創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理工作的舉措分析

摘 要：企業(yè)人事檔案管理工作，在企業(yè)管理中占據(jù)重要位置。本文主要對(duì)企業(yè)人事檔案管理工作存在弊病加以分析，并從多方面對(duì)企業(yè)人事檔案管理工作創(chuàng)新之策進(jìn)行研究。只有這樣，企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理工作才能得到優(yōu)化，對(duì)提升企業(yè)工作效率具有重要作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案;創(chuàng)新管理;工作分析

伴隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步，市場(chǎng)內(nèi)部的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境愈演愈烈，企業(yè)如何在復(fù)雜的社會(huì)背景環(huán)境下持續(xù)發(fā)展，不僅是企業(yè)工作難點(diǎn)，更對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與管理提出全新要求。對(duì)于企業(yè)的管理工作來(lái)說(shuō)，企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理工作為企業(yè)管理重要構(gòu)成部分，甚至在一定程度上人事檔案管理工作決定著企業(yè)未來(lái)發(fā)展。

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，企業(yè)之間的持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)為人才競(jìng)爭(zhēng)，在企業(yè)的管理工作中，強(qiáng)化企業(yè)的人事檔案管理工作，可以準(zhǔn)確記錄不同人才簡(jiǎn)歷、職務(wù)與學(xué)歷、升職等重要信息，亦能在文字上直觀呈現(xiàn)不同人才優(yōu)勢(shì)，對(duì)企業(yè)發(fā)展極為有利。但是傳統(tǒng)企業(yè)人才管理工作應(yīng)用時(shí)間較久，如何在新時(shí)代發(fā)展背景之下做好企業(yè)的人才管理工作，不僅是企業(yè)管理工作難點(diǎn)，亦是本文重點(diǎn)研究?jī)?nèi)容。

1 企業(yè)人事檔案管理工作存在的弊病

1.1 人事檔案管理工作未得到重視

人事檔案管理工作并不能為企業(yè)帶來(lái)直觀經(jīng)濟(jì)效益，此種現(xiàn)象勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的相關(guān)管理人員忽視企業(yè)人事檔案管理工作。對(duì)于部分企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于企業(yè)的人事檔案管理工作人員更換頻繁，甚至?xí)霈F(xiàn)無(wú)檔案管理人員“空窗期”[1]，致使檔案管理工作呈現(xiàn)混亂局面。一旦出現(xiàn)此種問(wèn)題，企業(yè)人事檔案管理工作不僅難以發(fā)揮自身作用，甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)管理工作出現(xiàn)諸多脫節(jié)問(wèn)題。例如，部分企業(yè)員工基本資料遺失、損毀等，這些數(shù)據(jù)信息一旦出現(xiàn)遺失，難以證明企業(yè)職工的入職信息，很容易影響企業(yè)職工基本薪資、福利，甚至在出現(xiàn)人員變動(dòng)時(shí)影響企業(yè)員工養(yǎng)老保險(xiǎn)續(xù)交等問(wèn)題。再加上企業(yè)管理人員不重視人事檔案管理工作，影響企業(yè)人事檔案管理工作人員的積極性，部分企業(yè)的人事檔案管理人員甚至認(rèn)為檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要，在其崗即使出現(xiàn)“小差錯(cuò)”，只需發(fā)現(xiàn)時(shí)及時(shí)修正即可。此種管理現(xiàn)象及思想如不能得到及時(shí)解決，企業(yè)人事管理工作質(zhì)量難以提升，更不能在企業(yè)工作中，充分發(fā)揮自身工作重要性。

1.2 人事檔案管理無(wú)完善制度

現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展極為迅速，但是部分企業(yè)管理制度并沒(méi)有結(jié)合時(shí)代迅速發(fā)展背景對(duì)自身工作不足之處加以優(yōu)化，甚至很多企業(yè)的人事檔案管理工作依舊停留在傳統(tǒng)管理方式中，沿襲傳統(tǒng)管理模式;再加上企業(yè)發(fā)展迅速，原本手工人事檔案管理工作難以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展變化需求，從而導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量不斷下降。例如在傳統(tǒng)企業(yè)人事檔案管理工作中，因企業(yè)人事檔案管理制度不夠完善很容易導(dǎo)致職責(zé)混淆不清，部分工作人員在企業(yè)人事檔案管理工作中不能主動(dòng)承擔(dān)自身工作職責(zé)，在具體人事檔案管理工作中出現(xiàn)相互推諉現(xiàn)象，出現(xiàn)“無(wú)責(zé)任人”[2]問(wèn)題。對(duì)造成此現(xiàn)象原因加以分析，主要源于人事檔案管理制度不完善，不能在企業(yè)管理工作中對(duì)人事管理工作加以約束。管理制度不完善、管理方式落后，勢(shì)必會(huì)影響企業(yè)人事檔案管理工作優(yōu)化。

2 企業(yè)人事檔案管理工作的創(chuàng)新之舉

2.1 強(qiáng)化人事檔案管理工作意識(shí)

在企業(yè)的人事檔案管理工作中，應(yīng)提升企業(yè)管理者人事檔案管理意識(shí)，確保企業(yè)管理者能夠充分意識(shí)到人事檔案管理工作重要性。首先，作為企業(yè)管理人員，應(yīng)不斷提升自身綜合素質(zhì)，為企業(yè)工作做出表率，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握全新管理方式，并為企業(yè)內(nèi)部不同崗位工作人員創(chuàng)建交流與學(xué)習(xí)空間。只有企業(yè)內(nèi)部正確認(rèn)知人事檔案管理工作重要性，才能在具體工作中提升人事檔案管理工作、充分調(diào)動(dòng)人事檔案管理工作人員積極性。因此在具體工作中，應(yīng)做好人員培訓(xùn)工作，企業(yè)可以聯(lián)合培訓(xùn)部門結(jié)合檔案管理工作最新變化，在工作中從制度、方式、設(shè)備使用等多種角度對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。同時(shí)，在培訓(xùn)前，應(yīng)制定完整的培訓(xùn)計(jì)劃，有意識(shí)強(qiáng)化企業(yè)人事檔案管理工作概念，確保人事檔案管理工作者明確自身工作重要意義。最后，企業(yè)管理者應(yīng)以本次培訓(xùn)為重點(diǎn)，在培訓(xùn)完成后制定考核內(nèi)容，以小組競(jìng)賽活動(dòng)創(chuàng)建“檔案管理小能手”，在活動(dòng)中將培訓(xùn)人員分為不同小組，在設(shè)備使用、理念掌握多方面進(jìn)行考察。在活動(dòng)中不僅能提升小組合作能力，更能根據(jù)競(jìng)賽成績(jī)對(duì)培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn)。

2.2 構(gòu)建管理制度應(yīng)用全新管理方式

企業(yè)人事檔案管理制度是規(guī)范企業(yè)人事檔案管理工作開展的重要基礎(chǔ)。在人事檔案管理制度細(xì)則構(gòu)建過(guò)程中，應(yīng)明確企業(yè)人事檔案管理工作人員的自身責(zé)任與義務(wù)，規(guī)范企業(yè)人事檔案管理工作收集、整理、存檔等具體管理流程。嚴(yán)格的人事檔案管理流程，能夠?yàn)槠髽I(yè)人力資源管理工作提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，只有這些數(shù)據(jù)精準(zhǔn)、有效、及時(shí)才能作為企業(yè)工作薪資待遇、獎(jiǎng)懲，職級(jí)調(diào)整等依據(jù)，從而對(duì)企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理“以人定崗”，而不是“以崗定人”[3]。

最后在企業(yè)人事檔案管理工作中，所存在的管理方式落后。要想進(jìn)一步提高企業(yè)人事檔案管理效率，企業(yè)應(yīng)主動(dòng)結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將企業(yè)人事檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合到一起，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，逐漸轉(zhuǎn)換為“云”管理模式。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是借助人事檔案管理系統(tǒng)，此舉不僅能提升企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量，更能借助云檢索等相關(guān)功能跨時(shí)間跨區(qū)域查找所需人事檔案，從而實(shí)現(xiàn)人力資源共享，提升企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理效率與服務(wù)水準(zhǔn)。

3 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)當(dāng)前企業(yè)人事管理工作進(jìn)行綜合考量，企業(yè)的人事管理工作在企業(yè)迅速發(fā)展過(guò)程中并沒(méi)有得到充分重視。因此，針對(duì)企業(yè)人事檔案管理制度不完善問(wèn)題，在具體工作中企業(yè)一定要引入全新管理觀念并結(jié)合企業(yè)內(nèi)部實(shí)際情況，構(gòu)建完整的企業(yè)管理制度。只有結(jié)合多方面因素，對(duì)企業(yè)人事檔案管理工作加以優(yōu)化，才能提升企業(yè)人事檔案管理工作效率，進(jìn)一步為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[3]蘇燕.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化淺析[J].勞動(dòng)保障世界，2019（24）：65.

作者簡(jiǎn)介

吳安英（1980-），女，漢，江蘇省無(wú)錫市，本科，畢業(yè)于長(zhǎng)沙理工大學(xué)，研究方向：檔案學(xué)。