要統(tǒng)一。新《規(guī)則》編號中“保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼Y、D30、D10標(biāo)識”，而歸檔章中“保管期限也可以使用永久、30年、10年簡稱標(biāo)識”。筆者認(rèn)為，為了保證紙質(zhì)文件和電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一，各廣播發(fā)射臺站應(yīng)將飛揚檔案管理系統(tǒng)中的保管期限與歸檔章中的保管期限兩者標(biāo)識設(shè)置成一致，便于統(tǒng)一管理。

四、結(jié)語

廣播發(fā)射臺站文書檔案整理工作是一項長期性、系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，從文件資料收集，到真?zhèn)蝺r值鑒定，再到歸檔整理，每個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，緊密相連、不可缺少。廣播發(fā)射臺站檔案管理人員要不斷加強思想政治理論和檔案業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，自覺提高腳力、眼力、腦力、筆力，嚴(yán)格把好每個環(huán)節(jié)、每個程序、每個細(xì)節(jié)，落實落細(xì)新《歸檔文件整理規(guī)則》，從嚴(yán)從實做好文書檔案收集、鑒定、歸檔等工作，確保廣播發(fā)射臺站文書檔案收集齊全完整、鑒定準(zhǔn)確客觀、歸檔規(guī)范科學(xué)，實現(xiàn)廣播發(fā)射臺站檔案事業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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